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Team Cardata

29 mins

Les programmes de flotte comportent des risques : Les responsabilités des voitures de société

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Introduction

Lorsque les entreprises font appel à des véhicules de société pour répondre à leurs besoins en matière de mobilité et d’activité, les avantages peuvent sembler évidents au premier abord. Les voitures assurent le transport des membres de l’équipe, l’entreprise peut contrôler les opérations du parc automobile et elle peut même améliorer son image de marque grâce à des véhicules arborant sa propre marque. Cependant, à mesure qu’une flotte commerciale se développe, les risques liés à l’entretien des véhicules appartenant à l’entreprise augmentent également. Au-delà des coûts évidents tels que l’entretien des véhicules et le carburant, il existe des responsabilités cachées assez importantes que les entreprises peuvent souvent négliger et qui peuvent avoir un impact significatif sur les résultats.

Quel est l'intérêt des programmes de parcs automobiles appartenant aux entreprises ?

Histoire et origines des programmes de parcs automobiles

Le concept de parc automobile d’entreprise est né d’une démarche stratégique visant à garantir aux entreprises le contrôle de la mobilité de leurs employés. La fourniture de nouveaux véhicules permettait aux entreprises d’équiper leurs employés de modes de transport fiables et standardisés. Dans des secteurs tels que la vente et les services sur le terrain, les véhicules de flotte sont devenus essentiels pour maintenir la productivité et aider à atteindre les objectifs. Au fil du temps, ces programmes ont été perçus comme un symbole de statut, augmentant la satisfaction des employés et faisant des voitures de société un avantage professionnel de premier ordre.

Avantages des programmes de parcs automobiles

D’un point de vue opérationnel, les véhicules appartenant à l’entreprise présentent des avantages évidents. Les entreprises exercent un contrôle relatif sur le comportement des conducteurs, elles peuvent imposer des pratiques de conduite sûres et veiller à ce que les véhicules soient inspectés régulièrement. Ce niveau de contrôle signifie que les entreprises peuvent facilement mettre en œuvre des programmes de sécurité pour le parc automobile afin de réduire le risque d’accidents et de dommages matériels. En outre, les systèmes de gestion de flotte, souvent complétés par des systèmes télématiques et des caméras de surveillance, permettent aux entreprises de contrôler et d’améliorer la sécurité des véhicules.

Un autre avantage est le potentiel d’image de marque. Une flotte de véhicules bien entretenus et portant la marque de l’entreprise peut créer une image omniprésente, en particulier pour les équipes de vente et de service. Mais au-delà de la notoriété de la marque, le principal attrait réside dans le fait que les actifs sont sous le contrôle de l’entreprise. Il n’est pas nécessaire de s’inquiéter de savoir si les employés utilisent leur véhicule personnel, s’ils respectent les règles ou les calendriers d’entretien.

Toutefois, cet attrait cache des risques importants que les entreprises négligent souvent.

Quelques-uns des risques cachés des voitures de société

Les responsabilités juridiques des voitures de société

L’un des principaux risques associés aux flottes de véhicules d’entreprise est la responsabilité juridique. En cas d’accident, en particulier d’accident mortel ou de blessures graves, les entreprises peuvent être tenues pour financièrement responsables en vertu d’un concept peu connu appelé « deep pocket jurisprudence » (jurisprudence des poches profondes). Ce concept juridique signifie essentiellement que les entreprises, qui ont généralement plus d’argent, ou des « poches plus profondes », qu’un individu, sont plus susceptibles d’être confrontées à des réclamations et à des poursuites importantes. L’entreprise peut être responsable même si l’accident s’est produit lors de l’utilisation personnelle d’un véhicule de société.

Des entreprises ont été tenues pour responsables d’accidents survenus en dehors des heures de travail, ce qui a donné lieu à des règlements et à des frais de justice considérables. La responsabilité ne se limite pas à couvrir le coût des dommages matériels : la réputation de l’entreprise, ses primes d’assurance et son assurabilité future sont également en jeu. Et lorsque le montant moyen des indemnités versées par l’assurance automobile en cas d’accident dépasse 20 000 dollars, les conséquences financières peuvent être désastreuses pour une entreprise.

