Le guide ultime de l’allocation de voiture pour 2023

Le guide ultime de l'allocation de voiture pour 2023

Dans ce guide, nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur les allocations de voiture, y compris :

1. pourquoi les indemnités de voiture sont parfois taxées,
2. comment vous pouvez obtenir une allocation de voiture exonérée d’impôt,
3. quels types d’allocations de voiture hors taxes vous pouvez obtenir, comme l’allocation de voiture la plus intéressante au monde, FAVR,

et plus. Alors plongeons dedans.

Qu'est-ce qu'une allocation de voiture?

Les allocations de voiture sont versées aux employés qui conduisent leur voiture personnelle pour le travail. Ils remplacent les voitures de société, où les entreprises possèdent des flottes de véhicules. Nous ne parlons pas ici de l’utilisation personnelle des voitures de société, mais plutôt des remboursements pour l’utilisation professionnelle des véhicules personnels. C’est ce qu’est une allocation en fin de compte.

Il existe deux types d’allocation automobile dans ce monde. L’un est exonéré d’impôt et l’autre est taxé. Ce sont les faits les plus élémentaires sur les allocations de voiture. Et chez Cardata, nous sommes d’avis que les détaxés sont meilleurs. Une grande partie de la mission de Cardata consiste à verser aux gens des indemnités de voiture non imposables.

Nous avons d’autres noms pour ces allocations automobiles non imposables. Parfois, nous les appelons programmes de remboursement de kilométrage, parfois FAVR. Mais en fin de compte, ce que nous voulons faire, c’est rendre le remboursement aux conducteurs pour leur kilométrage professionnel efficace et équitable.

Pour commencer, je décrirai les allocations de voiture imposables, le genre que Cardata ne recommande pas.

Vous voulez regarder un webinaire sur l’allocation de voiture ? Regardez cette vidéo :

Pourquoi certaines indemnités de voiture sont-elles taxées ?

Les allocations automobiles imposables semblent faciles à administrer. Les entreprises les choisissent parce qu’il n’est pas difficile de dire, Voici une allocation mensuelle de voiture de 600 $ et utilisez-la pour vos dépenses de voiture liées au travail. Le voici avec votre chèque de paie. Assurez-vous de le dépenser pour les bonnes choses, car c’est la seule que vous obtiendrez. Et le mois prochain, je te donnerai encore 600 $. De nombreux employeurs ont cette conversation de base avec leur équipe mobile.

Alors votre chauffeur se met en route. Peut-être qu’ils passent des appels commerciaux, ou vont faire du marchandisage dans une épicerie, ou toute autre tâche que les employés mobiles entreprennent. Le chauffeur ne conserve aucune note de frais, c’est-à-dire les dépenses qu’il engage dans le cadre de ses activités en votre nom. Ils prennent ces 600 $ et les conducteurs les plus responsables les dépensent pour leurs frais de véhicule.

Maintenant, le problème avec cela est que l’IRS traite cette allocation de voiture, que vous avez conçue pour couvrir les dépenses professionnelles légitimes, comme un revenu imposable. Et cela signifie que vos chauffeurs ne rapportent que 400 $ par mois. Maintenant, c’est un chiffre arrondi. Cela dépend vraiment de la tranche d’imposition sur le revenu des particuliers du conducteur concerné, et même des charges sociales comme la FICA.

Mais le fait est le suivant : souvent, l’allocation de voiture d’un conducteur – apparemment quelque chose dont ils ont besoin pour remplir leur fonction professionnelle – est un tiers rongé avant qu’ils ne puissent jamais dépenser un centime. Et ce n’est pas seulement le conducteur qui perd. Les employeurs paient aussi, comme je l’ai dit, leurs impôts, jusqu’à 15 % de l’allocation de véhicule.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les taxes appliquées aux allocations de voiture, lisez ceci :

www.cardata.co/blog/how-payroll-and-income-tax-affect-business-driving

Mais les allocations automobiles imposables sont des remboursements légitimes. Et l’IRS le reconnaît évidemment. Alors, pourquoi paieriez-vous une taxe sur une allocation de voiture ? Eh bien, comme je l’ai dit au début, les allocations automobiles imposables du type que j’ai décrit semblent simples à administrer en comparaison.

