Optimiser la mobilité des véhicules dans l’industrie agroalimentaire

Équilibrer les flottes spécialisées et les véhicules personnels

Dans l’industrie agroalimentaire, il y a des cas où vous avez besoin de flottes de véhicules appartenant à l’entreprise ou loués, et d’autres où vous pouvez rembourser les employés qui conduisent des voitures personnelles. Tous les rôles dans l’industrie agroalimentaire, et tous les produits, ne nécessitent pas le même type de véhicule.

Des véhicules spécialisés sont nécessaires lorsque les employés doivent conduire, par exemple des camions frigorifiques ou des fourgonnettes, et un programme de remboursement des véhicules (PRV) utilisant les voitures appartenant aux employés peut être le meilleur choix. Une bonne combinaison peut rendre la gestion de votre parc automobile moins coûteuse et moins chronophage, tout en assurant la satisfaction de vos équipes mobiles.

Un « programme de remboursement de véhicule (VRP) » est un moyen pour les employeurs de payer les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Au lieu de louer ou d’acheter des véhicules de fonction, l’entreprise rembourse à chaque employé les frais fixes et variables liés à la conduite. Les programmes VRP comprennent les taux fixes et variables, les indemnités de voiture non imposables et les cents par mile.

La mobilité dans le secteur de l'alimentation et des boissons

Le secteur de l’alimentation et des boissons gère tout, des plats surgelés et des produits laitiers aux collations et boissons de longue conservation, et une sous-catégorie importante est la distribution de boissons alcoolisées. Chaque catégorie de produits a ses propres exigences en matière de température, de manutention et de livraison, et même des réglementations émanant d’organismes de réglementation.[1]

Mais tous les employés n’ont pas pour rôle de transporter des charges volumineuses ou périssables. Les représentants commerciaux, les merchandisers et les cadres, par exemple, voyagent beaucoup mais ont rarement besoin d’un équipement spécialisé pour faire leur travail.[2]

Les camions et camionnettes réfrigérés sont un excellent exemple de véhicules spécialisés. Ils permettent de conserver les denrées périssables telles que la viande, les produits laitiers et les produits frais à des températures optimales afin de préserver leur qualité. Si une camionnette standard n’est pas équipée d’une unité de contrôle de la température, les entreprises risquent de voir leurs produits s’abîmer et de faire face à des problèmes juridiques potentiels en cas de non-respect des exigences réglementaires.[3]

Pour les volumes plus importants ou les chargements en vrac (par exemple, des caisses de boissons ou des palettes de produits alimentaires), les camions de fret et les camions à caisse offrent la capacité nécessaire. Les expéditions vraiment massives et les itinéraires longue distance nécessitent des semi-remorques pour assurer la sécurité et la conformité des marchandises.[2]

En revanche, les employés occupant des postes de vente, de marchandisage ou de direction ne transportent généralement pas de marchandises volumineuses ou sensibles à la température. Pour ces postes, les programmes de remboursement des frais de véhicule (VRP) sont essentiels. En remboursant les employés qui utilisent leur voiture personnelle pour se déplacer dans le cadre de leur travail, les entreprises évitent les frais généraux pénibles liés à la possession et à la location d’un parc automobile.

Les employés peuvent également apprécier la liberté et le confort d’utiliser un véhicule qu’ils connaissent déjà. Un programme de remboursement des frais de véhicule, en particulier un programme à taux fixe et variable, peut réduire les dépenses liées à la flotte en offrant des remboursements non imposables aux employés qui remplissent les conditions requises par l’IRS. Même avec des programmes de remboursement des frais de véhicule très avantageux, vous pouvez réduire les coûts de la flotte de 30 % par rapport à l’entretien d’une flotte d’entreprise inutile.

Choisir entre une flotte de véhicules et des programmes de remboursement de véhicule

Pour décider s’il faut louer des véhicules ou rembourser, il faut d’abord vérifier les rôles et les exigences du poste. Évaluez la taille des chargements, les exigences en matière de température et les distances de déplacement pour déterminer quels postes nécessitent réellement des camions ou des fourgonnettes spécialisés.[1]

Parallèlement, l’analyse des habitudes des employés qui voyagent fréquemment mais n’ont pas besoin de transport spécialisé permet de déterminer quels postes peuvent passer à un programme de remboursement de véhicule. Cette segmentation permet d’éviter le gaspillage lié à la sur-mobilité (l’achat ou la location de plus de véhicules que nécessaire) et permet à l’entreprise de concentrer ses ressources.[3]

Sécurité et conformité

Que les véhicules appartiennent à l’entreprise ou fassent partie d’un programme de remboursement de véhicule, la sécurité et la conformité sont essentielles dans le secteur de l’alimentation et des boissons. L’entretien et les inspections des véhicules de la flotte, ainsi que la surveillance des conducteurs et les programmes de formation pour les véhicules personnels, contribuent à maintenir les normes. Pour ceux qui utilisent des camions frigorifiques, le suivi de la température et la technologie télématique permettent de maintenir les marchandises à la bonne température et de faire en sorte que les conducteurs suivent les itinéraires les meilleurs et les plus sûrs. Parallèlement, pour les employés remboursés par le biais de VRP, il est important de vérifier que chacun d’entre eux dispose d’une couverture d’assurance suffisante et comprend les attentes de l’entreprise en matière de sécurité.