Accidents en dehors du travail et utilisation personnelle

La zone grise de l’utilisation à des fins personnelles ajoute encore à la complexité. Les employés peuvent souvent utiliser leur voiture de fonction pour des activités non professionnelles, comme faire des courses ou se rendre au travail. Si un accident survient en dehors des heures de travail, l’entreprise peut être tenue responsable des dommages. Les employeurs se trouvent donc dans une situation très délicate où ils doivent trouver le juste milieu entre la commodité des employés et leur propre gestion des risques.

De nombreuses compagnies d’assurance ont constaté que l’utilisation de plus en plus fréquente de véhicules appartenant à l’entreprise à des fins personnelles entraîne une augmentation des coûts d’assurance, car les courses personnelles exposent les véhicules à des accidents plus fréquents. Cela entraîne non seulement une hausse des primes d’assurance, mais oblige également les entreprises à réévaluer leur couverture d’assurance pour les activités de conduite non professionnelles.

Risques d'assurance et augmentation des primes

L’exploitation d’une flotte commerciale peut entraîner des frais d’assurance considérables. Lespolices d’assurance des flottes couvrent généralement une série de risques, allant des accidents aux pannes de véhicules, mais au fur et à mesure que les accidents s’accumulent – ce qui est inévitable – les primes d’assurance augmentent elles aussi. Chaque accident, aussi minime soit-il, peut entraîner une hausse des primes, voire une augmentation considérable des coûts d’assurance annuels. Selon certains rapports de l’industrie, l’augmentation moyenne des primes d’assurance après un sinistre se situe entre 10 et 40 %, en fonction de la gravité de l’incident.

À cela s’ajoute la question des lacunes dans les polices d’assurance, c’est-à-dire des domaines d’assurabilité qui ne sont pas couverts. De nombreuses polices ne tiennent pas pleinement compte de l’utilisation personnelle potentielle des voitures de société, ce qui signifie que les entreprises peuvent ne pas être couvertes si un employé est victime d’un accident alors qu’il utilise sa voiture en dehors des heures de travail. Dans ce cas, l’entreprise peut être amenée à prendre en charge l’intégralité des réparations, des frais de justice et des dommages-intérêts accordés dans le cadre d’un procès.

Utilisation personnelle des voitures de société et lacunes de l'assurance

Un autre écueil des polices d’assurance des flottes d’entreprise est qu’elles ne protègent souvent pas entièrement contre les risques posés par l’utilisation à des fins personnelles. Si un employé permet à un membre de sa famille ou à un ami d’utiliser la voiture, l’entreprise peut être tenue responsable des accidents dans lesquels il est impliqué. En outre, de nombreux assureurs automobiles appliquent des règles strictes en matière d’accidents non professionnels, ce qui peut exposer l’entreprise à une responsabilité financière totale dans ces situations.

Cette situation entraîne non seulement une augmentation des coûts, mais aussi des cauchemars opérationnels. Les compagnies d’assurance peuvent réévaluer le type de véhicule et son utilisation lorsqu’elles adaptent leurs tarifs, et les entreprises peuvent constater que l’assurance des véhicules utilisés à des fins personnelles est beaucoup plus coûteuse qu’elles ne l’avaient initialement prévu.

Les primes d'assurance sont un gouffre financier permanent

Pour chaque accident ou sinistre, les primes d’assurance augmentent, ce qui alourdit la charge administrative liée à la gestion d’un parc automobile. Même si les accidents ne sont pas fréquents, le simple coût de l’assurance d’un parc automobile constitue un gouffre financier important. La prime d’assurance moyenne d’un parc automobile pour une entreprise de taille moyenne dépasse largement les six chiffres par an, sans compter les dépenses supplémentaires occasionnées par les demandes d’indemnisation ou les incidents indésirables non couverts.