Certaines allocations automobiles non imposables sont complexes. Cela ne signifie pas (et nous devons être francs ici) que vous ne pouvez pas mettre en place une allocation de voiture non imposable en interne. Cela rend clé en main l’externalisation d’un programme d’allocations de voiture hors taxes – et, en toute transparence, c’est la spécialité de Cardata – mais il existe des versions simples d’allocations de voiture hors taxes que vous pouvez gérer vous-même dans votre entreprise, ou que vous pouvez payez-vous en tant qu’entrepreneur indépendant. Je vais entrer dans ce que ceux-ci sont spécifiquement dans un instant.

Mais d’abord, les allocations de voiture non imposables ont quelques points communs de base

Qu'est-ce que tous les types d'allocations de voiture hors taxes ont en commun ?

1. Premièrement, ils sont payés selon une combinaison de remboursements fixes et variables.
2. Et deuxièmement, ils nécessitent la tenue de registres afin d’être correctement administrés en franchise d’impôt selon l’IRS,
3. Tous ces programmes remboursent également les employés qui conduisent leur véhicule personnel pour le travail. Ces programmes ne s’appliquent évidemment pas aux programmes de flotte dans lesquels une entreprise possède ou loue tous les véhicules, où ces dépenses sont des déductions de première ligne.

Maintenant que nous avons établi ces points communs, examinons quelques programmes d’allocation de voiture différents.

Voici une infographie que vous pouvez télécharger pour vous aider à vous en souvenir !

Allocations de véhicule à taux fixe non imposables

Le genre dont je parlais plus tôt, les allocations de voiture imposables étaient présentées comme étant un remboursement forfaitaire solide. Lorsque j’ai dit que vous donniez à votre chauffeur 600 $ par mois, je décrivais un tarif forfaitaire pour lui, quel que soit le nombre de kilomètres parcourus ou le coût du carburant chaque mois.

Et vous pouvez en fait rembourser vos chauffeurs hors taxes exactement de la même manière. La seule différence est que vous devez ajouter la tenue de registres. Les enregistrements appropriés impliquent des journaux de kilométrage, qui enregistrent non seulement la distance des trajets, mais également les objectifs commerciaux du voyage et d’autres détails pertinents. Nous appelons ce type d’allocation automobile non imposable un plan responsable.

Maintenant, une fois que vous avez produit des rapports de frais de kilométrage, vous devez effectuer un calcul simple et comparer le résultat au taux de kilométrage IRS.

Calcul de l'impôt sur un régime d'allocation de voiture responsable

Le calcul est le seul dont vous avez besoin : divisez l’allocation des conducteurs par leur kilométrage mensuel enregistré, puis c’est le nombre que vous comparerez au taux IRS. Donc, si votre chauffeur recevait une indemnité de 600 $ et qu’il parcourait 1 000 kilomètres, il toucherait 0,60 $ par mile. Et le taux standard de l’IRS au moment de la rédaction est de 62,5 cents par mile. Donc, parce que votre conducteur est en dessous de ce seuil, vous sauriez que la totalité de l’indemnité du conducteur a pu être payée en franchise d’impôt.

Maintenant, s’il y avait eu une différence dans l’autre sens et, après avoir parcouru seulement 800 miles un mois, le conducteur recevait 0,75 $ par mile, alors ces 12,5 cents supplémentaires seraient imposés au taux d’imposition sur le revenu des particuliers du conducteur et à la masse salariale de l’entreprise taux d’imposition. Mais seul le delta est taxé.

Et c’est l’un des types les plus simples de programmes de remboursement en franchise d’impôt. Et c’est essentiellement la même chose que l’allocation de voiture imposable que je décrivais plus tôt. La seule différence est que la taxe a maintenant disparu. Tout ce que vous avez à faire est de suivre le kilométrage et d’écrire pourquoi votre équipe est allée là où elle est allée. Vous pouvez le faire sur une feuille de papier, sur une feuille de calcul Excel ou avec un produit logiciel haut de gamme ; avec du matériel ou avec une application de suivi du kilométrage installée sur les téléphones des conducteurs.

