Introduction
Le point de vue de cet article est précieux si vous gérez un nombre quelconque d’employés et que vous êtes spécifiquement responsable du suivi de leurs carnets kilométriques ou de l’administration des remboursements des frais de voiture.
Nous aborderons les termes clés de l’IRS tels que les avantages sociaux, les plans d’avantages responsables et ce qui constitue une dépense professionnelle légitime aux yeux de l’IRS. Nous examinerons également les exigences de l’IRS en matière de documentation et ce qui constitue des “registres adéquats et opportuns” selon des documents essentiels de l’IRS.
Comprendre la théorie qui sous-tend les différentes formes de programmes de remboursement de véhicules proposés par l’IRS vous permet d’évaluer les avantages et les inconvénients des différentes méthodes d’allocation de voiture.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les différentes structures que votre entreprise peut choisir pour rembourser ses employés, sur la façon dont l’IRS considère chacune d’entre elles et sur les avantages qu’elles présentent ou non par rapport à d’autres méthodes de rémunération des employés.
L'objectif Des Indemnités De Voiture Dans Le Monde De L'entreprise
Les indemnités de déplacement sont devenues un avantage populaire dans la société américaine au XXe siècle, lorsque les entreprises ont réalisé que l’entretien et l’exploitation d’un parc de voitures de fonction n’étaient pas toujours une décision rentable. À la recherche d’économies à répercuter sur les actionnaires, il est devenu courant de demander aux employés d’utiliser leur véhicule personnel pour le travail plutôt qu’une voiture de société, à condition que toute conduite liée à l’activité professionnelle soit rapidement remboursée.
En fin de compte, toute compensation monétaire fournie pour couvrir les frais de conduite des employés est devenue connue sous le terme générique d'”indemnité de voiture”.
L’objectif de ces indemnités est de permettre à votre entreprise de réaliser des économies en réduisant les frais d’assurance et d’entretien. Vos employés bénéficient de la flexibilité et de la satisfaction de conduire leur véhicule pour le travail tout en étant couverts pour les coûts. Et si certaines conditions sont remplies, l’indemnité de voiture est exonérée d’impôt, ce qui vous permet, à vous et à vos employés, d’économiser de l’argent.
Règlements Et Définitions De L'IRS
Notre résumé du point de vue de l’IRS sur les indemnités pour frais de véhicule provient principalement de la publication 463 de l’IRS, citée plus haut.
Dans ce document, l’IRS fournit des définitions précises pour quelques termes standard, auxquels nous ferons référence ci-dessous. Les définitions pertinentes sont les suivantes: Accountable plans. Un plan d’avantages sociaux, qui inclut les indemnités de voiture, est considéré comme “responsable” aux yeux de l’IRS s’il satisfait à trois règles concernant la légitimité des dépenses professionnelles, la notification à l’employeur “dans un délai raisonnable” et la restitution des paiements excédentaires.
Comptabilité adéquate. L’IRS indique qu’un employé fournit “une comptabilité adéquate en remettant à son employeur un état des dépenses, un livre de comptes, un agenda ou un registre similaire dans lequel il a inscrit chaque dépense au moment où il l’a effectuée ou presque, ainsi que des pièces justificatives (telles que des reçus) de ses déplacements, de ses frais kilométriques et de ses autres dépenses professionnelles”.
Le taux kilométrique standard. Il s’agit d’une valeur que l’IRS fixe deux fois par an. Elle est censée couvrir tous les frais de conduite pour affaires, tels que les frais d’entretien, les paiements d’assurance et de titres, la dépréciation et les frais de carburant. Remarque importante: les contribuables ne peuvent pas bénéficier du taux kilométrique standard s’ils utilisent “cinq voitures ou plus en même temps (comme dans le cas d’un parc automobile) “
Qu'est-Ce Qui Distingue L'utilisation D'un Véhicule À Des Fins Professionnelles De Son Utilisation À Des Fins Personnelles?