En outre, de nombreuses entreprises négligent les coûts liés à l’assurance flotte jusqu’à ce qu’il soit trop tard, lorsqu’un accident survient et que les primes montent en flèche, grugeant ainsi le résultat net de l’entreprise. C’est pourquoi de nombreuses entreprises commencent à se demander si les avantages des voitures de société valent bien les risques financiers qu’elles encourent.

Charges administratives et problèmes de conformité liés à la gestion du parc automobile

La complexité des systèmes de gestion de flotte

La gestion d’un parc automobile d’entreprise implique un grand nombre de tâches et de responsabilités complexes, depuis l’acquisition et l’inspection des véhicules jusqu’à leur entretien régulier et à la formation des conducteurs. Les entreprises doivent disposer de systèmes complets de gestion du parc automobile qui incluent tout, des calendriers d’entretien aux renouvellements d’assurance. En soi, cela crée une charge administrative qui augmente de façon exponentielle au fur et à mesure que la flotte s’agrandit.

Le volume de documents nécessaires pour garantir la conformité – des rapports de remboursement des frais kilométriques à la tenue de registres d’utilisation professionnelle conformes aux règles de l’IRS, etc. Sans les bons outils et processus en place, les entreprises risquent de se voir imposer des pénalités pour non-respect des règles fiscales ou d’être confrontées à une série d’inefficacités opérationnelles qui font grimper les coûts. L’un des principaux défis consiste à s’assurer que les véhicules sont utilisés exclusivement à des fins professionnelles, en particulier lorsque l’utilisation à des fins personnelles est courante dans de nombreuses flottes.

Règles et règlements de l'IRS

Outre les tâches de gestion quotidienne, les entreprises doivent également se conformer aux réglementations complexes de l’IRS relatives aux véhicules de société. Lorsque les véhicules sont utilisés à la fois à des fins professionnelles et personnelles, il est essentiel de suivre le kilométrage exact et de s’assurer que la part correcte des dépenses liées aux véhicules est imposée. Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités et des contrôles de la part de l’IRS.

Si vous êtes une entreprise qui met des véhicules à la disposition de vos employés, vous devez suivre les kilomètres parcourus à des fins professionnelles et documenter chaque utilisation à des fins personnelles, sous peine de vous mettre en porte-à-faux avec les exigences de l’IRS. Ces exigences sont particulièrement rigoureuses pour les entreprises qui utilisent des systèmes de remboursement des frais kilométriques au centime par mille, où des registres détaillés doivent être tenus pour éviter que les dépenses liées aux véhicules ne soient considérées comme un revenu imposable par l’IRS.

Le fardeau administratif des équipes de gestion du parc automobile

Pour les équipes de gestion du parc automobile, le temps nécessaire au maintien de la conformité peut être très élevé. Chaque véhicule d’entreprise doit faire l’objet d’inspections régulières, des registres des pratiques de conduite sûre doivent être tenus, et des formations à la sécurité des conducteurs doivent également être organisées régulièrement. Cela crée une énorme charge administrative qui non seulement demande des ressources supplémentaires, mais introduit également un risque d’erreurs. Tout oubli, qu’il s’agisse du maintien de la formation à la sécurité, de l’archivage des documents ou du renouvellement des polices d’assurance, peut exposer l’entreprise à des risques financiers et juridiques encore plus importants.

Les coûts de la gestion de flotte ne se limitent pas aux dépenses directes ; il faut également tenir compte du temps passé à assurer la conformité et l’efficacité opérationnelle. Ces coûts pèsent sur les résultats de l’entreprise, ce qui renforce l’argument en faveur de l’abandon des voitures de fonction au profit d’autres solutions telles que les programmes de remboursement des frais de véhicule (PRFV).

Le prix des pannes et des temps d'arrêt des véhicules

Pannes de véhicules et temps d'immobilisation

Les véhicules de flotte sont soumis à une forte usure, avec un kilométrage important et des conditions de conduite variées qui entraînent souvent des pannes. L’impact d’une panne de véhicule ne se limite malheureusement pas à une facture de réparation unique, car elle peut entraîner des temps d’arrêt coûteux, des retards dans les activités de l’entreprise et une baisse considérable de la productivité. Lorsqu’un véhicule est immobilisé, l’entreprise souffre de rendez-vous manqués, de livraisons tardives, d’opportunités perdues, etc.

