Ne pas utiliser votre programme FAVR de manière optimale : Manque de formation VRP pour les conducteurs et les administrateurs

La gestion du parc automobile a beaucoup évolué depuis l’époque des voitures de fonction et des indemnités pour frais de véhicule. Aujourd’hui, des outils tels que le programme FAVR offrent aux entreprises des solutions flexibles et rentables pour le remboursement des véhicules, tout en respectant les règles de l’IRS. Cependant, même les programmes de remboursement les mieux conçus peuvent s’avérer inefficaces si les conducteurs et les administrateurs ne reçoivent pas une formation adéquate. Sans une compréhension claire du fonctionnement de ces programmes, les entreprises risquent de passer à côté d’avantages fiscaux importants, de créer des inefficacités et de frustrer leur personnel mobile.

Voici pourquoi la formation des conducteurs et des administrateurs est très importante pour tirer le meilleur parti de votre plan de remboursement FAVR – et comment relever ces défis.

Le coût caché d'une formation inadéquate

Les conducteurs ont du mal à s’adapter

En l’absence de conseils appropriés, les conducteurs comprennent souvent mal les aspects essentiels des programmes de remboursement des véhicules. Par exemple, beaucoup ne savent pas comment suivre le kilométrage professionnel, documenter les registres de kilométrage ou calculer les dépenses variables comme le prix de l’essence, les primes d’assurance et les frais d’immatriculation. Cela peut conduire à :

• Des erreurs dans les applications de suivi du kilométrage, entraînant des remboursements inexacts.
• Frustration face à des exigences de kilométrage élevées et à des retards de remboursement.
• L’anxiété de couvrir les coûts réels des véhicules personnels utilisés à des fins professionnelles.

Les administrateurs font face à des charges supplémentaires

Les administrateurs qui n’ont pas reçu de formation adéquate peuvent se retrouver dépassés par les exigences de l’administration du programme FAVR. Les défis les plus courants sont les suivants

• Une mauvaise gestion des directives de l’IRS concernant les coûts fixes et variables.
• Difficultés à mettre en œuvre des systèmes de remboursement de taux variables précis.
• L’incapacité à garantir la conformité de la flotte et le respect des règles de l’IRS en matière de taux kilométrique.

Le résultat ? Les administrateurs subissent un stress inutile, les conducteurs perdent confiance dans le système et les entreprises ne profitent pas des avantages fiscaux que procure un plan de remboursement FAVR.

Pourquoi la formation est la clé d'un programme FAVR optimal

Des processus rationalisés pour les administrateurs de régime

La formation permet aux administrateurs du plan d’acquérir les connaissances nécessaires pour gérer les dépenses déductibles, les taux kilométriques standard et les taux variables de référence. Cela permet de garantir

• la conformité avec les règles fiscales de l’IRS et les procédures de recouvrement.
• Le traitement précis des remboursements pour les kilomètres parcourus à des fins professionnelles.
• Une réduction du gaspillage fiscal et un meilleur contrôle des coûts de conduite.

Des conducteurs responsabilisés, des équipes satisfaites

Pour les employés mobiles, la formation permet de dissiper la confusion autour du suivi des kilomètres parcourus à des fins professionnelles et de l’éligibilité au remboursement. Les conducteurs apprennent à

• Utiliser efficacement les applications de suivi du kilométrage pour un remboursement précis.
• Comprendre les avantages financiers des remboursements non imposables et des ajustements de coûts variables.
• Éviter les problèmes de conformité grâce à des conseils clairs sur la séparation entre l’utilisation professionnelle et l’utilisation personnelle.

Cela permet non seulement de renforcer la satisfaction des employés, mais aussi de fidéliser les commerciaux et les autres membres de la main-d’œuvre mobile en leur montrant que leurs préoccupations sont prises au sérieux.

Comment Cardata comble le fossé de la formation

Chez Cardata, nous savons que le succès d’un programme de remboursement des frais de véhicule dépend de la façon dont il est mis en œuvre et compris. C’est pourquoi nous nous associons aux entreprises pour fournir un soutien pratique aux conducteurs et aux administrateurs.

Formation des conducteurs

• Des conseils simplifiés pour le suivi des kilomètres parcourus à l’aide d’une application intuitive de suivi des kilomètres.
• Transparence sur les avantages du remboursement FAVR.
• Aide à la résolution des problèmes liés à la dépréciation et à la responsabilité personnelle.

Formation des administrateurs

• Outils et meilleures pratiques pour assurer la conformité à l’IRS en toute simplicité.
• Formation pour simplifier les calculs complexes des coûts fixes, des coûts variables et des taux de remboursement des frais kilométriques.
• Ressources pour rationaliser les flux de travail internes, afin de garantir l’efficacité et la précision de l’ensemble.

Grâce à une approche globale de la formation, Cardata aide les entreprises à exploiter tout le potentiel de leurs solutions de remboursement tout en maintenant des opérations fluides.

La formation comme mesure d'économie

Une formation adéquate n’est pas seulement une question de conformité, c’est aussi une question de maximisation du retour sur investissement. Lorsque les employés mobiles et les administrateurs savent comment optimiser un programme FAVR, les entreprises peuvent :

• Éviter des erreurs coûteuses en matière de conformité du parc automobile ou des pénalités fiscales de l’IRS.
• Réduire les coûts de conduite, qu’il s’agisse des primes d’assurance ou des conducteurs dont le kilométrage est sous-déclaré.
• Améliorer la rétention et la productivité en favorisant la confiance et la clarté parmi les membres de l’équipe.

Étude de cas

Une entreprise avec laquelle nous avons travaillé a eu du mal à mettre en œuvre son plan de remboursement FAVR en raison de la confusion entourant les directives de l’IRS et les règles fiscales. Après s’être associée à Cardata pour la formation, elle a obtenu les résultats suivants

• Une augmentation de 25 % des remboursements exacts grâce à un meilleur suivi du kilométrage.
• Des réductions significatives de la charge de travail administratif, avec des processus rationalisés pour gérer les remboursements non imposables.
• Une satisfaction accrue des chauffeurs qui se sentent confiants dans leur rôle au sein du programme.

Faites équipe avec Cardata

Pour que votre programme FAVR soit vraiment optimal, la formation est essentielle. Qu’il s’agisse de dissiper la confusion des conducteurs ou de réduire le stress administratif, une formation adéquate permet d’exploiter pleinement la valeur d’un programme de remboursement de véhicules.

Chez Cardata, nous ne nous contentons pas d’offrir des solutions – nous nous assurons que votre équipe est équipée pour réussir. Laissez-nous vous aider à mettre en œuvre un programme de remboursement qui fonctionne de façon transparente pour tout le monde.

Prêt à optimiser votre programme FAVR ? Communiquez avec Cardata dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons soutenir votre équipe grâce à une formation et à des outils d’experts.