Le fournisseur de solutions de capture de données et d’identification économise 382000 $ par an et réduit les risques grâce au programme de remboursement des véhicules CarData

Fusionner des sociétés ? Le bon VRP peut entraîner des avantages inattendus

Trouver de nouveaux gains d’efficacité est l’un des principaux objectifs des fusions ou acquisitions d’entreprises. Généralement, la synergie a un impact sur les produits et les services. Pour cette entreprise multinationale, une acquisition a créé des avantages imprévus : un gain de temps radical pour le service RH, une réduction des risques et des économies de coûts pour l’entreprise.

C’est parce que l’entreprise qu’ils ont acquise offrait le remboursement du véhicule en utilisant un plan Cardata FAVR. Les deux sociétés se sont normalisées sur le programme FAVR, la société présentée dans ce cas d’utilisation abandonnant sa politique de remboursement du taux standard de l’IRS.

Transition en douceur vers de meilleurs processus

“Cardata a rendu la transition transparente”, a déclaré le directeur principal des ressources humaines de l’entreprise – Région Amériques. “Et maintenant, non seulement Cardata gère l’administration et les demandes de renseignements au jour le jour, mais notre associé du service client anticipe mes besoins en explorant de manière proactive les problèmes des conducteurs et en me fournissant des données exploitables.”

Avec Cardata, les chauffeurs d’une entreprise s’adressent directement à leur représentant du service client dédié lorsqu’ils ont des questions. Et, Cardata contacte un conducteur si, par exemple, il semble y avoir un problème avec l’enregistrement du kilométrage.

La société a maintenant des bureaux aux États-Unis et au Canada. L’ajustement du remboursement en fonction des différences géographiques du coût de la vie est une caractéristique d’un VRP fixe et variable. La plateforme de Cardata détermine le remboursement variable de chaque conducteur en miles ou kilomètres parcourus, gallons ou litres de carburant achetés. En suivant les prix quotidiennement, Cardata calcule chaque mois le prix moyen du carburant dans la région spécifique de l’employé pour s’assurer que le remboursement reflète le coût réel. Le plan tient également compte des coûts mensuels fixes tels que l’assurance, qui diffèrent également en fonction de l’emplacement du conducteur et du type de profil de véhicule.

La société a choisi d’utiliser Cardata Mobile, l’application de suivi du kilométrage de Cardata pour enregistrer avec précision les miles dans un format conforme à l’IRS, et Direct Pay, la fonction de traitement des paiements à service complet de Cardata. Ensemble, Cardata Mobile et Direct Pay ont remplacé l’ancienne méthode dans laquelle les conducteurs enregistraient manuellement le relevé du compteur kilométrique de la voiture au début et à la fin de chaque mois, puis soumettaient ces données aux RH pour le traitement de la paie.

Un partenariat qui fait gagner du temps et de l’argent

Aujourd’hui, l’entreprise économise 382 000 $ par an grâce au programme Cardata FAVR. Bien que les économies de coûts soient importantes, la responsable principale des ressources humaines et son équipe sont satisfaites des autres avantages créés par la contractualisation avec Cardata. “C’est un super partenariat. Tout ce dont j’ai besoin, je demande et c’est livré. Nous avons éliminé les rapports de kilométrage manquants. L’administration a également été réduite pour les chauffeurs, et toutes les questions qu’ils ont sont rapidement résolues. Et la plateforme numérique rationalise le processus d’évaluation pour les managers. »

Cela a également réduit les risques et la responsabilité potentielle. Cardata inspecte les permis de conduire pour s’assurer qu’ils sont valides et examine les polices d’assurance pour garantir une couverture adéquate. L’enregistrement quotidien du kilométrage activé par Cardata Mobile rend les données défendables et conformes aux exigences de remboursement non imposables, ce qui réduit encore l’exposition. Le paiement automatisé et direct aux conducteurs se fait séparément de leur chèque de paie, ce qui leur donne la tranquillité d’esprit, sachant qu’ils ont été équitablement remboursés.

À propos de Cardata : Cardata fournit des programmes de remboursement de véhicule de précision pour la main-d’œuvre mobile. Les services Cardata permettent d’économiser de l’argent, de réduire les risques et de supprimer l’administration. Les programmes Cardata sont conformes aux procédures de l’IRS et de l’ARC.