En tant qu’entreprise, quel est le montant de l’indemnité de voiture qui peut être déduit fiscalement? 

Quelles sont les définitions les plus courantes utilisées par l’IRS ? Découvrez-les ici pour vous assurer que vos avantages sont bien assortis de déductions fiscales. 

• Introduction à l’indemnité de voiture
• Comment les indemnités kilométriques sont-elles imposées par l’IRS?
• Comment une entreprise peut-elle maximiser les déductions fiscales pour les indemnités kilométriques?
• Conclusion : Ne négligez pas le potentiel d’économies d’impôts!
• Sources d’information
• Avis de non-responsabilité

Introduction aux indemnités kilométriques

Il existe peu d’absolus dans le monde des affaires, à l’exception d’un seul : vos dépenses doivent être inférieures à vos revenus et, de préférence, suffisamment basses pour vous permettre de réaliser un bon bénéfice.

Lorsque vous vous demandez comment développer votre entreprise dans un environnement tarifaire problématique, vous devez examiner minutieusement vos dépenses afin de déterminer s’il existe une marge de manœuvre pour adopter une structure plus efficace.

En vingt ans d’activité, Cardata a appris que la majorité des chefs d’entreprise qui travaillent avec nous – qu’ils aient cinq employés ou cinq mille – n’ont pas encore optimisé leurs indemnités kilométriques ni tiré pleinement parti des déductions et amortissements autorisés par l’Internal Revenue Service (IRS). Les indemnités kilométriques aident les propriétaires à attirer et à conserver les meilleurs talents. Elles améliorent la satisfaction des employés et constituent un avantage standard sur le marché du travail hautement compétitif d’aujourd’hui.

Toutefois, d’un point de vue fiscal, elles constituent l’un des moyens les plus courants permettant aux entreprises de brûler des liquidités. Si vous lisez ces lignes, vous savez probablement déjà que les flottes de voitures de société sont inefficaces, qu’elles présentent un risque élevé et qu’elles font rarement évoluer le bilan. Mais avez-vous songé que votre programme d’allocation automobile pourrait être tout aussi coûteux pour votre entreprise ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les types les plus courants de programmes d’allocations de voiture utilisés par les entreprises et sur ceux qui sont totalement déductibles des impôts et ceux qui ne le sont pas.

Comment les indemnités de voiture sont-elles imposées par l'IRS? 

Il n’existe pas de réponse unique à la question de savoir comment l’IRS impose les programmes d’indemnités pour frais de véhicule. Toutefois, il existe des thèmes communs et des principes généraux, et bien que l’IRS fournisse un grand nombre de documents pour l’éducation du public, les PDG n’ont généralement pas beaucoup de temps libre dans leur emploi du temps. Nous avons résumé quelques-unes des règles fiscales fondamentales concernant les programmes d’indemnités de déplacement et la part de ces indemnités qui peut être déduite.

Voici les définitions et les procédures avec lesquelles vous devez vous familiariser

Allocation de voiture par rapport aux frais de transport. L’expression “indemnité de voiture” n’est pas reconnue par l’Internal Revenue Service, même s’il s’agit du terme le plus courant pour désigner le remboursement aux employés de l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Toute information à ce sujet se trouve dans la définition des frais de transport de l’IRS, disponible dans la publication 463 de l’IRS. [1]

Avantage en nature. Toute forme d’allocation de voiture relève de la définition de “fringe benefit” de l’IRS. Un avantage en nature est “toute forme de rémunération (y compris les biens, les services, les espèces ou l’équivalent en espèces) qui s’ajoute à la rémunération déclarée pour la prestation de services.” [2] En clair, il s’agit de toute forme de rémunération dépassant le salaire de base d’un employé. À moins que des conditions préalables ne soient remplies, ces avantages sociaux sont imposables: l’IRS écrit que “les avantages sociaux qui ne remplissent pas les conditions légales d’exclusion sont entièrement imposables”.

Programme d’allocation de voiture à titre onéreux. Selon l’IRS, les régimes d’avantages – qu’il s’agisse de l’assurance maladie, de la conduite professionnelle ou des indemnités journalières de repas en voyage – sont soit soumis à l’obligation de rendre compte, soit non soumis à l’obligation de rendre compte. Ils se distinguent par le respect de conditions particulières.

