Le remboursement des frais kilométriques dans le Missouri en 2024

Mileage Reimbursement

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En 2024, le remboursement des frais kilométriques est super important à comprendre pour les entreprises et les employés qui conduisent pour le travail dans le Missouri. En tant qu’employeur, vous cherchez peut-être à couvrir les frais de déplacement de vos employés, ou en tant qu’employé, vous suivez peut-être les kilomètres à des fins fiscales. Dans un cas comme dans l’autre, connaître les règles peut vous faire gagner du temps et de l’argent. Voici ce que vous devez savoir sur le taux de kilométrage standard de l’IRS, les règles et politiques spécifiques au Missouri et les meilleures pratiques en matière de suivi du kilométrage.

Le taux kilométrique standard de l'IRS pour 2024

L’IRS publie chaque année un taux kilométrique standard. Cette année, il a été fixé à 0,067 $/mile, ce qui signifie que les entreprises et les travailleurs indépendants peuvent utiliser ce taux pour déterminer ce qui est admissible au remboursement des frais de conduite liés à l’entreprise. Le taux de remboursement des frais kilométriques de l’IRS reste une méthode efficace pour tenir compte de l’usure du véhicule, de la dépréciation, de l’essence et d’autres coûts d’exploitation.

L’IRS fixe ce taux pour faciliter les déclarations fiscales et les remboursements. Les employeurs du Missouri peuvent suivre ce taux pour éviter les complications fiscales. Pour les employés, les remboursements de frais kilométriques égaux ou inférieurs au taux de l’IRS ne sont pas imposables, ce qui signifie que si vous êtes remboursé de 0,67 $ par kilomètre parcouru pour le travail, aucune partie de ce montant n’est imposable, car il n’est pas considéré comme un revenu et n’a pas à être déclaré sur votre déclaration d’impôts.

Si vous êtes remboursé au-delà du taux standard de l’IRS, la différence est considérée comme un revenu et est soumise à l’impôt.

Lois sur le remboursement des frais kilométriques dans le Missouri

Le Missouri suit la législation fédérale en matière de remboursement des frais kilométriques, ce qui signifie qu’il n’existe pas de lois sur le remboursement des frais kilométriques imposées par l’État. Cela signifie généralement que les employeurs suivent le taux kilométrique standard de l’IRS pour rembourser aux employés les kilomètres parcourus à des fins professionnelles dans des véhicules personnels.

Cela dit, les employeurs ne sont pas tenus de rembourser les frais kilométriques, à moins que cela ne soit spécifié dans un contrat ou dans la politique de l’entreprise. Par conséquent, si les frais kilométriques ne sont pas remboursés et qu’ils sont nécessaires à l’exercice des fonctions, les employés peuvent les déduire de leur déclaration annuelle. Toutefois, les récentes réformes fiscales prévues par le Tax Cuts and Jobs Act limitent cette possibilité pour la plupart des salariés.

Qu'est-ce qu'un kilométrage professionnel et qu'est-ce qu'un kilométrage personnel ?

Pour avoir droit au remboursement des frais kilométriques, le conducteur doit conduire à des fins professionnelles. Cela inclut les déplacements pour des réunions, pour effectuer des tâches sur le terrain, pour transporter des marchandises ou pour visiter des sites de travail, etc. Les déplacements personnels, qui ne donnent pas droit à un remboursement selon l’IRS, comme le trajet domicile-travail, ne sont pas remboursables, sauf si votre bureau est un lieu de travail temporaire.

Si vous souhaitez obtenir un remboursement pour vos déplacements en voiture, il est essentiel de tenir un registre des kilomètres parcourus. Un suivi précis du kilométrage est nécessaire pour faire la distinction entre les kilomètres parcourus à titre personnel et ceux parcourus à titre professionnel. Les employés doivent tenir des registres détaillés indiquant les dates, les destinations et le nombre de kilomètres parcourus. Cela permet de garantir la conformité avec la législation de l’État et les directives de l’IRS, en particulier en cas d’audit.

Considérations particulières pour les employés de l'État du Missouri

Utilisation professionnelle : 0,67 cents par mile

À partir du 1er janvier 2024, le taux de kilométrage standard pour l’utilisation professionnelle passera à 0,67 cents par mile, soit une augmentation de 1,5 cent par rapport à 2023. Cet ajustement concerne les personnes qui conduisent leur véhicule personnel pour des activités professionnelles au nom de leur employeur.

Frais médicaux ou de déménagement : 0,21 cents par mile

Pour les membres qualifiés des forces armées en service actif qui utilisent leur véhicule pour des visites médicales ou des déménagements, le taux sera de 0,21 cents par mile en 2024. Il s’agit d’une diminution d’un cent par rapport à 2023.

Service des organisations caritatives : inchangé à 0,14 cents par mile

Le taux pour les kilomètres parcourus au service d’organismes de bienfaisance reste inchangé à 0,14 cents par kilomètre, comme le prévoit la loi. Ce taux s’applique aux bénévoles qui consacrent leur temps et leurs ressources à des causes caritatives.

Loi sur les normes du travail (FLSA)

Le Fair Labor Standards Act (FLSA) est une règle du gouvernement fédéral qui stipule qu’un employé qui conduit sa propre voiture pour le travail ne peut pas gagner moins que le salaire minimum fédéral après remboursement. Par conséquent, si le coût réel de l’utilisation de leur véhicule personnel réduit leur salaire à moins de 7,25 dollars de l’heure, ils peuvent prétendre à un remboursement au moins égal à ce montant.

Ainsi, si les entreprises du Missouri n’ont pas nécessairement besoin de respecter le taux standard de l’IRS lorsqu’elles remboursent leurs employés pour l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel, elles doivent se conformer à la FLSA.

Outils de suivi du kilométrage

La tenue d’un registre précis des frais kilométriques est une bonne pratique pour se conformer aux règles de l’IRS. Si vous êtes un employeur à Saint-Louis, un employé en Californie ou un entrepreneur indépendant, vous devriez envisager d’utiliser des applications de suivi du kilométrage pour rationaliser le processus. Il existe des outils modernes comme l’application proposée par Cardata – c’est un moyen facile d’enregistrer les kilomètres, de suivre les déplacements professionnels et de produire des rapports précis conformes aux règles de l’IRS.

Règles pour les camions et les camionnettes

Certains véhicules, comme les camions à panneaux et les camionnettes, peuvent avoir des règles de kilométrage différentes en fonction de leur utilisation. Par exemple, si vous conduisez un camion à panneaux ou une camionnette lourde à des fins professionnelles, le taux de kilométrage standard peut ne pas couvrir la totalité des coûts encourus dans le cadre de votre travail. Dans ce cas, le suivi des dépenses réelles peut donner lieu à des déductions fiscales plus importantes – et à des économies !

Comparaison entre l'Illinois et le Missouri

Bien que le Missouri suive généralement les directives fédérales, il est intéressant de le comparer avec des États voisins comme l’Illinois. L’Illinois dispose d’une législation plus structurée en matière de salaires et de travail, y compris des exigences spécifiques en matière de remboursement des frais kilométriques pour certains emplois. Dans le Missouri, la question est largement laissée à la discrétion de l’employeur, bien que l’utilisation du taux de l’IRS constitue une norme simple et largement acceptée.

Conclusion

En 2024, les entreprises du Missouri devraient s’assurer qu’elles remboursent équitablement leurs employés pour leurs frais de déplacement liés au travail, au moins selon le taux kilométrique standard de l’IRS. Les employés, quant à eux, doivent tenir des registres détaillés et des carnets de kilométrage et se tenir au courant des derniers taux de l’IRS afin d’obtenir ce à quoi ils ont droit et d’éviter les pièges fiscaux.

Si vous êtes une entreprise du Missouri et que vous cherchez à rationaliser vos processus de suivi et de remboursement des frais kilométriques, envisagez d’utiliser Cardata pour simplifier vos frais kilométriques et assurer la conformité.