Comment faire passer votre entreprise d’un parc de voitures de fonction à un programme de remboursement des véhicules appartenant aux employés ?

La transition de votre entreprise d’un parc de véhicules appartenant à l’entreprise à un programme de remboursement des véhicules (PRV) peut sembler intimidante, mais c’est une mesure qui peut permettre d’économiser de l’argent, de simplifier les opérations et de s’aligner sur les besoins de la main-d’œuvre moderne. Avec une approche stratégique et les bons partenaires, cette transition peut se faire en douceur et être très bénéfique à la fois pour votre entreprise et pour vos employés.

Pourquoi le passage d'un parc de véhicules à un PRV est-il judicieux ?

L’entretien d’un parc automobile appartenant à une entreprise est coûteux. Entre la dépréciation, l’assurance, le carburant et l’usure, les coûts s’accumulent rapidement. Si l’on ajoute à cela la complexité de la gestion de l’utilisation personnelle par rapport à l’utilisation professionnelle, on comprend pourquoi de nombreuses entreprises reconsidèrent leurs programmes de flotte.

Un PRV, comme le modèle de remboursement à taux fixe et variable (FAVR) de Cardata, offre une solution de rechange rentable. En remboursant les employés pour le kilométrage professionnel de leurs véhicules personnels, les entreprises peuvent réduire les coûts fixes et ne payer que ce qui est vraiment nécessaire. Le résultat ? Des économies significatives et un processus de gestion du parc automobile rationalisé.

Examen des coûts et des limites d'un parc automobile appartenant à l'entreprise

La gestion d’un parc automobile appartenant à une entreprise implique une longue liste de dépenses liées aux véhicules, depuis les coûts d’entretien jusqu’aux taxes. Ces coûts fixes semblent souvent inéluctables, en particulier pour les véhicules dont l’utilisation professionnelle est limitée.

Pour chaque dollar dépensé pour une voiture de société, seulement 0,70 dollar est généralement utilisé à des fins professionnelles, le reste étant consacré à un usage personnel ou à des temps morts. Le passage à un système de remboursement des frais kilométriques signifie que vous ne couvrez que les frais kilométriques professionnels, ce qui rend votre programme plus efficace et conforme aux réglementations de l’IRS.

Construire un plan de transition pour réussir

La transition des véhicules d’entreprise vers un système de remboursement des frais kilométriques commence par un plan clair. Voici comment vous préparer à la réussite :

1. Auditer votre plan actuel: Évaluez les coûts, l’utilisation, les indicateurs clés de performance et les besoins des opérateurs/gestionnaires de votre flotte. Identifiez les inefficacités et calculez les économies potentielles.

2. Collaborez avec Cardata: Travaillez avec un partenaire spécialisé dans la conception de modèles de remboursement adaptés aux objectifs de votre entreprise.

3. Établir des messages clairs: Communiquez les avantages de la transition aux employés, en répondant à leurs craintes et en soulignant les nouveaux avantages comme plus d’argent dans leurs poches, la flexibilité et l’utilisation personnalisée du véhicule.

Répondre à la gestion du changement et aux préoccupations des salariés

La gestion du changement est souvent le principal obstacle à la transition vers un PRV. Les employés et les administrateurs peuvent avoir des inquiétudes :

Les craintes des conducteurs: Les employés s’inquiètent de perdre des avantages ou d’avoir à gérer eux-mêmes les dépenses liées au véhicule.

Craintes des administrateurs: Les équipes s’inquiètent de la mise en œuvre d’un programme complexe, de la gestion d’employés mécontents ou de la perte de leur rôle dans la gestion du parc automobile.

La solution ? L’éducation et le déploiement progressif. Des outils tels que les applications de suivi du kilométrage et les systèmes de données en temps réel simplifient la transition, tandis qu’un message clair et le soutien de Cardata garantissent que les employés se sentent en confiance et valorisés.

Options pour se débarrasser de ses voitures de fonction

Latransition (totale ou partielle) d’une flotte appartenant à l’entreprise commence souvent par la détermination de la manière de gérer les véhicules existants. Il s’agit d’une étape importante qui a un impact à la fois sur votre budget et sur le succès de votre nouveau programme de remboursement des véhicules (VRP). Voici trois approches intelligentes pour se défaire des voitures de fonction :

1. Revendre les voitures aux employés

Offrir aux employés la possibilité d’acheter leurs véhicules de société n’est pas seulement un moyen pratique de réduire la taille du parc automobile, c’est aussi une opportunité gagnant-gagnant pour les employés qui se sentent déjà attachés à leurs véhicules actuels.

Comment cela fonctionne-t-il?

Procéder à l’évaluation des véhicules afin de déterminer le juste prix du marché.

Offrir un tarif réduit aux employés pour les inciter à l’achat.