Le point de vue de l’IRS sur la question est que “l’utilisation qualifiée d’un véhicule à des fins professionnelles” est définie comme “toute utilisation dans le cadre de votre commerce ou de votre entreprise, à l’exception de l’utilisation pour la production d’un revenu d’investissement”.
Cette définition est délibérément vague pour s’appliquer au spectre le plus large possible de lieux de travail et de métiers. Un clown professionnel et un soudeur peuvent tous deux avoir besoin d’utiliser leur véhicule pour leur travail, mais les activités pour lesquelles ils ont besoin de ce véhicule seront très différentes.
Ce que l’IRS attend de vous (ou de vos employés), c’est que vous documentiez, documentez, documentez, quelle que soit la nature de la dépense professionnelle.
Quel Est Le Rôle De L'employeur Dans La Vérification Des Dépenses Professionnelles?
Que vous soyez un entrepreneur indépendant ou un gestionnaire de flotte, il est essentiel que votre entreprise se conforme aux exigences de l’IRS.
L’IRS stipule que les employeurs doivent s’assurer que les registres des dépenses professionnelles tenus par les employés sont mis à jour en temps voulu, au moins tous les 30 jours.
L’employeur doit s’efforcer, en toute bonne foi, de vérifier que les registres font état d’une utilisation professionnelle qualifiée du véhicule et de faire correspondre les détails du registre aux preuves supplémentaires fournies, telles que les reçus.
Ce processus peut être simplifié par l’utilisation d’applications de suivi du kilométrage pour les effectifs importants. Ces applications proposent souvent une fonction d’enregistrement pour faire correspondre les données kilométriques ou la possibilité de télécharger les reçus par téléphone.
Sanctions En Cas De Non-Conformité
Les employeurs qui ne supervisent pas les demandes de remboursement des frais professionnels de leurs employés, qui ne fournissent pas les justificatifs demandés par l’Internal Revenue Service ou qui ne font aucun effort pour corriger et récupérer les sommes versées en trop à leurs employés risquent de perdre leur statut d’employeur responsable de leur régime d’avantages sociaux.
Cela signifie que les allocations de voiture sont désormais soumises à l’impôt sur les salaires et à l’impôt sur le revenu au niveau fédéral et de l’État, et qu’elles doivent être retenues et déclarées par l’employeur. Cette disposition s’applique rétroactivement si les paiements pour l’utilisation professionnelle des véhicules des employés ont été effectués au cours de l’exercice fiscal actuel.
L’IRS peut procéder à un audit si l’entreprise ne respecte pas systématiquement les règles et réglementations de l’IRS en matière d’indemnités de voiture. Rester en règle avec l’Internal Revenue Service doit être la pierre angulaire de toute stratégie de gouvernance d’entreprise responsable.
Conclusion: Stratégies Pour Des Programmes D'indemnités Kilométriques Fiscalement Efficaces
L’une des stratégies employées par de nombreuses entreprises pour s’assurer que leurs programmes d’indemnités kilométriques sont conformes à la réglementation de l’IRS consiste à consulter un cabinet comptable ou un stratège fiscal expérimenté dans ce domaine.
Du point de vue de l’IRS, l’ignorance des règles et réglementations relatives aux indemnités pour frais de véhicule n’est pas une excuse pour ne pas s’y conformer, c’est pourquoi la consultation d’un fiscaliste connaissant bien le sujet garantit que votre entreprise ne néglige aucune exigence essentielle.
D’autres choisissent d’automatiser certains aspects du processus. Les applications de suivi du kilométrage font correspondre les données géolocalisées avec les registres des employés, réduisant ainsi le casse-tête administratif qu’elles peuvent représenter.
Cardata est convaincue que son expertise peut aider votre entreprise à simplifier la supervision et la gestion de son programme d’allocation automobile. Réservez une démonstration ici.
Sources
[1] Publication 463 | Internal Revenue Service
[2] Top IRS Audit Triggers | Bloomberg Tax
Clause de non-responsabilité: Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article: https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici: https://www.cardata.co/terms.
Share on:
