Guide de l’employeur sur les allocations de voiture FAVR

AAG : Les indemnités de voiture à taux fixe et variable (FAVR) représentent la référence en termes de remboursement précis et équitable des employés pour leurs dépenses de conduite professionnelle, tout en étant l’un des programmes les plus rentables disponibles. Voici pourquoi ce programme de détaxe est notre principale recommandation pour les flottes appartenant à des employés.

Dans ce guide, nous explorerons tout ce que vous devez savoir sur l’allocation de voiture FAVR, notamment :

1. Qu’est-ce qu’une allocation de voiture FAVR
2. Directives de l’IRS pour utiliser correctement FAVR
3. Comment fonctionnent les paiements FAVR
4. Comment calculer une allocation de voiture FAVR
5. Principales différences entre le FAVR et les autres types d’allocations de voiture
6. Comment les allocations de voiture FAVR sont administrées

et plus. Allons droit au but.

Qu'est-ce qu'une allocation de voiture FAVR ?

Une allocation automobile à taux fixe et variable (FAVR) est un programme de remboursement du kilométrage non imposable pour les entreprises disposant de flottes de véhicules appartenant à leurs employés. Comme son nom l’indique, une allocation voiture FAVR est une combinaison de paiements à taux fixe et de remboursements à taux variable, offrant aux entreprises une flexibilité dans la manière dont elles répartissent les fonds de voyage.

Par exemple, une entreprise peut choisir de donner à ses chauffeurs 200 $ pour commencer le mois et fixer le taux variable à 0,35 $ par mile. Les employeurs peuvent ajuster le taux variable pour mieux s’adapter aux conditions du marché. Cela leur permet d’économiser jusqu’à 30 % par rapport à d’autres options d’allocation de voiture comme les indemnités de voiture forfaitaires et les remboursements de kilométrage.

Le plus grand avantage des allocations de voiture FAVR est qu’elles sont 100% exonérées d’impôt tant que les employeurs et les employés se conforment aux directives de l’IRS et tiennent compte de toutes les dépenses liées à l’entreprise. Et contrairement à d’autres allocations de voiture, FAVR permet aux entreprises de rembourser leurs conducteurs à des chiffres supérieurs au taux de kilométrage standard de l’IRS de 65,5 cents par mile. En effet, FAVR exige que vous calculiez les coûts réels du transport sur la base d’études de marché, plutôt que de recourir au taux IRS comme référence moyenne.

Bien que ce programme puisse être difficile à mettre en place et nécessite un fournisseur externe pour sa mise en œuvre et sa maintenance, il vaut l’investissement et c’est la méthode de remboursement que nous recommandons le plus.

Lignes directrices sur les allocations de voiture FAVR

Pour être admissible à une allocation de voiture FAVR, les entreprises doivent suivre les règles établies par l’IRS 2000-48.
En tant qu’employeur, l’IRS stipule que vous devez avoir au moins cinq chauffeurs employés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail à tout moment tout au long de l’année civile. Ils doivent également parcourir plus de 5 000 miles par an.

Le véhicule standard de l’entreprise doit également coûter moins de 60 800 $ (à partir de 2023). Un véhicule standard est le type d’automobile qu’une entreprise choisit de baser sur le kilométrage et les coûts d’entretien. Vos chauffeurs n’ont pas besoin d’avoir la marque et le modèle exacts du véhicule standard, mais le coût de leurs véhicules doit représenter au moins 90 % du coût du véhicule standard. Cela signifie que si le véhicule standard est une Toyota Corolla 2023 d’une valeur de 22 000 $, les conducteurs doivent avoir une voiture d’une valeur d’au moins 19 800 $ pour refléter fidèlement les coûts estimés.

Lors du calcul du coût de l’assurance dans une allocation FAVR, les tarifs doivent être basés sur ceux facturés dans la localité de base pour la couverture automobile standard. L’IRS stipule que des facteurs tels que les mauvais dossiers de conduite ou les jeunes conducteurs ne doivent pas être pris en compte lors de la détermination de ces taux (nous en reparlerons plus tard sur la façon de calculer ces coûts).

