Polices d’assurance des véhicules d’entreprise pour les programmes de remboursement

Les précautions nécessaires pour mettre en place un programme de remboursement pour vos chauffeurs peuvent être importantes, mais au final, elles en valent la peine.

Introduction

Si vos employés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles, ils sont automatiquement éligibles à un programme de remboursement – si vous choisissez cet itinéraire. En tant qu’employeur, il est crucial de profiter de ces arrangements rentables. Quels que soient les types de véhicules dont votre entreprise peut avoir besoin, un programme de remboursement est une alternative aux programmes de voitures de société qui doit être sérieusement envisagée. Plutôt que de gérer un parc automobile, vous pouvez rémunérer les employés avec un taux de remboursement spécifique pour l’exploitation et l’entretien de leurs propres véhicules pour des frais tels que l’essence, l’assurance, l’amortissement et les réparations. Selon les besoins d’une entreprise – par exemple, les petites entreprises peuvent ne pas avoir besoin d’une couverture complète pour l’assurance automobile commerciale – il existe une poignée de programmes de remboursement différents, y compris l’allocation de voiture, les cents par mile ou les taux fixes et variables (FAVR ).

N’oubliez pas qu’aucun régime n’est égal et que chacun présente des avantages et des inconvénients uniques en fonction de vos habitudes de conduite, du type de véhicule et des incidences fiscales. Cet article explique comment mettre en place votre police d’assurance de véhicule d’entreprise pour les programmes de remboursement et quels facteurs vous devez prendre en compte lors du choix d’un programme qui répond à vos besoins.

Programmes de remboursement de véhicule et couverture automobile

Responsabilité civile et polices d'assurance automobile

Lorsque les employés apportent leur véhicule au travail, ils doivent fournir leur assurance. De cette façon, l’un des avantages d’avoir un programme de remboursement des véhicules est la réduction immédiate des risques de responsabilité pour une entreprise donnée. Si vos employés utilisent leur voiture à des fins professionnelles, l’impulsion nécessaire pour avoir une couverture d’assurance adéquate leur incombe. Cela signifie que leur compagnie d’assurance s’occupera des réclamations et des dommages en cas d’accident ou de vandalisme, pas la vôtre. Il est essentiel de s’assurer que vos employés comprennent cette politique et se conforment aux exigences minimales d’assurance pour votre état. En d’autres termes, peu importe à quel point leur dossier de conduite est vierge ou irrégulier, les employés sont responsables de couvrir le taux d’assurance associé à leur véhicule. Contrairement aux flottes de voitures de société, les primes, les franchises, les limites de couverture et tout ce qui se trouve entre les deux ne relèvent plus de l’employeur.

Remboursements d'assurance

Les employés sont admissibles au remboursement de la portion du coût de l’assurance correspondant à l’utilisation professionnelle totale du véhicule. Si les conducteurs utilisent leur voiture pour le travail 75 % du temps, ils devraient recevoir une indemnisation correspondant à 75 % du coût de l’assurance. Les 25 % restants liés à l’usage personnel, c’est-à-dire la conduite non chronométrée, comme les trajets domicile-travail, constituent une exclusion.

Lire la suite : Which insurance coverage designation do I need to drive for work?

Déclaration d'assurance du véhicule

Une déclaration d’assurance automobile est un document qui prouve que le propriétaire d’un véhicule dispose de la couverture d’assurance minimale requise. Ce document est nécessaire pour les programmes de remboursement FAVR (taux fixe et variable), qui remboursent les employés en fonction des coûts réels d’utilisation de leurs véhicules. La déclaration d’assurance est également courante pour les programmes de remboursement TFCA (Tax-Free Car Allowance) ou CPM (Cents Per Mile), qui remboursent les employés sur la base d’un montant fixe ou d’un taux fixe par mile parcouru.

Assurance déclarante : FAVR

Réputés pour leur rentabilité, les programmes à taux fixe et variable (FAVR) sont un plan de remboursement spécifique pour les conducteurs utilisant leur véhicule à des fins professionnelles. Dans ce système, les employés reçoivent une allocation mensuelle pour couvrir les coûts fixes de possession d’une voiture, tels que l’amortissement, l’assurance, les taxes et l’immatriculation, et un taux kilométrique pour couvrir les coûts variables d’utilisation d’un véhicule, tels que le carburant, l’entretien, et les vidanges d’huile.

