Lois sur le remboursement des frais kilométriques dans le New Jersey 

Le remboursement des frais kilométriques est un élément fondamental du travail pour de nombreux employés et employeurs, en particulier lorsque des véhicules personnels sont utilisés pour des déplacements professionnels. Dans le New Jersey, bien qu’il n’y ait pas de mandat spécifique à l’État pour les employeurs ayant des chauffeurs salariés, il est important de comprendre comment les règles fédérales, les réglementations et les meilleures pratiques entrent en jeu. Ce blog vous guidera à travers les tenants et les aboutissants du remboursement des frais kilométriques dans le New Jersey, y compris les lois fiscales connexes, les responsabilités de l’employeur et les conseils pratiques.

Exigences fédérales et exigences de l'État

Directives fédérales

Au niveau fédéral, l’IRS a fixé le taux kilométrique standard qui, en 2024, est de 0,67 cents par mile. Ce taux est utilisé pour calculer les coûts déductibles de la conduite d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Le taux de l’IRS est basé sur les coûts fixes et variables de la conduite d’un véhicule. Pour les employeurs, le respect du taux kilométrique standard de l’IRS garantit que les remboursements ne sont pas imposables. [1] [2]

Réglementation de l’État du New Jersey

Dans le New Jersey, aucune loi n’oblige les employeurs du secteur privé à rembourser les frais kilométriques de leurs employés. Toutefois, les employés de l’État bénéficient d’un taux de remboursement des frais kilométriques de 0,31 cents par kilomètre lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur travail. Ce taux couvre les frais de déplacement tels que l’essence et l’assurance. [3]

Pourquoi les employeurs devraient-ils envisager le remboursement des frais kilométriques ?

Considérations juridiques

Bien que le gouvernement du New Jersey n’impose pas le remboursement des frais kilométriques aux employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail, il existe des “règles et règlements” fédéraux à prendre en compte. La loi sur les normes du travail (Fair Labor Standards Act) garantit que les frais professionnels, tels que les frais kilométriques, ne réduisent pas les revenus d’un employé en dessous du salaire minimum fédéral. Il est donc essentiel que les employeurs remboursent les frais kilométriques de manière adéquate afin d’éviter toute complication juridique[4]. [4]

Satisfaction des employés

Le remboursement des frais kilométriques peut avoir un impact significatif sur le moral des employés et, par conséquent, sur le taux d’attrition d’une entreprise. Lorsque les employés sont indemnisés équitablement pour leurs frais de déplacement, cela favorise un environnement de travail positif et peut contribuer à retenir les meilleurs talents.

Méthodes de remboursement

Taux kilométrique standard

Certains employeurs choisissent le taux kilométrique standard de l’IRS, ou simplement “le taux standard”, pour se mettre en conformité avec la loi. Cette méthode est simple et garantit que les remboursements ne sont pas imposables, à condition qu’ils ne dépassent pas le taux de l’IRS.

Autres méthodes

De nombreux employeurs optent pour d’autres méthodes de remboursement, comme le système FAVR (Fixed and Variable Rate). Le système FAVR est exonéré d’impôt et combine des éléments fixes et variables dans le montant du remboursement. Il s’agit d’éléments tels que les frais de licence et de titre, la dépréciation, l’essence, l’assurance, etc. Ce système offre un remboursement plus personnalisable. Par ailleurs, les allocations de voiture offrent une certaine flexibilité mais sont entièrement imposables, ce qui n’est peut-être pas la méthode la plus efficace sur le plan fiscal.

Bonnes pratiques pour les employeurs

Choisir la bonne méthode

Lors du choix d’une méthode de remboursement, il est important de prendre en compte des facteurs tels que la facilité administrative, l’équité et la conformité avec les directives de l’IRS. La méthode choisie doit être conforme aux politiques de l’entreprise et aux besoins spécifiques des employés.

Exigences en matière d’archivage

Une tenue méticuleuse des registres est essentielle pour les besoins de l’impôt et pour le maintien de la conformité. Les employeurs doivent tenir des registres détaillés de chaque voyage effectué par leurs employés, y compris l’objet, les points de départ et d’arrivée, les dates, les relevés d’odomètre, etc. Cela permet de s’assurer que tous les frais de voyage remboursés sont bien documentés et pourraient, par hypothèse, satisfaire à un audit de l’IRS.

Communication avec les employés

Une communication claire avec les employés sur les politiques de remboursement est essentielle pour l’adoption et la coopération. Veillez à ce que tous les employés comprennent comment suivre leur kilométrage, ainsi que les procédures à suivre pour soumettre des demandes de remboursement.

Conclusion

Si le remboursement des frais kilométriques peut sembler un détail mineur, il joue un rôle important dans le droit du travail et la satisfaction des employés. Le New Jersey n’exige peut-être pas des employeurs privés qu’ils remboursent les frais kilométriques, mais le fait de respecter le taux kilométrique standard de l’IRS et de maintenir de bonnes pratiques permet d’éviter les problèmes juridiques et d’améliorer le moral des employés. Pour obtenir des conseils personnalisés, il est toujours préférable de consulter un expert en fiscalité, en finance ou en ressources humaines.

En restant informés et proactifs sur le remboursement des frais kilométriques, les employeurs peuvent garantir la conformité, garder leurs employés heureux et gérer efficacement les frais de déplacement tout au long de l’année civile.

Prenez rendez-vous avec nous pour en savoir plus sur les programmes de remboursement.

Sources d'information

[1] IRS.gov 

[2] Suivi automatique des frais kilométriques | MileIQ

[3] Labor Law Center

[4] TripLog

Clause de non-responsabilité : Rien dans ce billet ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, votre comptable ou votre agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans le présent document pour prendre des décisions financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : 

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