Selon des études sectorielles, le coût moyen de l’immobilisation d’un véhicule peut s’élever à 760 dollars par jour et par véhicule. Si l’on tient compte des coûts de main-d’œuvre pour les employés qui dépendent de ce véhicule, ainsi que du manque à gagner potentiel, l’impact financier est considérable. En outre, une panne peut se répercuter dans d’autres domaines, ce qui peut mettre à mal les relations avec les clients et nuire à la réputation de l’entreprise.

Coûts d'entretien

Si un entretien régulier peut prévenir les pannes, les coûts associés au bon fonctionnement d’une flotte commerciale sont loin d’être négligeables. Les opérations d’entretien préventif telles que les vidanges d’huile, la rotation des pneus et la vérification des freins s’accumulent au fil du temps. Dans le cas d’un grand parc automobile, ces dépenses permanentes peuvent vraiment faire mal à la tirelire de l’entreprise.

Veiller à ce que tous les véhicules du parc fassent l’objet d’inspections et d’entretiens réguliers est un défi permanent. Les programmes de sécurité des parcs automobiles prévoient généralement un entretien régulier, mais même les plans les mieux conçus peuvent prendre du retard. Plus une entreprise possède de véhicules, plus il est difficile de gérer toutes ces pièces mobiles, ce qui augmente la probabilité d’accidents dus à une maintenance négligée.

Télématique

L’utilisation de systèmes télématiques est un moyen de réduire ces risques. En suivant les performances des véhicules et en générant des données en temps réel, la télématique peut aider les entreprises à anticiper les besoins d’entretien avant que les pannes ne se produisent. Cette approche proactive permet de réduire les temps d’arrêt, d’améliorer la sécurité des véhicules et de minimiser les coûts d’assurance en stoppant les accidents liés à des défaillances mécaniques avant qu’ils ne se produisent.

La télématique est également utile parce qu’elle donne des indications sur le comportement des conducteurs, ce qui aide les entreprises à comprendre comment les membres de leur équipe mobile traitent les voitures. Un freinage brusque, une vitesse excessive ou le fait d’ignorer les alertes d’entretien peuvent tous entraîner une usure gênante, ce qui augmente la probabilité de pannes. En tuant ces comportements dans l’œuf grâce à des programmes de sécurité pour les conducteurs et à l’utilisation de caméras de surveillance, les entreprises peuvent prolonger la durée de vie de leurs véhicules et éviter des réparations coûteuses.

Cependant, si la télématique est un outil puissant pour gérer la sécurité des flottes, elle ajoute une couche supplémentaire de complexité et de coût à un système déjà surchargé. Plus important encore, elle n’atténue pas complètement les risques et les coûts associés à un programme de véhicules appartenant à l’entreprise, ce qui renforce l’argument en faveur de modèles alternatifs tels que les FAVR ou les programmes d’allocation de véhicules.

Comment les modèles de remboursement alternatifs réduisent les risques

Transition vers un programme de remboursement des véhicules (PRV)

Pour les entreprises qui cherchent à réduire leur exposition aux risques évoqués ci-dessus, le passage à un programme de remboursement des véhicules (PRV) peut offrir des solutions très pratiques. Contrairement aux programmes traditionnels de véhicules appartenant à l’entreprise, les PRV, comme le modèle FAVR (Fixed and Variable Rate), permettent aux entreprises de rembourser les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. L’entreprise n’a donc plus besoin de posséder, d’entretenir et d’assurer les véhicules, tout en veillant à ce que les employés disposent du moyen de transport dont ils ont besoin.

