Les RH devraient-elles externaliser leur programme d’allocation de voiture ? Quatre considérations

Devriez-vous externaliser votre programme d'allocation de voiture de société ?

L’externalisation est un sujet de conversation courant parmi les professionnels des ressources humaines. Pour les responsables des ressources humaines dans les organisations qui offrent une allocation de voiture dans le cadre de leur ensemble de récompenses, il est peut-être temps de se demander s’il s’agit d’une fonction qui pourrait être externalisée.

Prendre la décision d’externaliser s’accompagne de nombreuses questions.

Nous voulons vous aider à prendre cette décision, c’est pourquoi nous avons dressé une liste de quatre éléments à prendre en compte lors de l’évaluation de l’opportunité de conserver l’administration de votre programme d’allocation de voiture en tant que fonction interne ou de la sous-traiter à un fournisseur tiers.

1. Les programmes d'allocation de voiture sont lourds d'administration

D’abord et avant tout, tenez compte du temps qui doit être alloué à l’administration du programme.

Combien de temps faut-il réellement pour administrer le programme?

L’administration des programmes d’allocation de voiture prend beaucoup de temps. Considérez que le professionnel des RH moyen n’a que 8 % de sa semaine à consacrer aux récompenses totales, dont l’allocation de voiture ne représente qu’une petite partie.

Pour administrer efficacement un programme d’allocation de voiture, une personne des RH doit collecter le kilométrage ; calculer les remboursements; suivre et calculer les prorata ; examiner et approuver les assurances et autres documents de conformité ; examiner et mettre à jour régulièrement les politiques ; et répondre à toutes les questions des employés concernant le programme. Additionnez toutes ces activités et il est facile de voir que l’administration d’un programme d’allocation de voiture en interne nécessite une personne à temps plein.

D’un autre côté, l’externalisation de l’administration du programme d’allocation de voiture peut libérer un temps précieux pour votre équipe RH. Le partenariat avec un fournisseur tiers supprime non seulement le temps consacré à l’administration, mais peut également vous donner accès à une technologie qui peut aider à automatiser de nombreux processus, tels que le suivi du kilométrage, le traitement des paiements et l’examen de la conformité. La plupart des fournisseurs tiers ont également des temps de réponse garantis, ce qui signifie que vous n’avez pas à vous soucier que vos employés restent en lecture.

De plus, les tâches administratives étant éliminées, vous pouvez consacrer plus de temps aux initiatives et aux tâches stratégiques, une pression que subissent de nombreuses équipes RH à travers le pays.

2. L'administration interne coûte cher

Même si le temps n’est pas une contrainte pour vous, vous devrez tenir compte de l’impact financier réel de la décision de conserver l’allocation de voiture en interne ou de l’externaliser.

Quels sont les coûts réels de la gestion interne de votre programme d'allocation automobile ?

De toute évidence, vous devez payer quelqu’un pour administrer ce programme, pour effectuer toutes les tâches susmentionnées. Le coût d’un administrateur RH peut varier de 49 000 $ à 60 000 $ par année en salaire seulement. Ajoutez des avantages et des avantages pour un coût supplémentaire de 5 à 10 %, et vous pourriez bien toucher plus de 65 000 $ par an pour une personne, rien que pour administrer le programme.

Considérant que la rémunération est l’un des coûts d’exploitation les plus importants d’une organisation et que les organisations recherchent constamment des moyens de réduire les coûts d’exploitation – pour réaliser de plus grands profits ou trouver d’autres moyens de récompenser vos employés – il peut être judicieux d’envisager l’externalisation.

Bien que l’externalisation vous coûte de l’argent (vous payez pour un service, bien sûr), vous pouvez bénéficier des économies réalisées par le tiers en raison de sa capacité à tirer parti des économies d’échelle. Par exemple, une entreprise comptant 100 chauffeurs peut faire administrer entièrement son programme d’allocations de voiture par un tiers pour environ 50 % du coût d’embauche d’un employé des RH à temps plein.

