Frais variables de conduite et remboursements FAVR

Introduction 

Trouver le bon plan de remboursement de véhicule pour votre main-d’œuvre mobile – que le kilométrage accumulé par les conducteurs soit élevé ou faible – n’a pas à être compliqué ou stressant. Que la rémunération que vous recherchez donne la priorité à la simplicité d’une méthodologie simplifiée en cents par mile ou à une allocation de voiture non imposable plus large, le domaine de l’utilisation des véhicules professionnels et des allocations de voiture standard peut être personnalisé en fonction des besoins de votre entreprise. besoins.

Néanmoins, avoir une bonne compréhension de l’interaction entre les coûts fixes et les taux variables contribue certainement à déterminer le type de programme qui sera le plus rentable. Alors que les dépenses d’entreprise fixes maintiennent une présence constante tout au long de n’importe quel type de voyage que vos employés peuvent entreprendre, les dépenses variables peuvent être plutôt déroutantes pour les travailleurs obligés de naviguer sur les routes en utilisant leurs propres véhicules. Cela étant, cet article explorera les moindres détails des dépenses variables qui comprennent les remboursements des employés.

Définition des charges variables des indemnités FAVR

L’Internal Revenue Service (IRS) définit les dépenses de voiture variables comme le coût relatif à la distance parcourue par les employés mobiles utilisant leur propre voiture à des fins professionnelles.¹ Ces dépenses varient car le nombre de miles professionnels accumulés peut être plus ou moins coûteux selon le type de services, ainsi que le type et l’âge du véhicule. La tapisserie des coûts variables auxquels vos employés peuvent être confrontés comprend des éléments fondamentaux et inévitables tels que :

• Prix ​​du gaz
• Péages et redevances routières
• Parking
• Frais de véhicules divers

Les normes IRS énoncées suggèrent qu’un paiement variable périodique soit versé, à tout le moins, sur une base trimestrielle. Cette allocation devrait couvrir les coûts d’exploitation prévus de la conduite d’une automobile standard, y compris le carburant, les taxes, l’huile, les pneus, l’entretien de routine, les frais d’immatriculation et les réparations.

¹  Rev. Proc. 2000-48 | Internal Revenue Service

Importance des dépenses variables dans les remboursements FAVR

Les dépenses variables sont essentielles dans le cadre des programmes FAVR, agissant comme la cheville ouvrière qui relie la distance parcourue par un employé à des fins professionnelles et les coûts ultérieurs encourus selon un taux de kilométrage standard. Alors que les dépenses fixes, telles que les paiements de location, l’amortissement et les primes d’assurance, sont cohérentes et ne brossent pas tout le tableau financier du kilométrage professionnel.

En tenant compte de tous les coûts, les organisations peuvent s’assurer que les paiements de remboursement reflètent le véritable impact économique des activités de conduite des employés, en favorisant un sentiment de transparence au sein de l’organisation et en démontrant un engagement à reconnaître les réalités financières auxquelles sont confrontés les employés qui conduisent leur véhicule personnel pour fins liées au travail. Cette approche améliore non seulement la satisfaction des employés, mais contribue également à retenir les meilleurs talents et à favoriser une culture de confiance et de collaboration.

De plus, la prise en compte des dépenses variables favorise la prudence et l’exactitude fiscales dans les programmes de remboursement du kilométrage. Pour illustrer l’importance des dépenses variables dans les plans FAVR, considérons un scénario où seules les dépenses fixes sont prises en compte pour les remboursements des frais de véhicule. Ignorer les variables ne permet pas de saisir la véritable essence des charges financières auxquelles sont confrontés les employés.

Frais de carburant

Les coûts de carburant constituent une dépense variable importante, exerçant une profonde influence sur le paysage financier de la conduite professionnelle. Au fur et à mesure que les employés entreprennent leurs déplacements, le carburant consommé devient une manifestation tangible des kilomètres parcourus. Dans le domaine des remboursements, il est crucial de considérer les nuances des coûts de carburant, car elles détiennent la clé pour indemniser avec précision les employés pour leurs dépenses liées au carburant.