Passons maintenant aux enregistrements dont vous avez besoin pour l’inscription au programme. Pour commencer avec les remboursements FAVR hors taxes, vos chauffeurs doivent fournir les informations suivantes dans les 30 jours suivant leur inscription à leur programme d’allocation FAVR :

• La marque, le modèle et l’année du véhicule
• Un document prouvant les limites de couverture d’assurance sur le véhicule
• Le kilométrage actuel Le prix d’achat du véhicule ou son prix de vente
• Tous les frais d’entretien ou d’amortissement, tels que le remplacement des pneus, le carburant et les vidanges d’huile

Une fois que les conducteurs sont inscrits au programme, pendant qu’ils conduisent, ils doivent également tenir des registres. C’est ainsi que se justifient les programmes FAVR : avec des fiches détaillées ! Pour voir toutes les informations dont vous avez besoin pour justifier un programme FAVR, consultez cet article :

Cardata | Feuille de calcul du journal de kilométrage pour un suivi du kilométrage conforme à l’IRS

C’est beaucoup d’informations à garder à l’esprit, mais la priorisation de la documentation peut aider votre entreprise à s’assurer qu’elle peut justifier toutes ses dépenses.

Comment remboursez-vous aux chauffeurs les frais fixes et variables ?

Comme mentionné ci-dessus, les allocations de voiture FAVR comprennent une composante fixe et une composante variable.

Disons que vous donnez à vos employés leur allocation sur une base mensuelle. Au début du mois, vous leur donnez 350 $ pour des dépenses constantes telles que les primes d’assurance, les frais de licence et d’enregistrement et les paiements de location – c’est l’aspect à taux fixe de FAVR.

Puis, après un mois de conduite, vous découvrez que vos chauffeurs ont parcouru un total de 600 miles et vous les remboursez à 0,25 $ par mile, ce qui équivaut à 150 $ – la partie à taux variable. Cela aide à couvrir les coûts fluctuants comme ceux du gaz, des vidanges d’huile, des réparations et des travaux d’entretien. Cela signifie que chaque mois, vous donnerez à vos employés un total de 500 $ pour leur allocation de voiture FAVR.

Désormais, ces chiffres varieront considérablement pour votre entreprise en fonction de l’endroit où vos employés conduisent, du nombre de kilomètres qu’ils accumulent, des coûts de véhicule standard de votre entreprise et de facteurs spécifiques à la région.

Dans la section suivante, nous expliquerons comment vous pouvez trouver un montant d’allocation de voiture FAVR qui reflète étroitement les dépenses mensuelles réelles de vos conducteurs.

Calcul des allocations de voiture FAVR pour les employés

Le calcul des dépenses pour les programmes FAVR peut sembler intimidant au début, mais commencez par décomposer les coûts fixes et variables pour faciliter la comptabilisation des dépenses.

Calcul des coûts fixes

L’IRS indique que l’amortissement ou les paiements de location, les primes d’assurance, les frais de licence et d’enregistrement et les taxes foncières personnelles doivent être pris en compte. Commencez par savoir combien votre véhicule standard se déprécie chaque année. Il existe plusieurs calculateurs d’amortissement en ligne que vous pouvez utiliser pour obtenir une estimation précise, y compris celui de Kelley Blue Book.

Après avoir compris le calendrier d’amortissement de votre véhicule standard, divisez-le par 12 pour obtenir un coût d’amortissement mensuel. Additionnez toutes les autres dépenses fixes, divisez-les par 12 et ajoutez-les au coût d’amortissement mensuel pour obtenir votre somme mensuelle fixe totale.

Calcul des coûts variables

Selon l’IRS, les dépenses variables comprennent les prix du carburant, les vidanges d’huile, les pneus, l’entretien courant et les réparations. Ici, vous devrez être conscient des fluctuations de prix par code postal, ce qui signifie que si vous avez des chauffeurs à travers le pays, leurs remboursements à taux variable seront différents.

