Pourquoi les entreprises choisissent les programmes de remboursement FAVR

FAVR signifie “taux fixe et variable”. Un programme de remboursement FAVR est un programme qui rembourse les employés pour l’utilisation de leur véhicule personnel au travail. Les programmes FAVR, lorsqu’ils sont conformes aux réglementations de l’IRS, sont exonérés d’impôt. C’est leur principale distinction par rapport aux programmes d’allocations.

Il est également possible de rendre les programmes FAVR sensibles à la région ; c’est-à-dire de rembourser les conducteurs en fonction des frais de conduite propres à leur région. L’assurance et le carburant, pour prendre deux exemples, sont tarifés très différemment selon les régions des États-Unis. Cela distingue les programmes FAVR des programmes qui paient le taux standard de l’IRS.

Comment exécuter un programme FAVR ?

Un programme de remboursement FAVR peut être géré en interne, mais il est difficile de le faire. La raison en est que l’IRS a des mesures de conformité strictes pour ces programmes.

La chose la plus difficile à faire en interne, c’est-à-dire sans un fournisseur FAVR externalisé, est la tenue de registres. Pour la conformité, l’IRS exige un journal de kilométrage qui comprend tous les éléments suivants :

• Chaque trajet effectué par un conducteur à des fins professionnelles
• La raison du voyage
• L’adresse de départ
• L’adresse de fin
• Un kilométrage de départ
• Une lecture finale du compteur kilométrique
• Le kilométrage total parcouru

Chaque conducteur participant à un programme FAVR doit fournir ces informations à son employeur. L’employeur doit stocker ces données au cas où l’IRS voudrait les voir. Lorsque vous enregistrez ces informations avec un journal de kilométrage manuel :

1. Des trajets sont manqués, ce qui oblige les chauffeurs à payer de leur poche
2. Le kilométrage est sur-déclaré ou sous-déclaré à tort, ce qui est injuste pour les employeurs et les employés
3. Les administrateurs perdent énormément de temps à collecter, enregistrer et classer les journaux de kilométrage
4. Les journaux de kilométrage papier s’empilent au bureau.

Il est donc préférable de sous-traiter un programme FAVR à une société de logiciels avec une application de capture de kilométrage mobile et un logiciel de gestion cloud. De plus, lorsque vous n’avez pas de logiciel, il est difficile de savoir comment.

En savoir plus sur les applications de kilométrage ici et sur les logiciels de gestion cloud ici.

Quelles sont les mesures de conformité d'un programme FAVR ?

Pour qu’un conducteur soit conforme, les éléments suivants doivent s’appliquer à lui.

• Leur voiture ne doit pas avoir plus de 7 ans
• Ils doivent parcourir au moins 5 000 miles par an
• La voiture doit coûter au moins 90 % de son profil de véhicule standard du programme (qui ne peut pas être évalué à plus de 56 100 $)
• Les conducteurs doivent être suffisamment assurés

Si vos chauffeurs ne répondent pas à ces exigences, il est préférable de choisir un autre programme de remboursement de véhicule, comme le programme Tax-Free Car Allowance ou Cents per Mile.

REGARDER: Mike Levine explique quand les cents par mile ont du sens. 

L’externalisation de votre programme FAVR présente cet avantage supplémentaire : un gestionnaire de compte externe surveille votre programme et informe les chauffeurs et les administrateurs de tout manquement à la conformité.

Quelles sont les implications fiscales d'un programme FAVR ?

Les employeurs et les employés voient moins d’impôts. Par rapport à une allocation automobile traditionnelle, qui est entièrement imposable, un programme FAVR peut permettre aux entreprises et aux employés d’économiser 30 %.

Lorsque la masse salariale et l’impôt sur le revenu sont tous deux éliminés d’un programme de véhicules au niveau de l’entreprise, des millions de dollars peuvent littéralement être économisés. Ces économies peuvent ensuite être redistribuées aux projets de l’entreprise et dans les poches des conducteurs.

Pour profiter de ces avantages fiscaux, votre programme doit être conforme à toutes les directives de l’IRS.

Quels frais de véhicule les employeurs paient-ils?

Les employeurs remboursent 70 à 75 % des dépenses d’un véhicule dans le cadre de leur programme FAVR. Le raisonnement est qu’un conducteur utilise sa voiture pour le travail environ 5 jours sur 7 de la semaine : cinq jours, c’est 71,4 % de la semaine.

Les employeurs paient une allocation fixe pour les dépenses fixes comme l’assurance, qui sont les mêmes quel que soit le nombre de kilomètres parcourus par un conducteur. Un taux variable en cents par mille est payé pour les dépenses variables engagées en fonction du nombre de milles parcourus. La dépense variable la plus évidente est le carburant.

Quels sont les frais de véhicule payés par les employés ?

Les employés paient environ 25 et 30 % des frais de véhicule, l’hypothèse étant qu’il est utilisé pour des activités personnelles à peu près ce pourcentage du temps.

Le montant que les employés conduisent pour le travail influence le montant qui leur est remboursé, tout comme les prix des dépenses liées à la conduite dans leur région. L’un des grands avantages des programmes FAVR est qu’ils sont sensibles à la région, de sorte que les conducteurs des endroits plus chers, comme les zones urbaines denses, sont équitablement remboursés.

Les chauffeurs et les administrateurs gagnent-ils du temps ?

Les chauffeurs doivent tenir des registres détaillés s’ils veulent des remboursements hors taxes, de sorte qu’un programme FAVR interne avec enregistrement manuel du kilométrage prend du temps. Les applications de kilométrage nécessitent beaucoup moins de temps, c’est pourquoi les entreprises choisissent d’externaliser leurs programmes FAVR.

Il en est de même pour les administrateurs. Les programmes internes prennent du temps, mais les programmes externalisés sont transparents. Cependant, pour les administrateurs qui abandonnent un modèle de flotte, où ils fournissaient des voitures de société aux employés, ils remarqueront immédiatement une réduction de leur charge de travail en passant au FAVR.

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