Comment choisir un partenaire de remboursement de véhicule

À quoi ressemble le bien chez un partenaire de remboursement de véhicule ?

Les responsables des ventes, des ressources humaines et des achats doivent tous se poser cette question lorsqu’ils choisissent un fournisseur externe pour leur programme de remboursement de véhicules.

Chez Cardata, notre mission est d’être un partenaire et non un fournisseur pour nos clients. Les clients viennent à nous parce que d’autres sur le marché se placent avant leurs clients. Ils automatisent tout pour réduire les contacts en face à face avec leurs clients.

Comment savez-vous que vous obtenez un partenaire au lieu d’un fournisseur dans l’espace de remboursement des véhicules ? Comment repérer une entreprise avec laquelle vous pouvez avoir une relation à long terme – quelqu’un qui gérera votre programme de véhicules, avec vos meilleurs intérêts à l’esprit, pour les années à venir ?

Votre succès passe avant tout

L’entreprise avec laquelle vous vous associez ne peut pas être plus concentrée sur son propre succès que sur le vôtre. Il y a des indices infaillibles qu’un fournisseur de remboursement recherche le numéro un.

La « gestion de compte » n'est qu'un argumentaire de vente

S’ils n’ont qu’un gestionnaire de compte désigné pour vous rencontrer lorsqu’ils veulent vendre quelque chose, vous voudrez peut-être reconsidérer. Les personnes avec lesquelles vous vous associez sont-elles incitées à vous vendre ?

Parfois, votre partenaire peut vous proposer des produits et services supplémentaires qui vous apporteront véritablement de meilleurs résultats. Nous avons récemment habilité un client qui n’avait historiquement utilisé que nos données de marché avec notre application de suivi du kilométrage, afin que ses employés puissent saisir avec précision leur kilométrage professionnel.

Mais vous n’avez pas besoin de ventes incitatives ou croisées non pertinentes. Si le nouveau produit n’est pas une victoire claire pour votre équipe, alors leur équipe n’est qu’un fournisseur, pas un partenaire.

Des contrats de réussite client pérennes

À quoi ressemble le succès client lorsque vous obtenez un partenaire ? Vous voulez voir des défenseurs des clients, une solide équipe de réussite client dans l’organisation avec laquelle vous vous associez, qui se consacrent à vous.

Une excellente façon de le savoir est de poser des questions sur la durée d’occupation. Quel a été le chiffre d’affaires dans les rôles de réussite client ? Recherchez des entreprises qui gardent leur équipe à long terme, cela signifie qu’elles seront également avec vous à long terme.

Des contrats clairs

Avant de signer quoi que ce soit, assurez-vous que les détails du contrat sont parfaitement clairs pour les deux parties. Un contrat devrait avoir quelques caractéristiques clés qui vous permettront de réussir.

La flexibilité

Un contrat doit pouvoir évoluer avec votre entreprise. Si vous avez besoin d’embaucher ou d’en retirer des employés, vous voudrez une disposition qui le permette.

Pricing

Are there price increases built in? Make sure you know how much the cost of your vehicle reimbursement program will increase over time—and what you’ll get in return for the increased cost. If a vendor is charging you for research and development, make sure the R&D improvements are evident!

Accords de niveau de service (SLA)

Le contrat contient-il un accord de niveau de service ? Vous en aurez besoin pour savoir si la performance du contrat est optimale.

Quand on noue un partenariat, il faut savoir ce que chacun en retirera. Vous ne voulez pas conclure un accord selon lequel il est important de confier votre temps et votre argent à une autre entreprise. Prenez l’heure supplémentaire à l’avance pour entrer dans les détails de votre contrat afin de vous assurer que c’est quelque chose qui générera des résultats pour vous.

Expertise et processus lors de la mise en œuvre

La mise en œuvre d’un programme de véhicule comporte normalement trois parties. Tout d’abord, votre équipe concevra votre programme de véhicule, en entrant directement dans le logiciel et en adaptant le programme à vos besoins. Ensuite, vos chauffeurs seront configurés sur leur application de suivi du kilométrage pendant que les responsables apprennent le portail d’administration où ils peuvent superviser les programmes.

Personnes

Une implémentation comme celle-ci doit être gérée par des mains expérimentées. Découvrez qui, dans l’entreprise du fournisseur, va s’en charger. Si plusieurs personnes sont affectées au projet, voyez quels sont leurs rôles et responsabilités respectifs. Vous serez en mesure de dire si l’équipe A est sur votre cas.

Processus

Renseignez-vous sur le nombre de réunions ou d’heures que vous obtiendrez dans le cadre de votre mise en œuvre. Si l’objectif est de rendre votre programme opérationnel, il devrait y avoir suffisamment de sessions d’intégration pour s’assurer que le travail est fait. Vous devez également vous attendre à de la flexibilité. La chose la plus importante est une implémentation propre – ne pas s’en tenir à un calendrier arbitraire. Renseignez-vous sur les plans pour votre lancement réussi.