Le programme FAVR combine une allocation fixe pour les coûts de propriété du véhicule (comme l’assurance et la dépréciation) avec un remboursement au kilomètre pour les coûts variables (comme le carburant et l’entretien). Ce modèle permet non seulement de transférer la charge administrative et juridique de l’entreprise à l’employé, mais aussi d’offrir à ce dernier une compensation équitable pour l’utilisation de sa voiture.

En passant à un PRV, les entreprises peuvent éviter les coûts directs liés à l’entretien d’un parc automobile, réduire les primes d’assurance et éliminer la nécessité de gérer l’entretien des véhicules. En outre, comme les employés utilisent leurs propres véhicules, la question de l’utilisation personnelle disparaît complètement, ce qui réduit considérablement la responsabilité juridique.

Réduction des coûts et des primes d'assurance

L’un des principaux avantages du passage au PRV est la réduction des coûts. Les entreprises n’ont plus besoin de payer la couverture d’assurance complète d’un parc automobile, ce qui peut réduire considérablement les primes d’assurance. Les employés sont responsables de leur propre assurance automobile et les entreprises n’ont qu’à s’assurer qu’elles disposent d’une couverture adéquate pour l’utilisation professionnelle. Cela permet non seulement de réduire les coûts directs, mais aussi de minimiser l’impact financier d’un accident ou d’une panne.

En outre, les PRV éliminent les coûts liés aux temps d’arrêt. Comme les employés utilisent leur véhicule personnel, les réparations ou les pannes sont effectuées sur leur temps libre, et non sur celui de l’entreprise. L’entreprise est donc moins exposée aux perturbations opérationnelles causées par l’entretien des véhicules ou les retards.

Moins de maux de tête administratifs

Les PRV soulagent également les entreprises de la plupart des charges administratives liées à la gestion du parc automobile. Au lieu de devoir suivre le kilométrage, l’entretien et la conformité de chaque véhicule, les entreprises peuvent s’appuyer sur un processus de remboursement des frais kilométriques facile à gérer et conforme aux règles de l’IRS. L’IRS a mis en place des règles spécifiques pour la méthode des cents par kilomètre et la méthode FAVR, de sorte que si les entreprises tiennent des registres appropriés, le risque d’audit ou de pénalité est très faible.

L’IRS considérant les remboursements de véhicules comme des revenus non imposables (lorsqu’ils sont effectués correctement), les entreprises peuvent offrir à leurs employés une compensation pour le transport sans se soucier des implications fiscales compliquées des véhicules appartenant à l’entreprise. Les PRV constituent donc une option beaucoup plus simple et plus sûre, tant du point de vue financier que du point de vue de la conformité.

Sécurité des conducteurs et formation sur la responsabilité des flottes

L'importance des programmes de sécurité des conducteurs

La sécurité des conducteurs est un aspect important de la gestion d’un parc automobile d’entreprise et de la minimisation de l’exposition aux risques. Despratiques de conduite sûres peuvent réduire considérablement la probabilité d’accidents, et la réduction des accidents se traduit par une diminution des dommages matériels, des frais de justice et des primes d’assurance. Cependant, la gestion du comportement des employés au volant d’une flotte de véhicules de société représente un défi permanent pour les entreprises.

De nombreuses organisations mettent en œuvre des programmes de sécurité pour les flottes qui comprennent la formation des conducteurs, la promotion de pratiques de conduite sûres et l’utilisation de la télématique pour surveiller le comportement sur la route. Ces mesures visent à encourager une conduite responsable, ce qui réduit les risques d’accident et la responsabilité de l’entreprise en cas d’accident.

Des études montrent que les programmes de sécurité des flottes peuvent réduire les taux d’accidents jusqu’à 20 %, ce qui a un impact direct sur les résultats de l’entreprise en diminuant les coûts d’assurance, les temps d’immobilisation dus aux réparations et les actions en justice. Les entreprises qui négligent ces pratiques de sécurité s’exposent non seulement à des primes d’assurance plus élevées, mais aussi à des poursuites judiciaires et à des actions en responsabilité à la suite d’un accident.

