Remboursements à taux fixe et variable (FAVR) : un guide

Un remboursement FAVR est une allocation de voiture non imposable pour votre main-d’œuvre mobile. Elle permet aux entreprises de rembourser les salariés mobiles qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail.

Ceci est le guide ultime des remboursements de kilométrage FAVR, ou “taux fixe et variable”, pour 2023, et vous pouvez vous attendre à apprendre :

1. Qu’est-ce que FAVR
2. Pourquoi les entreprises choisissent FAVR plutôt que les indemnités taxées et FleetAVR est
3. Comment calculer les dépenses d’un programme FAVR
4. Qu’est-ce que le suivi du kilométrage a à voir avec FAVR ?
5. Si vous devez externaliser votre remboursement de kilométrage FAVR

et plus. Alors, plongeons dedans.

Qu'est-ce que FAVR?

FAVR est un programme de remboursement de kilométrage ou une allocation de voiture ; qui remplace les flottes appartenant à l’entreprise et les allocations automobiles imposables pour rembourser les flottes appartenant aux employés, en franchise d’impôt. FAVR est un programme sanctionné par l’IRS aux États-Unis. L’Internal Revenue Service vous permet de verser des remboursements à vos employés pour la conduite professionnelle en franchise d’impôt.

FAVR signifie «taux fixe et variable» et c’est une sorte d’allocation de voiture ou de programme de remboursement de kilométrage qui permet aux employés de conduire leur voiture personnelle pour le travail, en franchise d’impôt.

Ce que font les remboursements de kilométrage ou les allocations de voiture – et le FAVR n’est qu’un type de remboursement de kilométrage ou d’allocation de voiture – c’est qu’ils remboursent les flottes appartenant aux employés. FAVR rembourse donc essentiellement les frais de kilométrage sur les flottes appartenant aux employés, en franchise d’impôt.

Afin de comprendre ce que remboursent les programmes à taux fixe et variable, vous devez comprendre ce que sont les flottes appartenant aux employés.

Remboursements à taux fixe et variable par rapport aux flottes appartenant à l'entreprise

Les flottes appartenant aux employés sont une alternative appartenant aux employés à une flotte de véhicules appartenant ou loués par une entreprise. Ainsi, avec une flotte appartenant aux employés, vous n’avez plus besoin d’une flotte de véhicules appartenant à l’entreprise.

Cela signifie que vous pouvez conduire les mêmes affaires que votre entreprise auparavant, simplement avec un programme qui permet aux employés d’apporter leur propre voiture au travail ; conduire leurs propres voitures en votre nom ; faire des affaires de la même manière que les gens le faisaient avec une voiture de société.

Les entreprises souhaitent souvent abandonner leur flotte appartenant à l’entreprise parce que :

1. Les flottes comportent beaucoup de risques d’assurance, car une voiture de société dans un accident de voiture en dehors des heures de travail est encore souvent le problème de l’entreprise.
2. Les voitures restent inutilisées lorsque les employés ne les utilisent pas et il est compliqué de réaffecter les voitures de société lorsque les employés partent (charge administrative).
3. Les flottes ont des coûts d’exploitation élevés, impliquant un entretien et des réparations de routine.

Donc, pour ces raisons, il est judicieux d’avoir plutôt une flotte appartenant aux employés. Ce:

1. Confère moins de risque d’assurance à l’entreprise : les accidents de voiture, hors horloge, sont à la charge de l’employé.
2. Les voitures n’ont pas besoin d’être réaffectées à de nouvelles recrues, ni de rester inutilisées lorsqu’elles ne sont pas utilisées.
3. Les flottes appartenant aux employés partagent le coût des dépenses de voiture avec les employés qui conduisent les véhicules à des fins personnelles.

Pour en savoir plus sur les flottes par rapport aux programmes FAVR, lisez ceci ensuite.

Flottes et taxes

Avec une flotte que votre entreprise possède ou loue, cela est évidemment considéré comme une dépense d’entreprise déductible, à déduire des bénéfices. Vous ne payez pas d’impôts sur les dépenses engagées par votre flotte de véhicules. Il serait déraisonnable que vous deviez payer des impôts sur les investissements que vous faites en capital — sur les outils dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise; et une flotte de véhicules est quelque chose dont de nombreuses entreprises ont besoin pour accomplir leurs missions.

