Guide des avantages fiscaux d’un programme FAVR à l’intention des professionnels de la finance

Si vous devez gérer les frais de véhicule des employés qui conduisent à des fins professionnelles, il est courant que les professionnels de la finance aient beaucoup de décisions à prendre. Les allocations automobiles traditionnelles et les voitures de société s’accompagnent de nombreuses charges financières et fiscales, mais il existe une autre option beaucoup plus viable : le programme FAVR (Fixed and Variable Rate).

Dans ce blog, je vais expliquer pourquoi un plan de remboursement FAVR vaut la peine d’être envisagé, en particulier pour les équipes financières qui cherchent à gérer les coûts et à assurer la conformité à l’IRS.

Qu'est-ce qu'un programme FAVR ?

Un programme FAVR est un modèle de remboursement qui combine deux éléments que la plupart des responsables financiers connaissent bien : les coûts fixes (comme la dépréciation, les frais d’enregistrement et l’assurance) et les coûts variables (le carburant, l’entretien et l’usure).

L’intérêt principal pour les entreprises et les employés est que ce programme est conçu pour fournir le remboursement le plus équitable et le plus précis possible pour l’utilisation d’un véhicule personnel, en fonction de la localisation régionale spécifique de l’employé, du type de véhicule et des dépenses réelles.

Très souvent, les entreprises se retrouvent à payer des impôts inutiles pour leurs programmes de véhicules non conformes. Contrairement aux programmes d’allocation de voiture ou à l’utilisation du taux kilométrique standard de l’IRS, un remboursement FAVR est exonéré d’impôts, pour autant qu’il respecte les directives de l’IRS. C’est une grande victoire pour les entreprises qui veulent éviter de payer un revenu imposable inutile et pour les employés qui veulent voir plus sur leur compte en banque chaque jour de paie.

Quels sont les avantages fiscaux d'un programme FAVR ?

1. Des remboursements non imposables

Dans le cadre d ‘un programme FAVR intelligemment structuré, les remboursements des frais de kilométrage et de véhicule des employés mobiles ne sont pas considérés comme un revenu imposable. Il s’agit d’un avantage considérable par rapport à d’autres programmes d’allocation de voiture plus traditionnels, où le montant total de l’allocation est souvent considéré comme un revenu et donc soumis à l’impôt sur le revenu. Un plan FAVR prévoit des paiements non imposables qui correspondent aux dépenses réelles des conducteurs, ce qui évite à l’entreprise et à l’employé d’avoir à payer des impôts inutiles.

2. Il est conforme aux directives de l’IRS

Pour que les remboursements soient exonérés d’impôt, un programme FAVR doit respecter les règles strictes approuvées par l’IRS. Tout d’abord, un programme de remboursement de véhicule (VRP) tel que le FAVR ne peut être considéré comme un plan responsable que si les employés justifient leur kilométrage et leurs dépenses professionnelles au moyen de carnets kilométriques, de reçus et d’autres documents. Le programme FAVR rembourse les coûts fixes et variables uniquement pour l’utilisation professionnelle, ce qui en fait une alternative conforme et adaptée à l’IRS aux allocations de voiture imposables.

3. Un remboursement très précis

Il est assez courant que les indemnités kilométriques traditionnelles, les taux « Cents per Mile » et même les flottes ou les voitures de société offrent un modèle de remboursement « unique ». Mais le kilométrage et les frais professionnels ne sont pas uniformes, surtout pas dans toutes les régions et tous les États. Par exemple, les frais de véhicule et de carburant en Californie ne sont pas les mêmes qu’au Texas ou en Floride. Un programme de remboursement FAVR prend en compte la localisation de l’employé et le type de voiture, ce qui signifie un remboursement plus précis des frais liés au véhicule, basé sur les conditions réelles du marché.

Cela permet non seulement de rendre vos remboursements plus équitables pour vos employés mobiles, mais aussi de minimiser le risque de sur-remboursement ou de sous-remboursement, qui peuvent tous deux avoir un impact négatif sur les finances de votre entreprise au fil du temps.

