Vous utilisez un programme d’allocation de véhicule ? Cela peut sembler facile, mais cela vous coûte de l’argent

Disons que vous étiez dans une entreprise qui offre un programme d’allocation de véhicule, souvent appelé «taux forfaitaire». Il y a de fortes chances qu’un jour vous passiez devant un bureau et que vous entendiez l’un de vos meilleurs commerciaux dire à un collègue que payer de sa poche l’essence et l’entretien de sa voiture alors que l’allocation mensuelle était inférieure aux coûts réels était : « Obtenir vraiment vieux.” Drapeau rouge!

À première vue, un programme d’allocation de véhicule a son attrait. L’argent versé est prévisible d’un mois à l’autre, vous pouvez donc gérer un budget fixe. Payer le même montant à tout le monde semble être une politique équitable, même si vous deviez « deviner » ce que cela devrait être. Et même si cela peut être un peu gênant à admettre, l’attitude « c’est comme ça que nous avons toujours fait » peut être réconfortante, surtout lorsqu’il s’agit de gérer les tâches administratives du VRP.

Mais que se passe-t-il lorsque vous ajoutez des employés, ce qui devrait être un “bon problème ?” Et si le directeur financier vous demandait de l’aider à trouver des moyens de réduire les dépenses ? Le roulement du personnel est coûteux; il est important de garder les gens heureux, en particulier vos “stars”, qui incluent les personnes qui gèrent tous ces processus internes dont dépend l’entreprise.

Deux choses sont certaines – les impôts sur les sociétés et les impôts sur le revenu

Les programmes d’allocation de véhicule existent depuis longtemps. Si vous en utilisez un, il est temps de réévaluer, car même si cela semble être le moyen le plus simple, ce n’est pas le plus rentable. Voici pourquoi.

Premièrement, les indemnités de véhicule sont considérées comme une rémunération pour les employés, de sorte que l’entreprise verse 7,65 % de FICA sur chaque dollar et que le conducteur est responsable de sa part d’impôt sur le revenu au Département du Trésor. En quoi cela se résume-t-il ? Faisons un peu de calcul, en supposant une allocation de 500 $/mois par conducteur.

• Allocation de 500 $/mois X 7,65 % = 38,25 $, donc les dépenses d’entreprise sont de 538,25 $
• En supposant que le conducteur se situe dans la tranche de 22 % (revenu de 40 000 à 85 000), il doit 110 $, donc son allocation réalisée est de 390 $. Les hauts salariés atteignent des tranches d’imposition plus élevées, de sorte qu’ils paient plus d’impôts et gagnent moins.

Ensuite, il y a de bonnes raisons pour que votre équipe de paie veuille retirer l’administrateur VRP de son assiette collective – le processus bihebdomadaire est plein de variables telles que les embauches/licenciements, les ajustements salariaux, la vérification des primes et les saisies-arrêts. Les systèmes de paie d’entreprise populaires, même dans notre monde à la pointe de la technologie, engloutissent une énorme quantité de ressources à chaque fois que la paie arrive. Ajouter des rapports de fin d’année et d’autres rapports périodiques ? Oy.

La deuxième partie des grognements entendus dans le couloir pourrait très bien inclure : « Je pourrais passer à – insérer le nom de l’entreprise du concurrent ici – où ils utilisent une application mobile pour suivre le kilométrage et ajuster la rémunération en fonction des coûts régionaux pour tout, de l’assurance à l’essence. De plus, ils externalisent l’administration, vous avez donc une équipe d’experts qui peut vous aider lorsque vous avez des questions.

Mise à jour du taux d’imposition standard !

Si vous utilisez le taux standard de l’IRS pour le remboursement ou vos dépenses personnelles, veuillez lire nos articles de blog de janvier qui fournissent des détails sur le taux 2021. Alerte spoiler : il baisse aux États-Unis et augmente au Canada.

Il existe une meilleure façon de VRP

Une bonne gestion d’entreprise comprend la reconnaissance des opportunités de réduction des coûts et d’optimisation des ressources. Les questions justes sont les suivantes : contre quoi devrions-nous échanger notre processus métier à coûts fixes et bien ancré ? Qu’est-ce qui est le mieux pour notre entreprise ?

Nous répondrons à ces questions en évaluant vos besoins et vos objectifs, puis nous adapterons un VRP idéal pour votre entreprise. Nous prenons également en charge tout ou partie de la charge administrative. Tu décides. Les programmes Cardata Fixed and Variable Rate (FAVR) offrent des avantages en termes de coûts et d’utilisation des ressources pour l’entreprise. Notre application mobile, Cardata Mobile, fournit un suivi GPS transparent et une capture automatique du kilométrage, ainsi qu’un transfert de données en temps réel vers le cloud pour un stockage, un accès et des rapports sécurisés. Et lorsqu’il est conforme aux règles FAVR, le gros plus est que le remboursement est non imposable. Voilà une belle façon de se faire rembourser !

Mieux encore, au lieu de se plaindre à des collègues de confiance de leur indemnité, vos collègues les plus performants seront

concentrés sur leurs responsabilités premières.

À propos de Cardata : Cardata propose des programmes de remboursement de véhicules pour la main-d’œuvre mobile. Les services Cardata permettent d’économiser de l’argent, de réduire les risques et de supprimer l’administration. Les programmes Cardata sont conformes à l’IRS et à l’ARC.

Mégane Dean
Responsable du développement commercial | Cardata
Directe : 303-434-3307
[email protected]
www.cardata.co