Bien qu’il soit facile de déduire des dépenses comme une flotte et de ne pas payer d’impôt sur l’argent dépensé ; cependant, lorsque vos employés apportent leur propre véhicule au travail, il est plus difficile de gérer un programme de véhicules détaxés en interne. Les entreprises reconnaissent qu’elles doivent se débarrasser de leur flotte de voitures de société, mais par quoi la remplacer pour qu’elle soit détaxée ? La meilleure option est un programme de remboursement FAVR, mais souvent les gens choisissent une option plus simple (et imposable) : les allocations de voiture.

Une étape importante dans la compréhension du FAVR consiste à comprendre en quoi il s’agit d’une sorte d’allocation de voiture, juste sans la taxe.

Flottes, plans FAVR et allocations automobiles imposables

Ce qui finit souvent par arriver, c’est qu’au lieu d’une flotte, une entreprise aura une allocation de voiture qui sera imposée. Une allocation de voiture taxée, c’est-à-dire une allocation que vous ne justifiez pas (FAVR est un exemple de version justifiée d’une allocation de voiture, avec des journaux de kilométrage appropriés), est donc gaspillée à 30 ou 40% alors qu’elle n’a pas besoin de l’être.

Les allocations de voiture peuvent être mal gérées et imposées au taux de votre taxe sur les salaires et au taux d’imposition sur le revenu de vos employés. Mais FAVR est un moyen de rendre ces allocations de voiture exemptes d’impôt. Un plan FAVR est une allocation de voiture justifiée qui s’accompagne de rapports et de données, de sorte que l’IRS la considère comme une dépense déductible et non imposable.

Une allocation de voiture mal gérée, en revanche, est une allocation qui n’a aucune justification – pas de journaux de kilométrage, etc. – et qui est donc imposée aux taux de masse salariale et d’impôt sur le revenu pertinents. C’est juste considéré comme un revenu.

Si vous souhaitez lire notre explication complète des allocations de voiture, imposables et non imposables, rendez-vous ici : cardata.co/blog/car-allowance.

Définition de FAVR :

En fin de compte, la définition de FAVR est un programme de remboursement de kilométrage ou une allocation de voiture ; qui remplace les flottes appartenant à l’entreprise et les allocations automobiles imposables pour rembourser les flottes appartenant aux employés, en franchise d’impôt. Elle rembourse à vos salariés l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel.

FAVR est un programme sanctionné par l’IRS aux États-Unis. L’Internal Revenue Service vous permet de verser des remboursements à vos employés pour la conduite professionnelle en franchise d’impôt, car l’IRS comprend évidemment ce que je décrivais ci-dessus : qu’il y a un écart créé lorsque vous désactivez les flottes appartenant à l’entreprise et passez aux employés- flottes détenues. L’arrangement de déductibilité doit être rempli par un mécanisme qui reconnaît que tout type de conduite d’entreprise est une dépense d’entreprise légitime et ne devrait pas être imposé.

FAVR signifie «taux fixe et variable», comme je l’ai dit, et ces taux distincts concernent les dépenses fixes et variables que vos employés encourent lorsqu’ils conduisent pour le travail.

Il y a deux composantes dans un programme à taux fixe et variable et c’est le remboursement fixe, puis il y a un remboursement variable. Il y a un taux qui est un taux variable en cents par mile et un autre qui est une indemnité forfaitaire. Je vais décrire chacun en détail sous peu.

Le FAVR est-il compliqué ?

En vérité, cela fait de l’allocation FAVR l’un des programmes d’allocation de voiture ou de remboursement de kilométrage les plus complexes. Il existe de nombreux documents fiscaux IRS de 30 pages écrits sur ces programmes, et leur familiarité ne fait qu’amplifier les économies et l’équité. C’est payant de savoir.

Une chose qui rend le FAVR compliqué, ce sont ces composants fixes et variables, qui peuvent être recherchés et payés indépendamment, avec des variables indépendantes.

FAVR est plus complexe que les programmes par exemple, qui n’ont qu’une composante fixe ou que les programmes qui n’ont qu’une composante variable. Vous pouvez également exécuter ces programmes, et pour comprendre FAVR, vous devez comprendre ces alternatives.

