Règles de l’IRS pour les remboursements de kilométrage

Quelles sont les règles de remboursement du kilométrage de l'IRS ?

Les règles de remboursement du kilométrage de l’Internal Revenue Service (IRS) dépendent du type de programme de remboursement du kilométrage que vous ou votre entreprise mettez en place. Un programme de remboursement de kilométrage est un programme qui rembourse les conducteurs qui parcourent des miles d’affaires dans le véhicule personnel. Il existe trois types principaux de ces programmes couverts par les règles de l’IRS.

Si vous n’êtes pas familier, les remboursements de kilométrage sont des remboursements aux employés pour les frais de véhicule qu’ils encourent lorsqu’ils conduisent leur voiture personnelle à des fins professionnelles. L’Internal Revenue Service (IRS) a des règles sur la façon dont ces remboursements peuvent être effectués, de sorte que les employés ne paient pas d’impôt sur le revenu et que les employeurs ne paient pas de charges sociales sur les dépenses de voyage légitimes.

Règles pour les remboursements au taux standard de l'IRS

Le plus simple de ces programmes est le programme de taux de kilométrage standard de l’IRS, souvent appelé programme de cents par mile (“CPM”). C’est le plus simple car il n’a qu’une seule règle. La règle d’un programme de cents par mile est que vous devez rembourser vos chauffeurs au taux standard de l’IRS ou en dessous.[1] Le taux de remboursement du kilométrage IRS est, pour la seconde moitié de l’année d’imposition 2022, de 62,5 cents par mile.[2]

Si vous êtes un propriétaire d’entreprise et que vous remboursez vos chauffeurs – ou si vous, en tant que chauffeur indépendant, vous remboursez vous-même – à 62,5 cents, votre remboursement de kilométrage est exonéré d’impôt. Vous pouvez également sur ce type de programme, payer n’importe quoi sous le taux standard de l’IRS. Donc, tout ce qui est inférieur à ce chiffre de 62,5 cents sera également exempt d’impôt.

Mais si vous payez quoi que ce soit au-dessus du taux de kilométrage IRS, la différence est imposée. Vous êtes donc plus que bienvenu pour payer 0,70 $ par mile, par exemple, à votre employé. N’oubliez pas que 7,5 cents par mile seront traités comme un revenu imposable et imposés au taux d’imposition personnel de vos employés. Vous devrez également payer des charges sociales sur ces 7,5 cents. C’est donc le style le plus simple de remboursement du kilométrage. Et il existe également d’autres styles.

Les deux autres principaux styles de remboursement pour le kilométrage professionnel. Il s’agit du FAVR, à taux fixe et variable ; et ce qu’on appelle une allocation de voiture en franchise d’impôt, qui est une allocation comptable basée sur la publication IRS 463. Ces deux programmes, contrairement au CPM, sont basés sur les dépenses réelles plutôt que sur le taux standard.

Règles pour les allocations de voiture FAVR

Je commencerai par vous expliquer les règles de remboursement du FAVR à taux fixe et variable. Ces règles de remboursement sont un peu plus complexes que les règles en cents par mile. En effet, l’IRS veut s’assurer que les programmes de remboursement ne deviennent pas des formes clandestines de revenus pour les employés, plutôt que des remboursements de dépenses légitimes liées au travail.

Les règles de remboursement du FAVR se divisent en quelques catégories. Ils couvrent le coût des véhicules que vous ou vos employés êtes autorisés à conduire. Ils incluent un nombre minimum de miles que vos employés doivent parcourir et un certain nombre d’employés que vous devez avoir sur votre programme. Ces règles incluent également l’âge des véhicules au programme. Décomposons cela :

Nombre minimum de chauffeurs

Afin d’exécuter un programme de remboursement FAVR conforme aux règles de l’IRS, vous devez avoir au moins cinq conducteurs sur le programme.[3] Vous voyez donc déjà qu’il s’agit d’un programme destiné aux entreprises d’une certaine taille. Il pourrait bien s’agir d’une petite entreprise; vous pourriez avoir 15 employés, dont cinq conduisent pour le travail. Dans ce cas, vous pouvez exécuter un programme FAVR au sein de votre entreprise.