Envisagez d’offrir des options de financement ou une prime de rachat aux employés qui utilisent le véhicule à des fins professionnelles.

Avantages: Cette stratégie permet de développer la bonne volonté des employés et d’éliminer les problèmes liés aux ventes externes ou à la recommercialisation. Elle est particulièrement efficace pour les voitures bien entretenues que les conducteurs connaissent et auxquelles ils font confiance.

2. Vente aux enchères

Tirant parti de la forte demande actuelle de voitures d’occasion, les ventes aux enchères sont un excellent moyen de se débarrasser rapidement des véhicules du parc à des prix compétitifs.

Comment cela fonctionne-t-il?

Établissez un partenariat avec des maisons de vente aux enchères professionnelles ou utilisez des plateformes en ligne comme Manheim ou ACV Auctions pour accéder à un vaste réseau d’acheteurs.

Préparez les véhicules à la vente en veillant à ce qu’ils soient correctement entretenus, remis en état et documentés afin d’en maximiser la valeur.

Avantages: Les ventes aux enchères sont idéales pour les grandes flottes qui ont beaucoup de véhicules à vendre. Cette stratégie permet d’obtenir des résultats rapides et de libérer du capital pour la transition vers un PRV.

3. Restituer les véhicules loués

Pour les véhicules d’entreprise loués, la restitution à la société de location peut être une option simple, bien qu’elle puisse être assortie de pénalités si vous ne respectez pas les termes du contrat.

Comment cela fonctionne-t-il?

Examinez les termes de vos contrats de location pour comprendre les frais de résiliation anticipée ou les frais de dépassement de kilométrage.

Prévoyez de restituer les véhicules à la fin de leur contrat de location afin d’éviter des pénalités inutiles.

Si des restitutions immédiates sont nécessaires, négociez avec les sociétés de crédit-bail pour obtenir des conditions favorables, surtout si vous mettez fin à plusieurs contrats de location en même temps.

Avantages: Cette approche réduit la complexité administrative et est particulièrement efficace pour les entreprises qui louent la majorité de leur flotte.

4. Intégrer les nouveaux employés dans un PRV

Une approche progressive peut faciliter la transition. Commencez par présenter le PRV aux nouveaux employés, tandis que les membres de l’équipe en place continuent d’utiliser les véhicules de l’entreprise.

Cette adoption progressive élimine la résistance des employés qui sont attachés aux avantages actuels, tout en aidant les nouveaux employés à s’acclimater immédiatement au programme de remboursement des véhicules. En offrant une formation sur le suivi du kilométrage, les taux de remboursement et les objectifs professionnels, vous les préparez à la réussite.

Les PRV à des fins professionnelles

L’essentiel d’un PRV est qu’il soit axé sur l’utilisation professionnelle. Des programmes comme FAVR calculent les coûts fixes et les taux de kilométrage variables pour s’assurer que les employés sont remboursés équitablement sans dépassement de budget.

Des outils modernes tels que les applications de suivi des frais kilométriques en temps réel facilitent la mise en conformité avec les réglementations de l’IRS. De plus, ces programmes améliorent la connectivité entre les employés et les administrateurs, réduisant ainsi la charge administrative tout en conservant des dossiers précis et faciles d’accès.

Avantages pour l'entreprise et les employés

L’adoption d’un PRV n’est pas seulement bénéfique pour l’entreprise, elle améliore également la satisfaction des employés. Ces derniers apprécient de pouvoir utiliser leur véhicule personnel tout en étant indemnisés équitablement pour les kilomètres parcourus dans le cadre de leur travail.

Pour les entreprises, les économies sont importantes. En éliminant les véhicules sous-utilisés et les coûts fixes élevés, vous pouvez réorienter vos ressources vers des initiatives de croissance. Les programmes sont également très évolutifs, ce qui les rend idéaux pour les entreprises dont les besoins changent.

Un partenariat avec des experts pour une transition en douceur

La transition vers un PRV ne doit pas être compliquée. En travaillant avec des partenaires comme Cardata, vous avez l’assurance d’obtenir le soutien dont vous avez besoin. De l’intégration et de la conformité à la formation et à la messagerie, leur expertise simplifie le processus pour les administrateurs et les conducteurs.

Grâce aux outils et aux conseils de Cardata, votre entreprise peut profiter des avantages d’un PRV tout en évitant les écueils courants des transitions de parcs de véhicules.

Conclusion

Le passage d’une flotte de voitures de fonction à un programme de remboursement des véhicules est une mesure avant-gardiste qui favorise les économies, la durabilité et l’efficacité opérationnelle. En se concentrant sur les objectifs commerciaux et en réduisant les coûts inutiles, votre entreprise peut prospérer dans un paysage en évolution.

Avec des partenaires comme Cardata, la transition devient non seulement gérable, mais aussi une étape précieuse vers un avenir plus rationalisé et plus convivial pour les employés.