Règles de remboursement des frais de déplacement en Arkansas

Les employeurs de l’Arkansas pourraient être surpris d’apprendre que, pour les déplacements professionnels normaux, l’État de l’Arkansas n’oblige pas légalement les employeurs privés à rembourser les frais de déplacement. Mais il existe des règles différentes et nécessaires pour les employés de l’État et l’indemnisation des travailleurs. Ce blog vous indique ce qui est obligatoire, ce qui est facultatif et pourquoi vous pourriez vouloir aller au-delà du strict minimum.

Remboursement pour les employés de l'État de l'Arkansas

Pour les employés de l’État, les taux de remboursement des frais de kilométrage sont fixés par le directeur des finances de l’État et respectent les directives de l’IRS. Depuis 2025, le taux actuel pour les déplacements dans l’État de l’Arkansas est de 0,70 $ par mile [1][4][7].

Ce qui est important, c’est que les employés de l’État (et certains fonctionnaires) soient remboursés pour l’utilisation de véhicules personnels s’ils voyagent pour des raisons officielles de l’État, et que cela puisse inclure l’hébergement ou des indemnités journalières si nécessaire [5].

Règles d'indemnisation des travailleurs en Arkansas

Pour les demandes d’indemnisation des travailleurs de l’Arkansas, le remboursement du kilométrage n’est pas facultatif : si un employé est blessé au travail et doit se déplacer pour des traitements médicaux ou de rééducation, votre entreprise doit couvrir ces kilomètres au tarif approuvé par l’État [1][4]. Selon les dernières directives, l’État fixe ce taux à 0,70 $/mile pour 2025 [7].

Points clés

• La Commission d’indemnisation des travailleurs de l’Arkansas classe le kilométrage aller-retour vers les prestataires de soins médicaux comme une dépense médicale [4].
• Le remboursement s’applique au kilométrage réel parcouru.
• Le travailleur blessé doit utiliser l’itinéraire ou le mode de transport le plus économique qui répond aux besoins médicaux.
• Une documentation appropriée est cruciale, par exemple, le kilométrage sur une carte ou un registre de kilométrage.

Quelle que soit votre politique d’entreprise en matière de frais de déplacement, le kilométrage des indemnités d’accident du travail est obligatoire. C’est non négociable en vertu de la loi de l’Arkansas.

Les employeurs privés de l'Arkansas doivent-ils payer le kilométrage ?

L’Arkansas n’oblige pas les employeurs privés à rembourser les déplacements professionnels quotidiens et ordinaires [1]. Aucune loi officielle n’impose de rembourser le kilométrage de ses employés. Cependant, de nombreuses entreprises choisissent de le faire, souvent en alignant leur taux sur celui de l’IRS ou en fixant leur propre taux (les remboursements sont exonérés d’impôt jusqu’au taux de l’IRS, voire au-delà avec certains programmes, voir ci-dessous), afin de satisfaire leurs employés et d’éviter les problèmes salariaux.

Mise à jour importante : la TCJA et les dépenses non remboursées

Par le passé, si vous payiez vos employés en dessous du taux de kilométrage de l’IRS, ils pouvaient souvent déduire la différence de leurs impôts personnels. Cependant, la Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) a éliminé pratiquement toutes les déductions pour les dépenses non remboursées des employés pour la plupart des particuliers [6]. À moins que vous ne fassiez partie d’un groupe restreint (comme certains artistes du spectacle ou réservistes des forces armées), cette déduction a disparu.

Ainsi, si vos employés ne sont pas entièrement remboursés, ils ne peuvent généralement pas demander le remboursement du kilométrage restant sur leur déclaration 1040. Il peut donc être plus intéressant pour votre équipe de les rembourser, puisqu’ils ne peuvent pas le réclamer !

La TCJA doit expirer en 2025, mais avec le retour de Trump au pouvoir, elle pourrait être prolongée.

Pourquoi proposer le remboursement du kilométrage en Arkansas ?

Offrir une indemnité kilométrique à vos employés peut les rendre plus heureux au travail, d’autant plus qu’en Arkansas, les longs trajets font souvent partie du métier. En couvrant les frais de déplacement, vous favorisez la bonne volonté et la loyauté.

Cela aide également à respecter les lois sur le salaire minimum. Étant donné que le salaire minimum en Arkansas est de 11,00 $ de l’heure [2][3], les employés qui parcourent de nombreux kilomètres peuvent voir leur salaire réel passer sous ce seuil une fois qu’ils ont pris en compte l’essence et l’usure. Le fait de proposer un remboursement peut vous aider à éviter les éventuels écueils liés aux salaires à l’avenir.

Enfin, il existe un avantage notable en matière de rétention. Sur les marchés de l’emploi concurrentiels d’aujourd’hui, la prise en charge des frais de kilométrage est un moyen tangible de montrer que vous appréciez votre personnel, d’autant plus que la plupart des dépenses non remboursées ne sont plus déductibles des impôts pour les employés [6]. En couvrant ces frais de déplacement, vous montrez clairement que vous vous engagez à soutenir votre équipe.

Options de programme de remboursement pour les conducteurs de l'Arkansas

Si vous décidez de rémunérer votre équipe pour ses déplacements professionnels, vous n’êtes pas limité à une seule approche « centimes par kilomètre ». En fait, vous pouvez envisager quelques programmes de remboursement de kilométrage qui ont fait leurs preuves :

Taux fixe et variable (FAVR)

Un plan à taux fixe et variable (FAVR) sépare les coûts fixes de vos employés (comme l’assurance, l’amortissement) de leurs coûts variables (carburant, entretien). Vous finissez par payer un remboursement basé sur des données et adapté aux dépenses réelles de chaque conducteur. Les paiements peuvent être exonérés d’impôt à 100 % s’ils sont correctement configurés. Les conducteurs à kilométrage élevé (comme les équipes sur le terrain et les commerciaux externes) bénéficient souvent du FAVR. Cependant, sachez qu’il existe des exigences de conformité. Consultez ce blog sur les programmes de remboursement FAVR et FAVR taxes explained pour plus de détails.

Allocation de voiture exonérée d'impôt (TFCA)

Une allocation de voiture non imposable (TFCA) est un programme de remboursement qui, contrairement à une simple allocation au taux standard de l’IRS, peut inclure un paiement forfaitaire (par exemple, une allocation mensuelle). Elle peut être totalement exonérée d’impôt si vous suivez les directives de l’IRS. Cette méthode est un peu plus simple que le FAVR en termes d’administration, car elle n’a pas les mêmes mesures de conformité que le FAVR, mais elle couvre tout de même les frais de conduite professionnelle des employés. Pour en savoir plus sur le TFCA, cliquez ici.

Cents par mile (CPM)

Un programme de cents par mile (CPM) est l’approche classique : les employés suivent leur kilométrage et vous leur versez « X cents » pour chaque mile parcouru dans le cadre de leur activité professionnelle. Vous pouvez opter pour le taux standard de l’IRS (0,70 $ pour 2025), mais vous êtes également libre de choisir un autre chiffre. N’oubliez pas : tout dépassement du taux de l’IRS est généralement imposé en tant que revenu pour votre personnel. Pour plus d’informations sur une solution basée sur le CPM, consultez le programme CPM de Cardata.

Conseil de pro : certaines entreprises de l’Arkansas trouvent qu’une approche hybride fonctionne mieux : le CPM pour les conducteurs parcourant peu de kilomètres, le FAVR ou le TFCA pour les grands voyageurs. Il existe même des programmes hybrides de remboursement et de gestion de flotte !

Documentation pour les programmes de remboursement kilométrique

Quel que soit le programme que vous choisissez (FAVR, TFCA ou CPM), vous aurez besoin de bons dossiers :

1. les carnets de kilométrage, les relevés d’odomètre et une application de suivi numérique peuvent garantir l’exactitude et l’honnêteté. Ce blog sur le suivi du kilométrage est un excellent point de départ.
2. Des politiques claires aident les employés à savoir ce qui est remboursable (indice : les déplacements domicile-travail ne le sont généralement pas).
3. Pour le kilométrage des accidents du travail, l’État s’attend à ce que le trajet soit le plus court et le plus économique [4].

Si vous cherchez des moyens de rationaliser la gestion de l’un de ces programmes, vous pouvez envisager des outils logiciels tels que la plateforme Admin Management de Cardata, qui simplifie la conformité, la tenue des registres et les paiements en un seul endroit.

Résumé des règles de remboursement des frais de déplacement en Arkansas

• Employés de l’État : les déplacements officiels doivent être remboursés à 0,70 $/mile en 2025 [7].
• Travailleurs blessés (indemnisation des travailleurs) : le remboursement est obligatoire, 0,70 $/mile pour les déplacements médicaux ou liés à la rééducation [1][4][7].
• Employeurs privés : vous n’êtes pas légalement tenu de rembourser le kilométrage pour les déplacements professionnels quotidiens, mais le proposer peut contribuer à la satisfaction des employés, au respect des salaires et à la rétention globale, d’autant plus que les employés ne peuvent généralement plus déduire les frais de déplacement non remboursés [6](#ref6).

Au fond, votre politique de remboursement kilométrique est l’occasion de montrer à votre équipe que vous respectez leur temps et leur portefeuille. En précisant quand vous devez rembourser (indemnisation des travailleurs et si vous avez des employés qui font des affaires dans l’État) et quand vous voulez rembourser (simple bon sens des affaires), vous respecterez la loi et garderez votre personnel heureux et motivé.

Références

1. Lois de l’Arkansas sur le remboursement des frais de déplacement – LaborLawCenter

2. Workstream – Indice des salaires de l’Arkansas

3. Département du travail et des licences de l’Arkansas – Informations sur le salaire minimum

4. Mise à jour de l’avis 89-2 de l’AWCC – Taux de remboursement des frais de déplacement

5. Code de l’Arkansas § 11-9-206 – Frais de déplacement des membres et des employés

6. Investopedia – Formulaire 2106-EZ : Dépenses professionnelles non remboursées

7. Calculateur de remboursement de kilométrage de l’Arkansas de Ramp

Avertissement

Avertissement : Rien dans cet article de blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou d’assurance. Consultez votre avocat, comptable ou agent d’assurance, et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour prendre des décisions commerciales, financières ou juridiques, qu’elles soient professionnelles ou personnelles. Bien que nous nous efforcions d’être aussi fiables que possible, nous ne sommes ni avocats, ni comptables, ni agents. Pour plusieurs citations de publications de l’IRS sur lesquelles nous basons nos idées de contenu de blog, veuillez toujours consulter cet article : https://www.cardata.co/blog/irs-rules-for-mileage-reimbursements. Pour les conditions de service de Cardata, rendez-vous ici : https://www.cardata.co/terms.