Nombre minimum de kilomètres parcourus

Ainsi, une fois que vous avez identifié vos cinq conducteurs, vous devez voir la distance qu’ils parcourent par an. Et le nombre minimum de miles est de 5000.[4] Ainsi, si vos cinq conducteurs ne parcourent que 2 000 kilomètres liés au travail chacun par an, ils ne sont pas admissibles à un programme FAVR et vous ne pouvez pas les rembourser avec cette méthodologie.

PDSF maximum et minimum du véhicule

Maintenant, il y a le prix et l’âge de la voiture. Il y a un maximum pour combien les voitures peuvent coûter sur un programme FAVR. Notez que cela ne fait pas référence au coût réel de la voiture de l’employé. Il s’agit d’un véhicule hypothétique standard sur lequel vous fondez vos remboursements pour l’ensemble de votre entreprise. C’est ce qu’on appelle un véhicule standard du programme, et le coût maximum du véhicule standard du programme est de 56 100 $ au moment de la rédaction.[5] Ce nombre change annuellement ou semestriellement.

Votre véhicule standard du programme est défini dans la politique de remboursement de votre entreprise et cela affecte votre équipe d’une manière, mais ils n’ont pas à acheter la voiture spécifique indiquée dans votre politique de remboursement.

Vous pouvez également définir votre véhicule standard de programme n’importe où en dessous du chiffre susmentionné. Mais vous êtes autorisé à le fixer à 56 100 $. Ainsi, vous pouvez avoir un modèle de base Ford Maverick dans votre entreprise. Le modèle de base XL a un PDSF de départ de 23 670 $. Ou vous pouvez avoir une voiture plus chère. Vous pourriez avoir, par exemple, un modèle de base 2023 BMW quatre séries qui a un PDSF de départ de 46 895 $ Maintenant, l’une ou l’autre de ces voitures est acceptable pour le programme et conforme aux règles de l’IRS.

Cependant, gardez à l’esprit que la voiture que vous choisissez affecte les voitures que vos employés sont autorisés à conduire dans le cadre du programme. Et c’est parce que les employés d’un programme FAVR doivent avoir des voitures qui, lorsqu’elles sont achetées, avaient un PDSF d’au moins 90 % du PDSF du véhicule standard du programme.[6] Donc, cela signifie que si vous avez sélectionné une BMW série quatre 2023 pour votre véhicule standard du programme, vos employés ne peuvent pas acheter un modèle de base Ford Maverick et conduire en franchise d’impôt.

Ils sont plus que bienvenus pour acheter cette voiture et la conduire pour le travail. Mais ils verront une certaine taxe sur leur remboursement. Et la logique de ces règles de l’IRS est assez simple : c’est que vous ne devriez pas être remboursé pour une voiture de sport BMW si vous conduisez une camionnette Ford à petit budget. Les frais de voiture qui vous seraient remboursés seraient nettement plus élevés que les dépenses que vous engageriez réellement. Vos employés doivent donc dépenser au moins 90 % du PDSF des véhicules standard du programme.

Cycles de rétention

Un cycle de rétention est utilisé pour calculer les paiements d’amortissement sur les véhicules. Les cycles de rétention dans votre programme de remboursement de kilométrage doivent être supérieurs à 2 ans.[7]

Ainsi, une fois que vous avez établi toutes ces choses dans votre programme, vous disposez d’un programme FAVR conforme aux règles de l’IRS pour le remboursement du kilométrage. Votre équipe ne verra aucune déduction sur sa déclaration de revenus tant qu’elle se conformera à tout ce qui précède. Les entreprises n’auront pas non plus besoin de calculer les retenues à la source. Suivez les règles de l’IRS et les dépenses professionnelles légitimes comme celles-ci sont exonérées d’impôt.

Règles relatives à l'allocation de voiture hors taxe (publication IRS 463)

Maintenant, le dernier programme est un programme d’allocation de voiture en franchise d’impôt, et celui-ci est plus simple que FAVR. Parfois, ces programmes sont appelés « allocations de voiture imputables » parce qu’il s’agit de simples allocations de voiture, mais avec toutes les dépenses d’entreprise prises en compte. Les seules vraies règles sont que vous devez comparer les remboursements de votre équipe au taux IRS et que vous devez suivre vos dépenses kilométriques.