Pour calculer les dépenses variables, vous devrez ajouter tous les coûts d’essence, de réparation et d’entretien par mile. Par exemple, si un conducteur a payé 600 $ pour un ensemble de pneus neufs qui doivent durer 75 000 milles, cela représente une dépense de pneus de 0,008 $ par mile. De même, un conducteur qui a dépensé 6 $ en essence par gallon et a pu parcourir 35 miles par gallon, cela signifie que l’essence lui coûte environ 0,17 $ par gallon.

C’est pourquoi le suivi du kilométrage est très pratique. Tout enregistrer, des dates de voyage et des destinations de voyage aux dépenses supplémentaires telles que les péages et les frais de stationnement, empêchera votre entreprise de dépenser trop ou moins pour les remboursements.

Comparaison du FAVR avec d'autres allocations de voiture

Lorsqu’il s’agit de rembourser les employés pour les frais de voiture liés au travail, les entreprises ont plusieurs options, y compris les indemnités de voiture forfaitaires et les remboursements de kilométrage. Bien que les deux méthodes offrent aux employés un moyen de financer leurs dépenses de voiture, le FAVR présente plusieurs avantages par rapport aux deux.

FAVR vs indemnités forfaitaires

Les allocations forfaitaires sont le type de programme de remboursement le plus courant car elles sont les plus faciles à distribuer. Les employeurs décident simplement d’un montant fixe, disons 500 $ par mois, et de le donner à leurs chauffeurs. Ces fonds peuvent être taxés ou exonérés selon qu’une charge de la preuve est fournie pour justifier les dépenses.

Comme vous pouvez le voir, cela laisse peu de marge de manœuvre pour les coûts variables. On s’attend à ce que les chauffeurs restent dans la fourchette de leur budget de 500 $, ce qui signifie qu’ils pourraient potentiellement être surpayés s’ils ne conduisent pas beaucoup tout au long du mois ou sous-payés s’ils dépassent leur kilométrage moyen.

Voici où FAVR brille…

1. Tout d’abord, FAVR est spécifique à l’emplacement. Le coût de la conduite dans une région peut être différent de celui dans une autre région, et la conduite dans différentes régions peut signifier que les prix de l’essence, les assurances, les taux d’imposition et d’autres frais peuvent fluctuer. FAVR tient compte de ces différences et peut être ajusté en fonction de l’emplacement spécifique de l’employé.
2. Deuxièmement, FAVR est basé sur les véhicules standard de l’entreprise. Dans le cadre du FAVR, les entreprises peuvent sélectionner des profils de véhicule standard afin que les remboursements soient basés sur le véhicule standard, et non sur la voiture que possède l’employé. Cela garantit que les remboursements sont équitables et cohérents pour tous les employés.
3. Troisièmement, FAVR protège les conducteurs quel que soit le kilométrage. Avec les allocations de voiture forfaitaires, les conducteurs peuvent avoir à parcourir des kilomètres supplémentaires pour couvrir les frais de voiture ou à parcourir moins de kilomètres pour éviter de dépasser leur allocation de voiture. Cela peut être injuste et mettre le fardeau sur l’employé. Avec FAVR, les employés sont remboursés en fonction des coûts de possession et d’utilisation d’une voiture, quelle que soit la distance parcourue.

FAVR vs remboursements kilométriques

Un remboursement de kilométrage est plus un terme générique pour les façons dont les employeurs peuvent rembourser les chauffeurs pour les frais de déplacement liés aux affaires. En fait, FAVR est un type de remboursement de kilométrage. Mais il existe des variantes de ce programme qui peuvent vous coûter de l’argent à long terme, comme les remboursements en cents par mile (CPM).

Les remboursements CPM utilisent le taux de kilométrage standard de l’IRS comme ligne directrice pour calculer les indemnités de conducteur. Tout ce que vous avez à faire est de multiplier le kilométrage de vos conducteurs par 65,5 cents. Donc, si vous avez un employé qui parcourt 1 000 milles pour le travail, son remboursement mensuel serait de 625 $.

