Avantages et inconvénients des voitures de société

Introduction

Pendant longtemps, les voitures de société ont été un avantage en nature apprécié des salariés amenés à conduire dans le cadre de leur métier. Le règne de la voiture de société s’est intensifié après la grande crise financière de 2008, lorsque la loi sur l’emploi a commencé à offrir davantage d’allégements fiscaux pour des éléments tels que les véhicules professionnels.¹ Cependant, par rapport aux autres options disponibles, il existe des moyens plus rentables pour les propriétaires d’entreprise d’envoyer leurs employés sur la route – après tout, en avoir pour son argent devrait être la règle d’évaluation numéro un pour les entreprises. Bien que l’idée d’avoir une nouvelle voiture fournie par un employeur pour un usage professionnel et personnel puisse sembler attrayante, il y a plusieurs avantages et inconvénients à considérer lorsqu’il s’agit de solutions automobiles. Cet article explique précisément pourquoi cela peut être.

¹ La loi sur les réductions d’impôts et l’emploi étend les allégements fiscaux pour les véhicules commerciaux

Voitures de société : un avantage en nature prestigieux ?

Les raisons suivantes font que les voitures de société ressemblent à une excellente réponse programmatique à la question des employés qui doivent constamment accumuler des miles d’affaires.

Réduction des frais de voiture des employés : L’un des avantages les plus importants des voitures de société est la charge financière qu’elle peut compenser pour les employés privilégiés qui les utilisent. Une fois qu’une personne a accès à une flotte d’entreprise, elle n’a plus à payer pour l’essence, l’entretien ou l’assurance ; cela leur fait inévitablement gagner beaucoup de temps et d’argent à long terme. Cependant, l’utilisation personnelle d’une voiture de société ne profite pas des mêmes avantages – le remboursement du kilométrage ne compte pas pour la conduite sans rapport avec le travail. En d’autres termes, seul le kilométrage professionnel peut échapper aux paiements directs.

Commodité : Avoir un véhicule à usage professionnel à portée de main est extrêmement pratique ; il aide les employés à éviter les tracas liés à la location ou à l’achat d’une voiture personnelle ou à l’utilisation des transports en commun pour leurs déplacements professionnels, ce qui peut devenir assez désordonné selon l’emplacement de l’entreprise.

Prestige : En tant que symbole de statut, avoir une voiture de société peut également renforcer l’image professionnelle et l’estime de soi d’un employé ; cela montre que leur employeur les valorise et a un niveau de responsabilité plus élevé au sein d’une organisation plus grande. Dans le même ordre d’idées, fournir des voitures de société peut améliorer considérablement l’image et la réputation de l’entreprise, ainsi que renforcer la notoriété de la marque si les employeurs choisissent d’intégrer la marque sur les véhicules.

Inconvénients des voitures de société

Bien que les avantages des programmes de voitures de société soient plutôt excitants et apparemment bons pour les affaires, cela devient moins pratique lorsque l’on considère les inconvénients.

• Coûts : fournir des voitures de société peut rapidement accumuler des dépenses professionnelles pour l’employeur. Le coût d’achat et de location des véhicules peut être assez élevé, mais les dépenses courantes comprennent l’entretien, les réparations, l’assurance et le carburant. Ces coûts peuvent devenir difficiles à gérer, surtout si les véhicules doivent être entretenus fréquemment.
• Empreinte carbone : Si le responsable de l’initiative sur les véhicules néglige l’impact environnemental, l’employé pourrait être confronté à un stress excessif à propos d’un problème qui échappe entièrement à sa volonté. Plus précisément, si des voitures économes en carburant ne sont pas utilisées et que le programme de voitures de société est rigide, il n’y a pas grand-chose à faire pour compenser leur empreinte carbone.²
• Responsabilité : Les entreprises qui fournissent des voitures assument nécessairement une certaine responsabilité – pour les dommages matériels et corporels. Supposons qu’un employé soit impliqué dans un accident alors qu’il conduisait une voiture de société. Dans ce cas, l’employeur est généralement responsable de tout dommage ou blessure qui en résulte, même si l’accident s’est produit en raison de l’utilisation personnelle du véhicule.
• Conflits d’intérêts : Il ne fait aucun doute que le prestige est énorme, tout comme le fait de renforcer le sentiment d’estime de soi d’un travailleur. Et si les voitures de société n’étaient réservées qu’à quelques privilégiés ? En ce sens, fournir des voitures de société peut créer des inégalités entre les employés, certains pouvant bénéficier de cet avantage tandis que d’autres sont contraints de prendre en main leur transport.
• Avantages imposables : Un inconvénient majeur de ce type de programme de véhicule est la taxe sur les véhicules de société qui peut rapidement réduire le montant lors de votre prochaine déclaration. Bien sûr, certaines déductions fiscales sont disponibles, mais les choses peuvent se compliquer si une attention particulière n’est pas accordée. Par exemple, lorsque les employés conduisent une voiture considérée comme un actif commercial, ils doivent suivre les règles fiscales strictes de l’IRS concernant l’utilisation personnelle d’un véhicule de société, car cela est considéré comme un avantage social imposable.³ S’ils choisissent de ramener la voiture de société à la maison, cela pourrait représenter jusqu’à 25 % de la valeur de l’avantage. Cela signifie que le coût de la voiture ne se limite pas seulement au prix d’achat, mais comprend également les taxes et les frais associés à l’avantage.