Formation des conducteurs et prévention des accidents

La formation des conducteurs est au cœur de toute initiative de sécurité des flottes intelligentes. Des sessions de formation régulièrement mises à jour et axées sur le maniement et la sécurité des véhicules, la conduite défensive et le respect des politiques de sécurité spécifiques à l’entreprise peuvent réduire de manière significative le nombre d’accidents et de décès impliquant des véhicules d’entreprise.

La formation n’est pas une solution ponctuelle. Les sessions continues qui intègrent le retour d’information des données télématiques ou des images des caméras de surveillance peuvent aider à lutter en permanence contre les comportements à risque tels que les freinages brusques, les excès de vitesse ou la distraction au volant. Ces sessions, ainsi que les inspections de routine des véhicules, réduisent la probabilité de pannes et d’accidents, limitant ainsi les temps d’arrêt potentiels.

Les programmes de formation des conducteurs jouent également un rôle important dans le respect des exigences des compagnies d’assurance. De nombreux assureurs proposent des primes d’assurance réduites aux entreprises qui peuvent démontrer une approche proactive de la gestion de la sécurité de leur flotte, ce qui fait de l’investissement dans les programmes de formation un choix financièrement prudent.

Utiliser la télématique et les caméras de surveillance pour améliorer la sécurité des flottes

La technologie télématique est l’un des outils les plus efficaces pour gérer la sécurité des conducteurs dans les flottes modernes. En fournissant des données en temps réel sur le comportement des conducteurs, la télématique permet aux gestionnaires de flotte de contrôler des éléments tels que les excès de vitesse, les freinages brusques et la marche au ralenti excessive. Associées aux caméras de surveillance, ces données donnent une vision objective de ce qui se passe sur la route, ce qui permet aux gestionnaires de prendre des mesures correctives en cas de pratiques dangereuses.

Cela permet non seulement d’améliorer la sécurité des conducteurs, mais aussi de les protéger en cas d’accident. En cas de litige concernant des dommages corporels ou matériels, l’accès à des données télématiques détaillées peut limiter la responsabilité de l’entreprise en fournissant des preuves claires de ce qui s’est réellement passé. Cela peut conduire à des paiements d’assurance moins élevés et à des résolutions plus rapides, ce qui réduit encore l’impact financier des incidents.

Réduction des risques grâce aux PRV

Étude de cas n° 1 : passage d'une flotte à un FAVR

Une entreprise technologique de taille moyenne disposant d’une flotte de 100 voitures a dû faire face à une augmentation de ses primes d’assurance et à des temps d’arrêt importants en raison de fréquents problèmes d’entretien des véhicules. Malgré l’existence d’un programme de sécurité pour la flotte, les accidents restaient un problème en raison du mauvais comportement au volant des membres de l’équipe mobile. La gestion des véhicules appartenant à l’entreprise représentait également une lourde charge administrative, car la flotte nécessitait une attention constante pour s’assurer que les véhicules étaient conformes aux règles de kilométrage de l’IRS et aux exigences de suivi de l’utilisation professionnelle.

Après une analyse des risques, l’entreprise a décidé de passer à un programme de remboursement des véhicules FAVR. Cela lui a permis d’éliminer son parc automobile et de rembourser les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Les employés étant désormais responsables de leur propre assurance automobile et de l’entretien régulier de leur véhicule, l’entreprise a constaté une réduction significative de ses frais administratifs et de ses coûts d’assurance.

Les résultats ont été immédiats :

– Réduction de 15 % des dépenses globales de transport

– Réduction des temps d’arrêt

– Réduction des primes d’assurance

– Réduction du nombre d’accidents et amélioration de la sécurité des conducteurs

Étude de cas n° 2 : utilisation de la télématique pour améliorer la sécurité du parc automobile

Une grande entreprise de construction gérant un parc de 500 véhicules d’entreprise était confrontée à des accidents fréquents, à des coûts de réparation élevés et à des frais juridiques croissants liés aux réclamations pour dommages. L’entreprise a décidé de mettre en place un système télématique sur l’ensemble de sa flotte afin de surveiller le comportement des conducteurs en temps réel. Le système a signalé des problèmes tels que les excès de vitesse, les freinages brusques et la marche au ralenti excessive, ce qui a permis à l’entreprise de fournir des informations ciblées à ses conducteurs et de les inciter à adopter des pratiques de conduite plus sûres.