Cents par mille et indemnité forfaitaire :

Remboursements kilométriques à coût fixe uniquement et à coût variable uniquement

Définition des remboursements à taux variable ("Cents per Mile")

Le type le plus courant de programmes de remboursement de kilométrage à coût variable uniquement sont les cents par mile (« CPM ») ou les plans tarifaires de kilométrage standard.

Ces programmes paient un certain montant par mile parcouru à votre employé mobile. Le maximum que vous pouvez payer en franchise d’impôt est le taux de kilométrage standard de l’IRS de 62,5 ¢ par mile. Donc, si votre coéquipier a parcouru 1 000 milles en un mois et que vous l’avez payé au taux de kilométrage IRS, il recevrait 625 $ pour le mois.

Le taux de kilométrage IRS :

Le taux IRS est le système simple de remboursement de kilométrage variable qui vous permet de payer le taux IRS ou moins pour chaque mile parcouru par votre chauffeur pour affaires.

Par exemple, au moment de la rédaction, le taux IRS est de 62,5 cents par mile. Supposons que votre chauffeur ait parcouru 1 000 milles en un mois, il recevrait 625 $ pour le mois, hors taxes, et vous pouvez l’appeler un jour.

Tant que vous calculez simplement le kilométrage et enregistrez d’autres nécessités (comme l’objectif commercial de leurs voyages, les lectures du compteur kilométrique, etc., dans un journal de kilométrage) – si vous conservez simplement ces enregistrements et que vous payez le taux de cents IRS par mile ou moins , ce serait exonéré d’impôt.

Alors, vous pourriez demander, pourquoi ne ferais-je pas simplement cela? Pourquoi devrais-je prendre la peine de payer ou pourquoi devrais-je prendre la peine de faire des études de marché au lieu de simplement payer le taux d’imposition de 62,5 cents par mile ?

Cents par mile vs FAVR (pourquoi vous ne devriez pas seulement payer un taux variable)

POURQUOI PASSER À FAVR ? ÇA SE RÉSUIT À CELA.

Pourquoi devrais-je faire une étude de marché sur les coûts variables et fixes pour proposer deux taux de remboursement indépendants qui justifient et tiennent compte des frais kilométriques des employés ? Cela ressemble à plus de travail que de simplement payer des cents par mile.

Mais la raison en est que le CPM n’est parfois pas juste. Ce n’est pas particulièrement juste pour vos chauffeurs ou pour votre entreprise.

Cents per Mile est injuste pour les entreprises

La raison pour laquelle ce n’est pas juste pour votre entreprise est que l’IRS a fait des recherches à l’avance et a déterminé qu’il s’agit du taux moyen pour l’ensemble du pays d’Amérique, mais comme nous le savons tous avec les moyennes, elles ne s’appliquent pas universellement par définition.

Et donc, cela signifie que les dépenses de voiture de certaines personnes vont coûter plus de 62,5 cents par mile, et certaines (la plupart) vont coûter moins cher. Certaines personnes paieront beaucoup moins pour leur voiture. Certaines personnes paieront beaucoup plus pour leur voiture, de sorte que votre entreprise pourrait finir par rembourser les conducteurs à un montant bien trop élevé pour les dépenses actuelles réelles.

L’exemple classique est celui d’un conducteur d’autoroute parcourant un kilométrage élevé au Texas, car au Texas, les prix du carburant sont généralement plus bas. La côte du Golfe a du gaz nettement moins cher que la côte ouest par exemple, en Californie. Les routes sont chaudes et bien entretenues. Il n’y a pas de sel sur les routes en hiver. Vous n’avez même pas besoin de mettre des pneus d’hiver. Il y a moins de paiements variables et fixes à effectuer.

Supposons donc que vous ayez un conducteur qui parcourt 40 000 miles par an sur les autoroutes de Houston dans les deux sens. Des banlieues aux ports en passant par les villes régionales. 40 000 Miles, mais presque aucune usure sur sa voiture. Et disons qu’il conduit une Toyota Prius. Une petite voiture hybride performante lui coûte alors très peu d’entretien. Il a cinq ans, depuis 2017.

