Exploitation d’un programme de flotte : Les inconvénients financiers et leurs solutions

La gestion d’un programme de flotte peut sembler être la manière la plus intelligente de répondre aux besoins de mobilité de l’entreprise, en particulier lorsque les équipes sur le terrain utilisent des véhicules tous les jours. Mais que se passe-t-il lorsque les coûts de gestion d’un parc automobile commencent à dépasser les avantages ? D’innombrables propriétaires d’entreprises se retrouvent confrontés à des dépenses en constante augmentation, à des coûts de maintenance imprévisibles et à des migraines administratives, qui ont tous un impact négatif sur les résultats de l’entreprise.

Dans ce blog, nous allons analyser les inconvénients financiers liés à l’exploitation d’un parc automobile et les moyens de les surmonter. Nous examinerons également des solutions de rechange rentables, comme les programmes de remboursement des véhicules (PRV), et nous verrons pourquoi il est judicieux de s’associer à des partenaires de véhicules comme Cardata pour optimiser votre stratégie de parc automobile.

Inconvénients financiers de l'exploitation d'un programme de flotte

Coûts d'acquisition et d'amortissement élevés

L’achat ou la location d’une flotte de véhicules nécessite un investissement initial considérable que la plupart des entreprises ont du mal à trouver. La valeur des véhicules se déprécie rapidement et ce qui semblait être une bonne affaire au moment de l’achat peut se transformer en gouffre financier au fur et à mesure que les véhicules vieillissent. Les entreprises ressentent généralement ce choc directement sur leur trésorerie, surtout lorsqu’elles sont obligées de passer à de nouveaux véhicules après quelques années pour que leur flotte reste fiable et digne de confiance.

Voici donc une solution ! Un programme de remboursement des véhicules (PRV) peut éliminer ce problème en remboursant les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail, ce qui élimine complètement la nécessité d’acquérir un véhicule. Votre entreprise rembourse les kilomètres réellement parcourus, ainsi que les coûts variables et fixes, ce qui lui permet de réaliser d’importantes économies sur les coûts de propriété et d’exploitation.

Coûts d'entretien et de réparation

Les véhicules de flotte peuvent nécessiter beaucoup d’entretien régulier. Vidanges d’huile, permutation des pneus, inspection des freins, etc. Lorsque des problèmes d’entretien surviennent, les pannes inattendues peuvent entraîner des coûts encore plus élevés, en particulier pour les véhicules plus anciens. Ces dépenses imprévues augmentent les temps d’immobilisation, perturbant le flux de travail et les opérations et gonflant les coûts totaux de la flotte. En fait, les coûts d’entretien et de réparation peuvent augmenter de 10 à 15 % par an à mesure que les véhicules vieillissent et nécessitent des entretiens plus fréquents.

Frais d'assurance et de responsabilité

L’augmentation de la taille de votre flotte entraîne celle de vos primes d’assurance. Couvrir l’ensemble de la flotte signifie que vous devez également payer pour tous les coups, les bosses et les accidents plus importants, ainsi que pour les responsabilités en matière de sécurité de la flotte et les problèmes juridiques potentiels, ce qui peut vite coûter cher. Les primes d’assurance peuvent augmenter de 25 % après un seul accident responsable, et les grandes flottes sont naturellement plus exposées au risque.

En passant à un programme de remboursement des frais de transport, vous pouvez réduire considérablement vos obligations en matière d’assurance, puisque les employés souscrivent leur propre assurance automobile. Cela minimise l’exposition de l’entreprise tout en maintenant les normes de sécurité des conducteurs grâce à la surveillance de leur comportement et à tout logiciel télématique intégré par votre entreprise.

Coût du carburant

Le carburant est l’une des dépenses de gestion de flotte les plus imprévisibles. L’augmentation des coûts du carburant et les fluctuations incessantes des prix rendent difficile l’établissement d’un budget précis, en particulier si votre flotte est composée de véhicules gourmands en carburant. Le prix du carburant a augmenté de plus de 40 % au cours des deux dernières années, ce qui a exercé une pression considérable sur les budgets des flottes.

Les logiciels d’application tels que les systèmes de gestion du carburant et d’optimisation des itinéraires peuvent réellement aider votre entreprise à réduire sa consommation de carburant. De plus, en optant pour des véhicules plus économes en carburant ou même pour des options électriques, vous pouvez contribuer à réduire votre consommation élevée de carburant.

