Comment la masse salariale et l’impôt sur le revenu affectent la conduite professionnelle

La masse salariale et l’impôt sur le revenu sont tous deux déduits des indemnités forfaitaires de voiture. Jusqu’à 30 à 40 % d’une allocation automobile peuvent être perdus à cause de la fiscalité.

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Comment la masse salariale et l'impôt sur le revenu affectent-ils la conduite professionnelle ?

La masse salariale et l’impôt sur le revenu sont déduits de programmes de véhicules commerciaux mal structurés. Cependant, l’IRS permet aux programmes de remboursement des véhicules d’être exonérés d’impôt. Les programmes intelligents de remboursement des véhicules peuvent éliminer totalement les charges fiscales des programmes de véhicules.

Il existe 3 systèmes de conduite professionnelle

Lorsque vos employés se rendent au travail en voiture, ils doivent couvrir ces dépenses. En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez le faire de différentes manières. Les trois principaux systèmes de conduite d’entreprise sont les suivants :

Une flotte de voitures de société
Remboursements de véhicules non imposables
Allocations de voiture imposables

1. Flotte

Les flottes sont le programme le plus coûteux et ne doivent être utilisées que lorsque les entreprises ont besoin de véhicules spécialisés, comme des camions de transport de nourriture à température contrôlée.

‍2. Remboursements

Les remboursements de véhicules non imposables sont des programmes (conçus par des entreprises comme Cardata) qui tiennent compte de manière adéquate de la conduite professionnelle vers l’IRS, ce qui permet à ces programmes d’être exonérés d’impôt (complètement ou partiellement). Ils permettent aux entreprises de fonctionner sans flotte, car les employés fournissent et conduisent leurs propres véhicules dans le cadre de ces programmes.

Voici des exemples de ces programmes :

A. FAVR

B. CPM

C. Allocation de voiture hors taxes

3. Allocation de voiture

Les allocations de voiture imposables permettent également aux employés de fournir et de conduire leur propre véhicule pour le travail, mais sont assujetties à l’impôt.

Pourquoi voudriez-vous jamais payer une allocation de voiture?

Cardata ne recommande jamais de payer des indemnités de voiture. En règle générale, les entreprises paient des indemnités avec la masse salariale et elles versent une somme forfaitaire, comme 1 000 $, à leurs employés pour qu’ils fournissent et conduisent leur propre véhicule pour le travail.

Ils voient ces paiements comme des moyens simples de couvrir les frais de conduite de leurs employés. Mais le gaspillage fiscal de ces programmes, en particulier avec de grandes populations de conducteurs, signifie que la facilité de ces programmes n’en vaut pas la peine.

Que sont le FICA et les charges sociales ?

Les charges sociales sont des impôts retenus sur les chèques de paie qui ne sont pas classés comme impôt sur le revenu. Le FICA est un type de taxe sur les salaires.

FICA signifie “Loi fédérale sur les cotisations d’assurance”. Il est déduit de chaque chèque de paie et l’employé et l’employé cotisent. La déduction va à la sécurité sociale et à l’assurance-maladie. L’employeur et l’employé versent chacun 6,2 % du salaire à la Sécurité sociale et 1,45 % à l’Assurance-maladie, soit un total de 15,3 % [1].

Le FICA, parfois appelé FICA et MedFICA, fait partie de la taxe fédérale sur les salaires.

Ainsi, nous constatons qu’au moins 15,3 % de chaque allocation de voiture est perdue au profit de l’impôt alors que ce n’est pas nécessaire. Mais il y a plus.

Il y a aussi la FUTA – la loi fédérale sur l’impôt sur le chômage – qui dicte que 6% soient retenus sur les premiers 7 000 $ versés aux employés chaque année [2].

Ensuite, il y a les charges sociales de l’État : SUTA, où S signifie État, qui varie de 2 à 5 % (bien que payer SUTA puisse réduire votre fardeau FUTA [2]).

Existe-t-il d'autres taxes auxquelles les indemnités de voiture sont soumises ?

Oui! Les allocations de voiture sont également soumises à l’impôt sur le revenu. Les impôts sur le revenu fédéral et étatique sont déduits.

Les impôts sur le revenu peuvent être fixes ou progressifs, ce qui signifie qu’ils sont soit cohérents dans toutes les tranches de revenu, soit que les taux augmentent en fonction de la hausse des tranches de revenu.

L’État avec l’impôt sur le revenu forfaitaire le plus élevé est la Caroline du Nord, où le taux pour tout le monde est de 5,25 %. La Californie a le taux d’imposition progressif le plus élevé, les plus hauts revenus payant 13,3 % [3].

Ensuite, il y a l’impôt fédéral sur le revenu, qui varie de 10% à 37% [3].

Enfin, il existe des taxes locales, qui varient considérablement d’une ville à l’autre [4].

Ainsi, si un conducteur en Caroline du Nord gagnait 40 526 $ par an et qu’il recevait une allocation de voiture pour conduire pour le travail de 1 000 $, lui et son employeur paieraient ensemble au moins 425 $ par mois sur cette allocation. Cela n’inclut pas les taxes FUTA ou SUTA, ni les taxes locales.

C’est pourquoi Cardata recommande un programme de remboursement de véhicule hors taxes. La même valeur de cette allocation peut être payée en franchise d’impôt lorsque les entreprises mettent en œuvre des programmes FAVR ou Tax-Free Car Allowance.

Pourquoi les indemnités de voiture sont-elles soumises à ces taxes ?

Une allocation de voiture est considérée comme imposable parce qu’il n’y a pas de « comptabilisation adéquate » de la dépense [5]. Les indemnités de voiture sont essentiellement traitées comme s’il s’agissait de toute autre forme de compensation.

Dans la publication 5137 Rev. 2-2020, l’IRS donne un exemple d’allocations de voiture :

« Un employeur fournit à un employé une voiture ou une indemnité kilométrique et n’exige aucune justification. Les règles du plan comptable n’ont pas été respectées ; l’allocation de voiture est entièrement imposable en tant que salaire pour l’employé » [6].

L’IRS permet de mettre en place des programmes de conduite au sein d’une entreprise avec des charges fiscales réduites. Cependant, comme ces programmes ont des normes de déclaration élevées, les entreprises choisissent souvent de choisir la voie facile et de verser des indemnités.

Mise en garde

Il y a certains cas où les programmes de remboursement de véhicule verront une certaine taxe. Cela se produit lorsque les conducteurs ne respectent pas les réglementations de l’IRS applicables à leur programme.