Voici un aperçu du tableau avec tous les coûts réels et leur kilométrage x l’IRS pour obtenir leur valeur de remboursement. Il vous montre combien ils reçoivent chaque année et combien ils dépensent, de sorte que vous pouvez voir le delta.

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Maintenant, laissez-moi vous dire ce qu’il obtiendrait en remboursement chaque année. Et la réponse est:

25 000 $. Donc, vous achetez essentiellement à votre employé une nouvelle de ces voitures chaque année. Vous lui achetez une nouvelle Toyota chaque année, ce qui n’est pas ce dont ce type a besoin.

Il a juste besoin de pouvoir entretenir sa voiture – et la possession d’une voiture coûte cher – mais une Toyota Prius de 2017 ne coûte pas 25 000 $ par an à faire fonctionner. Laissez-moi vous dire ce qu’il en coûterait pour faire fonctionner cette voiture pour vous. Il vous en coûterait 8 746 $ pour faire fonctionner une Toyota Prius 2017 pendant un an à sa bande de kilométrage. Cela signifie que votre entreprise lui donne 16 254 $ supplémentaires. Triplez ce que votre entreprise doit payer. C’est étonnant.

Pourquoi avez-vous commencé votre programme ? Ce n’était probablement pas pour acheter une nouvelle voiture pour tous vos employés chaque année. Vous ne l’avez pas fait pour acheter une nouvelle voiture à vos employés chaque année, mais pour leur donner un juste remboursement.

Et c’est exactement ce qu’est FAVR : équitable. FAVR est l’équité dans les remboursements de kilométrage. Ainsi, l’équité s’accompagne d’un fardeau plus lourd pour l’employeur; ils doivent faire l’étude de marché eux-mêmes. Mais cela pourrait leur faire économiser, comme nous l’avons vu, jusqu’à 16 000 $ par an et par conducteur.

Cents per Mile est injuste pour les employés

Le taux de l’IRS sous-paye également certains employés. En fait, le taux de l’IRS est tout aussi injuste pour les employés que pour les employeurs ; c’est particulièrement le cas de certains conducteurs à faible kilométrage qui sont néanmoins tenus de posséder et d’exploiter un véhicule en votre nom, pour votre entreprise.

Ces pilotes comprennent les vendeurs et les marchandiseurs. Des personnes qui ont besoin, par exemple, d’utiliser leur voiture pour aller rendre visite à un client dans une ville voisine ou des marchandiseurs qui ont besoin de se rendre dans un magasin – où des camions ont déjà déchargé – pour organiser les marchandises de manière élégante. Ces personnes doivent se procurer une voiture pour faire leur travail; et surtout dans les premières années de possession d’une voiture, le simple fait d’en posséder une coûte cher.

Par exemple, une nouvelle voiture a des frais d’amortissement, d’assurance, d’immatriculation et de titre. Toutes ces choses sont des coûts statiques. Ils sont fixes, ils ne changent pas en fonction du nombre de kilomètres parcourus dans la voiture. Cela pourrait coûter 600 $ la première année de possession, y compris l’amortissement, etc. Et si vous ne parcourez que quelques kilomètres par mois, vos dépenses ne seront pas couvertes.

Disons que vous conduisez 100 miles par mois. C’est comme ça; vous n’avez pas beaucoup de travail; l’entreprise est en crise. Vous faites toujours partie du personnel, mais vous ne parcourez que 100 miles. Vous obtenez seulement—au cours de ce mois de la première année suivant l’achat d’une nouvelle voiture pour faire votre travail—; quand il en coûte 600 $, vous obtenez 62 dollars et demi pour tout le mois parce que vous n’avez parcouru que 100 milles. 100 miles au tarif standard IRS ne vous rapportent que 62,50 $.

C’est un coup dévastateur. Cela signifie que vous manquez 537,50 $. Mais si vous êtes chauffeur, vous le saviez déjà. Un seul mois pourrait être un revers important dans l’année financière entière d’un employé.

Autant la culture d’influence banalise 550 $, autant c’est une somme d’argent réelle qui fait une différence décente pour le bien-être financier futur d’un employé – de n’importe qui. Donc, de peur de perdre 500 $ et tous ses intérêts futurs, demandez à votre employeur un plan FAVR.

Remboursements forfaitaires (allocation voiture) définis

Le type le plus courant de programme de remboursement de kilométrage fixe uniquement est votre allocation de voiture standard de, par exemple, 600 $ par mois.

Ces indemnités de voiture forfaitaires pourraient être imposées ou payées en franchise d’impôt si le nombre était justifié. (Et je vais expliquer comment vous justifiez ces chiffres ci-dessous.)

Mais que ce soit taxé ou non, si vous ne payez à votre employé que 600 $ par mois pour couvrir ses frais de conduite, il s’agit d’une indemnité forfaitaire pour le remboursement du kilométrage.

La même charge de la preuve que celle dont vous avez besoin pour les remboursements à taux variable s’applique ici aussi. Vous devez vous assurer que votre allocation forfaitaire correspond à ce que les employés dépensent réellement.

Une façon d’y parvenir est d’utiliser la méthodologie d’allocation comptable 463, que nous appelons le programme Tax-Free Car Allowance. Selon cette méthodologie, vous conservez des journaux de kilométrage, puis divisez leur remboursement par le nombre de kilomètres parcourus en un mois. Donc, si vous leur donnez 600 dollars et qu’ils parcourent 6 000 miles, ils obtiennent 10 ¢ par mile. Ensuite, vous comparez cela au taux IRS, et comme il est inférieur à 62,5 ¢ par mile, il n’est pas taxé. S’ils ne parcouraient que 600 miles, ils recevraient techniquement un dollar par mile, et donc ils seraient taxés, mais uniquement sur le delta. Seuls 37,5 ¢ par mile seraient taxés, et la somme qu’ils ont reçue alors qu’ils étaient toujours au niveau ou en dessous du taux de kilométrage IRS (375 $) est exonérée d’impôt.

C’est ainsi que vous justifieriez un taux forfaitaire et le rendriez exempt d’impôt. Mais le type de remboursement le plus puissant est un programme qui combine des taux fixes et variables pour rembourser des dépenses disparates ; et c’est FAVR.

Remboursements fixes et variables combinés = FAVR

FAVR est donc une combinaison de ces deux choses. Cela signifie que vous payez à votre employé un certain taux forfaitaire par mois, par exemple 300 $ ; et un certain taux variable par mile, par exemple, 25 cents. Ainsi, chaque mois, votre employé reçoit 300 $ quoi qu’il arrive. Ensuite, une fois que vous avez compilé le kilométrage qu’ils ont parcouru pour affaires au cours du mois concerné, vous leur donnez, par exemple, 25 cents par mile.

(Au fait, vous ne vous contentez pas de deviner les chiffres. En réalité, vous basez ces chiffres sur les données du marché.)

Donc, s’ils parcouraient 1 000 milles au cours d’un mois donné, ils recevraient 550 $. 250 $ de remboursements à taux variable : 1 000 miles à 25 centimes par mile ; et un forfait de 300 $ pour le mois, le même que celui qu’ils obtiennent chaque mois.

Alors vous vous demandez peut-être comment arrivez-vous à ces chiffres ? Et la réponse est, dans sa forme la plus large : en faisant des études de marché. C’est une autre chose qui rend le FAVR plus compliqué que votre programme d’allocation de voiture moyen. Contrairement à la simple utilisation du taux IRS, il s’agit d’une méthode de comptabilisation des « coûts réels ». Vous devez déterminer quels sont les coûts réels de la conduite pour le travail pour payer un véritable remboursement FAVR. Et vous le faites généralement en examinant les dépenses de véhicules locales dans les zones où vos employés conduisent.

Discutons de cela plus en détail dans la section suivante, Calcul du FAVR.
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Calcul du FAVR

Ingrédients pour calculer les taux fixes et variables de FAVR

Ce sont les coûts fixes et variables qui entrent dans les calculs FAVR. Il s’agit d’informations que vous devez collecter afin de calculer les tarifs de votre programme FAVR, comme l’exige l’IRS. Il peut être décomposé en deux catégories, les données fixes et les données variables.