J’ai vu les conséquences d’implémentations à moitié terminées. Si vous avez acheté un programme FAVR mais que vous obtenez un programme CPM parce que votre fournisseur n’a pas pu tout faire dans le nombre de sessions défini, c’est injuste.

Assurez-vous que votre contrat comporte des garanties concernant l’installation et le lancement du programme. Vous méritez d’obtenir exactement ce pour quoi vous avez payé !

Services et assistance

Après la mise en œuvre, vous aurez besoin d’un service et d’une assistance continus. Après le lancement, attendez-vous à travailler avec un administrateur pour concevoir des niveaux et des tarifs, et pour apporter des modifications au programme si nécessaire.

L’assistance est également cruciale pour l’utilisateur final. Les programmes de véhicules comportent de nombreuses pièces mobiles et les utilisateurs ont besoin de quelqu’un à appeler lorsqu’ils ont des questions critiques. Les conducteurs peuvent avoir besoin d’aide pour soumettre leur assurance. Ou ils pourraient avoir besoin d’aide pour dépanner l’application de suivi du kilométrage sur leur appareil.

Avoir une équipe d’assistance qui vous assiste pendant les heures de bureau ne devrait pas être négociable. Demandez si l’équipe d’assistance du fournisseur est à domicile ou à l’étranger.

De plus, il doit être clair à quel délai de réponse vous pouvez vous attendre de la part du support. Votre partenaire considère-t-il que deux heures ou deux semaines sont « bonnes » pour répondre aux demandes d’assistance ?

Maintenant, en supposant que tout le monde préférerait deux heures, le fournisseur peut-il réellement sauvegarder ces accords de niveau de service ? Un engagement à des billets rapides dans le contrat est grand. Voir certaines données de l’entreprise pour étayer ses affirmations est encore mieux. Demandez si vous pouvez voir des chiffres concrets sur les niveaux de service et les temps de réponse.

Les interruptions de service peuvent avoir un impact négatif sur votre entreprise. En tant que client entrant, il est juste de demander quand le fournisseur a eu pour la dernière fois une interruption de service. Et lorsqu’il s’agit de rembourser vos chauffeurs, vous ne voulez aucun paiement manqué. Quelques questions simples peuvent révéler la solidité de leur logiciel.

Pas de ventes supplémentaires inutiles

Il y a une grande différence entre le soutien du programme et l’obtention d’un argumentaire de vente. Vous ne voulez pas d’un fournisseur qui va vous vendre des articles qui ne sont pas liés à votre programme. L’équipe du service client de Cardata n’a pas de quota ; ils ne sont pas incités à vous vendre quoi que ce soit, mais plutôt à vous soutenir constamment et à optimiser votre programme de véhicules.

Voulez-vous dix outils moche ou un parfait? Le bon partenaire se concentre uniquement sur le succès de votre programme de remboursement de véhicule. Si quelqu’un a plusieurs secteurs d’activité sans rapport avec les remboursements de véhicules, les ajouts à votre programme pourraient lui être bénéfiques, pas vous.

Conditions et tarifs

Vous devriez vous sentir à l’aise de demander des conditions et des prix bien définis. S’il doit y avoir des augmentations de prix lors des renouvellements futurs, vous voulez certainement en être informé à l’avance.

Il est également idéal d’avoir un fournisseur de remboursement de véhicule dont le programme peut évoluer en fonction des besoins de votre entreprise. Si vous devez retirer une douzaine d’utilisateurs du programme, ce changement peut-il se refléter dans votre tarification ? Voyez si le contrat inclut une flexibilité comme celle-ci.

Si le prix de votre contrat augmente chaque année, qu’obtenez-vous en retour ? Si les entreprises ajoutent des dollars au prix chaque année, il est logique que le service s’améliore chaque année.

Soyez certain du prix des services pour la durée initiale et les périodes de renouvellement.

Conclusion

Dans ce blog, nous avons couvert de nombreux concepts, mais sous-jacents à toutes ces considérations se trouvent les questions suivantes.

• Êtes-vous prêt à passer les dix prochaines années avec ce fournisseur de programmes ?
• Vous sentirez-vous à l’aise, année après année, qu’ils ont vos meilleurs intérêts à cœur ?
• Pariez-vous votre réputation sur eux ?
• Les recommanderiez-vous à un ami ou à un collègue ?
• Vont-ils faire passer leurs propres intérêts avant les vôtres lorsque ces deux choses entrent en conflit ?

Les idées de cet article de blog vous aideront à comprendre si votre réponse à ces questions est un « oui » sans équivoque. Si et quand c’est le cas, vous avez trouvé votre prochain partenaire de remboursement.

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