Un distributeur de boissons économise 420 000 dollars en passant au système FAVR

Lorsqu’un distributeur de boissons a décidé de passer de son système habituel d’allocations et de cartes de carburant au programme FAVR (Fixed and Variable Rate) de Cardata, il a réussi à économiser 420 000 dollars sur les taxes et le carburant en un an. Cette remarquable économie de taxes a été réalisée parallèlement à une réduction impressionnante des charges administratives.

Le problème

Épuisé par des dépenses élevées et des inefficacités administratives, un distributeur de boissons employant environ 150 chauffeurs a contacté Cardata. Il offrait une allocation automobile mensuelle de 600 $ aux chauffeurs qui utilisaient leur voiture personnelle pour le travail – une pratique courante dans de nombreux secteurs. En outre, pour compenser les frais de carburant liés au travail, ils fournissaient des cartes d’essence à leurs chauffeurs, ce qui représentait une dépense annuelle d’environ 230 000 $ (uniquement pour les cartes d’essence).

D’un point de vue fiscal, cette approche était loin d’être optimale. Les indemnités imposables représentent un montant substantiel.

En effet, quels que soient les impôts qui s’appliquent à une relation de travail, ils s’appliquent également à l’indemnité de voiture, même si celle-ci devrait être considérée comme une dépense professionnelle exonérée d’impôt. L’indemnité automobile de 600 dollars était imposable, ce qui entraînait un manque à gagner de 30 % en moyenne pour les employés, qui le ressentaient. En conséquence, l’entreprise a introduit des cartes d’essence en guise de compensation supplémentaire, augmentant ainsi inutilement les coûts de fonctionnement de l’entreprise. En outre, les cartes de carburant entraînent souvent des dépenses excessives, car les entreprises paient 100 % des frais de carburant… y compris ceux qui ne sont pas liés au travail. En éliminant le système de cartes de carburant, on estime que le client a économisé 15 à 20 % sur les dépenses de carburant.

La solution

Cardata a identifié une excellente occasion de moderniser le programme de véhicules du client. Compte tenu de la nature de

l’industrie des boissons, avec des représentants effectuant 10 à 15 arrêts par jour dans diverses régions, nous leur avons présenté le concept d’un programme de remboursement des véhicules.

le concept d’un programme de remboursement des véhicules : le programme FAVR.

Avec des remboursements variables et fixes calculés au niveau régional, le programme FAVR promettait efficacité et économies substantielles.

Les chiffres

En 2022, le client a économisé 420 000 dollars en taxes et en cartes d’essence en adoptant le programme FAVR. En outre, la transition lui a permis de réduire les tracas administratifs, de diminuer considérablement les coûts, de réaliser des économies d’impôts et de moderniser sa politique de remboursement des véhicules.

Principales observations

Charges fiscales et coûts cachés : Le système traditionnel d’allocations et de cartes de carburant expose les entreprises et les employés à des charges fiscales inutiles et à des coûts cachés. L’indemnité automobile de 600 dollars était imposable, ce qui laissait les conducteurs dans l’obligation de payer de leur poche. L’utilisation de cartes d’essence a ajouté une nouvelle couche de dépenses et de complexité administrative.

Efficacité du programme FAVR : Le programme FAVR de Cardata a fourni une solution de remboursement variable et fixe efficace, basée sur la région, permettant de réaliser des économies importantes et de moderniser le programme de véhicules.

Économies massives : La transition vers le programme FAVR s’est traduite par des économies massives de 420 000 dollars sur les taxes et les cartes de carburant en une seule année, en 2022.

Contrôle de la surconsommation de carburant : En éliminant le système de cartes de carburant, le client a pu contrôler les dépassements de budget.

de carburant. On estime que 15 à 20 % supplémentaires ont été économisés en éliminant la consommation de carburant non liée au travail qui était auparavant prise en charge par l’entreprise.

Plus d’argent dans les poches des chauffeurs : En éliminant les coûts inutiles, l’entreprise a pu offrir à ses chauffeurs des indemnités plus équitables. Non seulement l’entreprise a économisé de l’argent, mais les chauffeurs en ont profité.

Conclusion

Le cas du distributeur de boissons montre les avantages considérables qu’il y a à passer d’un système d’indemnités traditionnel, lourd en taxes, à des programmes de remboursement de véhicules plus modernes et plus efficaces, tels que le programme FAVR de Cardata. La transition de l’entreprise a non seulement permis de réaliser des économies d’impôts considérables et de réduire les dépenses de carburant, mais aussi de simplifier les processus administratifs et de moderniser les opérations.

Cette expérience sert d’exemple à d’autres entreprises qui souhaitent maximiser leur efficacité, réduire leurs coûts et rationaliser leurs systèmes de remboursement des véhicules. Elle souligne la nécessité pour d’autres entreprises d’examiner d’un œil critique leurs structures existantes et d’envisager les avantages d’approches transformatrices similaires.