Qu’est-ce qu’une allocation de véhicule ?

Introduction

Si vos employés conduisent leur véhicule personnel pour le travail, l’offre d’une allocation de véhicule ou d’une indemnité de voiture est une option souple et directe qui permet d’alléger les coûts d’entretien. Il est toutefois important de comprendre la différence entre une allocation de véhicule et un programme de remboursement des frais kilométriques, ainsi que l’impact de leur structure fiscale sur votre entreprise et vos employés. Cet article présente ces différences clés afin d’aider les employeurs à déterminer quel programme d’allocation ou de remboursement de frais de véhicule convient le mieux à leur entreprise. 

Qu’est-ce qu’une allocation de véhicule ?

Une allocation de véhicule[1] est une indemnité mensuelle fixe versée aux employés pour les aider à couvrir les frais liés à l’utilisation de leur véhicule personnel pour le travail, y compris l’essence, l’assurance et l’entretien général. 

Les allocations de véhicule permettent aux employés de conduire leur propre voiture pour leurs déplacements professionnels au lieu d’être limités à un parc automobile appartenant à l’entreprise, ce qui peut s’avérer coûteux et difficile à gérer pour les employeurs. En outre, les programmes d’allocations sont moins risqués, car le risque d’assurance est plus élevé lorsque l’employeur possède un parc automobile.

À l’inverse, les programmes “Cents per Mile” sont variables, ce qui signifie que les employés sont remboursés en fonction du nombre de kilomètres qu’ils parcourent par mois. Ces programmes sont souvent basés sur le taux standard de l’IRS.

Il existe trois types de programmes de remboursement : 

Taux fixe et variable (FAVR) : Un programme FAVR prend en compte les coûts fixes et variables, offrant ainsi aux employés un cadre complet pour gérer les frais de transport. En prenant en compte des éléments tels que l’assurance, la dépréciation, le carburant et l’entretien, le programme FAVR garantit une structure de remboursement précise et adaptée aux besoins uniques de chaque individu. En bref, le programme FAVR atténue le fardeau imposé aux employés et favorise un sentiment de stabilité financière au sein de l’organisation qui l’utilise.

Indemnité de responsabilité : Également connu sous le nom d’indemnité de voiture exonérée d’impôt, ce système permet aux employés de recevoir une somme pour leurs frais de transport, qu’ils doivent comparer au taux de l’IRS pour déterminer si elle est imposable. Les indemnités comptables protègent contre les abus et permettent aux employés d’adapter leurs remboursements à leurs habitudes de voyage, tout en respectant les paramètres établis par l’Internal Revenue Service (IRS) dans le document 463.

Cents per Mile (CPM) : Programme simple, conforme à l’IRS et facile à mettre en œuvre, l’approche “Cents per Mile” rationalise les remboursements en les basant sur le nombre de kilomètres parcourus. Avec un minimum de paperasserie et de documentation, le CPM simplifie la charge administrative pour les employés et les employeurs ; il est simple et sans ambiguïté. 

Pour 2023, les taux kilométriques standard pour l’utilisation d’un véhicule sont les suivants :

65,5 cents par mile parcouru pour un usage professionnel,

22 cents par mile parcouru à des fins médicales ou de déménagement pour les membres actifs qualifiés des forces armées, conformément à l’augmentation du taux de mi-année fixé pour le second semestre de 2022,

14 cents par mile parcouru au service d’organisations caritatives.

[1] Indemnités pour frais d’essence : Réponses à 9 questions courantes | Compt   

Comment les allocations pour frais de véhicule et les programmes de remboursement sont-ils imposés ?

Les implications fiscales d’une allocation de véhicule dépendent de la structure du programme.

À moins que les employés ne suivent leur kilométrage exact dans le cadre d’un plan de responsabilisation, l’IRS considère les allocations de véhicule comme une compensation, et donc comme un revenu imposable, ce qui signifie que les conducteurs et les employeurs se retrouvent tous deux avec moins d’argent[2].

