Remboursement des frais kilométriques en Virginie pour 2024

Vous conduisez votre véhicule personnel pour votre travail en Virginie ? Si c’est le cas, il est important de comprendre les règles de remboursement des frais kilométriques dans votre État. Par ailleurs, si vous êtes un employeur ou un administrateur responsable d’employés qui conduisent leur véhicule personnel pour le travail, vous devez également comprendre les règles de remboursement des frais kilométriques en vigueur dans votre État. 

Le remboursement des frais kilométriques concerne le montant auquel un employé a droit pour l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles. Ce blog aborde les éléments du remboursement des frais kilométriques dans l’État de Virginie, les règles applicables de l’IRS et la manière dont l’approche de la Virginie s’aligne sur les directives fédérales.

Directives fédérales et taux kilométrique standard de l'IRS

L’IRS, qui est l’organisme fiscal fédéral aux États-Unis, fixe le taux kilométrique standard, qui est utilisé pour calculer le remboursement des frais kilométriques dans tout le pays. Pour 2024, le taux kilométrique standard de l’IRS est de 0,67 cents par mile. Ce taux couvre les coûts associés à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, y compris le carburant, l’entretien, l’assurance et la dépréciation [1] [2]

Remboursement des frais kilométriques en Virginie

Lois de l’État et taux de remboursement

La Virginie ne dispose pas de lois spécifiques régissant le remboursement des frais kilométriques pour les employés du secteur privé. Cela signifie que votre employeur n’est pas obligé de vous rembourser l’utilisation de votre véhicule personnel pour le travail.  Les employeurs peuvent rembourser les frais kilométriques en franchise d’impôt jusqu’à concurrence du taux fixé par l’IRS, mais ils peuvent ou non utiliser un programme de taux standard. Il peut, par exemple, utiliser un programme alternatif tel que Cents per Mile (CPM), 463, indemnité imposable, ou Fixed and Variable Rate (FAVR), pour n’en citer que quelques-uns. 

En choisissant d’utiliser le taux kilométrique standard de l’IRS comme référence de remboursement, les employeurs respectent les normes minimales de conformité et peuvent offrir des remboursements exonérés d’impôt[2]. [2]

Frais professionnels et déductions fiscales

Dépenses professionnelles éligibles

Si vous n’utilisez pas le taux kilométrique standard, vous pouvez déduire vos frais de voiture, notamment

• l’amortissement
• les licences
• Bail
• Paiements
• Frais d’immatriculation
• Gaz 
• Assurance 
• Réparations
• Huile de vidange 
• Garage 
• Loyer 
• Pneus
• Péages 
• Frais de stationnement

Nous avons mentionné plus haut qu’en vertu de la législation de Virginie, les entreprises ne sont pas techniquement tenues de rembourser l’utilisation de véhicules personnels pour le travail. Bien que cela soit vrai, le Fair Labor Standards Act (FLSA) stipule que les dépenses encourues par les employés dans le cadre de leur travail ne doivent pas ramener le salaire d’un employé en dessous du salaire minimum fédéral, qui est actuellement de 7,25 dollars. [3]

Si un salarié engage suffisamment de frais liés à son travail pour que son salaire horaire soit inférieur au salaire minimum fédéral, l’employeur est tenu, en vertu de la FLSA, de rembourser au moins la différence pour le salarié. 

Déductions fiscales et dépenses réelles

Pour les travailleurs indépendants et les entrepreneurs indépendants, il est nécessaire de suivre les frais de kilométrage et de véhicule afin de recevoir une rémunération correcte et précise. L’IRS prévoit deux méthodes pour calculer les déductions :

1. Taux de kilométrage standard : Utilisation du taux de l’IRS de 0,67 cents par mile pour 2024.

2. Frais réels : Calcul des coûts réels d’utilisation du véhicule, y compris tous les éléments énumérés ci-dessus dans les dépenses professionnelles éligibles.

Les deux méthodes peuvent être assez fastidieuses et prendre du temps, mais il est essentiel de tenir un registre des kilomètres parcourus pour justifier les déductions dans votre déclaration d’impôt sur le revenu. [1] [2] 

Tenue de registres et conformité

Tenue d’un registre des kilomètres parcourus

La tenue d’un registre précis et opportun est importante à la fois pour le respect des règles et pour maximiser les avantages fiscaux. Selon l’IRS, votre registre de kilométrage doit comprendre les éléments suivants

• la date et l’objectif professionnel de chaque déplacement
• Les relevés des compteurs kilométriques de départ et d’arrivée
• le nombre de kilomètres parcourus
• les lieux visités.