3. Vous n'avez peut-être pas la bonne expertise

Outre le coût et le temps, les responsables des ressources humaines doivent tenir compte de la valeur et de la capacité à trouver l’expertise requise pour administrer correctement les programmes d’allocation de voiture.

Les allocations de voiture, comme la plupart des avantages, sont réglementées par le gouvernement et doivent suivre les directives établies par l’IRS, et l’IRS n’est pas connu pour sa lecture légère et ses réglementations intelligibles.

Il y a une grande différence entre une allocation de voiture imposable et non comptable et une allocation de voiture non imposable : votre équipe pourrait réduire les coûts du programme de véhicules de 30 % simplement en sous-traitant à un fournisseur qui connaît la différence.

Étant donné que les équipes RH sont généralement petites, il peut être difficile de justifier l’affectation d’un effectif à un domaine spécialisé de votre programme de rémunération globale. Même si vous le pouvez, considérez combien de temps peut être consacré à la recherche d’un expert en réglementation sur les allocations de voiture de l’IRS. Trouver un expert en la matière (PME) n’est pas une mince affaire.

L’externalisation peut fournir un accès immédiat non pas à un seul, mais à de nombreux experts en matière de réglementation des allocations de voiture en franchise d’impôt. Travailler avec des PME dans ce domaine peut fournir des temps de réponse plus rapides, une programmation plus conforme et des opportunités de réaliser des économies au sein de votre programme. De plus, les fournisseurs tiers peuvent tirer parti de leur expertise technique pour obtenir des informations et des données qui peuvent aider à la prise de décision basée sur les données et contribuer au programme stratégique des RH.

4. Les options internes peuvent ne pas s'intégrer ou évoluer

Le dernier élément à prendre en compte pour décider d’externaliser ou non l’administration des allocations de voiture est l’intégration et l’évolutivité du programme.

Tout processus métier qui existe isolément des autres systèmes entraîne généralement plus de travail manuel et de perte de temps : vous devez répéter les processus et collecter manuellement les informations disponibles dans d’autres systèmes.

Lorsque votre fonction RH est connectée ou intégrée à vos autres systèmes, cela vous fait gagner du temps, réduit les erreurs et automatise les processus. Enfin, il rationalise les changements qui doivent être apportés et évolue avec votre entreprise. Des systèmes RH évolutifs, y compris une allocation de voiture non imposable, sont essentiels pour :

• Suivre le rythme du changement dans l’organisation
• Conduite de la collecte de données
• Réduire le nombre de modifications à apporter aux systèmes

L’externalisation vers un fournisseur de programme de remboursement de véhicule réputé coche toutes les cases.

Conclusion

Un examen attentif de vos options lorsque l’externalisation est essentielle. Vous devez déterminer si un fournisseur correspond à votre organisation et s’aligne sur vos priorités, votre mission et votre orientation.

Le bon partenaire externalisé peut libérer des ressources financières à consacrer à d’autres initiatives RH, telles que la rétention et la croissance des employés. L’externalisation peut faire gagner du temps, permettant aux RH de se concentrer sur les priorités stratégiques de grande valeur plutôt que sur le travail administratif. Il peut fournir des niveaux d’expertise qui se traduisent par une conformité accrue et une réduction des risques. Il vous donne accès à une technologie qui génère des données précieuses et fait partie intégrante de la création de processus commerciaux et RH intégrés qui préparent les entreprises à une croissance rapide.

Lectures complémentaires

Cet article fait partie d’une série qui se penche sur les programmes de remboursement des véhicules en ce qui concerne les professionnels des RH. Découvrez ces autres articles de blog intéressants :

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Bonne lecture!

Sources

Comment mesurer les coûts des ressources humaines

Le ratio RH/employés optimal

Rapport sur les tendances RH 2022 | McLean et Cie

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