Vous pouvez rembourser dans le style que vous aimez. Vous pouvez avoir un seul taux variable, comme 62,5 ¢. Vous pouvez avoir une allocation forfaitaire unique, par exemple, 700 $ par mois. Ou vous pouvez avoir un programme de type FAVR qui rembourse les coûts fixes et variables avec deux sommes différentes.

Vous pouvez avoir n’importe quel programme de remboursement que vous aimez tant qu’en fin de compte, vous comparez le remboursement de votre conducteur au taux standard de l’IRS et vous supprimez les charges sociales et l’impôt sur le revenu du delta. Donc, si votre allocation de voiture non imposable, le remboursement IRS 463 équivaut à une moyenne de 0,70 $ par mile au lieu de 62,5 cents par mile, la différence est imposée.

Toutes les informations sur le calcul des allocations de voiture hors taxes peuvent être trouvées dans la publication IRS 463.[8]

Suivi du kilométrage et tenue de registres

Maintenant, il y a une autre règle avec TFCA, et cela s’applique en fait à tous les programmes dont nous avons déjà discuté, et c’est que vous devez tenir des registres afin d’exécuter un programme de remboursement.

Vous devez avoir un niveau élevé de tenue de dossiers pertinents pour le programme. Et la chose la plus importante que vous devez conserver pour les réglementations IRS est un journal de kilométrage.

Maintenant, ce journal peut être électronique ou il peut s’agir d’un journal papier. Mais il doit inclure un certain nombre d’informations, à savoir l’odomètre de départ pour un voyage d’affaires, l’odomètre de fin, le kilométrage total et l’objet commercial du voyage, l’adresse de la destination ; et toutes les dépenses supplémentaires telles que les péages, etc., engagées pendant le voyage d’affaires.

La meilleure façon de capturer cela est d’utiliser une application de suivi du kilométrage, bien que dans le passé, les gens utilisaient également des journaux de kilométrage papier. C’est une nuisance pour les conducteurs, mais cela reste satisfaisant pour l’IRS.

Voici une image d’un journal des dépenses de kilométrage professionnel, et les applications de suivi du kilométrage capturent exactement les mêmes informations, sans avoir à écrire quoi que ce soit.

Les règles de l'IRS changent avec le temps

Maintenant, une chose à noter est que les règles de l’IRS pour le remboursement du kilométrage changent annuellement ou semestriellement. Début 2022, le taux standard de l’IRS était de 58,5 cents. Mais au milieu de l’année en raison de la hausse des prix du carburant, l’IRS a modifié ses prévisions et a relevé le taux à 62,5 cents par mile.

Faire la navette

Les déplacements domicile-travail ne sont généralement pas autorisés à être remboursés en franchise d’impôt selon les règles de l’IRS.[9]

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Donc, étant donné que les règles changent assez souvent, vous devez rester à jour et nous avons la solution. Le bulletin d’information de Car Data comprend des informations opportunes sur les modifications de la politique de l’IRS en matière de remboursement des véhicules pour les programmes de remboursement des véhicules. Et vous pouvez vous inscrire en cliquant sur ce lien. Nous avons hâte d’être en contact.

Avis de non-responsabilité : rien dans cet article de blog n’est un avis juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique.

Bibliographie

[1] Avis du fisc 2022-03

[2] L’IRS augmente le taux de kilométrage pour le reste de 2022 | Service des recettes internes

[3] Procédure fiscale 2000-48 | Service des recettes internes

[4] Rév. Proc. 2009-54 | Service des recettes internes

[5] Avis du fisc 2022-03

[6] Procédure fiscale 2000-48 | Service des recettes internes

[7] Rév. Proc. 2009-54 | Service des recettes internes

[8] Publication 463 (2021), Dépenses de voyage, cadeaux et voiture | Service des recettes internes

[9] Pouvez-vous demander une déduction fiscale pour le kilométrage professionnel ?