Quelles dépenses les indemnités de voiture remboursent-elles ?

AAG : Conduire un véhicule personnel pour le travail entraîne pas mal de dépenses que les conducteurs doivent être remboursés. Voici un aperçu des coûts à couvrir lors du calcul de votre allocation de voiture.

Les allocations de voiture permettent aux employeurs de rembourser correctement les employés qui conduisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ils sont un moyen courant pour les entreprises de financer les flottes appartenant aux employés, et ils peuvent être particulièrement utiles car les coûts de conduite peuvent s’accumuler rapidement.

Des vidanges d’huile à la dépréciation de la voiture, plusieurs dépenses doivent être prises en compte lors du calcul d’une indemnité équitable pour vos conducteurs et conforme à la réglementation fiscale fédérale. Déballons tout ce dont vous devez tenir compte lorsque vos employés mobiles sont sur la route.

Quelles dépenses les indemnités remboursent-elles ?

Les dépenses se répartissent généralement en deux catégories principales : fixes et variables. Les dépenses fixes sont celles qui restent les mêmes, quelle que soit la durée de conduite d’une voiture. Ceux-ci comprennent des coûts tels que l’amortissement ou les paiements de location, les primes d’assurance, les frais de licence et d’enregistrement et les taxes foncières personnelles.

D’autre part, les dépenses variables sont celles qui changent en fonction de facteurs externes fluctuants tels que les montants mensuels de kilométrage et les prix du marché régional. Les dépenses de cette catégorie comprennent le carburant, les vidanges d’huile, les pneus, l’entretien courant et les réparations.

Bien que les allocations de voiture puissent être un moyen pratique de rembourser ces dépenses aux employés, elles vous exposent à l’imposition si vous n’êtes pas précis dans le suivi de vos dépenses. Pour éviter d’éventuelles obligations fiscales, nous vous suggérons fortement de conserver des registres précis de toutes les dépenses liées à la voiture, y compris les reçus pour l’essence, les réparations et l’entretien. En fait, certains plans d’allocation de voiture, comme les programmes fixes et variables (FAVR) et les remboursements en cents par mile (CPM), nécessitent un enregistrement détaillé du kilométrage. Pour plus d’informations sur les réglementations fiscales pour certains types de plans d’allocation de voiture, veuillez consulter Le guide ultime de l’allocation de voiture pour 2023.

Voyons comment chaque type de dépense est pris en compte dans votre plan d’allocation de voiture.

Amortissements et loyers

Une voiture qui a cinq ans ne vaut pas autant qu’elle l’était lorsqu’elle était neuve. Il s’agit de la dépréciation – une perte de valeur monétaire fixe que les conducteurs peuvent être remboursés lorsqu’ils utilisent le même véhicule pour le travail sur une longue période de temps.

Le calcul de l’amortissement à des fins de remboursement peut être effectué en consultant le tableau d’amortissement de votre véhicule, qui fournit une estimation de la valeur du véhicule au fil du temps. Ou, vous pouvez également utiliser un calculateur d’amortissement comme celui-ci, qui prend en compte des facteurs tels que le prix d’achat, l’âge et le kilométrage du véhicule pour déterminer sa valeur d’amortissement. Une fois que vous avez déterminé la valeur d’amortissement du véhicule, vous pouvez ensuite en faire la moyenne sur votre période de remboursement (à des fins de continuité dans cet article, nous irons avec un mois) et l’ajouter à la valeur totale de votre allocation de voiture.

Par exemple, supposons qu’un employé conduise une KIA K5 2023 d’une valeur de 30 000 $. Chaque année, votre employé parcourt en moyenne 13 500 milles, ce qui place sa voiture à un taux de dépréciation annuel de 10 %. Donc, après un an, cela signifie que la valeur de leur véhicule chutera à 27 000 $. Divisez la différence de 3 000 $ par 12 mois et les fonds nécessaires pour tenir compte de l’amortissement seul seront de 250 $.

Le processus est légèrement différent pour les paiements de location. Comme ils sont déjà structurés en mensualités fixes, le loyer peut être déduit du montant du remboursement mensuel. Toutefois, si le remboursement est versé directement à l’employé, le pourcentage d’utilisation commerciale doit d’abord être établi.

Pour ce faire, vous devrez déterminer le pourcentage de temps d’utilisation du véhicule à des fins professionnelles (si votre employé conduit 5 jours sur 7, par exemple, le pourcentage serait de 71,4 %). Ensuite, tenez compte de ce pourcentage dans les paiements de location mensuels de votre employé. Si le paiement de location mensuel de votre employé est de 500 $, multipliez ce montant par 0,714 pour obtenir un remboursement mensuel de 357 $.

