Qu’est-ce qu’un plan d’allocation de voiture responsable ?

AAG : les plans d’allocation de voiture responsables maintiennent les remboursements conformes à l’IRS et exempts d’impôt, ce qui permet à votre entreprise d’économiser de l’argent. Tout ce que vous avez à faire est de surveiller vos dépenses dans un journal de kilométrage pour justifier les coûts liés à l’entreprise.

En tant qu’entreprise dont les employés conduisent pour le travail, vous savez que la gestion de leurs allocations de voiture peut être une tâche délicate. Cependant, avec un plan d’allocation de voiture responsable, vous pouvez vous assurer que vos remboursements sont justes et conformes à l’IRS, ce qui vous permet d’économiser potentiellement de l’argent qui irait autrement en impôts. Juste avertissement : cela demande du travail, mais les avantages en valent la peine.

Passons en revue ce que vous devez savoir sur les allocations de voiture responsables et comment elles peuvent bénéficier à votre entreprise et à vos employés mobiles.

Qu'est-ce qu'un régime d'allocation de voiture responsable?

Un régime d’allocation de voiture responsable est un moyen pour les employeurs de rembourser les employés mobiles pour les frais de déplacement liés au travail. Régi par la publication IRS 463, ce programme utilise le taux de kilométrage standard de l’IRS (65,5 cents par mile, à partir de 2023) comme ligne directrice pour calculer les fonds de remboursement mensuels et les éventuelles charges fiscales.

L’objectif principal d’un régime d’allocation automobile responsable est de s’assurer que tous les remboursements sont correctement justifiés. Pour cette raison, l’IRS exige que les conducteurs tiennent un journal détaillé de toutes les dépenses professionnelles, y compris les dates et heures de voyage, les lieux de départ et d’arrivée, les objectifs du voyage et la distance totale parcourue. (N’hésitez pas à consulter notre article sur le suivi du kilométrage conforme à l’IRS pour un journal personnalisé téléchargeable gratuitement que vous pouvez utiliser pour gérer vos dépenses.)

En général, l’IRS énonce trois règles obligatoires que les conducteurs et les employeurs doivent suivre lorsqu’ils gèrent ce type de plan d’allocation de voiture :

1. Toutes les dépenses doivent avoir un lien d’affaires.
2. Les employés doivent fournir des relevés de kilométrage à leur employeur dans un délai raisonnable (généralement dans les 30 jours à la fin d’un mois de voyage).
3. Les fonds de remboursement excédentaires doivent être restitués à l’employeur à la fin de la période d’allocation mensuelle.

Si vous ne respectez pas ces réglementations ou si vos dépenses dépassent le taux de taxe kilométrique standard de l’IRS, vos remboursements seront soumis à des déductions fiscales. Voyons comment ces taxes peuvent avoir un impact sur votre budget.

Quelles sont les incidences fiscales d'un régime d'allocation automobile responsable?

Si l’IRS ne peut pas valider que vos allocations de voiture ont été utilisées à des fins commerciales, ils considéreront ces dépenses comme un revenu imposable. De même, le surfinancement constant des employés pour les frais de déplacement générera des questions de la part de l’IRS.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, l’IRS utilise 65,5 cents par mile comme mesure de référence pour évaluer les dépenses avec des plans d’allocation de voiture responsables. À la fin de chaque mois, les employeurs doivent comparer la valeur réelle de leur allocation de voiture à celle recommandée par l’IRS.

Par exemple, disons que vous donnez à vos employés 500 $ par mois pour leur allocation de voiture, mais qu’ils ne parcourent que 400 milles. Cela place votre valeur de remboursement à 1,25 $ par mile, soit presque deux fois plus cher que le taux IRS de 65,5 cents par mile. L’IRS considérera la différence comme déductible d’impôt, déduisant 238 $ de votre allocation de voiture initiale de 500 $ pour correspondre au taux d’allocation recommandé par le gouvernement fédéral de 262 $ pour 400 miles de voyage (0,655 x 400 = 262).

N’oubliez pas que vous devez également savoir où vos dollars sont dépensés pendant que vos employés sont sur la route. Selon la publication IRS 463, les conducteurs doivent enregistrer, au minimum :

• Le coût de chaque dépense distincte
• Le coût de la voiture et les éventuelles améliorations
• La date à laquelle ils ont commencé à utiliser la voiture pour les affaires
• Le kilométrage pour chaque utilisation professionnelle
• Le total des miles pour l’année
• La date de la dépense
• La date d’utilisation de la voiture
• Toutes les destinations d’affaires
• L’objectif commercial de chaque dépense

Bien qu’il s’agisse de beaucoup d’informations à gérer au quotidien, il existe des systèmes et des applications de suivi automatisé du kilométrage que vous pouvez utiliser (comme Cardata Mobile) pour mettre à jour facilement les journaux de kilométrage, et souvent avec plus de précision que les journaux papier. Après tout, cela peut permettre à votre entreprise d’économiser jusqu’à 30 % du montant total de votre remboursement en vous aidant à conserver de l’argent qui serait autrement imposé.

Quels sont les avantages d'utiliser un régime d'allocation de voiture responsable?

Un régime d’allocation de voiture responsable offre plusieurs avantages pour les employeurs et les employés.

1. Gestion du budget – L’un des avantages les plus importants est que le suivi des dépenses liées au travail permet aux employeurs de mieux gérer les budgets alloués aux allocations de voiture. Les entreprises peuvent ajuster les remboursements pour refléter avec précision les dépenses, ce qui leur permet d’économiser de l’argent qui peut être investi dans d’autres domaines de leur activité.
2. Remboursements non imposables – L’utilisation d’un plan d’allocation de voiture responsable peut également aider à éviter que des impôts ne soient prélevés sur les chèques de paie des employés. En effet, s’ils sont gérés de manière responsable, les remboursements ne sont pas soumis à la masse salariale ou à l’impôt sur le revenu.
3. Transparence – la tenue régulière de registres favorise la transparence de l’entreprise, car les employeurs et les employés savent à quoi servent les remboursements et quel sera le coût des impôts, le cas échéant. Cette transparence aide à établir la responsabilité entre les employeurs et les employés et encourage une utilisation prudente des fonds remboursés.

Comment un plan responsable se compare-t-il aux autres politiques d'allocation de voiture ?

Contrairement aux paiements mensuels fixes, un plan d’allocation automobile responsable offre une approche plus personnalisée qui reflète les dépenses réelles et peut effectuer des remboursements en franchise d’impôt. Il peut être appliqué à diverses politiques d’allocation de voiture, y compris les indemnités forfaitaires, les remboursements de kilométrage et les programmes à taux fixe et variable (FAVR), tant que les détails du voyage sont enregistrés. Voici un bref aperçu de la composition de chaque type d’allocation de voiture :

• Allocation forfaitaire : il s’agit d’un paiement mensuel fixe versé aux employés pour les dépenses liées à la voiture, quel que soit le montant qu’ils dépensent réellement. Bien qu’il s’agisse d’un moyen simple de gérer les dépenses, cela ne tient pas compte de vos dépenses réelles et peut entraîner une surbudgétisation ou un sous-financement.
• Remboursement du kilométrage : avec cette méthode, vous êtes payé un montant fixe par mile parcouru, basé sur le taux de kilométrage standard actuel de l’IRS. Bien qu’il s’agisse d’un moyen simple de calculer les remboursements, il ne reflète pas toujours avec précision vos dépenses réelles. Si vous avez une voiture qui nécessite beaucoup d’entretien, par exemple, vous risquez de dépenser plus en dépenses que vous ne recevez en remboursement.
• Plan FAVR : ce type d’allocation de voiture prend en compte les coûts fixes et variables tels que l’assurance, l’entretien et les prix de l’essence, ce qui en fait l’option de remboursement la plus précise disponible. Il s’agit essentiellement d’une combinaison de plans forfaitaires et de cents par mile, ajustés aux données du marché.

Les régimes d’allocations de voiture imputables sont une meilleure option que les allocations de voiture imposables, où les employeurs versent chaque mois un montant forfaitaire fixe aux conducteurs sans aucun suivi du kilométrage. Lorsque les remboursements sont accordés sans savoir comment ils sont utilisés, cela peut entraîner une surbudgétisation, des chèques de paie imposés aux employés et moins de conduite si les employés ont déjà épuisé leur allocation.

Avec un plan responsable, les employeurs et les employés savent exactement à quoi sert chaque dollar et quel sera le fardeau fiscal potentiel. De cette façon, tout le monde est sur la même page et il n’y a pas de surprises à la fin du mois.

Gérez efficacement vos remboursements avec Cardata

Les allocations de voiture non imposables, y compris les plans responsables, demandent du travail, mais vous pouvez tout nous laisser. Chez Cardata, nos programmes de remboursement sont adaptés pour répondre aux besoins de votre entreprise tout en garantissant la conformité aux directives de l’IRS. Que vous préfériez les indemnités FAVR ou les remboursements de kilométrage, nous fournissons des solutions automatisées et intelligentes qui mettent à jour les données de voyage et les dépenses en temps réel pour une précision maximale.

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