Voitures de société et indemnités de voiture : qu’est-ce qui vous convient le mieux ?

Introduction

Qu’il s’agisse d’un nouveau véhicule, d’une allocation de voiture, d’une allocation en espèces ou d’un autre type d’avantage en nature généreux, la plupart des employeurs feront de leur mieux pour offrir quelque chose de substantiel aux employés qui doivent conduire à des fins professionnelles. Pour être sûr, chacune de ces options a un ensemble distinct d’avantages et d’inconvénients – dans cet esprit, il est impératif de comprendre leurs nuances subtiles avant de décider ce qui fonctionne pour votre entreprise.

Selon les besoins des employés et le type d’activité qu’ils exercent sur la route, un BIK peut être plus adapté que les autres. Dans la plupart des cas, cependant, une allocation de voiture est le meilleur choix, en particulier une allocation de voiture non imposable. Néanmoins, les besoins des différentes entreprises peuvent être divers, c’est pourquoi cet article vous propose un bref aperçu de tout ce que vous devez savoir sur les véhicules de société et les indemnités.

Définir nos termes

• Voiture de société : désigne un véhicule appartenant à un employeur ou loué par celui-ci dans le seul but de le fournir à un employé à des fins professionnelles et personnelles, dans la plupart des cas. L’employeur est responsable de l’achat initial ou de la location et des frais de fonctionnement permanents, y compris l’assurance, le carburant, l’entretien et tous les autres frais pouvant être associés au véhicule.
• Allocation de voiture : dans ce régime, des paiements mensuels fixes sont alloués aux employés pour couvrir le coût de la conduite de leur véhicule privé à des fins professionnelles, servant finalement d’alternative aux véhicules appartenant à l’entreprise ou loués.¹ L’employé utilise son propre véhicule, paie toutes les dépenses, telles que les frais d’entretien, et conserve toute partie inutilisée de l’allocation. L’employé a un contrôle total sur le type et l’état du véhicule – cela signifie qu’il peut tenir compte des choix de style de vie dans sa sélection de voiture.

¹  Car allowance vs a company car: comparing tax, benefits & more

Voitures de société : avantages et inconvénients

Commodité et efficacité

L’avantage le plus flagrant d’une voiture de société est l’absence d’inconvénients. Les tracas et les dépenses liés à la possession d’un véhicule ou au processus de location d’une voiture – toutes ces contingences bureaucratiques irritantes qui obligent les travailleurs à franchir de nombreux obstacles sont à la charge de l’employeur. De plus, le conducteur d’une voiture de société n’a pas à se soucier de choses comme la dépréciation et l’usure générale, ce qui signifie qu’il peut mieux profiter de la commodité et du prestige de conduire une nouvelle voiture, une voiture qui lui est réservée – c’est un excellent moyen de faire en sorte que les travailleurs se sentent appréciés, élément essentiel de toute dynamique employeur-employé saine.²

²  Recognition is a simple yet effective way to keep employees from quitting

Taxabilité

Même si les programmes de voitures de société peuvent sembler glamour et prestigieux, ils sont toujours considérés comme un avantage imposable par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et l’Internal Revenue Services (IRS)³. Cela signifie essentiellement que l’employé doit payer un impôt sur le revenu sur la valeur de l’avantage, qui est calculé en fonction du type de véhicule, du prix d’achat ou du coût de location, des coûts d’exploitation, de la disponibilité pour un usage personnel et du nombre de kilomètres parcourus. . Il est important de noter que l’avantage imposable peut être important, principalement si l’employé conduit fréquemment pour des raisons personnelles ou s’il a un revenu élevé.

³ Car Expenses and Benefits: A Tax Guide (2023) | PwC Canada

La flexibilité

Un inconvénient majeur d’une voiture de société est qu’elle limite considérablement les choix d’un employé concernant son mode de transport. Le véhicule fourni par l’employeur peut ne pas être conforme aux préférences du travailleur en matière de conception, de taille, de couleur ou de caractéristiques. De plus, l’employé peut être obligé de partager la voiture avec d’autres collègues ou de la restituer lors de son départ.

Allocations de voiture : avantages et inconvénients

Le principal avantage d’une indemnité de voiture est qu’elle donne au salarié plus de liberté et d’autonomie dans l’utilisation de son véhicule. Les employés peuvent sélectionner des voitures qui correspondent à leurs besoins, leurs préférences et leur budget. Les salariés peuvent également utiliser leur véhicule comme ils l’entendent sans avoir à calculer, déclarer ou justifier leur remboursement kilométrique auprès de leur employeur.

Cherté

Le principal inconvénient d’une allocation automobile est qu’elle peut ne couvrir qu’une partie des coûts associés à la possession ou à la location d’un véhicule. Selon le montant de l’allocation et le type de véhicule, l’employé peut avoir à payer de sa poche certaines dépenses professionnelles, telles que l’entretien de la voiture, les réparations, l’assurance automobile, les frais de carburant ou l’amortissement. L’employé assume tous les risques et responsabilités liés à la possession ou à la location d’un véhicule.