Les programmes FAVR sont conçus pour être rentables et précis, car ils reflètent les dépenses de véhicules locales et le kilométrage réel de chaque employé. Pour bénéficier du remboursement FAVR, vous devez être assuré. Les employés doivent déclarer leur couverture d’assurance lorsqu’ils s’inscrivent au programme FAVR ou changent de véhicule ou de fournisseur d’assurance. S’ils n’ont pas d’assurance ou ne l’ont pas déclarée, vous pourriez être imposé sur votre remboursement FAVR, car il ne serait pas conforme aux règles de l’IRS pour les paiements exonérés d’impôt. Par conséquent, déclarer et mettre à jour votre couverture d’assurance est essentiel pour éviter les conséquences fiscales.

Minimums d'État

Les propriétaires d’entreprise qui exploitent des véhicules aux États-Unis doivent connaître les exigences minimales en matière d’assurance automobile de leur État ; chaque état a une loi différente spécifiant le montant minimum d’assurance responsabilité pour couvrir les dommages et blessures qu’un employé peut causer à lui-même ou à d’autres dans un accident de voiture. Si quelqu’un qui travaille pour vous est en faute, les sanctions pourraient être plus sévères, selon leur emplacement. Certains États exigent également d’autres types de couverture, tels que la protection contre les blessures, les automobilistes non assurés/sous-assurés ou les paiements médicaux.

Par exemple, l’Alabama exige une responsabilité pour dommages corporels de 25 000 $ par personne, une responsabilité pour dommages corporels de 50 000 $ par accident et une responsabilité pour dommages matériels de 25 000 $ par accident. L’Alaska exige une responsabilité civile de 50 000 $ par personne, 100 000 $ par accident et 25 000 $ par accident. L’Arizona exige une responsabilité civile de 25 000 $ par personne, 50 000 $ par accident et 15 000 $ de responsabilité civile pour dommages matériels par accident.

Ce ne sont là que quelques exemples des exigences minimales en matière d’assurance automobile par État. Cependant, n’oubliez pas qu’il ne s’agit que des exigences minimales et que vous pourriez avoir besoin de plus pour vous protéger, vous et votre entreprise, contre les pertes financières en cas d’accident grave. Envisagez d’obtenir des limites plus élevées ou des options de couverture supplémentaires en fonction de vos besoins et de votre budget.

Une option pour vous de mettre sur la politique est le minimum de votre état pour votre politique de conduite. Cela signifie que vous n’aurez que le montant minimum de couverture requis par la loi dans votre état. Cette option peut être moins chère que d’obtenir plus de couverture, mais elle comporte plus de risques. Vous devez payer la différence de votre poche si vous causez un accident dépassant les limites de votre police. Vous pouvez également faire face à des conséquences juridiques si l’autre partie vous poursuit. De plus, si vous conduisez dans un autre État avec des exigences minimales plus élevées que les vôtres, vous aurez peut-être besoin d’une couverture plus étendue pour répondre à leurs normes.

100/300/100

L’un des types courants d’assurance automobile que les entreprises optent souvent est la couverture 100/300/100. Cela signifie que la police couvre jusqu’à 100 000 $ par personne et 300 000 $ par accident pour la responsabilité des dommages corporels et jusqu’à 100 000 $ par accident pour la responsabilité des dommages matériels. La responsabilité civile pour dommages corporels couvre les frais médicaux de l’autre partie si vous causez un accident. En revanche, la responsabilité civile dommages aux biens couvre les frais de réparation du véhicule ou des biens de l’autre partie1. Ce type de couverture offre plus de protection que le minimum requis par la plupart des États. Cependant, cela coûte également plus cher que des niveaux de couverture inférieurs, alors tenez compte de votre budget et de vos facteurs de risque lorsque vous choisissez une option.

¹  Insurance Mistakes to Avoid

Consultation de votre service des risques internes

Avoir une bonne idée des tenants et des aboutissants des risques potentiels est toujours nécessaire lors du processus de prise de décision, en particulier lorsqu’il s’agit de la police d’assurance ou du fournisseur de remboursement de véhicule externalisé qu’un employeur prendra. Un service interne des risques peut vous aider à analyser les risques et avantages potentiels des différentes options et à garantir la conformité aux réglementations et normes applicables.2 La gestion des risques doit être intégrée à la culture de l’organisation afin que chacun se concentre sur la gestion et l’optimisation des risques. Si vous avez déjà une police d’assurance spécifique autre que 100/300/100, demandez à votre fournisseur de remboursement de véhicule externalisé si vous pouvez utiliser votre police existante ou si vous devez la modifier. Votre service interne des risques peut vous aider à évaluer l’impact de cette décision sur vos performances financières et opérationnelles, ainsi que sur votre réputation et la confiance des parties prenantes. Consulter votre service interne des risques est une bonne pratique et un avantage stratégique qui peut vous aider à créer de la valeur et à atteindre vos objectifs d’affaires.

² How Companies Can Reduce Internal and External Business Risk 

Retenir les remboursements en cas de non-conformité

L’un des moyens d’assurer le respect de votre politique de remboursement consiste à suspendre les remboursements lorsque les employés ne satisfont pas aux exigences. Étant donné que sur les programmes FAVR, il s’agit d’une mesure de conformité de l’IRS selon laquelle tous les employés doivent avoir une assurance, vos employés ne sont pas éligibles pour recevoir leur remboursement en franchise d’impôt lorsqu’ils n’ont pas déclaré leur assurance.

Autres façons de rembourser les conducteurs qui ne nécessitent pas de vérification

Il existe différentes façons de renvoyer des conducteurs qui ne nécessitent pas de preuve. À savoir, TFCA et CPM. Vous êtes autorisé à ne pas vérifier l’assurance sur ces programmes. Cependant, vos chauffeurs ont probablement encore besoin d’une assurance pour conduire au moins un minimum d’État sur leur territoire.

• Tax-Free Car Allowance (TFCA): Un programme qui verse aux conducteurs un montant mensuel fixe en fonction de leur profil de conduite et de leur emplacement. Il est exonéré d’impôt pour l’employeur et l’employé tant que l’allocation ne dépasse pas le taux de kilométrage standard de l’IRS.
  • Lire la suite : What is an Accountable Car Allowance Plan? | Cardata 
• Cents par mile (CPM): Un programme qui verse aux conducteurs un montant variable par mile parcouru en fonction du taux de kilométrage standard de l’IRS. Il est également exonéré d’impôt pour les deux parties, tant que les chauffeurs répondent aux critères du programme CPM, comme conduire au moins 50% de leur temps de travail.
  • Lire la suite : When should I pay Cents per Mile in 2023? Finance and Ops perspectives 

TFCA et CPM ne nécessitent pas de vérification d’assurance, car ils sont basés sur les directives de l’IRS et non sur les frais de conduite. Cependant, les conducteurs ont toujours besoin d’une assurance et doivent se conformer aux lois et réglementations de l’État concernant la couverture d’assurance minimale sur leur territoire. Veuillez le faire pour éviter de les exposer, ainsi que leurs employeurs, à des risques juridiques et à des responsabilités en cas d’accidents ou de dommages.

Éduquer les conducteurs sur leurs responsabilités et leurs options d’assurance est essentiel lors du choix des programmes TFCA ou CPM. Ils doivent également être conscients des avantages et des inconvénients de chaque programme, tels que la flexibilité, la précision, l’équité et la simplicité. Ils peuvent trouver un programme plus approprié en fonction de leurs habitudes de conduite et de leurs préférences.

Conclusion

Les programmes de remboursement sont un excellent moyen de rémunérer les employés qui utilisent leur véhicule à des fins professionnelles ; non seulement ils permettent d’économiser beaucoup d’argent par rapport aux coûts de gestion d’une flotte de véhicules d’entreprise, mais ils aident également à garantir qu’une entreprise dispose d’une couverture adéquate en cas de collision. Néanmoins, tous les programmes ne se valent pas et il est essentiel de s’assurer que chaque police d’assurance de véhicules professionnels est compatible avec un programme donné. Il est également nécessaire de peser le pour et le contre de chaque type de système de remboursement, qu’il s’agisse d’une allocation de voiture standard, de cents par mile ou d’un taux fixe et variable (FAVR), en fonction des habitudes de conduite de vos employés, du type de véhicule et du potentiel implications de taxes.

Clause de non-responsabilité

Rien dans cet article de blog n’est un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, comptable ou agent d’assurance et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni des avocats, ni des comptables, ni des agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions d’utilisation de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.