4. Elle peut réduire la charge fiscale de la masse salariale

Les programmes d’allocation de voiture ou les dispositions relatives à la voiture de fonction qui apparaissent comme faisant partie de la rémunération d’un employé peuvent gonfler les charges sociales. En revanche, un programme FAVR réduit cette charge. En ne remboursant que les dépenses non imposables, les entreprises peuvent minimiser les charges sociales tout en veillant à ce que les salariés soient pleinement indemnisés pour leur kilométrage professionnel et leurs frais de véhicule.

Comment réduire les coûts sans compromettre l'efficacité

Outre les avantages fiscaux, un programme FAVR aide les professionnels de la finance à mieux contrôler les dépenses globales liées aux véhicules. Avec les programmes traditionnels, les entreprises sont souvent confrontées au fardeau administratif que représentent le suivi de chaque kilomètre et la gestion des coûts fixes des véhicules. Les programmes FAVR, en revanche , peuvent automatiser le suivi et l’enregistrement des kilomètres grâce à des applications, ce qui facilite le suivi et l’enregistrement des kilomètres parcourus par les employés et le traitement des remboursements par les entreprises.

De plus, les calculs des taux fixes et variables s’ajustent automatiquement dans l’application en fonction de facteurs tels que la dépréciation, les frais d’enregistrement et le coût du carburant dans chaque région/état, ce qui signifie que les employés sont remboursés sur la base de leurs coûts réels plutôt que sur la base de taux arbitraires déterminés à l’avance. Cela réduit le risque de surpayer les indemnités ou de les rembourser de manière inexacte, ce qui peut arriver assez fréquemment dans le cadre d’un programme d’indemnités forfaitaires pour les véhicules.

Le système FAVR contribue à la satisfaction et à la fidélisation des employés

Non seulement un plan FAVR contribue à rationaliser les dépenses de votre entreprise, mais il constitue également une option attrayante pour les employés mobiles. Imaginez que vous disiez à vos employés que le remboursement de leur véhicule ne sera plus imposé comme un revenu imposable et qu’ils recevront des paiements couvrant la totalité de leurs dépenses réelles pour l’utilisation professionnelle. C’est une raison convaincante pour que vos employés mobiles soient heureux et restent à leur poste. Ce programme apporte également un niveau supplémentaire de transparence et d’équité dans les taux de remboursement, ce que les travailleurs d’aujourd’hui apprécient.

Un programme FAVR est-il adapté à votre entreprise ?

Si votre entreprise offre un programme d’allocations automobiles imposables et que vous, votre service des ressources humaines ou une équipe administrative s’occupe de tous les tracas liés à la gestion des voitures de fonction, un programme FAVR peut être une solution viable qui permet de réaliser des économies d’impôt, d’améliorer la satisfaction des employés et de réduire le travail administratif. Il est particulièrement adapté aux entreprises dont les employés sont mobiles et qui ont besoin de remboursements équitables, précis et non imposables pour leurs kilomètres parcourus dans le cadre de leur travail.

Avant de lancer votre programme FAVR, il est important de s’assurer qu’il répond à toutes les exigences de l’IRS en matière de remboursement non imposable, ce qui le qualifie de plan responsable. Cela signifie que vous devrez mettre en place un processus de suivi des kilomètres, de documentation des dépenses et de calcul des taux de remboursement qui soit conforme à toutes les directives de l’IRS. En vous associant à un partenaire de véhicules comme Cardata, un fournisseur de solutions FAVR, vous pouvez simplifier ce processus et vous assurer que vous ne manquez pas de déductions fiscales ou d’avantages importants.

Conclusion

Pour les professionnels des finances qui cherchent à réduire leur responsabilité fiscale tout en fournissant des remboursements justes et précis pour le kilométrage professionnel, un programme FAVR offre une solution puissante. Il permet à votre entreprise de rester en conformité avec les règles de l’IRS, de réduire le fardeau des charges sociales et de faire bénéficier les employés de remboursements non imposables. Si vous êtes prêt à explorer un plan FAVR, il est temps d’évaluer votre stratégie actuelle de remboursement des véhicules et de voir comment le passage à un FAVR pourrait être bénéfique à la fois pour vos résultats financiers et pour votre équipe.

Sources

1. Lignes directrices de l’IRS sur les plans responsables: https://www.irs.gov/

2. Avantages fiscaux des programmes FAVR: https://www.cpapracticeadvisor.com/

3. Meilleures pratiques en matière de remboursement des frais kilométriques: https://www.shrm.org/