Ces informations sont importantes à la fois pour les employés qui demandent un remboursement et pour les indépendants qui demandent des déductions pour frais kilométriques.

Bonnes pratiques pour les employeurs

Choisir la bonne méthode de remboursement

Les employeurs doivent choisir un programme de remboursement conforme aux directives de l’IRS et répondant aux indicateurs clés de performance de leur entreprise. Le taux kilométrique standard est populaire en raison de sa simplicité et de sa conformité avec les réglementations fiscales. La méthode du taux fixe et variable (FAVR) peut également être utilisée pour un remboursement plus personnalisé et plus précis.

Le taux fixe et variable (FAVR) est un programme de remboursement de véhicules exonéré d’impôt qui combine à la fois des éléments fixes et des éléments variables de remboursement. Ces éléments comprennent notamment les frais d’immatriculation et de titre de propriété, la dépréciation, l’essence, l’assurance, etc. Ce système offre le remboursement le plus équitable pour les employés et le programme le moins lourd sur le plan administratif pour les employeurs.

Il y a aussi le 463/Tax-Free Car Allowance, ou TFCA, qui est une méthode de remboursement conforme aux règles de l’IRS et qui permet aux organisations d’offrir un remboursement fixe à leurs chauffeurs, avec la possibilité d’être exonéré d’impôt à 100 %.

Communication et mise en œuvre de la politique

Une communication claire sur les politiques de remboursement des frais kilométriques est importante pour l’adoption par les employés et la conformité fiscale. Les employés doivent savoir comment suivre leur kilométrage, soumettre des demandes de remboursement et se conformer aux politiques de l’entreprise.

FAQ sur le remboursement des frais kilométriques en Virginie

Le remboursement des frais kilométriques est-il imposable en Virginie ?

Non, le remboursement des frais kilométriques dans la limite du taux standard de l’IRS n’est pas imposable. Veillez simplement à tenir des registres précis afin d’éviter les pièges des indemnités imposables. Les montants supérieurs à ce taux sont imposables car ils sont considérés comme des revenus.

Puis-je me faire rembourser les frais de péage et de parking ?

Oui, les frais de péage et de stationnement sont des dépenses remboursables, à condition qu’ils aient été acquittés pendant les heures de travail.

Comment les travailleurs indépendants doivent-ils suivre leur kilométrage ?

Les travailleurs indépendants et/ou les entrepreneurs indépendants doivent tenir un registre détaillé des kilomètres parcourus, indiquant les dates, les motifs des déplacements et les kilomètres parcourus, afin d’étayer leurs déductions fiscales.

Que se passe-t-il si le taux de remboursement dépasse le taux kilométrique standard de l’IRS ?

Tout remboursement dépassant le taux kilométrique standard de l’IRS doit être déclaré comme revenu imposable, à moins que vous n’utilisiez un programme FAVR.

En suivant ces lignes directrices et en conservant des registres précis, les employeurs et les employés de Virginie peuvent gérer efficacement le remboursement des frais kilométriques et garantir la conformité avec les réglementations de l’IRS.

Conclusion

Comprendre les lois sur le remboursement des frais kilométriques en Virginie est nécessaire tant pour les employés que pour les employeurs. En suivant l’une des méthodes de remboursement approuvées par l’IRS, comme FAVR, 463 ou le taux standard de l’IRS, les deux parties peuvent garantir une compensation équitable pour les voyages d’affaires et maximiser les avantages fiscaux. Pour obtenir des conseils personnalisés, vous pouvez consulter un fiscaliste ou un expert en ressources humaines.

Par ailleurs, si vous cherchez une meilleure façon de gérer les remboursements ou la paie que de soumettre des reçus et des feuilles de temps à votre employeur ou à l’IRS, envisagez de communiquer avec Cardata pour discuter de solutions de remboursement de véhicules plus efficaces.

Sources

[1] IRS Standard Mileage Rates | https://www.irs.gov/tax-professionals/standard-mileage-rates

[2] MileIQ | https://www.mileiq.com/ 

[3] FLSA | https://www.dol.gov/agencies/whd/flsa 

[4] Labor Law Center | https://www.laborlawcenter.com/

Clause de non-responsabilité : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient d’ordre professionnel ou personnel. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.