Dans les six mois qui ont suivi l’introduction de la télématique :

– Les accidents ont chuté de 25 %

– Les primes d’assurance ont été renégociées, ce qui a permis de réduire les coûts de 10 %.

– La sécurité des conducteurs s’est améliorée dans tous les domaines.

En outre, l’entreprise a pu utiliser les données télématiques pour contester plusieurs demandes d’indemnisation, ce qui a permis d’éviter des paiements coûteux et de réduire encore les coûts d’assurance globaux. Ce cas illustre la façon dont la télématique peut être un outil précieux pour réduire les risques liés aux flottes, améliorer la sécurité des flottes et augmenter les résultats.

Étude de cas n° 3 : mise en conformité avec l'IRS grâce à un programme de centimes par kilomètre

Une société de services de santé opérant dans plusieurs États s’est efforcée de rester en conformité avec les règles de remboursement des frais kilométriques de l’IRS. Gérant une flotte de 200 voitures, elle était soumise à des audits constants et risquait des pénalités potentielles en cas de suivi incorrect de l’utilisation personnelle et de l’utilisation professionnelle des voitures de société.

En passant à un modèle de remboursement au centime par kilomètre, elle a simplifié l’ensemble de son processus.

L’entreprise a bénéficié de plusieurs avantages :

– Élimination des pénalités de l’IRS liées à un suivi incorrect de l’utilisation des véhicules

– Économies d’administration grâce à la réduction de la complexité des processus de remboursement

– La conformité aux normes de l’IRS a été facilement maintenue grâce à des systèmes automatisés qui enregistrent le kilométrage des employés.

En simplifiant son modèle de remboursement, l’entreprise a allégé sa charge administrative et réduit le risque d’encourir d’autres pénalités de l’IRS.

Ces études de cas montrent comment les entreprises peuvent atténuer les risques liés à la gestion de leur flotte en adoptant des modèles alternatifs tels que le FAVR ou le remboursement au centime par kilomètre. En abordant des questions telles que la sécurité des conducteurs, les coûts d’assurance et les charges administratives, les entreprises peuvent réduire leur exposition à la responsabilité tout en réalisant d’importantes économies.

Gestion de la charge administrative et de la conformité

Coûts cachés de l'administration des flottes

Pour les entreprises qui gèrent une flotte commerciale, la charge administrative peut être très lourde. Entre le suivi de l’entretien des véhicules, le respect des règles de l’IRS et la gestion du comportement des conducteurs, les frais généraux sont considérables. Pour chaque véhicule appartenant à l’entreprise, les gestionnaires de flotte doivent tenir des registres précis concernant l’utilisation professionnelle et l’utilisation personnelle, surveiller la consommation de carburant, gérer les polices d’assurance et veiller à ce que les programmes d’entretien réguliers soient respectés. Ce niveau de surveillance devient un travail à temps plein, nécessitant du personnel et des ressources dédiés.

Le véritable risque réside toutefois dans la non-conformité. Le fait de ne pas suivre avec précision le kilométrage personnel et le kilométrage professionnel peut entraîner des pénalités substantielles de la part de l’IRS. De même, des dossiers obsolètes ou mal gérés sur l’entretien des véhicules peuvent entraîner des problèmes de sécurité qui mettent en danger les employés, augmentent la probabilité d’accidents et conduisent à des poursuites judiciaires coûteuses. En outre, les compagnies d’assurance peuvent refuser des demandes d’indemnisation si les registres des véhicules, les politiques de sécurité ou les procédures de formation des conducteurs ne sont pas correctement documentés.