Charges administratives

La gestion d’une flotte avec un certain niveau d’efficacité implique de gérer intelligemment les opérations de la flotte, la conformité et le suivi des véhicules. Cela nécessite également beaucoup de temps et de ressources de la part des équipes chargées des ressources humaines, des finances et de l’approvisionnement. Les gestionnaires de flotte consacrent environ 30 % de leur temps à des tâches administratives liées à la conformité, à la tenue de registres et au suivi de la flotte. L’automatisation leur sauvera la vie, car les processus manuels sont fastidieux et sources d’inefficacité, d’erreurs et de perte de temps.

Envisagez d’utiliser des solutions de gestion de flotte telles qu’une application avec suivi des véhicules en temps réel et des outils d’efficacité opérationnelle pour rationaliser tous vos processus liés à la voiture. Cela peut réduire la charge de travail du personnel administratif chargé de ces tâches et faciliter la gestion du programme de flotte.

Arguments en faveur de solutions alternatives pour le parc automobile

Programmes de remboursement des véhicules (PRV)

Un programme de remboursement des véhicules permet aux employés d’utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles, ce qui évite à l’entreprise de posséder, d’exploiter et d’entretenir une flotte de véhicules. Les employés sont remboursés sur la base d’un taux kilométrique équitable et conforme aux règles de l’IRS, ce qui en fait une option très rentable pour les entreprises de toutes tailles, en particulier les petites entreprises.

Programmes à taux fixe et variable (FAVR)

Les programmes FAVR sont une solution hybride qui combine un paiement fixe pour couvrir les coûts de possession d’un véhicule, comme l’assurance et l’immatriculation, et un taux variable pour couvrir les coûts d’exploitation, comme le carburant. Cela donne à l’entreprise et à ses employés mobiles une certaine flexibilité, en adaptant le programme aux besoins uniques et spécifiques de l’équipe et de l’entreprise.

Leasing ou propriété ?

La location de véhicules peut sembler un moyen astucieux de maintenir les coûts de votre flotte à un niveau peu élevé, mais en réalité, elle nécessite toujours des engagements financiers à long terme. Les PRV comme FAVR offrent beaucoup plus de flexibilité, en vous permettant de ne conserver que les véhicules dont vous avez absolument besoin, tout en donnant à vos employés la liberté d’utiliser leurs véhicules personnels pour le travail.

Pourquoi s'associer à Cardata ?

Si vous cherchez à résoudre les défis financiers de la gestion de flotte, Cardata offre une solution sur mesure pour chaque entreprise qui exploite une flotte de véhicules non spécialisés. Voici comment nous pouvons vous aider à optimiser votre stratégie de gestion de flotte :

Les programmes de remboursement de Cardata

Chez Cardata, nous nous spécialisons dans l’aide aux entreprises comme la vôtre pour rationaliser leurs programmes de véhicules en passant à des modèles de remboursement rentables comme le FAVR. Nos clients ont économisé en moyenne 2 000 $ par conducteur chaque année en adoptant nos solutions de remboursement. Notre application automatise le suivi du kilométrage, garantissant ainsi des remboursements précis et conformes aux règles de l’IRS.

Réduisez la taille de votre flotte grâce à un PRV

Si/quand vous vous associez à Cardata, vous pouvez réduire la taille de votre flotte en passant à un PRV qui indemnise les employés pour l’utilisation de leurs véhicules personnels. Vous économisez ainsi sur les coûts d’entretien, d’assurance, de carburant et de responsabilité, tout en conservant la fonctionnalité d’une flotte complète. Des entreprises ont réduit la taille de leur flotte jusqu’à 20 %, libérant ainsi du capital pour d’autres besoins de l’entreprise.

Conclusion

L’exploitation d’un parc automobile peut être coûteuse, mais en étant proactif et avisé, vous pouvez éviter les coûts inutiles. Les solutions telles que les programmes FAVR sont conçues pour répondre aux besoins de votre entreprise sans les contraintes financières liées à l’entretien d’une flotte de véhicules. En vous associant à Cardata, vous rationaliserez les opérations de votre flotte, réduirez les coûts et augmenterez l’efficacité opérationnelle, tout en veillant à ce que vos conducteurs soient en sécurité et bien soutenus.

Prêt à optimiser votre stratégie de flotte ? Contactez Cardata dès aujourd’hui.

Sources

1. Solutions de gestion de flotte : Cost Savings and Optimization(https://www.fleetsolutions.com)

2. L’impact de l’efficacité énergétique sur la gestion des flottes(https://www.fuelefficiency.com)

3. La dépréciation des véhicules et son effet sur les coûts des flottes(https://www.fleetcostsavings.com)

4. Les programmes VRP et FAVR : Comment ils peuvent aider votre entreprise(https://www.reimbursementprograms.com)