• Prix ​​du carburant : Les prix actuels du carburant doivent être surveillés attentivement, car ils ont un impact direct sur le taux global en cents par mille. Les fluctuations des prix du carburant peuvent influencer considérablement les taux de remboursement, et ne pas tenir compte de ces changements peut entraîner des remboursements déséquilibrés et inexacts.
• Efficacité énergétique : Différents véhicules ont des niveaux de consommation de carburant différents, et il est essentiel de tenir compte de cet écart lors du calcul des remboursements. L’utilisation d’une approche normalisée sans tenir compte de l’efficacité énergétique peut entraîner une surcompensation pour certains employés et une sous-compensation pour d’autres, compromettant l’équité et l’intégrité du processus de remboursement.
• Distance et carburant : Au fur et à mesure que les kilomètres s’accumulent, les dépenses en carburant augmentent également. En intégrant la distance parcourue, les organisations peuvent adapter leurs remboursements pour refléter la consommation réelle de carburant associée à des trajets spécifiques. Cette approche garantit que les employés sont remboursés d’une manière qui correspond à leurs besoins de conduite individuels et minimise le risque d’une rémunération excessive ou inadéquate.

Lire la suite : Comment les prix de l’essence affectent-ils les remboursements de kilométrage des employés ?

Entretien et réparations

La relation symbiotique entre le kilométrage et l’usure subie par un véhicule souligne l’importance de la comptabilisation des coûts d’entretien et de réparation.

• Entretien constant : Les coûts d’entretien de routine, tels que les vidanges d’huile et la rotation des pneus, font partie intégrante des soins continus requis pour une performance optimale d’un véhicule. Au fur et à mesure que le kilométrage s’accumule, ces tâches d’entretien deviennent plus fréquentes, ce qui a un impact direct sur la charge financière des employés. En considérant ces coûts d’entretien de routine comme des dépenses variables importantes, les organisations peuvent s’assurer que les remboursements reflètent le véritable impact économique supporté par ceux qui empruntent assidûment les routes de la productivité.
• Usure : L’augmentation du kilométrage subie par les employés peut également donner lieu à des réparations imprévues. L’usure des divers composants du véhicule s’intensifie avec le temps, nécessitant des réparations occasionnelles pour maintenir la fiabilité et la sécurité du véhicule.
• Accidents : Si les accidents sont d’autant plus fréquents que vous conduisez, sachez que les primes d’assurance sont couvertes par la partie fixe d’un remboursement à taux fixe et variable.

Ne pas tenir compte de ces dépenses variables peut faire en sorte que les employés supportent tout le poids des coûts d’entretien et de réparation, ce qui nuit à la justice et à l’équité du processus de remboursement.

Péages et frais de stationnement

Les péages représentent une caractéristique omniprésente de nombreux réseaux routiers. La fréquence et le coût des péages peuvent varier en fonction des endroits spécifiques traversés. Les frais de stationnement marquent également le paysage financier des voyages d’affaires. Que ce soit dans les aéroports, les centres-villes ou diverses autres destinations, trouver un espace sécurisé pour les véhicules a souvent un coût. Comme nous l’avons vu au cours des dernières décennies, l’augmentation des péages anti-embouteillages s’est popularisée dans le monde entier comme moyen d’encourager les modes de transport alternatifs. Ces frais, influencés par des facteurs tels que le lieu, la durée et la demande, peuvent s’accumuler au fil du temps, ce qui a un impact significatif sur les dépenses globales engagées par les employés.

Cependant, les péages et les frais de stationnement ne sont pas inclus dans les remboursements FAVR. La procédure IRS stipule que les employés doivent réclamer leurs péages et frais de stationnement séparément des remboursements de leur véhicule. À la fin de l’année, les employés peuvent déduire ces dépenses sur leurs impôts, car ils n’auront pas été remboursés par un programme FAVR.

Frais variables divers

Au-delà des frais de carburant, d’entretien et de réparation, des péages et des frais de stationnement, il existe une série de dépenses variables diverses qui méritent une attention particulière lors du calcul des remboursements.

• Esthétique et propreté : Les lavages de voitures, par exemple, constituent une dépense accessoire directement liée au kilométrage. Au fur et à mesure que les employés traversent divers terrains et conditions météorologiques, leurs véhicules peuvent se salir et nécessiter un nettoyage pour conserver leur attrait esthétique et leur fonctionnalité, en particulier si le véhicule porte une marque. Ces accessoires ne sont cependant pas directement remboursés par les programmes FAVR.
• Inspections des véhicules : Des inspections régulières garantissent que les véhicules restent dans un état optimal et sont conformes aux règles de sécurité. Au fur et à mesure que le kilométrage s’accumule, le besoin d’inspections devient plus fréquent, imposant des obligations financières supplémentaires aux employés. En intégrant ces coûts d’inspection dans les calculs de remboursement, les organisations reconnaissent l’importance de l’entretien des véhicules et offrent aux employés une juste compensation pour cet aspect de leurs responsabilités de conduite. Ces coûts entreraient dans la catégorie de l’entretien, car l’entretien régulier est une partie importante de l’entretien.