Dépenses fixes remboursées par FAVR :

1. Amortissements ou paiements de location
2. les primes d’assurance,
3. frais de licence et d’enregistrement,
4. impôts fonciers personnels

Dépenses variables remboursées par FAVR :

1. Prix ​​du carburant,
2. les vidanges d’huile,
3. pneus,
4. maintenance de routine,
5. réparations.

(Extrait de l’IRS 2000-48.)

Vous devez déterminer le coût de ces dépenses et les additionner dans une allocation de voiture. Cela implique de connaître de nombreux points de données sur les dépenses de véhicule. Ce n’est pas une mince affaire, c’est pourquoi de nombreuses entreprises aiment externaliser leurs plans de remboursement FAVR. Voilà qui sont les clients de Cardata, et si vous êtes intéressé par l’externalisation d’un plan FAVR, appelez-nous et nous verrons si FAVR est adapté à vos besoins spécifiques.

Comment calculer les coûts variables

Vous calculez donc la part variable en additionnant toutes les dépenses variables par mile. Un changement d’huile coûte, par exemple, 40 $, et vous en avez besoin d’un tous les 5 000 milles, il en coûte donc quatre cinquièmes de cent par mille. Si l’essence coûte 4 $ le gallon et que vous obtenez 40 milles par gallon, l’essence coûte 10 cents par mille.

Vous devez également additionner les coûts de réparation et d’entretien par mile. Donc, si les nouveaux pneus coûtent 400 $ et que vos pneus sont conçus pour durer 50 000 milles, vos pneus coûtent quatre cinquièmes d’un centime par mille.

Et rappelez-vous que tous ces coûts peuvent être locaux. Donc, si vous avez des chauffeurs sur la côte du golfe, leur essence peut coûter 3 $ le gallon et 5 $ le gallon en Californie. Le prix des réparations, de l’entretien et des vidanges d’huile varie également en fonction de la région. Nous discutons des codes postaux ci-dessous.

Comment calculer les frais fixes

Les coûts fixes peuvent être calculés en connaissant le calendrier d’amortissement, c’est-à-dire combien votre type de véhicule se déprécie par an, puis en divisant cela par 12 pour un calcul mensuel. Ensuite, vous devez également connaître votre assurance par mois, etc. Additionnez tous les frais fixes énumérés ci-dessus et assurez-vous de connaître les sommes mensuelles. Ensuite, vous avez votre remboursement forfaitaire.

Types de véhicules et remboursements de véhicules FAVR

Dans la plupart des programmes FAVR, le remboursement de votre employé n’est pas basé sur la voiture réelle qu’il conduit, mais plutôt sur un type de véhicule. Il s’agit d’une représentation numérique d’une voiture que vous jugez raisonnable pour le travail que vos employés en font.

Votre entreprise, afin de calculer le FAVR, peut sélectionner un type de véhicule pour différents types de conducteurs au sein de son entreprise. Par exemple, vous pouvez vous voir attribuer un Chevrolet Blazer comme type de véhicule en tant que marchand. Si votre entreprise a besoin que les vendeurs arrivent avec style, vous pouvez attribuer une Cadillac ou une Lincoln. Tant que le coût est inférieur (à la fin de 2022) à 56 100 $, vous pouvez attribuer la voiture et vos employés sont remboursés en fonction de celle-ci.

Cependant, vos employés ne sont pas obligés de posséder cette voiture. Les employés mobiles doivent simplement disposer d’une voiture qui, lorsqu’elle est neuve, coûte 90 % du prix du véhicule standard du programme ; donc si votre type de véhicule coûte 50 000 $, ils doivent avoir des voitures qui coûtent au moins 45 000 $.

Donc, une fois que vous avez un véhicule standard du programme, vous connaissez les miles par gallon, le PDSF et toutes les autres dépenses liées à la possession d’une certaine voiture. Et une fois que vous avez toutes ces dépenses, vous êtes prêt à appliquer une méthode de comptabilisation des coûts réels pour établir vos tarifs FAVR.

Codes postaux et FAVR

Notez également que sur la même page, page 7, de ce qui précède, on lit ce qui suit :

“un paiement périodique à un taux variable basé sur un barème d’état pour différentes localités pour couvrir les coûts de conduite d’une automobile dans le cadre de la prestation de services en tant qu’employé est une allocation versée à un taux forfaitaire ou un calendrier établi.”

