Le coût réel d’une allocation automobile

Introduction

De nombreux avantages sociaux sont susceptibles d’attirer un employé dans une fonction, y compris les indemnités de voiture, qui semblent souvent être un avantage pratique et attrayant. Toutefois, ce n’est pas toujours le cas, car le coût réel d’une allocation de voiture peut révéler des dépenses cachées et des inefficacités importantes. Dans ce blog, nous allons découvrir pourquoi les allocations de voiture internes traditionnelles ne sont pas ce qu’elles sont censées être, et comment les alternatives modernes peuvent fournir des solutions beaucoup plus rentables et équitables.

Qu'est-ce qu'une allocation automobile ?

Une allocation automobile est un avantage social dans le cadre duquel l’employeur verse une allocation ou une somme forfaitaire à ses salariés pour l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ces indemnités sont généralement destinées à compenser des dépenses telles que le prix de l’essence, l’assurance automobile et l’usure ou la dépréciation du véhicule. Bien qu’une allocation automobile gérée en interne puisse sembler simple et directe, les coûts réels associés à la gestion d’un tel programme dépassent souvent les avantages perçus.

Repérer les indemnités kilométriques obsolètes et inefficaces

Gaspillage fiscal inutile

L’un des principaux inconvénients des programmes d’allocations automobiles internes est le gaspillage d’une grande partie de l’avantage en impôts inutiles. La plupart des indemnités kilométriques sont considérées comme un revenu imposable par l’IRS parce qu’elles ne respectent pas le taux standard de l’IRS. Cela signifie que les employés finissent par payer environ 20 % d’impôt fédéral sur le revenu, environ 2 % d’impôt d’État (cela varie d’un État à l’autre, des États comme la Californie ayant souvent des taux plus élevés) et 7,65 % pour les cotisations FICA[1]. [1] [2]

Par exemple, un employé recevant une indemnité mensuelle de 500 dollars pour l’utilisation d’une voiture ne recevrait qu’environ 350 dollars après toutes les taxes. Les employeurs ont également des coûts, puisqu’ils sont responsables de leur part des cotisations FICA. Dans l’ensemble, il en résulte un gaspillage fiscal d’environ 37 %, ce qui réduit considérablement l’avantage perçu de l’allocation de voiture. [3]

Déconnectée des besoins des employés et des frais de conduite

Les indemnités kilométriques traditionnelles ne répondent souvent pas aux besoins réels des salariés. Elles ne sont généralement pas spécifiques à une zone géographique, ce qui signifie qu’elles ne prennent pas en compte les coûts de conduite variables d’un État à l’autre, par exemple.

Cette approche peut conduire à des dépenses injustes et inefficaces. Par exemple, les employés qui parcourent beaucoup de kilomètres pour des raisons professionnelles peuvent trouver que leur indemnité est insuffisante pour couvrir les coûts réels de leur véhicule, alors que les conducteurs qui parcourent peu de kilomètres peuvent recevoir plus que ce dont ils ont besoin et empocher la différence. L’absence de programmes de remboursement des frais kilométriques qui s’adaptent aux kilomètres parcourus et aux coûts réels se traduit par un système de remboursement inefficace.

Risque de non-conformité

La gestion en interne des indemnités kilométriques exonérées d’impôt (TFCA ) peut présenter des risques importants en matière de conformité fiscale avec les règles de l’IRS. En l’absence de registres et de documents appropriés sur les kilomètres parcourus (ce qui est beaucoup plus fréquent qu’on ne le pense), les entreprises s’exposent à des contrôles et à des pénalités de la part de l’IRS. Un suivi inadéquat et des pratiques non vérifiées peuvent entraîner des amendes ennuyeuses et coûteuses, ainsi qu’une atteinte à la réputation de l’entreprise.

Alternatives aux indemnités kilométriques traditionnelles

Pour résoudre ces problèmes, les entreprises devraient envisager des solutions modernes pour remplacer les indemnités kilométriques traditionnelles. Des solutions comme les programmes de remboursement de véhicules (VRP) de Cardata qui offrent une compensation plus précise et plus juste aux employés sur la route pour leur kilométrage professionnel. Certains de ces programmes sont plus sensibles à la géographie, utilisent des données sur les coûts et sont conformes aux règles fiscales de l’IRS.

Programmes de remboursement des véhicules (VRP)

Ces programmes remboursent les employés sur la base du nombre réel de kilomètres parcourus à des fins professionnelles. En utilisant le taux kilométrique standard de l’IRS comme référence, les entreprises peuvent garantir un remboursement juste, précis et non imposable pour leurs employés mobiles.

Programmes à taux fixe et variable (FAVR)

Un programme FAVR, comme celui offert par Cardata, combine un paiement fixe pour les coûts fixes, y compris l’assurance automobile, la dépréciation, les taxes et les frais d’immatriculation et d’enregistrement, avec un paiement variable basé sur des éléments variables comme l’essence, l’entretien et les pneus. Cette méthode garantit que les employés sont équitablement remboursés pour leur utilisation professionnelle, sans surpaiement ni sous-paiement.

Avantages des solutions modernes

Réduction du gaspillage fiscal

En suivant les directives de l’IRS et en utilisant des remboursements de véhicules exonérés d’impôts, les entreprises peuvent réduire de manière significative le gaspillage fiscal.

Des dépenses équitables et efficaces

Le remboursement basé sur l’utilisation permet d’aligner les paiements sur les coûts réels d’utilisation du véhicule, ce qui conduit à une rémunération plus équitable – et à des employés plus heureux.

Conformité

Une documentation appropriée et des processus à l’épreuve des audits minimisent le risque d’audits et de pénalités de l’IRS.

Conclusion

Les indemnités traditionnelles pour l’utilisation d’un véhicule comportent un grand nombre de coûts cachés et d’inefficacités, qui peuvent facilement l’emporter sur les avantages qu’elles procurent. En comprenant le coût réel d’une allocation de voiture et en explorant des alternatives plus viables, les entreprises peuvent offrir à leurs employés des solutions plus équitables, plus efficaces et plus conformes aux règles fiscales de l’IRS. Il est temps d’abandonner les pratiques dépassées et d’adopter des programmes modernes de remboursement de véhicules qui répondent réellement aux besoins de la main-d’œuvre d’aujourd’hui sur la route.

Sources d'information

[1] https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p463.pdf

[2] https://taxfoundation.org/data/all/federal/latest-federal-income-tax-data-2024/

[3] https://www.ssa.gov/people/materials/pdfs/EN-05-10297.pdf

Clause de non-responsabilité : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article: https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici: https://www.cardata.co/terms.