Taxabilité

Un autre inconvénient d’une allocation de voiture est qu’elle peut également être soumise à l’impôt sur le revenu. Cependant, contrairement à un avantage pour voiture de société basé sur une formule fixe, un avantage d’allocation de voiture peut être réduit en déduisant les frais de voiture éligibles engagés pour l’utilisation professionnelle du véhicule. Pour ce faire, l’employé doit tenir des registres précis de son taux de kilométrage et de ses frais et les joindre à sa déclaration de revenus – ce qui est particulièrement gênant si la nature de son travail implique un kilométrage élevé à surveiller. (C’est pourquoi les entreprises sous-traitent les programmes de remboursement à des fournisseurs de logiciels de remboursement.)

Quelle option est la meilleure pour les entreprises : les allocations de voiture ou les programmes de remboursement du kilométrage ?

La réponse courte est que les véhicules fournis par l’entreprise sont beaucoup trop chers et trop risqués, tandis que les programmes d’allocation de voiture de société injustifiés sont pâles en termes de rentabilité par rapport aux programmes de remboursement du kilométrage, qui ne sont pas taxés et, en fin de compte, donneront à votre les employés en ont plus pour leur argent. Dans le même temps, les employeurs sont moins exposés au risque d’accidents en dehors des heures d’horloge si leurs travailleurs choisissent de ramener leur voiture à la maison.

• Une allocation de voiture peut économiser de l’argent pour les deux parties. Pour les employeurs, une allocation automobile peut réduire leurs frais généraux et les responsabilités associées à la possession ou à la location de véhicules pour leurs employés. Une allocation de voiture peut réduire leur revenu imposable en permettant aux employés de demander des déductions pour les dépenses liées à l’entreprise.
• Une allocation de voiture peut augmenter la satisfaction et la motivation des employés. En leur donnant plus de choix et de contrôle sur leur véhicule, une allocation automobile peut remonter leur moral et leur fidélité. S’ils utilisent leur voiture, les employés peuvent conduire un véhicule qu’ils apprécient et avec lequel ils se sentent à l’aise, ce qui est un énorme avantage si vos employés doivent passer beaucoup de temps sur la route.
• Fournir une voiture de société aux employés peut être un avantage précieux qui peut attirer et retenir les talents. D’autre part, une allocation de voiture fournit aux employés un montant fixe chaque mois à utiliser pour la location ou l’achat de leur véhicule.
• La décision entre une voiture de société et une allocation voiture dépend de divers facteurs tels que le budget, les besoins des employés et la nature de l’entreprise.
• Le remboursement du kilométrage est plus avantageux pour l’entreprise car il n’y a pas d’impôt, en particulier lorsqu’une entreprise s’attend à ce qu’un employé accumule de nombreux miles professionnels.
• Un programme de remboursement offre aux employés une rémunération pour l’utilisation de leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Il est exonéré d’impôt jusqu’au montant du taux de kilométrage standard de l’IRS, qui est actuellement de 65,5 cents par mile pour un usage professionnel.
• En revanche, une allocation de voiture est un montant fixe versé chaque mois aux employés pour la location ou l’achat de leur propre véhicule. Elle est soumise à l’impôt sur les salaires et à l’impôt sur le revenu, à moins que vous ne la transformiez en une allocation automobile non imposable !

Les indemnités de voiture sont-elles considérées comme des dépenses de l'entreprise ?

• Une allocation de voiture est une dépense pour l’entreprise si elle n’est pas configurée comme une allocation de voiture hors taxe ou un programme FAVR (taux fixe et variable).
• Si une allocation de voiture est correctement configurée, l’entreprise peut conserver les charges sociales et l’employé peut perdre l’impôt sur le revenu.
• Cependant, si une allocation de voiture est configurée comme une allocation de voiture non imposable ou un programme FAVR, elle peut offrir des avantages fiscaux à la fois à l’entreprise et à l’employé.

Y a-t-il un avantage fiscal à une allocation automobile ?

Oui, les allocations de voiture présentent un avantage fiscal important, tant qu’elles sont correctement configurées en tant qu’allocations de voiture non imposables ou programmes FAVR, il peut y avoir un avantage fiscal à la fois pour l’entreprise et pour l’employé. Cela permettra aux entreprises d’économiser jusqu’à 30 % sur les remboursements de leurs véhicules. De plus, les employés peuvent économiser sur l’impôt sur le revenu si l’entreprise versait auparavant une allocation de 600 $ ; aller avec une allocation de voiture non imposable ou un programme FAVR peut économiser 180 $ pour l’entreprise et l’employé combinés.

Conclusion

En définitive, si un avantage en nature comme une voiture de société peut être une option très appréciée et offrir une excellente visibilité pour une entreprise, le prestige devient beaucoup moins appréciable une fois le taux d’imposition pris en compte. FAVR peut également être un meilleur choix si vos employés préfèrent utiliser leur voiture personnelle tout en optimisant les déductions fiscales et en suivant le kilométrage avec précision. Un BIK n’est pas aussi gentil ou rentable si le kilométrage élevé est au cœur de votre programme de véhicules.

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