Automatisation et externalisation

De nombreuses entreprises se tournent vers l’automatisation et l’externalisation pour gérer leur flotte plus efficacement. Les logiciels modernes de gestion de flotte intègrent la télématique aux systèmes de comptabilité afin de suivre automatiquement le remboursement des frais kilométriques, de consigner l’utilisation des véhicules et d’alerter les gestionnaires de flotte en cas d’entretien nécessaire. Cela permet de réduire les frais administratifs, tout en garantissant que chaque véhicule et chaque kilomètre sont correctement comptabilisés.

Une autre stratégie efficace consiste à passer de la gestion d’un parc automobile d’entreprise à un programme de remboursement des frais de véhicule pour les employés. Que ce soit par le biais d’un FAVR, de centimes par kilomètre ou de modèles d’allocation de voiture, les entreprises peuvent réduire de manière significative la charge de travail administratif de leur flotte en transférant la responsabilité de la gestion des véhicules aux employés. Ces programmes peuvent être adaptés pour répondre aux exigences de l’IRS et garantir que l’entreprise reste en conformité tout en minimisant la charge administrative.

Le coût de la non-conformité

Les entreprises qui ne répondent pas aux exigences administratives et de conformité de la gestion du parc automobile s’exposent à des risques. Un kilométrage non déclaré, le non-respect des exigences en matière d’inspection des véhicules et des lacunes dans les dossiers de sécurité peuvent entraîner des pénalités de l’IRS, une augmentation des coûts d’assurance et des litiges coûteux. La complexité de la gestion de ces questions augmente avec la taille des parcs automobiles, ce qui oblige les entreprises à adopter des stratégies qui réduisent la charge administrative et garantissent la conformité.

L’externalisation de la gestion du parc automobile ou le passage à des programmes de remboursement des véhicules offrent aux entreprises une solution évolutive qui minimise les risques de non-conformité et contribue à rationaliser leurs opérations. Lorsqu’elles sont correctement mises en œuvre, ces stratégies permettent de réaliser des économies et de réduire les risques juridiques, ce qui améliore les résultats de l’entreprise tout en réduisant le risque d’erreurs coûteuses.

Conclusion

La gestion d’un parc automobile d’entreprise s’accompagne d’une série de risques, depuis les primes d’assurance jusqu’à la possibilité d’accidents mortels sur la route. La flotte traditionnelle nécessite des investissements importants en matière de couverture d’assurance, d’entretien des véhicules et de formation des conducteurs, la menace constante de non-conformité ajoutant un stress supplémentaire aux gestionnaires de flotte. Pour de nombreuses entreprises, le risque lié à la gestion d’une flotte de véhicules dépasse de loin les avantages, et les solutions alternatives deviennent rapidement la norme.

En passant à des programmes de remboursement de véhicules tels que FAVR ou cents par kilomètre, les entreprises peuvent atténuer ces risques tout en maintenant leur efficacité opérationnelle. Ces programmes réduisent la charge administrative, transfèrent aux employés la responsabilité de l’entretien et de la sécurité de leurs véhicules personnels et rationalisent les efforts de mise en conformité avec le fisc. En outre, l’utilisation de technologies telles que la télématique et les caméras de surveillance pour contrôler le comportement au volant améliore la sécurité globale de la flotte, réduit le nombre d’accidents et diminue les coûts d’assurance.

En fin de compte, la voie à suivre pour les entreprises consiste à trouver un équilibre entre le besoin de mobilité et la nécessité de réduire les risques. Que ce soit par des stratégies de gestion des risques qui améliorent la sécurité des conducteurs ou par le transfert de la responsabilité de la gestion des véhicules aux employés, les entreprises peuvent réduire leur exposition aux risques juridiques, financiers et administratifs. Ce faisant, elles protègent leurs résultats, assurent leur viabilité à long terme tout en favorisant une culture de la sécurité et de la conformité.

En tenant compte de chacun de ces facteurs dans la stratégie de gestion du parc automobile de votre entreprise, vous pouvez réduire les responsabilités liées aux véhicules d’entreprise et prendre des décisions éclairées quant à la poursuite de la gestion d’un parc automobile ou à l’adoption d’une solution plus souple et plus rentable.

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