Un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) permet toutefois aux employeurs de rembourser les employés sans payer d’impôts, mais un programme FAVR bien conçu n’est pas nécessairement exempt d’impôts. Les conducteurs doivent respecter les trois principales règles fiscales relatives au programme FAVR : 

● Conformité du coût du véhicule,

● Respect de l’âge du véhicule,

● la règle des 5 000 miles.

Si les conducteurs se conforment à ces règles, aucun revenu imposable ne leur sera réclamé sur leurs remboursements FAVR. Dans le cas contraire, une formule de l’IRS sera appliquée pour tester leur remboursement au regard de l’impôt .

[2] Publication 463 (2022), Travel, Gift, and Car Expenses (frais de voyage, de cadeau et de voiture)

Comment fonctionne une allocation pour frais de véhicule ?

Les allocations pour frais de véhicule peuvent être distribuées de plusieurs manières. Les entreprises offrent aux employés soit un paiement anticipé, comme une allocation, soit un remboursement à terme échu, comme un programme de remboursement des frais de véhicule.

Une allocation de véhicule standard ou une allocation de voiture est généralement incluse dans le salaire. Le salarié peut alors décider de l’utilisation de l’argent – essence, usure ou autres frais. Les employés qui reçoivent une allocation de voiture standard ne sont pas tenus de suivre et d’enregistrer leur kilométrage ou de justifier l’utilisation de leur véhicule – il s’agit essentiellement d’un avantage. Mais le dépassement de l’allocation peut compliquer les choses.

Quels sont les emplois qui offrent une allocation de véhicule ?

Une indemnité de voiture ou une allocation de véhicule peut être un avantage pour les cadres, mais de nombreux postes dans tous les secteurs exigent que les employés utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur travail, notamment les représentants des ventes externes dans des secteurs tels que l’industrie pharmaceutique, la restauration et la distribution d’alcool, les merchandisers, les chauffeurs-livreurs, les techniciens sur le terrain et les consultants en gestion. En fait, tout emploi exigeant des employés qu’ils se déplacent en voiture pour leur travail donne droit à une allocation.

Qu’est-ce qu’une allocation pour frais d’essence ?

Une allocation d’essence est un remboursement mensuel fixe des frais d’essence des employés. Techniquement, les entreprises peuvent distribuer des cartes d’essence comme allocations de carburant, mais elles sont imposables à moins que les employés ne suivent et n’enregistrent leur kilométrage exact. En outre, la distribution de cartes-cadeaux de tiers en lieu et place d’une rémunération directe peut s’avérer compliquée lorsqu’il s’agit de se conformer aux directives fiscales de l’IRS.

Quelle est l’allocation moyenne pour le véhicule ?

Une analyse interne révèle que l’allocation moyenne pour un véhicule est d’environ 600 dollars par mois. Cela dit, les allocations sont quelque peu arbitraires et peuvent être limitées, en fonction de l’utilisation réelle du véhicule par les employés. Et n’oubliez pas que lorsque vous utilisez une allocation imposable, vous perdez en moyenne 30 % en gaspillage fiscal. 

Conclusion

Les primes de mobilité sont simples, flexibles et faciles à mettre en œuvre. Elles éliminent le besoin d’une voiture de société, permettent aux employés de conduire leur propre véhicule et ne les obligent pas à suivre et à enregistrer leur kilométrage. Mais elles sont également taxées, ce qui fait que les employés et les employeurs y perdent. En outre, les indemnités peuvent être arbitraires et ne pas refléter les frais de conduite exacts en l’absence de suivi du kilométrage. Les solutions de rechange non imposables, comme les programmes FAVR, offrent tous les avantages des indemnités et tiennent compte des données sur le kilométrage en temps réel. C’est pourquoi ils sont le choix de Cardata pour maximiser les économies et favoriser l’équité au sein des organisations.

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