Suivi précis des dépenses

Dans la quête d’un remboursement précis et équitable, les organisations doivent donner la priorité à la mise en place d’un système robuste de suivi du kilométrage qui facilite la documentation précise des dépenses variables. Plus ces systèmes de suivi sont précis, plus ils sont rentables pour vos chauffeurs.

• Suivi du kilométrage : l’approche la plus efficace pour un suivi précis des dépenses consiste à utiliser des applications de suivi du kilométrage. Ces applications tirent parti de la puissance de la technologie pour suivre et enregistrer automatiquement le kilométrage, éliminant ainsi le besoin de calculs manuels et réduisant les risques d’erreurs ou d’omissions. Avec des fonctionnalités telles que le suivi GPS et la détection automatique des trajets, ces applications offrent une méthode transparente et efficace pour capturer les données de kilométrage. Les applications de suivi du kilométrage peuvent faire économiser aux conducteurs jusqu’à une semaine de travail par an.
• Logiciel de gestion des dépenses : il s’agit d’une solution complète de suivi et de reporting des dépenses variables. Ces solutions logicielles permettent aux employés de saisir et de catégoriser diverses dépenses associées aux déplacements professionnels. En centralisant et en automatisant le processus de suivi des dépenses, les organisations peuvent obtenir des informations précieuses sur les coûts globaux encourus, faciliter des remboursements précis et garantir la conformité aux réglementations fiscales.
• Feuilles de calcul analogiques : les processus de tenue de registres manuels peuvent également être efficaces pour ceux qui préfèrent une approche plus traditionnelle. La tenue d’un journal de kilométrage détaillé, tel que décrit dans un format conforme à l’IRS, fournit une méthode systématique, bien que méticuleuse, pour suivre et déclarer les dépenses variables.

Conformité et documentation

Lors de l’intégration de dépenses variables dans les allocations de voiture FAVR, les organisations doivent accorder la priorité au respect des réglementations et directives fiscales. La tenue de registres précis et la documentation méticuleuse des dépenses variables jouent un rôle essentiel dans la justification des remboursements et la garantie du respect des exigences énoncées par l’IRS.

L’un des aspects clés de la conformité est la nécessité de tenir des registres précis et détaillés des dépenses variables. Cela comprend le suivi des reçus, des factures et des autres pièces justificatives validant les dépenses engagées. Ces registres servent de preuve des coûts réels et aident à établir la légitimité des remboursements accordés aux employés.

Les directives de l’IRS nécessitent une classification et une catégorisation appropriées des dépenses variables. Chaque dépense doit être affectée de manière appropriée à la catégorie de dépenses pertinente, telle que les coûts de carburant, l’entretien, les réparations, les péages, les frais de stationnement ou d’autres dépenses diverses. Une catégorisation précise permet une meilleure analyse des dépenses et garantit que les remboursements correspondent aux éléments de coût spécifiques associés à la conduite professionnelle.

Le maintien de la conformité aux réglementations fiscales exige également que les organisations se tiennent au courant de toute modification ou révision des directives. Il est essentiel de rester informé des règles de l’IRS et de toute modification du taux de kilométrage IRS régissant les paiements fixes, les coûts variables, les déductions fiscales, etc. Gardez à l’esprit que tout programme FAVR digne de ce nom – c’est-à-dire bien conçu – ne garantit pas des remboursements 100% défiscalisés. Le non-respect de certaines règles nécessitera une certaine taxation – c’est pourquoi la documentation, la connaissance et la conformité sont essentielles.

Conclusion

Les dépenses variables liées à la conduite jouent un rôle essentiel dans la détermination de remboursements précis et équitables pour l’utilisation d’un véhicule professionnel par les employés. En tenant compte des coûts tels que le carburant, l’entretien, les réparations et d’autres dépenses variables, les programmes de véhicules FAVR garantissent une compensation équitable pour les coûts réels associés au kilométrage des employés. Un suivi précis, le respect des réglementations fiscales et une documentation complète sont essentiels pour intégrer efficacement les dépenses variables dans le processus de remboursement FAVR, aboutissant finalement à une rémunération juste et équilibrée pour les employés.

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