La valeur de cet avantage doit être calculée et déclarée dans le cadre du revenu imposable de l’employé et de la juste valeur marchande du véhicule, du nombre de kilomètres personnels parcourus et du taux de kilométrage IRS.
Les employeurs doivent retenir des impôts sur la valeur de l’avantage social et le déclarer sur le formulaire W-2 de l’employé. De plus, l’employé peut avoir besoin d’effectuer des paiements d’impôts estimés pour couvrir l’impôt à payer associé à l’utilisation personnelle du véhicule de l’entreprise.
Il existe cependant quelques exceptions à cette règle, par exemple si le véhicule est utilisé exclusivement à des fins professionnelles ou si l’employé paie la juste valeur marchande pour l’utilisation de la voiture.
En bref, les employeurs et les employés doivent comprendre les implications fiscales de l’utilisation d’un véhicule de société à des fins personnelles. Vous devez payer des taxes d’utilisation personnelle si vous ramenez la voiture de société à la maison, ce qui peut représenter jusqu’à 25 % de la valeur de l’avantage. Une documentation et des rapports appropriés peuvent aider à éviter tout problème avec l’IRS et à assurer le respect des lois fiscales.⁴

² Fleets and the environment: Carbon offsetting schemes help green-minded fleets

³ Personal Use of a Company Vehicle

⁴  Your Guide to Navigating Through Personal Use of Company Car Rules

Programmes de remboursement des véhicules : une alternative rentable

Bien qu’il y ait des avantages à fournir des voitures de société, il existe également des options alternatives que les entreprises peuvent envisager. L’une de ces options est les programmes de remboursement des véhicules (PRV). Les VRP sont un excellent avantage pour les employés, car ils offrent les mêmes avantages qu’une voiture de société sans les coûts et les risques supplémentaires pour l’entreprise.

Les VRP peuvent être conçus de plusieurs manières, notamment :

• Allocations de voiture FAVR : Allocations à taux fixe et variable non imposables et couvrant les dépenses du véhicule telles que le carburant, l’entretien pour contrer la dépréciation et l’assurance.
  • En savoir plus sur les voitures de société par rapport aux programmes FAVR
• Programmes Cents per Mile : Remboursez les employés en fonction du taux de kilométrage qu’ils conduisent à des fins professionnelles, par opposition aux miles personnels.
• Allocations de voiture non imposables : les employés reçoivent des remboursements mensuels pour couvrir les frais de véhicule, qui sont exonérés d’impôt tant qu’ils couvrent l’utilisation du véhicule à des fins professionnelles.
• Autopartage d’entreprise : Une autre alternative à la mise à disposition de voitures de société consiste à utiliser les services d’autopartage d’entreprise. Ces services permettent aux employés d’accéder à un parc de véhicules appartenant à l’entreprise à des fins professionnelles sans avoir besoin d’être propriétaires.

Conclusion:

Fournir des voitures de société peut être un avantage précieux pour les employés, mais cela s’accompagne également de divers coûts et risques pour l’employeur. Des alternatives telles que les VRP et les services d’autopartage d’entreprise peuvent offrir les mêmes avantages aux employés sans les dépenses et la responsabilité supplémentaires pour l’entreprise. En fin de compte, il appartient à chaque employeur de peser le pour et le contre et de déterminer le type de programme de véhicules qui convient le mieux à son organisation et aux besoins de ses employés.