Trois critères pour les programmes soumis à l’obligation de rendre des comptes. Ces conditions particulières sont énoncées dans la définition que donne l’IRS d’un régime d’avantages sociaux soumis à l’obligation de rendre des comptes[3]. [Un régime de prestations est considéré comme responsable s’il satisfait à trois critères : 

1. La dépense est justifiée par un objectif commercial légitime.

2. L’entreprise a rassemblé des “registres adéquats et opportuns” documentant toutes les dépenses et peut les fournir à l’IRS sur demande.

3. Tout trop-perçu de prestations est rapidement remboursé.

• Modèle d’allocation de voiture exonérée d’impôt (TFCA). Par conséquent, tout programme d’allocation de voiture entrant dans le cadre des paramètres ci-dessus est amorti à 100 % et ne peut faire l’objet d’une retenue à la source par l’IRS.

• Formulaire W-2, cases 1-3-5. En tant qu’employeur, vous êtes seul responsable de la compréhension des différents programmes d’indemnités kilométriques. Par conséquent, la déclaration exacte des revenus de vos employés est l’une des principales responsabilités de la gestion d’une entreprise. Si vous gérez un plan non comptable, vous devez déclarer 100 % des allocations de voiture de vos employés dans les cases 1, 3 et 5 du formulaire W-2.

• Le taux kilométrique standard. Le taux kilométrique standard de l’IRS représente le remboursement kilométrique standard du gouvernement fédéral pour les employés de la General Services Administration et le plafond pour les plans d’allocation de voiture à taux variable qui peuvent être fournis aux employés sans imposition supplémentaire – le taux kilométrique standard change chaque année.

• Programme de taux fixe et variable (FAVR). Le programme FAVR est un plan d’allocation de voiture responsable qui combine des paiements fixes pour la dépréciation et les coûts d’assurance avec des paiements à taux variable pour le kilométrage et d’autres dépenses imprévisibles. Les indemnités pour frais de véhicule utilisant le modèle FAVR doivent satisfaire à de nombreuses conditions particulières pour être considérées comme valables par l’IRS.

Comment une entreprise peut-elle maximiser les déductions fiscales pour les indemnités kilométriques ?

La lecture du glossaire ci-dessus a permis de mieux comprendre quels types d’indemnités pour frais de véhicule sont ou ne sont pas considérés comme des déductions fiscales par l’IRS. Toutefois, lier une politique cohérente en matière d’indemnités pour frais de véhicule à quelques définitions abstraites peut demander du temps et des efforts. Voici ce que cela signifie en pratique :

Votre entreprise peut maximiser les déductions fiscales pour les indemnités de voiture si :

• votre plan d’avantages est considéré comme responsable par l’IRS
• ET
• Votre programme d’indemnités pour frais de voiture rembourse aux employés leurs frais réels.
• OU
• Votre programme d’allocation automobile utilise le taux kilométrique standard pour les remboursements
• ET
• Votre programme est bien administré et satisfait à toutes les conditions d’une “tenue de registres adéquate et opportune”, telles que décrites dans la publication 463 de l’IRS.
• ET
•  Votre taux de remboursement ne dépasse pas le taux kilométrique standard fédéral.

En suivant la formule ci-dessus, vous pouvez déduire 100 % de votre programme d’allocation automobile de vos impôts sur le revenu. [3]

Conclusion : Ne négligez pas le potentiel d'économies d'impôts!

Tous les chemins mènent à Damas, mais il vaut mieux prendre un chemin direct. L’évaluation de votre programme actuel d’allocation de voiture et l’optimisation de son efficacité peuvent guider votre entreprise à travers les virages serrés et les routes rocailleuses. Les stratégies fiscales inefficaces s’accumulent, tout comme les frais de comptabilité. Si vous avez encore du mal à comprendre la feuille de route vers de meilleurs rendements, vous pouvez trouver d’autres contenus informatifs de Cardata ici. Vous pouvez également prendre rendez-vous avec l’un de nos experts dès aujourd’hui.

Sources

[1] Publication 463 | Internal Revenue Service 

[2] Fringe Benefit Guide | Internal Revenue Service 

[3] Who Can Deduct Car Expenses | Internal Revenue Service 

Clause de non-responsabilité: Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article: https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.