Infographie : quelles informations devez-vous suivre pour obtenir des remboursements hors taxes ?

Si vous souhaitez étudier la version de Cardata de ce plan responsable, que nous appelons Tax-Free Car Allowance, rendez-vous ici :

Ainsi, là où les conducteurs recevaient auparavant 400 $, ils reçoivent maintenant 600 $, et vous n’avez pas du tout changé le montant de l’allocation de voiture. Vous pouvez récupérer les économies vous-mêmes, en tant qu’entreprise, et les restituer à vos opérations, ou les donner aux chauffeurs, ou les diviser. Même si votre allocation comptable est de 500 $, c’est toujours 100 $ de plus qu’avant, et votre équipe a économisé 200 $ au total. C’est une évidence.

Remboursements de véhicules en cents par mille

Il existe également d’autres types d’allocations de voiture non imposables. J’ai déjà mentionné certains d’entre eux ou auxquels j’ai déjà fait allusion.

Juste au-dessus, j’ai mentionné le taux de kilométrage standard de l’IRS. Vous pouvez également exécuter un programme de taux standard IRS dans votre entreprise, et il s’agit d’un programme Cents per Mile (“CPM”).

Cela signifie simplement que vous calculez le kilométrage pour tous vos conducteurs et que vous le multipliez par 62,5 cents (à partir de juillet 2022). Et c’est le remboursement de chacun.

C’est un programme simple et fin. Et Cardata aide souvent nos clients à mettre en œuvre des programmes Cents per Mile. La règle de l’IRS est que vous pouvez payer tout montant jusqu’au taux de kilométrage IRS inclus en franchise d’impôt. Vous pourriez donc offrir une dépense de remboursement de 0,50 $ par mile.

Le seul problème avec ces programmes est qu’ils ne couvrent pas les dépenses encourues par une automobile qui se trouve sur le terrain.

Si votre chauffeur ne parcourt que 100 milles dans le cadre d’un programme CPM, il ne reçoit que 62,50 $ pour le mois. Et si vous avez déjà possédé une voiture, vous savez que 62,50 $ ne couvriront pas le carburant, l’amortissement, l’assurance, l’entretien et les autres injections d’argent, que les véhicules à moteur exigent même lorsqu’ils ne font que rester assis. Là où j’habite, 62,50 $ n’est même pas la dépréciation ni l’assurance seule.

Il s’agit maintenant d’un programme Cents per Mile, et chaque année, l’IRS met à jour ses directives sur le taux et sur quelques autres questions concernant ces programmes.

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Indemnités à taux fixe et variable (FAVR)

Ces programmes CPM sont tous à taux variable, mais il existe un troisième type de programme d’allocation de voiture, une allocation FAVR. Il s’appelle FAVR parce qu’il a un taux fixe et un taux variable, une allocation en partie et une valeur en cents par mile.

L’allocation FAVR peut aller de 200 $ à 400 $ fixes; cela pourrait être plus ou moins que cela – votre kilométrage peut varier. Et le taux variable est normalement inférieur à 62,5 cents par mile, mais il pourrait être d’environ 0,20 $ ou environ 0,40 $. Il existe une large gamme d’allocations FAVR, et c’est vraiment à l’entreprise qui héberge le programme de décider ce qu’elle veut payer.

Comment calcule-t-on une allocation FAVR ?

Il existe quelques leviers que vous pouvez actionner pour rendre une allocation FAVR plus ou moins précieuse.

Mais il y a une mise en garde avec FAVR qui est que les conditions du monde réel où vos chauffeurs vivent et travaillent affectent l’allocation, car FAVR est unique en ce qu’il oblige les chauffeurs et leurs employeurs à tenir compte des coûts régionaux réels comme le carburant, l’entretien, l’assurance et plus encore. .

Par exemple, Cardata gère son programme FAVR en extrayant les données sur le carburant de centaines de villes à travers les États-Unis afin de générer une image très précise des prix du carburant exactement là où vivent nos clients. Nous faisons la même chose au Canada.

