Suivi du kilométrage pour les déductions fiscales

Introduction

Un aspect souvent négligé de la réglementation fiscale peut permettre de réaliser des économies substantielles : l’enregistrement des kilomètres parcourus. L’importance d’enregistrer avec diligence ses déplacements va bien au-delà de la simple documentation ; il s’agit d’une forme d’art précise qui peut donner lieu à un trésor de déductions. Dans une optique d’avantages financiers et de conformité avec l’Internal Revenue Service (IRS), ce blog se penche sur l’importance du suivi des kilomètres parcourus et dévoile son potentiel extraordinaire pour votre prochaine déclaration d’impôts.

Comprendre la déduction des frais kilométriques pour les impôts

Les déductions kilométriques sont une lueur d’espoir pour tous les travailleurs mobiles ; elles peuvent alléger le fardeau du revenu imposable pour ceux qui suivent méticuleusement leurs kilomètres. Mais que sont exactement les déductions kilométriques et comment les travailleurs et leurs employeurs peuvent-ils réaliser des économies potentielles ? 

Pour l’essentiel, les déductions kilométriques permettent de réduire le revenu imposable en tenant compte de l’utilisation des véhicules personnels à des fins professionnelles. Les particuliers et les entreprises peuvent demander une déduction pour les frais kilométriques encourus lors de déplacements admissibles en suivant et en documentant les distances parcourues. Cela signifie qu’il faut conserver la preuve que le kilométrage en question était, en fait, une partie essentielle de l’accomplissement des tâches liées à l’activité professionnelle. Il s’agit d’un mécanisme qui reconnaît l’usure des véhicules, le carburant consommé et l’ensemble des dépenses liées à l’utilisation de moyens de transport personnels à des fins professionnelles.

L’IRS exige que des registres précis, contenant par exemple la date, la destination, l’objet et la distance parcourue, soient conservés pour justifier les demandes. Ces registres vérifiables sont nécessaires, faute de quoi les déductions fiscales risquent d’être annulées, ce qui expose les contribuables à d’éventuels audits ou pénalités.

En outre, il est important de discerner la différence entre les dépenses réelles et le taux kilométrique standard lors du calcul des déductions. Bien que les deux méthodes aient des avantages, le taux kilométrique standard – fixé par l’IRS à 65,5 cents par mile en 2023 – offre une approche simplifiée en permettant une déduction prédéterminée par mile[1].

[1] L’IRS publie les taux kilométriques standard pour 2023 ; l’utilisation professionnelle augmente de 3 cents par mile | Internal Revenue Service 

Types de kilomètres déductibles

L’IRS a établi quatre catégories distinctes de kilomètres déductibles[2].

Voyages d’affaires : La forme la plus familière et la plus largement reconnue de kilométrage déductible est liée aux voyages d’affaires. Il s’agit des distances parcourues à des fins professionnelles, telles que les réunions, les visites de clients, les conférences et les inspections de sites. Que vous soyez un professionnel indépendant, un entrepreneur ou un employé utilisant votre véhicule pour des déplacements professionnels, le suivi et la documentation de ces kilomètres peuvent conduire à des déductions substantielles qui allègent la charge de votre revenu imposable. Le taux pour 2023, comme indiqué précédemment, est de 65,5 cents par mile. 

Les déplacements à des fins médicales : La recherche du bien-être n’est pas exempte de déductions fiscales. Les personnes qui parcourent des kilomètres pour obtenir des soins médicaux, que ce soit pour elles-mêmes, pour les personnes à leur charge ou pour les membres de leur famille qui sont handicapés, peuvent se réjouir. Des déductions peuvent être demandées pour les kilomètres parcourus pour se rendre à des rendez-vous médicaux, des visites à l’hôpital, des séances de thérapie ou même à la pharmacie. Le taux pour 2023 est de 22 cents par kilomètre. 

Activités caritatives : L’IRS reconnaît l’esprit altruiste de plusieurs façons, y compris pour les kilomètres parcourus dans le cadre d’activités philanthropiques. Qu’il s’agisse de conduire pour faire du bénévolat dans une organisation à but non lucratif, de livrer des repas à des personnes âgées ou de participer à des activités de collecte de fonds, ces kilomètres peuvent être transformés en déductions. En prêtant leurs roues à des activités caritatives, les particuliers peuvent se sentir utiles tout en déduisant certaines dépenses de leurs impôts. Le taux pour 2023 est de 14 cents par mile. 

Frais de déménagement : Déménager pour le travail peut être à la fois excitant et décourageant. Cependant, au milieu de l’agitation des cartons et du changement d’adresse, il y a une source d’avantages fiscaux potentiels. Lorsqu’ils déménagent en raison d’un changement d’emploi ou de lieu d’activité, les contribuables peuvent demander des déductions pour le kilométrage parcouru pendant le déménagement. Cela comprend la distance entre l’ancienne et la nouvelle résidence et les éventuels détours pour l’hébergement ou les repas. Le taux pour 2023 est de 22 cents par mile. 

[2] Standard Mileage Rates | Internal Revenue Service (en anglais)

Importance d’un suivi précis des kilomètres parcourus

Un suivi précis des kilomètres parcourus est essentiel pour justifier les déductions demandées dans les déclarations d’impôts. L’IRS exige des contribuables qu’ils fournissent une preuve vérifiable des frais kilométriques liés à leur activité professionnelle ou d’autres frais kilométriques éligibles. Les particuliers peuvent fournir des preuves irréfutables de leurs déductions légitimes en conservant des registres détaillés indiquant les dates, les destinations, les objectifs et les distances parcourues. 

L’IRS est habilité à examiner minutieusement les déclarations de revenus et à effectuer des contrôles pour s’assurer du respect de la réglementation fiscale. Lors de ces contrôles, des relevés kilométriques précis peuvent mettre les contribuables à l’abri de pénalités et de litiges inutiles. En l’absence de formulaires précis, les contribuables peuvent toujours défendre leurs demandes, mais ils sont confrontés à la tâche ardue de reconstituer les détails du kilométrage à partir de leur mémoire, de reçus d’essence et de quelques relevés de compteur kilométrique. Ces efforts sont sujets à des erreurs, des incohérences et des doutes, ce qui place les contribuables dans une position précaire. 

Les particuliers et les entreprises doivent adopter de bonnes pratiques en matière de tenue de registres afin d’atténuer les risques associés à des relevés kilométriques inexacts ou insuffisants. Il s’agit notamment d’enregistrer avec diligence les détails du kilométrage, d’utiliser des méthodes de suivi fiables telles que les carnets de kilométrage, les systèmes GPS ou les applications mobiles, et de conserver les documents justificatifs, tels que les reçus de frais de carburant ou d’entretien.

Méthodes de suivi du kilométrage

Registres manuels : La tradition ancestrale des carnets de bord manuels consiste à consigner les données kilométriques dans un carnet de notes ou un journal de bord. Cette méthode repose sur l’utilisation d’un stylo et d’une feuille de papier, où les personnes notent les informations pertinentes telles que les dates, les destinations, les objectifs et les distances parcourues. Bien que les registres manuels offrent un sentiment de tangibilité et de simplicité, ils sont sujets à l’erreur humaine, à l’oubli et à la perte ou à l’endommagement potentiels. Il peut être difficile de maintenir la cohérence et l’exactitude des registres manuels, en particulier pour ceux qui ont un emploi du temps chargé ou un volume important de kilomètres à parcourir. En outre, les registres de kilométrage prennent beaucoup de temps.

Tableaux informatiques : Pour ceux qui sont enclins à la tenue de registres numériques, les feuilles de calcul des relevés kilométriques constituent une option flexible et personnalisable. Des outils tels que Microsoft Excel ou Google Sheets permettent aux utilisateurs de créer des modèles et d’organiser les données kilométriques de manière structurée. Les feuilles de calcul facilitent la saisie et le calcul des données et peuvent être personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques. Toutefois, le fait de s’appuyer uniquement sur des feuilles de calcul peut poser des problèmes en termes de suivi en temps réel, en particulier lorsque l’on enregistre des données kilométriques en déplacement, et il peut être nécessaire de recourir à des fonctions d’intégration et d’automatisation plus poussées dans le cadre de solutions de suivi des kilomètres plus spécialisées.

Applications mobiles : à une époque dominée par les smartphones, les applications mobiles ont révolutionné le suivi des kilomètres parcourus. De nombreuses applications dédiées au suivi des kilomètres ont vu le jour pour simplifier le processus. De nombreuses applications utilisent la technologie GPS pour détecter et enregistrer automatiquement les déplacements, éliminant ainsi la nécessité d’une saisie manuelle. Elles offrent souvent des fonctionnalités supplémentaires telles que le suivi des dépenses et le stockage sur le cloud pour une sauvegarde transparente des données. 

En outre, les applications et les logiciels permettent souvent aux utilisateurs de classer leur kilométrage par catégories, telles que l’utilisation professionnelle ou l’utilisation personnelle. Cette catégorisation simplifie l’organisation et la récupération des relevés kilométriques en fonction de besoins spécifiques. Bien que l’utilisation d’applications mobiles nécessite un appareil compatible et des frais d’abonnement potentiels, ces investissements sont, à long terme, très rentables. 

Bonnes pratiques pour le suivi du kilométrage

Cohérence et rapidité : Si le processus de suivi n’est pas automatisé, il est essentiel d’enregistrer les données kilométriques de manière cohérente et rapide. Évitez les pièges de la procrastination en vous engageant à respecter un calendrier régulier pour l’enregistrement du kilométrage. Que ce soit à la fin de chaque journée, de chaque semaine ou immédiatement après un voyage, donnez la priorité à l’enregistrement en temps voulu afin de minimiser le risque d’oublier ou de se rappeler inexactement des détails essentiels. 

Une catégorisation appropriée : Étiquetez et classez clairement chaque déplacement en fonction de ses objectifs, tels que les voyages d’affaires, les rendez-vous médicaux, les activités caritatives ou les frais de déménagement. Cette classification permet d’identifier et de retrouver facilement les relevés kilométriques en cas de besoin. 

Conserver les documents justificatifs : Bien que les relevés kilométriques soient suffisants pour l’archivage, vous pouvez également conserver des reçus, des factures ou d’autres détails pertinents du voyage corroborant vos demandes de remboursement de frais kilométriques. Il peut s’agir de reçus de carburant, de rapports d’entretien, de reçus de péage ou de reçus de stationnement. Cela concerne davantage les personnes qui tiennent un registre manuel des kilomètres parcourus que celles qui utilisent des applications de suivi des kilomètres parcourus qui conservent les positions GPS. La conservation des reçus est une bonne politique générale de gestion des dépenses, mais elle n’est pas strictement requise dans le cadre des programmes de remboursement des frais kilométriques. 

Utiliser la technologie : Tirez parti de la puissance de la technologie pour rationaliser votre processus de suivi des frais kilométriques. Explorez les applications ou les logiciels de suivi des kilomètres avec l’automatisation, l’intégration du GPS et le stockage dans le nuage. Ces outils peuvent simplifier la saisie des données, suivre automatiquement les déplacements à l’aide de la technologie GPS et fournir un stockage sécurisé pour vos dossiers. 

Examinez et vérifiez régulièrement : Examinez vos relevés kilométriques pour vous assurer de leur exactitude et identifier toute anomalie. Des audits réguliers vous permettent de déterminer et de rectifier rapidement les erreurs potentielles ou les informations manquantes. Ils vous préparent également à d’éventuels contrôles de l’IRS et vous donnent l’assurance que vos registres sont bien tenus et conformes.

Conclusion

On ne saurait trop insister sur l’importance d’un suivi méticuleux des kilomètres parcourus, car il sert de base pour justifier les déductions, résister aux audits et garantir la conformité avec les directives de l’IRS et les lois fiscales locales. Tout au long de cet article, nous avons exploré l’importance du suivi des kilomètres, la compréhension des différents types de kilomètres déductibles et les critères d’éligibilité pour demander des déductions. Nous avons souligné le rôle d’un suivi précis du kilométrage dans la justification des hypothèses, la résistance à l’examen de l’IRS et l’évitement des pénalités potentielles. En outre, nous avons souligné les avantages de l’utilisation de la technologie et de la conformité aux directives de l’IRS, grâce à la commodité des applications de suivi des kilomètres. En gardant tout cela à l’esprit, vous devriez être en mesure de prendre le contrôle de votre suivi des kilométrages en exploitant la puissance de la technologie et en restant ferme dans votre engagement à respecter les règles. 

Clause de non-responsabilité : Ce billet ne constitue en aucun cas un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, cliquez ici : https://www.cardata.co/terms.