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Comprendre le remboursement des frais kilométriques dans l’Indiana en 2024

Le remboursement des frais kilométriques peut parfois être une procédure compliquée à comprendre, en particulier lorsque vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles. Si vous conduisez pour le travail dans l’Indiana, il est important de comprendre comment le taux kilométrique standard de l’IRS s’applique et comment suivre et gérer efficacement vos frais de déplacement. Ce blog aborde les détails et vous permet de vous assurer que vous tirez le meilleur parti de vos remboursements de frais kilométriques.
Qu'est-ce que le taux kilométrique standard de l'IRS ?
L’Internal Revenue Service (IRS) fixe le taux kilométrique standard pour l’ensemble des États-Unis. Chaque année, ce taux est déterminé pour aider les contribuables à calculer les coûts déductibles liés à l’utilisation de leur véhicule à des fins professionnelles, caritatives, médicales ou de déménagement. Cette année, le taux kilométrique standard del’IRS est de 0,67 $. Ce taux doit couvrir les diverses dépenses réelles, y compris le carburant, l’entretien, la dépréciation et l’assurance. [1]
Remboursement des frais kilométriques à des fins professionnelles
Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels, vous devez vous assurer que vous suivez avec précision les kilomètres parcourus. Que vous conduisiez une voiture, une camionnette ou un camion, vous pouvez appliquer le taux kilométrique de l’IRS pour calculer votre remboursement. Il vous suffit de multiplier le nombre de miles parcourus pour le travail par le taux de l’IRS.
Par exemple, 500 miles x 0,67 $ = 300, donc 300 $ est le montant que vous pouvez recevoir en tant que remboursement non imposable.
Cette mesure est particulièrement importante pour les travailleurs indépendants de l’État de l’Indiana et pour les personnes employées par des entreprises qui n’ont pas de politique de remboursement clairement définie.
Considérations relatives à l'Indiana
L’Indiana n’a pas de taux de remboursement des frais kilométriques spécifiques à l’État. Cela dit, les employeurs et les employés suivent généralement les lignes directrices de l’IRS par souci d’équité et de bonnes pratiques commerciales. Voici quelques points clés à prendre en considération :
Utilisation professionnelle
Veillez à ce que les kilomètres déclarés dans vos carnets de route soient strictement utilisés à des fins professionnelles et non à des fins personnelles. Malheureusement, les kilomètres parcourus entre votre domicile et votre lieu de travail ne sont pas déductibles selon l’IRS.
Documentation
Conservez des registres méticuleux de vos déplacements, y compris la date, l’objet du déplacement, les lieux de départ et d’arrivée et le nombre total de kilomètres parcourus. Il s’agit d’informations essentielles à suivre pour les déductions fiscales et le remboursement par l’employeur.
Loi sur les normes du travail (FLSA)
Le Fair Labor Standards Act (FLSA) est une loi fédérale qui stipule qu’un employé qui conduit son véhicule personnel pour le travail ne peut pas gagner moins que le salaire minimum fédéral après remboursement. Par conséquent, si le coût réel de l’utilisation de son véhicule personnel réduit son salaire à moins de 7,25 dollars de l’heure, il peut prétendre à un remboursement au moins égal à ce montant[2]. [2]
Implications fiscales et déductions
Le remboursement et les déductions des frais kilométriques peuvent avoir un impact significatif sur votre déclaration d’impôts.
Déductions fiscales
Pour les travailleurs indépendants, les déductions kilométriques sont un élément essentiel de la réduction du revenu imposable. Veillez à respecter les directives de l’IRS afin de maximiser vos déductions.
Dépréciation
Le taux kilométrique standard comprend une allocation pour la dépréciation du véhicule, ce qui simplifie le processus de calcul pour les contribuables.
Membres des forces armées
Si vous êtes en service actif et que vous déménagez en raison d’un ordre militaire, vous pouvez déduire vos frais de déménagement. Le taux de kilométrage standard pour les déménagements est généralement plus bas que pour l’utilisation professionnelle, à 0,21 cents par mile pour les membres qualifiés des forces armées en service actif, soit une diminution de 0,01 cent à partir de 2023. [1]
Service d’organismes de bienfaisance
Le kilométrage parcouru pour des organisations caritatives peut également être déduit, mais à un taux différent fixé par l’IRS de 0,14 cents par mile parcouru ; le taux est fixé par la loi et reste inchangé à partir de 2023. [1]
Bonnes pratiques pour le suivi et le remboursement des frais kilométriques
Suivi des kilomètres parcourus
Utilisez des applications, comme celle de Cardata, pour vous assurer que votre suivi des kilomètres est exact et conforme aux exigences de l’IRS.
Politiques de l’entreprise
Si vous travaillez pour une entreprise, familiarisez-vous avec sa politique de remboursement. Veillez à ce qu’elle soit conforme aux directives de l’IRS afin d’éviter toute divergence.
Coûts variables
Sachez que le taux de l’IRS couvre les coûts variables tels que le carburant et l’entretien, mais pas les coûts fixes tels que l’assurance et l’immatriculation.
Autres méthodes de remboursement
Taux fixe et variable (FAVR)
Letaux fixe et variable (FA VR) est un programme de remboursement de véhicules exonéré d’impôt qui combine des éléments fixes et variables de remboursement. Ces éléments comprennent notamment les frais d’immatriculation et de titre de propriété, la dépréciation, l’essence, l’assurance, etc. Ce système offre le remboursement le plus équitable pour les employés et peut être le moins lourd sur le plan administratif lorsqu’il est associé à un fournisseur, comme Cardata, qui gère le programme FAVR pour vous en externe. [4]
Cents per Mile (CPM)
LeCPM est un programme de base qui rembourse les employés en fonction du nombre de kilomètres parcourus, comme le taux kilométrique standard de l’IRS, mais il peut être personnalisé par l’employeur. En règle générale, cette méthode surpaye les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilomètres et sous-paie les conducteurs qui en parcourent peu, ce qui fait qu’elle n’est pas la plus équitable. Cette méthode est simple, mais elle doit être alignée sur les directives fédérales et nationales pour garantir la non-imposition.
463/TFCA
L’indemnité de véhicule exonérée d’impôt (TFCA), ou 463 Accountable Allowance, est une méthode de remboursement conforme aux règles de l’IRS qui permet aux entreprises d’offrir un remboursement prédéterminé à leurs conducteurs, avec la possibilité d’être exonéré d’impôt à 100 %.
Conclusion
Ce blog donne un aperçu général des règles et réglementations relatives au remboursement des frais kilométriques dans l’Indiana. Pour obtenir des conseils personnalisés, consultez un fiscaliste ou un conseiller juridique.
Comprendre le remboursement des frais kilométriques peut avoir un impact significatif sur la manière dont vous gérez les frais de déplacement à des fins professionnelles. En respectant ces directives et en conservant la documentation appropriée, les particuliers et les entreprises de l’Indiana peuvent s’assurer qu’ils sont en conformité avec la réglementation et qu’ils reçoivent une compensation équitable pour leurs frais de déplacement.
Sources d'information
[1] https://www.irs.gov/pub/irs-drop/n-24-08.pdf
[2] https://www.dol.gov/agencies/whd/flsa
[3] https://www.in.gov/dor/files/tax-chapter.pdf
[4] https://mileiq.com/mileage-guide/mileage-reimbursement-rules-for-employees-and-employers
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