Torben Robertson

Pourquoi les entreprises paient une allocation voiture hors taxe en 2022

La Tax-Free Car Allowance est un programme de remboursement pour les employés qui conduisent leur véhicule personnel pour le travail. C’est simple et fiscalement avantageux !

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Qu’est-ce qu’une allocation voiture détaxée ?

La publication IRS 463 est un document fiscal sur la base duquel Cardata a conçu un programme de remboursement de véhicule.

L’allocation de voiture hors taxe (TFCA) est un programme de remboursement fiscalement avantageux qui réduit considérablement les coûts du programme de véhicule pour les clients qui abandonnent les allocations et la flotte traditionnelles.

Il s’agit également d’un programme comportant peu de mesures de conformité par rapport au FAVR, ce qui en fait une bonne option pour les entreprises dont les conducteurs utilisent des voitures plus anciennes ou moins chères. Nous l’appelons “FAVR Light”.

Sur notre tableau de bord du programme de véhicules, l’allocation de voiture hors taxe obtient un score parfait de 9/9 ! Lisez la suite pour savoir pourquoi.

Comment administrez-vous un programme d’allocation automobile non imposable?

Nous vous recommandons de sous-traiter ce programme de véhicule à un fournisseur de remboursement de kilométrage comme Cardata.

Les entreprises préfèrent externaliser le programme pour deux raisons.

  1. L’IRS exige que l’assurance de tous les conducteurs soit vérifiée
  2. L’IRS exige que le programme soit responsable, ce qui signifie que le kilométrage doit être enregistré avec une variété d’informations spécifiques

Mesures de conformité

Bien que l’allocation comptable ait beaucoup moins de mesures de conformité qu’un programme FAVR, il est toujours difficile de vérifier en interne l’assurance et de documenter le kilométrage.

Il y a plus de 100 assureurs aux États-Unis, et ils ont tous des polices différentes, il est donc important de s’assurer que chaque conducteur a l’assurance appropriée.

En savoir plus sur l’assurance dont vous avez besoin pour la conduite professionnelle ici.

L’IRS exige également que vous comptabilisiez correctement le kilométrage. Pour ce faire, vous devez vous connecter :

  1. Le but commercial du voyage
  2. Les adresses de début et de fin

Les conducteurs passent de nombreuses minutes à effectuer ces activités chaque jour, s’ils enregistrent le kilométrage manuellement. Pour gagner du temps et de l’argent, les entreprises sous-traitent leur 4nce à des prestataires de remboursement avec des applications mobiles de capture de kilométrage.

Dans une grande population de conducteurs, littéralement des milliers d’heures d’enregistrement de kilométrage sont économisées chaque année grâce à la capture de kilométrage mobile. De plus, avec une application comme Cardata Mobile et un logiciel comme Cardata Cloud, toutes les informations dont l’IRS a besoin sont stockées de manière pratique.

Incidences fiscales pour les employeurs

Lorsqu’une allocation comptable 463 répond à ces mesures de conformité, le programme peut être exonéré d’impôt.

Les employeurs ne paieront d’impôt que sur une indemnité qui dépasse le taux CPM standard. Il s’agit d’une différence significative par rapport à une allocation traditionnelle, où la totalité de l’allocation est imposée quoi qu’il arrive.

Les employeurs peuvent cibler des allocations sous le taux CPM s’ils veulent être 100% exonérés d’impôt, ou ils peuvent cibler au-dessus du taux CPM pour récompenser les employés et voir un peu d’impôt.

Incidences fiscales pour les employés

Lorsqu’il est conforme, et lorsque le chiffre est inférieur ou égal au taux CPM, les employés ne sont pas imposés du tout sur l’allocation de voiture hors taxe.

C’est la grande chose à propos d’un TFCA : il reste plus d’argent dans les poches de vos conducteurs !