Vous n’avez pas besoin d’être aussi précis que Cardata lorsque vous implémentez votre programme FAVR. Cependant, il incombe à l’employeur de découvrir et de respecter les coûts locaux, c’est-à-dire les coûts locaux pour le conducteur en question.

Mais une fois que vous avez déterminé ces coûts locaux, vous payez un taux variable pour les dépenses variables comme le carburant et les pneus, et un taux fixe pour les dépenses fixes comme l’assurance et l’amortissement. Par exemple, 300 $ fixe et 0,20 $ le mile.

Calcul du FAVR avec les profils de voiture

Les éléments que l’employeur peut contrôler comprennent : le type de voiture qu’il juge raisonnable pour ses employés d’utiliser pour s’acquitter de leurs obligations. C’est ce qu’on appelle un véhicule standard du programme, ou un profil de voiture, et ce qu’il fait, c’est permettre aux entreprises de normaliser le processus de collecte d’informations sur les véhicules ; et les coûts nivelés, puisque chaque personne de votre entreprise conduirait une voiture unique avec des coûts réels uniques.

Il serait en fait impossible sans une équipe dédiée de 100 personnes de calculer tous les différents taux de remboursement si vous vous basiez sur la voiture réelle de chacun. Après tout, différentes voitures consomment beaucoup plus d’essence ; ils ont des pièces plus ou moins chères à remplacer ; l’assurance sur certains véhicules est supérieure ou inférieure. Si vous conduisez une voiture de sport rouge, vos primes d’assurance sont nettement plus élevées.

Tout cela signifie que vous avez besoin d’un véhicule standard, que vous jugez raisonnable de conduire pour vous rendre au travail sur votre lieu de travail. Si vous conduisez sur les routes de Houston entre différents points de la ville et que vous êtes vendeur, vous voudrez peut-être conduire une Cadillac. Cela pourrait être important pour votre image de marque de rembourser tous vos chauffeurs pour une Cadillac, s’ils sont tous des vendeurs présentables. Vous pouvez obtenir des Cadillac sous le plafond du profil de voiture IRS de 56 100 $ (en juillet 2022).

Ou peut-être avez-vous une succursale de votre entreprise sur la route qui transporte des échantillons de gros produits. Vous pouvez leur donner une camionnette s’ils doivent faire face à des routes en mauvais état et à de grosses charges.

Ainsi, chaque conducteur obtient le profil de voiture dont il a besoin pour faire le travail. Vous n’avez pas besoin d’avoir un seul profil de voiture dans votre entreprise. S’il y a deux fonctions, vous pouvez sélectionner plusieurs programmes-véhicules standard. Mais vous sélectionnez le véhicule pour lequel ils sont remboursés, en fonction des besoins de votre entreprise, puis quelle que soit la voiture achetée par votre équipe, ils seront remboursés pour le profil de voiture raisonnable.

Cela peut en fait être formidable pour eux, car ils peuvent acheter une voiture moins chère et se faire rembourser davantage. Cependant, ils ne peuvent pas s’éloigner trop bas : les voitures réelles des conducteurs doivent coûter, lorsqu’elles sont neuves, au moins 90 % du PDSF du profil de la voiture.

Résumé et conclusion : détaxer les indemnités de voiture

Vous savez maintenant comment sont conçues les allocations automobiles non imposables.

Ils sont tous une combinaison de taux fixes et variables. Ils sont équitables pour les conducteurs, où l’équité est mesurée par des recherches intensives de l’IRS et des recherches supplémentaires par des entreprises privées comme Cardata, qui ont investi dans ces programmes pendant de nombreuses années.

Ci-dessus, vous avez entendu parler de trois versions de l’allocation de voiture non imposable. Avec toutes ces options, vous n’avez jamais besoin d’exécuter un programme d’allocation de voiture imposable. Vous pouvez toujours rembourser vos chauffeurs hors taxes. Vous pouvez capturer les économies de votre côté, ou vous pouvez les restituer à vos chauffeurs, ou les diviser. Vous ne pouvez pas perdre. Cardata sera heureuse tant que vous retirerez la taxe sur la conduite professionnelle.

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Avis de non-responsabilité : rien dans cet article de blog n’est un avis juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique.