Qu’est-ce qu’une flotte de voitures de société

Qu'est-ce qu'une flotte de voitures de société

Une flotte de voitures de société est un groupe de voitures, détenues ou louées par une organisation, et données aux employés pour s’acquitter de leurs tâches professionnelles. Ces flottes pourraient comprendre des véhicules de service comme des voitures de police et des camions de pompiers, des fourgonnettes utilitaires qui desservent le réseau électrique ; ou il peut s’agir de simples berlines données aux commerciaux pour rendre visite aux clients. Tout groupe de voitures sur la route pour le travail est une flotte de voitures de société.

Si votre entreprise a besoin de mettre en place une solution de conduite commerciale, vous vous demandez peut-être ce qu’est exactement une flotte. Dans le monde des affaires, une flotte fait référence à un groupe de véhicules détenus ou loués par une seule organisation.

La taille et l’étendue de la flotte d’une entreprise dépendront de divers facteurs, tels que le type d’entreprise, le nombre de véhicules nécessaires et le budget alloué à l’acquisition et à l’entretien des véhicules. Selon la taille de votre organisation, vous n’aurez peut-être besoin que d’une ou deux voitures pour couvrir des besoins spécifiques ou d’un plus grand nombre de véhicules.

Avoir une flotte de voitures de société peut être bénéfique pour de nombreuses entreprises, car cela peut fournir aux employés un moyen de transport fiable. Cependant, certains inconvénients doivent également être pris en compte, tels que la nécessité d’un entretien et de réparations réguliers et le risque d’assurance d’une flotte.

Si vous vous êtes déjà demandé ce qu’est une flotte de voitures de société, ou comment cela pourrait profiter à votre entreprise, alors ce billet de blog est pour vous. Nous explorerons ce qu’est une flotte de voitures de société, comment elle peut aider votre entreprise et certaines choses à garder à l’esprit si vous envisagez d’en mettre en place une.

Qu'est-ce qu'un véhicule de flotte ?

Un véhicule de flotte d’entreprise est une voiture détenue ou louée par l’entreprise, destinée à un usage professionnel, et cela peut aller d’un véhicule spécialisé comme un camion à pain au VUS normal d’un vendeur. Une flotte d’entreprise se compose de plusieurs de ces véhicules, peut-être un mélange d’entre eux, mais qui sont généralement uniformes en apparence d’une certaine manière.

Les flottes peuvent être louées ou détenues. Si une entreprise loue une flotte, elle recevra généralement les véhicules en vrac et paiera des frais mensuels pour les utiliser. Alternativement, s’ils possèdent leur flotte, ils devront acheter chaque voiture individuelle et l’entretenir eux-mêmes. Ceci est plus courant avec les PME, tandis que les entreprises louent souvent des flottes.

Les flottes peuvent être une solution pratique. Cependant, selon la taille d’une entreprise et les types de véhicules de la flotte de l’entreprise, il peut y avoir des inconvénients tels que des coûts supplémentaires associés à l’usure de la voiture, aux coûts de carburant, aux réparations et à l’entretien.

Les flottes appartenant aux employés constituent une alternative aux flottes d’entreprise ; cela permet à l’entreprise de rembourser les frais de transport liés à l’entreprise encourus par les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Au lieu d’acheter des véhicules de société, ce système permet aux employés d’utiliser leur voiture personnelle et de se faire rembourser leurs frais de déplacement.

Dans les deux cas, comprendre ce qu’est un véhicule de flotte aidera à déterminer quelle option convient le mieux à une entreprise.

Pour en savoir plus sur ce qui compte comme un véhicule de flotte, consultez cet article ci-dessous.

Location de flotte vs achat de flotte

La location et l’achat de flotte sont deux options différentes lorsqu’il s’agit d’obtenir un véhicule. Le leasing de flotte est une solution qui consiste à emprunter un ou plusieurs véhicules sur une période de temps convenue auprès d’une société de leasing de flotte.

L’achat d’une flotte, en revanche, est souvent un engagement beaucoup plus long, nécessitant un paiement initial complet en échange de la propriété du véhicule. Avoir vos propres véhicules élimine le besoin de louer ou de louer des véhicules. Cela permet également aux entreprises de s’approprier le suivi et l’entretien de leurs véhicules, car elles auront tous les enregistrements en un seul endroit.

Posséder sa propre flotte est une lourde charge administrative, et implique généralement du personnel interne dédié exclusivement à cette fonction.

La plupart des grands constructeurs automobiles, de Nissan à Chevrolet, offrent à la fois des options de location et d’achat lors de l’achat de flottes et il existe de nombreux types de véhicules disponibles. Lorsque vous recherchez la solution adaptée à vos besoins, envisagez de rechercher à la fois la location de flotte et l’achat de flotte avant de prendre une décision.

Logiciel de gestion de flotte

Le logiciel de gestion de flotte est une technologie complète qui aide les organisations à gérer leurs opérations de flotte de manière efficace et rentable. Ce logiciel permet aux entreprises de réduire les coûts associés à l’entretien et à l’achat de véhicules, tout en offrant une multitude d’autres fonctionnalités, comme le suivi et l’analyse faciles des utilisations de carburant ou la garantie de dossiers de conducteur précis.

Un logiciel de gestion de flotte peut aider à garantir la conformité aux lois et réglementations gouvernementales en envoyant automatiquement les données directement aux personnes autorisées et en planifiant la maintenance préventive des flottes.

De plus, ce logiciel contribue à accroître la sécurité sur la route en fournissant des mises à jour en temps réel sur le comportement du conducteur et les aspects techniques du véhicule. Avec le logiciel de gestion de flotte, les gestionnaires de flotte ont accès à des analyses détaillées qui révèlent tous les domaines où les processus ne fonctionnent pas de manière optimale ; leur permettant de prendre rapidement des décisions éclairées.

Notez que le fait d’opter pour un modèle de remboursement appartenant aux employés ne limite pas votre accès à la technologie : d’excellents produits logiciels, comme les logiciels de suivi du kilométrage, existent également pour les programmes de remboursement du kilométrage.

Suivi des véhicules de la flotte avec GPS

Le GPS, ou Global Positioning System, est un atout inestimable pour le suivi des véhicules de la flotte, permettant aux entreprises de surveiller leur emplacement en temps réel à l’aide de satellites GPS. Le suivi GPS permet un suivi précis et automatisé du kilométrage, de sorte que les entreprises disposent d’enregistrements à jour de la consommation de carburant de chaque véhicule.

Les systèmes télématiques compatibles GPS fournissent également des données utiles sur le comportement et l’efficacité de conduite, donnant aux gestionnaires de flotte les informations dont ils ont besoin pour optimiser les performances.

La plupart des solutions de suivi kilométrique modernes fonctionnent sur GPS.

Le suivi GPS permet une gestion efficace de la flotte qui permet non seulement d’économiser du temps mais aussi de l’argent.

Assurer la sécurité de votre flotte

Assurances et accidents d'usage personnel

Assurer la sécurité de votre flotte nécessite une assurance flotte, car elle couvre les nombreux risques financiers et responsabilités des opérations de la flotte.

Certains des risques liés à l’exploitation d’une flotte comprennent la responsabilité personnelle et la responsabilité du fait d’autrui si les employés provoquent des accidents en conduisant des véhicules de la flotte. Les collisions en dehors des heures d’horloge entre les véhicules de la flotte ou tout autre véhicule privé peuvent rapidement devenir la responsabilité de l’employeur en raison de l’approche des poches profondes en matière de réclamations en responsabilité.

L’assurance flotte est un atout précieux pour les entreprises qui exploitent des flottes de voitures, de camions ou de fourgonnettes. Il est important de considérer l’assurance flotte lors de la planification des stratégies de gestion de flotte afin de se protéger contre les coûts imprévus.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’assurance automobile aux États-Unis, lisez cet article ensuite.

Entretien de vos voitures

Le maintien de votre flotte en bon état de fonctionnement est également important car cela augmente la sécurité et minimise les risques d’accidents. Des inspections régulières des véhicules, des vérifications d’entretien préventif et des réparations en temps opportun sont essentielles pour assurer la sécurité de votre flotte sur la route.

Formation à la sécurité des chauffeurs

La formation à la sécurité des conducteurs est un autre élément important lors de la gestion d’une flotte. Les entreprises doivent s’assurer que tous leurs chauffeurs sont formés pour se conformer aux protocoles et réglementations de sécurité, ainsi qu’à toutes les mesures de sécurité supplémentaires mises en place par l’entreprise.

Mon entreprise a-t-elle besoin d'une flotte ?

Les propriétaires d’entreprise doivent se demander si mon entreprise a vraiment besoin d’une flotte ? Bien que les flottes puissent être pratiques, il y a de fortes chances que vous n’ayez besoin que d’options de transport alternatives, telles que des programmes de remboursement.

Les entreprises qui n’ont pas besoin d’un type de véhicule spécialisé (comme les gros camions de livraison) devraient envisager d’investir dans une flotte appartenant à leurs employés au lieu d’en louer ou d’en acheter une directement. Cela implique la mise en place d’un programme de remboursement kilométrique où les employés peuvent être remboursés pour l’utilisation professionnelle de leur véhicule personnel.

Pour la plupart des entreprises et des organisations, des petites entreprises aux grandes entreprises, les coûts liés à la possession et à l’entretien d’une flotte l’emportent sur les avantages. Dans des cas très spécifiques, comme ceux qui nécessitent des véhicules spécialisés, il peut être judicieux d’avoir une flotte. Sinon, les petites entreprises pourraient renoncer à acquérir leur propre type de véhicule et offrir à la place des remboursements de kilométrage pour les occasions où les employés utilisent des voitures personnelles pour des déplacements professionnels.

Coûts d'exploitation d'une flotte

Gérer une flotte peut être une entreprise coûteuse, nécessitant des considérations minutieuses et des coûts associés à l’entretien, à l’approvisionnement en véhicules, à l’achat de nouvelles voitures et à la vente de voitures d’occasion.

L’amortissement est un facteur clé dans la gestion des coûts de la flotte, car le coût d’achat du véhicule neuf par rapport à la valeur de revente au moment de vendre ou d’échanger le véhicule doit être pris en compte.

L’utilisation personnelle des véhicules doit faire l’objet d’un suivi afin de compenser les frais déterminés par la réglementation.

Les entreprises doivent également investir dans l’entretien des véhicules de leurs flottes, ce qui peut inclure un entretien et des réparations réguliers ; cela comprend une évaluation approfondie de l’historique de chaque véhicule avant l’achat au sein de la flotte.

Parcs appartenant à l'entreprise ou aux employés (programmes de remboursement)

Les décisions de gestion de flotte peuvent être complexes pour de nombreux employeurs. Comprendre les incitations d’une flotte appartenant à l’entreprise par rapport à une flotte appartenant aux employés est essentiel pour rationaliser les opérations de véhicules. Les programmes de remboursement FAVR (taux fixe et variable) sont un type courant de flottes appartenant aux employés, dans lesquels les employés utilisent des véhicules personnels pour les opérations de l’entreprise et sont remboursés à partir d’un taux prédéterminé pour les dépenses connexes telles que les coûts d’essence.

Avec ce type de programme de flotte détenu par les employés, les employés peuvent même bénéficier de certains avantages tels que :

• Conduire la voiture de son choix
• Ne pas avoir à conduire des voitures de société de marque
• Ne pas avoir à payer de rétrofacturation pour usage personnel pour les voitures de la flotte
• Pouvoir acheter des véhicules de société lors de la transition hors du système de flotte
• Avoir la possibilité de conduire des véhicules d’occasion dans le cadre du programme de remboursement FAVR 

De telles incitations non seulement favorisent la commodité opérationnelle, mais améliorent également les économies de coûts de l’entreprise tout en favorisant un excellent engagement des employés à plusieurs niveaux.

En savoir plus sur les flottes par rapport aux programmes de remboursement.

FAQ sur la flotte

Comprendre la terminologie liée aux options de flotte de voitures peut être intimidant, alors décomposons-le.

Quelle est la définition d'une voiture de flotte?

En termes simples, une flotte de voitures est un véhicule détenu et géré par une organisation pour une utilisation commerciale partagée.

Que signifie le terme « flotte » lorsqu'il fait référence à une entreprise ?

Une « flotte », ou un groupe de véhicules, indique la propriété d’une seule entité (dans ce cas, l’organisation elle-même).

Une voiture de flotte est-elle la même chose qu'une voiture de société ?

Oui et non. Certaines personnes peuvent utiliser une voiture de société pour désigner une voiture normale, c’est-à-dire pas un véhicule spécialisé. Un véhicule spécialisé est quelque chose qui a une fonction spécifique au-delà du transport de personnes d’un point A à un point B ; un exemple pourrait être un camion frigorifique.

Quels sont certains des avantages de l'utilisation des voitures de la flotte de l'entreprise ?

Les entreprises peuvent réaliser des économies de coûts grâce à un pouvoir d’achat groupé, à une maintenance simplifiée et au suivi des dossiers de sécurité.

Combien de voitures définit une flotte ?

Cela dépend de la nature et de la taille de votre organisation – même deux ou trois véhicules peuvent être admissibles !

Conclusion

De nombreux facteurs doivent être pris en compte au moment de décider de louer ou d’acheter des véhicules pour votre entreprise, ainsi que de la manière de les suivre et de les gérer efficacement. En fin de compte, la décision d’avoir ou non une flotte dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Si vous pensez qu’une flotte pourrait convenir à votre entreprise, étudiez attentivement les coûts initiaux et permanents pour vous assurer qu’elle est financièrement judicieuse. Sinon, si vous n’êtes pas sûr qu’une flotte soit nécessaire, parlez-nous de la mise en place d’un programme de remboursement du kilométrage. Cela pourrait faire économiser de l’argent à votre entreprise tout en offrant aux employés la flexibilité dont ils ont besoin.

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