Cela signifie que vous pouvez tout calculer localement. Rappelez-vous quand j’ai dit, FAVR est l’équité ? C’est vrai surtout à cause de la composante géographique.

Non seulement vous avez besoin de tous les ingrédients indiqués ci-dessus, mais vous pouvez également les récolter dans la bonne région. Cela signifie que si votre chauffeur est dans le Wyoming, vous pouvez calculer son remboursement en fonction de ce lieu. S’ils se trouvent en Caroline du Nord, vous pouvez y extraire des données sur le carburant, des données d’assurance et tout le reste, et donner à vos chauffeurs un plan de remboursement spécifique à N.C.

Les prix du gaz sont la principale influence sur le taux variable, car ils représentent le coût variable le plus important et sont également ceux qui fluctuent le plus.

Les dépenses variables sont considérées comme correspondant au nombre de kilomètres parcourus par un employé.

Conclusion de cette section

FAVR exige l’exactitude de l’employeur, l’employeur est responsable de l’étude de marché.

Ils doivent fournir des données pour défendre leurs choix de taux.

Maintenant, ces données incluent les éléments que vous conserveriez normalement dans un journal de bord de kilométrage. Un carnet de kilométrage ressemble à ceci :

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Mais vous n’êtes pas obligé de le faire sur papier. Les carnets de kilométrage sont partout remplacés par des applications de suivi du kilométrage.

Qu'est-ce que le suivi du kilométrage a à voir avec FAVR

Le suivi du kilométrage vous permet d’obtenir toutes les données dont vous avez besoin pour émettre un remboursement à taux variable. Principalement, le suivi du kilométrage ne compte que les kilomètres parcourus. Cependant, le suivi kilométrique, qui a un historique dans les carnets de kilométrage, enregistre également toutes les informations suivantes :

1. date du voyage
2. destination du voyage
3. but commercial du voyage
4. kilométrage de départ
5. fin de la lecture du compteur kilométrique
6. kilomètres du trajet
7. type de dépense supplémentaire (par exemple, les péages)
8. montant de la dépense supplémentaire

Voir l’image d’un carnet de kilométrage ci-dessus.

Vous pouvez donc utiliser ce journal de bord pour enregistrer vos miles. Vous pouvez enregistrer l’image ci-dessus et imprimer autant de feuilles que nécessaire. Ou, vous pouvez obtenir une application de suivi du kilométrage. Une application de suivi kilométrique n’est pas qu’un simple compteur kilométrique, elle enregistre également toutes les informations listées ci-dessus.

Il existe des trackers de kilométrage d’entreprise et des trackers de kilométrage individuels. Les trackers de kilométrage d’entreprise sont généralement émis avec des programmes de remboursement de kilométrage et sont utilisés par les entreprises et les PME. Les trackers de kilométrage individuels sont généralement utilisés par les chauffeurs Uber, les entreprises individuelles, les très petites entreprises, etc., afin de conserver des enregistrements de leur kilométrage pour leurs impôts. Vous n’avez généralement pas de plan FAVR si vous utilisez un tracker de kilométrage personnel.

Exemples de trackers de kilométrage d'entreprise :

Cardata

Motus

Ces produits sont parfaits pour les entreprises avec plusieurs chauffeurs.

Exemples de traceurs de kilométrage personnels :

Everlance

MileIQ

Ces produits sont parfaits pour les travailleurs indépendants et les entrepreneurs indépendants.

Devriez-vous sous-traiter votre programme FAVR à un fournisseur de plan de remboursement de kilométrage ?

Probablement. FAVR est compliqué et si vous êtes une PME ou une entreprise, vous économiserez probablement de l’argent en externalisant. Vous avez besoin d’administrateurs dédiés et compétents pour en exécuter un en interne. Et si vous faites une erreur, vous pourriez voir un gaspillage fiscal. Épargnez à votre entreprise des maux de tête et de l’argent en sous-traitant.

Si vous êtes prêt à discuter de l’externalisation de votre plan FAVR, nous sommes les bonnes personnes à qui parler. Ne tardez pas, réservez un appel découverte avec Cardata dès aujourd’hui.

‍https://www.cardata.co/fr/demo

Avis de non-responsabilité : rien dans cet article de blog n’est un avis juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique.