Le changement de taux kilométrique de l’IRS en 2025 : Ce que cela signifie pour votre entreprise

À partir du 1er janvier 2025, le taux kilométrique standard de l’IRS passera de 67 cents à 70 cents par mile. Cet ajustement, effectué chaque année par l’Internal Revenue Service, reflète l’évolution des coûts variables tels que le prix de l’essence, l’entretien et la dépréciation. Mais qu’est-ce que cela signifie pour votre entreprise ? Que vous exploitiez un parc de voitures de fonction, que vous remboursiez vos employés pour l’utilisation professionnelle de leurs véhicules personnels ou que vous ayez un programme FAVR, ce changement de taux pourrait avoir un impact significatif sur vos résultats.

Que sont les taux kilométriques standard de l'IRS ?

Les taux kilométriques standard de l’IRS sont des lignes directrices établies pour aider les contribuables à calculer les coûts déductibles de l’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles, médicales ou caritatives. En 2025, le taux kilométrique pour les entreprises sera de 70 cents par mile. Ces taux sont conçus pour couvrir les coûts variables tels que le prix du carburant et l’entretien, tout en tenant compte de la dépréciation des véhicules personnels utilisés pour les déplacements professionnels. Pour les chefs d’entreprise et les travailleurs indépendants, le taux kilométrique standard constitue un moyen simple et conforme aux règles de l’IRS de calculer les frais de véhicule sans avoir à comptabiliser les dépenses réelles pour chaque déplacement.

Comment l'augmentation du taux affecte-t-elle les entreprises disposant d'un parc automobile ?

Si votre entreprise exploite une flotte de véhicules, ce changement de taux montre les coûts croissants associés à la possession et à l’entretien des véhicules de la flotte. Bien que le taux kilométrique de l’IRS ne s’applique pas directement aux flottes, il peut servir de référence pour les coûts d’exploitation. L’augmentation du prix de l’essence, la dépréciation des véhicules et d’autres coûts variables rendent la gestion d’un parc automobile plus onéreuse. Les entreprises peuvent envisager de passer des véhicules appartenant à l’entreprise à des modèles de remboursement ou à une approche mixte afin de réduire ces coûts d’exploitation.

Implications pour les programmes de remboursement des frais kilométriques

Pour les entreprises qui remboursent leurs employés pour leurs déplacements professionnels, le nouveau taux de remboursement représente une augmentation de 4,5 %. Bien qu’apparemment minime, cette augmentation peut rapidement s’avérer importante pour les entreprises dont les employés parcourent de nombreux kilomètres à des fins professionnelles. Pour rester en conformité avec les règles de l’IRS et garantir une rémunération équitable aux employés, il est très important d’adapter vos politiques de remboursement des frais kilométriques en conséquence. L’absence de mise à jour des taux de remboursement peut entraîner le mécontentement des employés, voire des problèmes de conformité fiscale.

L'alternative FAVR

Pour les entreprises qui utilisent ou envisagent d’utiliser un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR), les nouveaux taux kilométriques standard de l’IRS ont des implications nuancées. Les programmes FAVR remboursent les employés sur la base d’une combinaison de coûts fixes (tels que l’assurance et l’immatriculation) et de coûts variables (tels que le prix du carburant et l’entretien). Parce que les programmes FAVR sont adaptés à chaque conducteur, ils offrent une alternative non imposable et rentable aux indemnités kilométriques forfaitaires. L’augmentation du taux de 2025 renforce la valeur des FAVR en tant que moyen d’aligner plus étroitement les remboursements sur les dépenses réelles tout en réduisant les paiements excessifs.

Applications et considérations plus larges

Le taux kilométrique de l’IRS n’est pas réservé aux entreprises. Les organisations à but non lucratif et caritatives ont également recours à des politiques de remboursement des frais kilométriques pour les bénévoles et le personnel, bien qu’à un taux inférieur. De même, les contribuables qui utilisent leur véhicule à des fins médicales ou caritatives peuvent calculer leurs déductions fiscales en utilisant les taux applicables de l’IRS. Pour les particuliers comme pour les entreprises, il est essentiel de tenir un registre précis des kilomètres parcourus pour pouvoir bénéficier de ces déductions.

Mesures d'adaptation

Les entreprises doivent prendre des mesures proactives pour faire face à l’augmentation du taux kilométrique :

1. Révisez vos politiques actuelles : Mettez à jour les taux de remboursement des frais kilométriques afin de refléter la norme de 70 cents par kilomètre pour l’utilisation professionnelle.
2. Envisagez une transition vers un programme de remboursement des frais kilométriques: Examinez comment un programme de remboursement des frais kilométriques peut vous aider à rembourser vos employés de manière équitable tout en contrôlant les coûts.
3. Évaluer les dépenses liées au parc automobile : Réévaluez la rentabilité de l’entretien des voitures de société par rapport au remboursement des déplacements professionnels des employés avec leurs véhicules personnels.
4. Communiquer avec les employés : Assurez-vous que les employés comprennent les changements apportés aux politiques de remboursement et la façon dont ils peuvent maximiser leurs avantages non imposables.

Comment Cardata peut vous aider

Naviguer dans les changements de taux de remboursement de l’IRS et la conformité peut être complexe. Cardata fournit des solutions sur mesure pour aider les entreprises à optimiser les programmes de remboursement des frais kilométriques, que ce soit par le biais de registres de kilométrage conformes à l’IRS, de structures de taux variables ou de la mise en œuvre de FAVR. En vous associant à Cardata, vous pouvez rationaliser les frais de voyage d’affaires, vous assurer que vous êtes en conformité et garder vos employés satisfaits.

L’augmentation de 2025 du taux kilométrique standard de l’IRS nous montre vraiment l’importance de s’adapter à l’évolution des coûts d’exploitation. Que vous soyez un propriétaire d’entreprise gérant une flotte, un organisme à but non lucratif remboursant des bénévoles ou un contribuable indépendant réclamant des déductions, il est essentiel de comprendre ces changements pour garder une longueur d’avance. Laissez Cardata vous aider à tirer le meilleur parti de votre stratégie de remboursement des frais kilométriques.