Avantages et inconvénients des flottes d’entreprise : un regard basé sur les données

La gestion d’un parc de véhicules peut sembler être un rêve pour les entreprises qui souhaitent contrôler totalement leur image, la sécurité des conducteurs et les opérations quotidiennes du parc. Des petites start-ups aux grandes entreprises, investir dans un parc automobile d’entreprise présente de nombreux avantages fiscaux, opportunités de valorisation de la marque et obstacles administratifs. Avant de vous lancer, il est utile d’examiner les avantages, les inconvénients et les alternatives possibles, surtout si vous visez des économies de coûts et une meilleure trésorerie.

Pourquoi les entreprises choisissent-elles les parcs automobiles ?

Un programme de voitures de société solide peut être rentable dans certaines circonstances, en particulier lorsque les employés ont besoin de véhicules pour un usage professionnel régulier. La présence de véhicules de société portant la marque sur la route peut être un énorme avantage pour accroître la notoriété de la marque, et les employés apprécient souvent une voiture de société qui leur évite d’utiliser leur véhicule personnel pour les déplacements professionnels.

La location de nouveaux modèles de véhicules comprend parfois des programmes d’entretien intégrés, des remises sur le carburant et même certains avantages fiscaux. En négociant de meilleurs tarifs sur les logiciels de gestion de flotte et les offres combinées de cartes de carburant, vous pouvez optimiser votre approche des tâches de routine telles que le suivi du kilométrage, la planification des coûts de maintenance et la planification des véhicules électriques écologiques. Certaines entreprises voient également l’intérêt de contrôler plus directement les émissions en choisissant des modèles économes en carburant ou des hybrides, ce qui peut s’aligner sur les objectifs de durabilité.

Avantages : visibilité de la marque, contrôle et satisfaction des employés

Cohérence de la marque : une flotte de véhicules uniforme peut mettre en valeur votre logo et votre message à chaque fois qu’ils prennent la route. Pour les petites entreprises, chaque élément de visibilité compte, surtout si vous servez des clients locaux qui voient vos camions ou vos camionnettes tous les jours.

Perception des employés : offrir une voiture de société est souvent considéré comme un avantage. Les employés n’ont pas à se soucier de la dépréciation de leur véhicule personnel et évitent les frais initiaux tels que l’achat d’une voiture.

Entretien géré : En vous regroupant avec des partenaires de services de flotte, vous pouvez obtenir des prix avantageux pour les réparations et les mises au point. Les calendriers d’entretien restent standardisés, ce qui évite les pannes inattendues qui entravent la productivité.

Déductions fiscales potentielles : Une partie du kilométrage professionnel, des frais d’entretien et des paiements de location peut être déductible. Un système organisé peut vous aider à déterminer les avantages fiscaux, bien que l’IRS (Internal Revenue Service) ait des règles spécifiques en fonction de l’utilisation personnelle ou professionnelle.

Inconvénients : frais généraux élevés, risque et complexité

Coûts plus élevés et immobilisation de capital : posséder ou louer une flotte implique des coûts initiaux importants. Du financement à taux variable aux paiements forfaitaires, les chiffres peuvent grimper rapidement. Vous devez également prendre en compte les dépenses courantes d’entretien de la flotte, une politique de carte carburant et d’éventuels ajouts tels que des outils télématiques ou d’automatisation.

Responsabilité accrue : lorsque vous fournissez des véhicules de société, les accidents, même lors d’une utilisation personnelle, peuvent revenir à l’entreprise. La hausse des primes d’assurance pour les flottes à kilométrage élevé peut avoir un impact important sur vos résultats, surtout si vos conducteurs parcourent de nombreux kilomètres chaque jour.

Administration complexe : un système de gestion de flotte implique une surveillance constante des besoins de l’entreprise, du suivi mensuel du kilométrage à l’adaptation aux besoins spécifiques de chaque conducteur. Il ne suffit pas de remettre les clés et de s’en contenter.

Dépréciation et actifs inutilisés : au fil du temps, la dépréciation érode la valeur de chaque voiture de société. Si vos employés ne conduisent pas aussi souvent que prévu, vous êtes coincé à payer pour des véhicules inutilisés plutôt que d’adopter une approche plus rentable comme le remboursement au kilomètre.

Quand une flotte de véhicules de société est judicieuse

Véhicules spécialisés : certains secteurs exigent des camions ou des fourgonnettes équipés de fonctionnalités uniques à des fins commerciales. Dans ces cas, laisser les employés conduire leur propre voiture n’est peut-être pas la solution.

Visibilité de la marque : si les panneaux publicitaires mobiles sont essentiels à votre stratégie marketing, vous pourriez justifier le coût plus élevé d’une flotte pour cette seule visibilité.

Utilisation élevée : si vous effectuez régulièrement des déplacements professionnels avec un kilométrage élevé, le calcul pourrait favoriser la propriété directe ou la location, bien qu’il soit toujours judicieux de comparer les chiffres avec un système de remboursement des véhicules.

Envisager des alternatives aux flottes

Au lieu de posséder ou de louer un parc automobile, certaines entreprises ont recours à des méthodes de remboursement spécifiques pour les conducteurs qui utilisent leur voiture personnelle pour le travail. Ces programmes de remboursement des véhicules (PRV) comprennent :

• TFCA (Tax-Free Car Allowance) : un paiement mensuel qui reste non imposable tant qu’il ne dépasse pas le taux de kilométrage standard de l’IRS (et que les relevés de kilométrage sont conservés). Il est populaire auprès des personnes ayant un kilométrage modéré et offre une certaine simplicité, bien qu’une justification partielle du kilométrage soit toujours requise.
• CPM (cents par mile) : un taux facile à administrer, souvent la norme de l’IRS, qui rémunère les conducteurs pour chaque mile parcouru dans le cadre de leur activité. Bien que simple, il peut entraîner un trop-perçu si les conducteurs accumulent un kilométrage très élevé, ou un sous-paiement s’ils ont des dépenses uniques comme des pics d’assurance régionaux ou des péages constants.
• FAVR (Fixed and Variable Rate) : une structure avancée qui combine un montant mensuel fixe et un taux de kilométrage variable. Le FAVR s’aligne sur les coûts locaux du carburant, de l’assurance, de l’amortissement, etc., ce qui en fait une option très précise, mais plus lourde sur le plan administratif. Il est parfait pour les équipes dont le kilométrage ou la géographie sont variés.

Chacun de ces modèles de VRP peut réduire les frais généraux d’entretien du parc automobile, limiter le revenu imposable des employés et vous libérer de la gestion d’un parc automobile complet, en particulier lorsque les véhicules ne nécessitent pas de personnalisation importante. Ce ne sont pas des solutions universelles, mais elles vous aident à trouver un équilibre entre le contrôle des coûts, l’équité envers les conducteurs et un minimum de tracas administratifs.

Points de données à retenir

L’IRS estime que les trajets domicile-travail ne peuvent pas être déduits des impôts ; seules les dépenses professionnelles réelles sont prises en compte. Dans le cas d’une flotte, vous avez besoin de registres précis ou d’un système pour gérer les dérogations à l’utilisation personnelle.

Selon des études sectorielles, la gestion des flottes peut coûter 30 % de plus qu’une stratégie de remboursement des véhicules externalisée, une fois pris en compte les coûts de maintenance, d’assurance, d’amortissement et les frais généraux.

Les coûts de carburant peuvent grimper si vous ne surveillez pas l’utilisation de votre carte carburant. Les pleins non enregistrés peuvent entraîner des dépenses insidieuses que vous ne remarquerez que trop tard.

Peser le pour et le contre

Un parc automobile d’entreprise peut être la solution idéale si votre équipe a vraiment besoin de véhicules de flotte uniformes ou de véhicules sur mesure. Vous contrôlez l’image de marque et pouvez normaliser les mesures de sécurité des conducteurs grâce à des calendriers d’entretien bien définis et à la télématique pour une meilleure optimisation des itinéraires ou un meilleur rendement énergétique. Mais ces avantages ont un prix en termes de trésorerie, de frais administratifs et de véhicules potentiellement inutilisés. Si la flexibilité et les économies de coûts figurent en bonne place sur votre liste, une approche basée sur le remboursement kilométrique ou un plan de type FAVR pourrait vous éviter des tracas. C’est particulièrement vrai si vos employés parcourent moins de kilomètres et n’ont pas besoin de fonctionnalités spéciales.

Quelle que soit la voie que vous choisissez, pesez les avantages fiscaux par rapport aux charges réelles de maintenance, de responsabilité potentielle et d’exploitation quotidienne de la flotte. Chaque modèle a ses avantages et ses inconvénients. Si vous faites soigneusement les calculs et tenez compte de vos besoins spécifiques, vous aboutirez à une stratégie qui préserve votre rentabilité tout en répondant à vos objectifs commerciaux.