Les vérifications du dossier de conduite (MVR) et la formation à la sécurité des conducteurs sont essentielles dans ce dernier cas. La surveillance continue du dossier de conduite est un moyen proactif de se tenir informé de tout changement dans le dossier de conduite de vos conducteurs au fur et à mesure qu’ils se produisent, tels que les suspensions de permis, les révocations ou les nouvelles infractions, au lieu de les découvrir des mois plus tard lors d’un contrôle annuel. En recevant des alertes en temps réel, les entreprises peuvent réagir plus rapidement aux risques de sécurité, protéger leur réputation, réduire leur responsabilité et assurer la sécurité de tous sur la route.

En savoir plus sur les solutions de sécurité des conducteurs : Sécurité des conducteurs | Cardata

Durabilité des flottes et remboursements de véhicules

La durabilité a également influencé récemment de nombreuses décisions concernant les véhicules modernes dans le secteur de la restauration et des boissons. Face à la pression croissante des consommateurs et des actionnaires, certaines entreprises ont intégré des modèles électriques ou hybrides dans leurs flottes, en particulier pour les itinéraires locaux ou régionaux où l’autonomie des véhicules électriques n’était pas un problème. Les crédits d’impôt fédéraux et les incitations provinciales ou étatiques ont atténué le choc initial. Les employés ont également bénéficié de ces incitations. Il reste à voir si cette tendance se poursuivra sous la présidence Trump.

En savoir plus sur la durabilité des flottes.

Équilibrer les coûts et la conformité

Les économies réalisées grâce à un programme de remboursement des frais de véhicule sont intéressantes, mais il ne faut pas négliger la conformité et l’alignement stratégique. Un programme de remboursement mal structuré pourrait entraîner des complications fiscales ou juridiques, surtout s’il n’est pas conforme aux directives de l’IRS. (C’est pourquoi il est si important de travailler avec un partenaire de remboursement des frais de véhicule qui connaît toutes les règles de l’IRS !)

De même, il ne faut pas compter uniquement sur les véhicules des employés pour les tâches qui nécessitent un équipement spécialisé. La clé est de trouver le juste équilibre entre les flottes spécialisées qui transportent les chargements qui en ont besoin et les véhicules personnels qui font tout le reste.

Prochaines étapes

Les entreprises qui cherchent à renforcer leur logistique F&B devraient commencer par auditer leur profil de mobilité actuel. Un fournisseur de VRP peut également les aider à le faire.

• Quels itinéraires impliquent systématiquement des chargements sensibles à la température, des volumes de marchandises importants ou des équipements spécialisés ? Ce sont les principaux candidats pour les camions frigorifiques ou les camions fourgons appartenant à l’entreprise.
• Quels rôles impliquent principalement des visites en magasin et des appels à des clients ? Ces employés peuvent bénéficier d’un VRP bien planifié.

Ensuite, le calcul d’une analyse coûts-avantages de l’achat ou de la location de véhicules supplémentaires par rapport à la mise en œuvre de programmes de remboursement peut vous indiquer la voie la plus judicieuse.

Au fond, la décision concernant la stratégie de mobilité des véhicules à adopter dans le secteur de l’alimentation et des boissons dépend de la préservation de la qualité des produits tout en gérant les coûts et en respectant les normes réglementaires. Les camions frigorifiques et les fourgons restent indispensables pour les marchandises périssables et les livraisons en vrac. Parallèlement, les rôles qui ne nécessitent pas de véhicules spécialisés bénéficieront des programmes de remboursement. En réalisant un audit clair des besoins en matière de transport, en adoptant une approche stratégique de la gestion de la flotte et en mettant en place un cadre solide en matière de sécurité et de conformité, les entreprises du secteur agroalimentaire pourront prospérer sur un marché exigeant.

Références

[1] Gestion de la flotte agroalimentaire | Geotab

[2] ALIMENTATION ET BOISSONS | Michelin B2B

[3] Solutions de gestion de la flotte agroalimentaire | Merchants Fleet