Comprendre les règles fiscales de l’IRS pour l’allocation de voiture : FAVR, allocation comptable et imposable

L’Internal Revenue Service offre aux propriétaires d’entreprise une bonne dose de discrétion dans la façon dont ils remboursent les frais de transport des employés. Lorsque les employés conduisent leur véhicule personnel pour le travail, l’IRS permet le remboursement de ces dépenses en franchise d’impôt. Bien que dans la plupart des États, il ne soit pas nécessaire de rembourser les employés, puisque les employés peuvent demander des déductions fiscales pour leurs dépenses, il s’agit néanmoins d’une pratique commerciale courante et appréciée de rembourser les employés lorsqu’ils fournissent et conduisent leurs propres véhicules.

Comme mentionné, il existe plusieurs types d’allocations de voiture et de programmes de remboursement qui sont taxés ou non. Mais bien que chaque méthode soit égale sous le regard de l’IRS, elles pourraient ne pas être égales dans votre grand livre. Nous décomposerons chaque ensemble de règles de l’IRS pour le calcul de l’allocation de voiture et exposerons les avantages et les inconvénients de chacune.

Quels sont les différents types d’allocations de voiture que l’IRS reconnaît ?

La majorité des programmes d’allocations de voiture dirigés par l’employeur appartiennent à l’une des trois catégories suivantes : FAVR, plans responsables en vertu de la publication 463 et paiements d’allocations de voiture imposables (ou injustifiés).

Nous couvrons les trois paiements d’allocation de voiture que les gens rencontrent le plus souvent :

Plans à taux fixe et variable (FAVR)

Plans couverts par les règles de l’allocation comptable 463 (allocation de voiture hors taxe)

Allocations de voiture imposables

Taux fixe et variable (FAVR)

Les régimes FAVR (ou à «taux fixe et variable») offrent leurs avantages aux employés et aux employeurs en franchise d’impôt.

Cardata préfère les programmes de remboursement FAVR pour la majorité de nos clients. Voici pourquoi:

Exemption d’impôt lorsque les registres appropriés sont conservés – quelque chose “intégré” à la conception de notre application

Responsabilité d’assurance limitée pour les employeurs et plus de flexibilité pour les conducteurs

Remboursements basés sur les dépenses réelles, plutôt qu’un taux forfaitaire

Les employés traitent leur véhicule personnel comme leur voiture de société, ce qui leur permet d’exprimer leurs préférences personnelles. Ils évitent les trajets supplémentaires pour récupérer ou rendre les voitures de société. Et leurs remboursements via FAVR ne sont pas comptés comme un revenu personnel, ce qui entraîne une déduction nette sur le salaire net.

Les avantages pour les employeurs sont encore meilleurs. Les taux d’assurance sont payés aux taux individuels des employés, avec une approbation d’utilisation commerciale supplémentaire, et les fournisseurs n’espionneront pas les poches profondes[1] et ne rechercheront pas le maximum de dommages-intérêts dans l’espoir de gagner un règlement d’entreprise.

Pourquoi toutes les entreprises n’adoptent-elles pas les remboursements FAVR, compte tenu des avantages ? Eh bien, c’est compliqué.

Comme quoi c’est littéralement compliqué. FAVR a plusieurs mesures de conformité et doit être calculé au niveau régional. Un employé vivant à Hawaï paiera un prix différent pour un nouveau véhicule qu’un employé du Michigan, et les programmes FAVR en tiennent compte.

Pour en savoir plus sur les mesures de conformité FAVR, vous pouvez lire ce blog suivant : FAVR Taxes Explained : Un guide pour les administrateurs de programme | Cardata

[1] Poche profonde – Wikipédia.

Ce qui distingue les plans FAVR

Les remboursements de type FAVR combinent des taux fixes – basés sur l’emplacement de l’employé pour l’assurance automobile, les taxes nationales et locales, ainsi que la dépréciation – et une formule variable de cents par mile en plus basée sur les kilomètres réels parcourus.[1]

Cela crée un «plancher» de remboursement. Si vous avez deux employés situés dans la même zone, ils recevront tous les deux le même montant à taux fixe, mais si l’employé A parcourt deux fois plus de kilomètres dans l’année que l’employé B, les kilomètres supplémentaires parcourus sont reflétés dans leur paiement.

Cette deuxième partie est le montant « variable ». Il est également calculé selon un taux de cents par mille, mais inférieur à ceux de la publication 463. Les plans FAVR sont conçus pour répondre aux conditions économiques locales afin d’offrir la rémunération la plus précise et la plus juste aux travailleurs.

C’est moins cher que de payer un taux forfaitaire beaucoup plus élevé pour les deux, et d’avoir une allocation de voiture excédentaire imposée.

Cela élimine également les cas extrêmes : vos employés qui parcourent plus de kilométrage et seraient punis en vertu d’un taux fixe de cents par mile ont généralement ces coûts couverts en raison des calculs de localité de base.

Si cela semble complexe, c’est parce que ça l’est. C’est pourquoi notre logiciel enregistre les données de dépenses et de kilométrage en temps réel, afin que tous les membres de votre équipe soient payés de manière juste et précise, sans que les administrateurs ne subissent d’épuisement professionnel.

Ce que vous devez savoir sur la Publication 463

La publication 463 de l’Internal Revenue Service couvre les règles relatives à la comptabilisation et à la réclamation des cadeaux, des frais de déplacement et des véhicules utilisés pour les affaires.

Ce tome de 35 pages [2] fournit des informations exhaustives sur les nombreuses dépenses qui peuvent ne pas être réclamées pour un usage professionnel.

La bonne nouvelle est qu’un régime en vertu de ce barème permet aux employés de bénéficier d’une allocation de voiture non imposable, à condition que les dépenses et la tenue de registres soient conformes au barème.

Au final, la Publication 463 offre deux choix : le calcul par le taux kilométrique standard, qui change une ou deux fois par an[3], ou le suivi des dépenses réelles de voiture, qui prend du temps, de l’énergie et de la patience – ou un logiciel !

Tarif kilométrique standard sur 463

Pour 2023, les conducteurs peuvent réclamer 65,5 cents par mile pour chaque mile parcouru, tant que ces miles réclamés sont strictement «à usage professionnel».

Le seul avantage de cette méthode est qu’elle est facile à utiliser. Il y a une règle à appliquer à tous les cas.

Vos employés ne déduisent pas les frais d’entretien, le prix qu’ils paient pour l’essence ou tout autre aspect de l’entretien et de la maintenance de leur véhicule. Ils paient de leur poche ces dépenses et sont remboursés selon un forfait basé sur le kilométrage à la place.

Si le taux de kilométrage que vous payez sur un plan 463 est supérieur au taux standard de l’IRS au cours d’une année donnée, vous déduisez uniquement l’impôt du delta.

Le kilométrage doit être suivi avec précision, avec des coordonnées exactes enregistrées du départ à la destination. Nous en avons plus à ce sujet ci-dessous.

Déduction des frais de voiture réels sur 463

Déduire les dollars réels dépensés est également une option.

Un rapide coup d’œil aux tableaux d’amortissement de la publication 463 vous indique que, bien que cette méthode produise en théorie les résultats les plus précis, elle le fait parce qu’elle oblige les employés et les employeurs à suivre et à vérifier de nombreuses dépenses différentes chaque année.

Une méthode des dépenses réelles est similaire à FAVR. Cependant, une fois que vous avez compté les dépenses de voiture réelles, vous n’avez pas les mêmes mesures de conformité que FAVR. La seule règle avec 463 est que vous comparez votre allocation totale à ce que vous auriez reçu au taux de l’IRS et que vous déduisez l’impôt uniquement du delta.

Intéressé par un plan comptable 463 ? Cardata s’appelle notre Tax-Free Car Allowance. Vous pouvez jeter un coup d’œil ici: Allocation de voiture hors taxe («TFCA»)

Allocations imposables

À bien des égards, les indemnités imposables sont les plus faciles à comprendre : votre employeur vous verse un montant fixe en complément de votre salaire, et l’IRS impose la totalité du montant en tant que revenu.

Voici pourquoi Cardata ne recommande vraiment pas d’abattements imposables pour votre entreprise :

Contribue à l’inflation perçue des salaires

Les employés peuvent se sentir frustrés de traiter personnellement avec l’IRS pour un usage professionnel

Gaspillage : ignore les nombreuses options offertes par l’IRS pour une imposition et une indemnisation plus précises

Il y a un avantage à une allocation automobile imposable : aucune obligation de tenir des registres détaillés.

Mais cela vaut-il le coût d’une perte fiscale supplémentaire ? Chez Cardata, nous pensons absolument que non. En mettant simplement en œuvre quelques mesures de conformité, que vous pouvez facilement faire avec un partenaire de remboursement de véhicule, ou plus laborieusement en interne, vous pouvez facilement économiser 30 % sur votre allocation de voiture totale et récupérer ces économies du côté de l’employeur, ou les mettre dans les poches de vos employés.

Voici quelques articles supplémentaires sur les raisons pour lesquelles l’allocation de voiture n’est pas le bon choix :

Comment la masse salariale et l’impôt sur le revenu affectent la conduite professionnelle

Pourquoi une allocation de voiture n’est jamais une bonne option pour la conduite professionnelle

Guide rapide des allocations automobiles imposables

Que dois-je suivre dans le journal de kilométrage de ma voiture ?

Des registres précis doivent être conservés pour l’utilisation professionnelle des véhicules personnels. Cela signifie écrit dans un fichier ou un dossier dédié (ou un journal, si c’est plus votre style).

Tous les journaux de dépenses professionnelles doivent prouver que le voyage était à des fins professionnelles et consigner la date, l’heure, le kilométrage, le point de départ et la destination finale, y compris les numéros d’odomètre.

Cardata propose des ressources gratuites sur la façon d’enregistrer efficacement vos dépenses de voiture chaque mois, y compris une feuille de calcul de suivi du kilométrage gratuite. Mais notre logiciel suit les données de localisation et le kilométrage, les emplacements et les dépenses, le tout dans un package facile à utiliser, si vous préférez emprunter cette voie.

Guide de suivi des dépenses de voiture pour les managers

Bonjour la microgestion : l’IRS exige que les journaux de kilométrage soient collectés au moins tous les trimestres. Si vous gérez une équipe de cinq conducteurs ou plus, vous êtes responsable du suivi des notes de frais de votre équipe, ainsi que des dizaines d’heures de perte de productivité passées à remplir les journaux.

Cardata propose aux conducteurs et aux gestionnaires des solutions intelligentes qui regroupent toutes les informations en un seul endroit facile d’accès. Il combine un suivi de localisation précis, des suggestions d’itinéraires intelligents et des données locales en temps réel. Vous et vos employés gagnez du temps. Et le temps c’est de l’argent.

Justifier les frais kilométriques

L’IRS est clair : des enregistrements adéquats doivent être conservés pour toutes les excursions à réclamer, que ce soit dans le cadre d’un programme FAVR ou autrement, et les déductions ne peuvent pas être appliquées à l’utilisation personnelle des véhicules, y compris les trajets quotidiens.

Conduire de votre domicile au travail ne peut pas être réclamé comme une dépense d’entreprise, même si vous avez pris un appel client ou vous êtes arrêté pour prendre de l’essence et avez envoyé un e-mail.

Notre journalisation synchronisée sur l’emplacement met les données à portée de main, vous permettant de consolider les rapports de plusieurs employés qui se rendent tous à la même conférence ou au même entrepôt, sans les feuilles de calcul.

Allocations de calcul

Cardata excelle dans la conception de programmes d’allocation de voiture intelligents pour nos clients. Nos logiciels et applications mobiles suivent les kilomètres, les dépenses et les emplacements en temps réel, en les stockant dans le Cardata Cloud.

Dans le Cloud, vous approuverez le kilométrage de votre équipe, rassemblerez des rapports de manière transparente (plus d’e-mails harcelants le 30 du mois) et trouverez tous les enregistrements dont vous et votre équipe avez besoin en un seul endroit.

Conclusion

Que vous ayez cinquante employés ou cinq mille, il est utile de faire attention aux choses sérieuses. Reportez-vous à ce guide lorsque vous examinez votre allocation de voiture FAVR, votre programme responsable en vertu de la publication 463, ou lorsque vous réexaminez si les allocations de voiture imposables continuent de répondre aux besoins de votre organisation.

Plus vous comprenez les règles fiscales de l’IRS en matière d’allocation de voiture, plus votre entreprise économise.

Cardata navigue dans les règles d’allocation de voiture de l’IRS depuis 1999, permettant aux clients et aux employés d’économiser de l’argent grâce aux plans de remboursement FAVR. Profitez de notre vaste expérience et planifiez une consultation dès aujourd’hui.

Si vous recherchez plus d’articles sur les règles fiscales de l’IRS, vous pouvez consulter ces deux articles ci-dessous :

Avis de non-responsabilité : Cet article, bien qu’informatif, n’est pas destiné à être un conseil juridique, d’assurance ou financier. Pour plus d’informations sur la publication 463 et les allocations FAVR, veuillez vous reporter à la documentation pertinente fournie par l’Internal Revenue Service ou consulter un fiscaliste.

[1] https://www.irs.gov/pub/irs-drop/rp-00-48.pdf

[2] https://www.irs.gov/forms-pubs/about-publication-463