Le problème est que les remboursements CPM ne sont pas toujours équitables car le taux IRS n’est pas universel ou applicable à toutes les situations de l’entreprise. Les dépenses de voiture de certains employés vont coûter plus cher que le taux de kilométrage IRS, et certaines vont coûter moins cher.

FAVR prend en compte les coûts spécifiques de possession et d’exploitation d’une voiture, ce qui peut permettre aux entreprises d’économiser des milliers de dollars par remboursement. Le taux de l’IRS sous-paye également certains employés, car le ralentissement des affaires peut entraîner des remboursements plus faibles, ce qui signifie que les employés doivent payer davantage de dépenses liées au travail.

Étant donné que FAVR prend en compte les coûts spécifiques à l’emplacement, normalise les remboursements en fonction des normes de l’entreprise et protège les conducteurs quel que soit le kilométrage, il offre une approche plus nuancée et exacte pour rembourser les employés.

Comment administrer un plan de véhicule FAVR

Dans de nombreux programmes FAVR, le montant du remboursement pour les employés mobiles n’est pas basé sur le véhicule réel qu’ils conduisent, mais plutôt sur le type de véhicule standard de l’entreprise. Les conducteurs n’ont pas à posséder le type de véhicule que vous choisissez, ils ont juste besoin d’une voiture qui, lorsqu’elle est neuve, coûte près de ce que vaut le véhicule standard du programme. Cela permet une plus grande flexibilité pour les employés qui possèdent peut-être déjà une voiture répondant aux critères, plutôt que d’avoir à en acheter une nouvelle.

Une fois qu’un véhicule standard du programme est sélectionné, vous pouvez alors déterminer les miles par gallon, les coûts d’entretien et les autres dépenses liées à la possession de cette voiture.

En basant les remboursements sur un véhicule standard du programme plutôt que sur la voiture réelle qu’un employé conduit, vous fournissez des fonds qui sont impartiaux et cohérents pour tous les employés mobiles. Cette approche permet également une plus grande adaptabilité et des économies de coûts, car les entreprises peuvent sélectionner des véhicules qui répondent aux besoins de leurs employés tout en respectant les directives de l’IRS pour les programmes FAVR.

L'analyse de rentabilisation du passage à une allocation FAVR

Conclusion : la mise en œuvre d’un programme FAVR est une solution gagnant-gagnant pour les employeurs et les employés. Il peut faire économiser aux entreprises une somme d’argent substantielle en calculant avec précision les dépenses et en offrant des remboursements équitables.

Les programmes FAVR prennent en compte les différents coûts associés à l’utilisation d’une voiture personnelle tout en offrant aux employés une somme fixe fiable sur laquelle ils peuvent compter chaque mois. Cela signifie que les employés peuvent conduire l’esprit tranquille, sans se soucier de dépasser leur allocation ou de couvrir les frais de voiture de leur poche.

Bien que la configuration d’un programme FAVR puisse être compliquée, les entreprises peuvent tirer parti d’administrateurs externes et de solutions tierces telles que Cardata pour aider à établir et à maintenir le programme. Ce service clé en main réduit le fardeau administratif, vous permettant de vous concentrer sur d’autres aspects importants de votre entreprise.

Découvrez FAVR avec Cardata

Nous vous recommandons fortement d’opter pour une allocation de voiture FAVR pour vos remboursements de voyage liés au travail afin d’économiser de l’argent, de budgétiser avec précision et de rémunérer équitablement vos employés mobiles.

Chez Cardata, nous aidons à faciliter le remboursement. Notre programme d’allocation de voiture FAVR exploite de puissantes fonctionnalités logicielles pour le suivi automatique du kilométrage et l’enregistrement des trajets afin de garantir que vous restez conforme à l’IRS. Nous associons votre entreprise à un gestionnaire de compte dédié pour une assistance et des conseils supplémentaires lorsque vous intégrez votre programme FAVR dans votre routine de travail quotidienne.

Prêt pour une démo ? Réservez une réunion avec nous aujourd’hui.