Lire la suite : pourquoi vous ne devriez jamais payer aux conducteurs une indemnité de voiture traditionnelle

Frais de véhicule de l’employeur

Avec une allocation de voiture hors taxe, les employeurs paient leurs employés pour qu’ils apportent leur propre véhicule au travail.

En règle générale, les employeurs paieront environ 71 % des frais de véhicule de leur chauffeur, puisque la voiture est utilisée pour le travail 5 jours sur 7.

Frais de véhicule des employés

Les employés fournissent et conduisent leur propre véhicule pour le travail, et ils en paient une partie. Si l’employeur paie environ 71 % des dépenses fixes et variables du véhicule, l’employé en paie 29 %.

C’est un grand avantage pour les conducteurs, qui peuvent ainsi acheter leur propre véhicule pour moins de 30 % de ce qu’il coûterait normalement.

En savoir plus sur les façons dont les conducteurs gagnent avec les programmes de remboursement des véhicules.

Gain de temps conducteur

Les conducteurs doivent tenir des registres appropriés s’ils veulent des remboursements en franchise d’impôt, de sorte qu’un plan TFCA administré en interne entraîne plus de travail pour les conducteurs.

Cependant, lorsque le programme est externalisé, beaucoup de temps est récupéré. Cardata Mobile est un système “réglez-le et oubliez-le” qui suit automatiquement le kilométrage après une configuration initiale. Les conducteurs n’ont pas à se soucier de l’enregistrement des données requises par l’IRS, et pourtant ils reçoivent toujours des remboursements en franchise d’impôt.

De plus, comme il y a moins de mesures de conformité qu’avec le FAVR, les conducteurs ont moins de soucis à se faire et, par conséquent, le TFCA prend moins de temps que le FAVR.

Gain de temps pour l’administrateur

La charge administrative de TFCA est inférieure à FAVR. Elle est à peu près égale à celle d’une allocation traditionnelle. TFCA consomme de loin moins d’heures d’administration que les opérations de flotte.

Pourquoi les directeurs financiers aiment-ils une allocation comptable ?

Les directeurs financiers choisissent une allocation comptable parce qu’elle est plus rentable qu’une allocation de voiture traditionnelle ou un véhicule appartenant à l’entreprise. Il a également le potentiel d’être moins cher que les remboursements au taux standard CPM – c’est à l’entreprise de décider si elle veut payer le taux plein ou moins.

Un taux inférieur au taux CPM est généralement basé sur des remboursements régionaux. Cardata utilise ses propres sources de données pour calculer les coûts réels de la conduite dans chaque région. Il existe des différences considérables entre les coûts de conduite sur la côte du golfe et la côte ouest, par exemple.

Pourquoi les conducteurs aiment-ils l’allocation de voiture hors taxe ?

Les conducteurs apprécient l’allocation de voiture hors taxe, car elle leur permet d’augmenter la valeur nette de leur véhicule. Ils ne doivent payer qu’environ 30 % de leurs frais de véhicule fixes et variables.

De plus, comme le programme comporte moins de mesures de conformité, les conducteurs peuvent conduire des voitures plus anciennes et moins chères. Avec le FAVR, en revanche, un véhicule n’est pas éligible au remboursement lorsqu’il a plus de 7 ans.

Conclusion

Une allocation de voiture hors taxe pourrait faire économiser à votre entreprise des milliers, des dizaines ou des centaines de milliers de dollars par an, si vous utilisez un véhicule appartenant à l’entreprise ou une allocation traditionnelle.

Si vous êtes intéressé par les programmes de remboursement des véhicules (« VRP »), mais que vos conducteurs ont des véhicules plus anciens et moins chers, alors une allocation de voiture hors taxe est une excellente option.

VRP-curieux ? Planifiez un appel avec nous aujourd’hui. Nous avons également d’autres excellents programmes. En savoir plus sur :

  1. Remboursements à Taux Fixe et Variable (“FAVR”)
  2. Remboursements en cents par mille (“CPM”)

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