N’oubliez pas que le but est d’indemniser les employés pour leur utilisation professionnelle du véhicule – tous les autres cas d’utilisation des allocations de voiture sont considérés comme un revenu imposable.

Les primes d'assurance

Les primes d’assurance sont une autre dépense fixe incluse dans les allocations de voiture. Une assurance est en fait requise pour les indemnités de voiture à taux fixe et variable (FAVR) non imposables, car elle offre une protection en cas d’accident ou d’autres incidents pouvant survenir lorsque le véhicule est utilisé à des fins professionnelles.

Rembourser les employés pour les primes d’assurance est aussi simple que de rembourser à votre équipe les dépenses professionnelles mensuelles de l’assurance, qui peuvent généralement aller de 50 $ à 150 $ par mois selon le niveau de couverture. Cela peut aider à réduire le fardeau financier des employés qui utilisent leur véhicule personnel pour les affaires, tout en affirmant que votre entreprise facilite un environnement de travail sûr et proactif.

Frais de licence et d'enregistrement

Ces frais fixes sont exigés par la loi et peuvent varier selon l’état et le type de véhicule. Par exemple, en Californie, les frais d’immatriculation d’un véhicule de tourisme sont calculés en fonction de la valeur du véhicule et peuvent aller de 46 $ à plus de 250 $ par an. Au Texas, les frais d’immatriculation d’un véhicule de tourisme sont un forfait de 50,75 $ par an (à partir de 2023).

Pour déterminer le montant de ces frais à rembourser, les entreprises peuvent faire la moyenne du coût annuel des frais de licence et d’enregistrement et le diviser par 12 pour obtenir un montant de remboursement mensuel. En incluant ces frais dans l’allocation de voiture, les employés peuvent être sûrs qu’ils disposent des fonds nécessaires pour maintenir leur véhicule immatriculé et en conformité avec les lois de l’État.

Gardez à l’esprit que si les employés n’enregistrent pas leur véhicule ou ne renouvellent pas leur permis à temps, ils peuvent encourir des frais de retard ou d’autres pénalités. Pour éviter cela, vous pouvez demander aux employés de fournir une preuve d’inscription ou de licence comme condition de remboursement.

Taxes foncières personnelles

Les impôts fonciers personnels sont des impôts annuels évalués par les gouvernements des États et locaux sur les biens personnels tels que les véhicules, les bateaux et les avions. Dans le contexte des allocations de voiture, les impôts fonciers désignent les taxes sur le véhicule personnel de l’employé utilisé à des fins professionnelles.

Comme les frais d’immatriculation et de licence, ils varient également selon l’État, et le remboursement des conducteurs pour ces dépenses peut rendre l’utilisation de leurs véhicules pour le travail plus financièrement réalisable. Pour les États où les taxes foncières personnelles sont déduites, vous pouvez faire la moyenne du montant de la taxe sur la période de remboursement et l’inclure dans votre décompte mensuel. Par exemple, si l’impôt foncier personnel de l’employé pour l’année est de 300 $, le montant du remboursement mensuel serait de 25 $.

Comme mentionné, vous voudrez peut-être faire un peu de recherche sur les taxes foncières pour votre état. Vous pouvez utiliser des ressources telles que les sites Web fiscaux de l’État ou consulter les évaluateurs fiscaux locaux pour déterminer le montant correct de la taxe.

Prix ​​du carburant

Les coûts du carburant ont considérablement augmenté ces dernières années, ce qui a augmenté le coût de la conduite pour les employés mobiles. En tenant compte des fluctuations des prix du carburant, vous pouvez vous assurer que vos employés disposent des fonds nécessaires pour couvrir le coût du carburant lorsqu’ils remplissent leurs obligations professionnelles.

Puisqu’il s’agit d’un coût variable, nous recommandons aux employés de tenir un journal de kilométrage pour suivre le coût de chaque recharge de gaz tout au long de la période de remboursement pour un montant d’allocation précis. Consultez notre blog sur les impacts du prix de l’essence sur les remboursements de kilométrage pour découvrir comment les coûts de carburant doivent être calculés pour différents types d’allocations de voiture.

Autres dépenses variables : vidanges, pneus, entretien courant, réparations

Outre les frais de carburant, les indemnités de voiture peuvent également inclure le remboursement d’autres dépenses variables telles que les vidanges d’huile, les pneus, l’entretien courant et les réparations. Avec ces dépenses, les prix régionaux varieront.

Par exemple, le coût d’une vidange d’huile dans une ville animée comme New York peut être considérablement plus élevé que le coût d’une vidange d’huile dans une petite ville de la Caroline du Sud rurale. Consultez les fournisseurs de services locaux ou les calculateurs de coûts en ligne pour obtenir des estimations exactes.

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