Remboursements de véhicules et article 2802 du Code du travail de Californie

Introduction

Rémunérer correctement les employés pour leur utilisation personnelle des véhicules est crucial pour de nombreuses entreprises. Cependant, naviguer dans cette zone peut être assez difficile en raison de l’évolution des règles qui varient selon les pays et les États. Dans cet article, nous allons nous plonger dans l’article 2802 du Code du travail de Californie et explorer comment les entreprises opérant en Californie peuvent s’assurer qu’elles suivent avec précision le kilométrage et remboursent leurs employés.

L’article 2802 du Code du travail de Californie concerne la responsabilité des employeurs de l’État de rembourser les employés pour les dépenses qu’ils encourent dans l’exercice de leurs fonctions. Bien que ces remboursements puissent couvrir diverses dépenses, cet article se concentrera sur les remboursements de véhicules. Cet article vous aidera à comprendre comment les employés peuvent être rémunérés équitablement sous 2802. Les domaines clés que nous couvrirons incluent :

Qu’est-ce que la section 2802 du Code du travail de Californie

Comment cela se rapporte aux remboursements de véhicules

Comment effectuer correctement les remboursements

Admissibilité

Obligations de l’employeur

Aperçu de la section 2802 du Code du travail de Californie

Pour commencer, nous allons examiner de plus près l’article 2802 du Code du travail de Californie. Il stipule que “Un employeur doit indemniser son employé pour toutes les dépenses ou pertes nécessaires encourues par l’employé en conséquence directe de la décharge de son devoirs.” En termes plus simples, les employeurs doivent couvrir les coûts des dépenses liées à l’emploi que les employés assument dans l’exercice de leur travail, telles que :

Uniformes

Entraînement

Coûts liés au travail à domicile

Utilisation du véhicule personnel au travail

Fait important, le code couvre également les sanctions si un employeur ne se conforme pas. Ceux-ci peuvent inclure les intérêts sur le montant dû et les frais d’avocat de l’employé. Il est donc primordial de bien comprendre cet article du code du travail et ses implications pour votre entreprise.

Remboursements de véhicule en vertu de la section 2802

Comme indiqué, il existe un certain nombre de cas différents où l’article 2802 du Code du travail pourrait s’appliquer, mais nous allons nous concentrer sur l’utilisation d’un véhicule personnel au travail. Les employeurs et les employés doivent comprendre la portée de cette loi afin que les deux parties puissent en bénéficier mutuellement, comme dans le cas d’un employé utilisant son véhicule personnel pour ses fonctions au travail. Il est de plus en plus courant pour les travailleurs d’utiliser des véhicules personnels pour effectuer des tâches telles que la conduite entre les chantiers et les livraisons, et bien que cela puisse avoir de nombreux avantages pour l’entreprise et le travailleur, une rémunération appropriée est la clé de l’utilisation productive de ce système. .

Comment fournir des remboursements de véhicule conformes à 2802

Dans l’État de Californie, certaines mesures importantes pourraient être prises pour que les remboursements de votre véhicule soient conformes aux règles énoncées à l’article 2802 du Code du travail.

a) Obtenez un tracker de kilométrage :

La première étape consiste à commencer à utiliser un tracker de kilométrage. Pour bien rembourser vos salariés, ou pour que votre employeur vous rembourse correctement, vous allez avoir besoin de données précises. Cardata fournit une application facile à utiliser qui permet aux conducteurs de suivre leurs trajets d’une simple pression sur un bouton, garantissant que toute l’utilisation du véhicule liée au travail est correctement suivie et enregistrée, ce qui rend le remboursement simple et rapide.

Une autre option consiste à utiliser une feuille de calcul de suivi du kilométrage, bien que celles-ci soient moins précises et prennent plus de temps. Cependant, voici une feuille de calcul de journal de kilométrage que vous êtes libre d’utiliser pour commencer.

b) Utilisez un programme de remboursement de véhicule approuvé par l’IRS :

Ensuite, vous pouvez utiliser un programme de remboursement de véhicule approuvé par l’IRS, et il existe plusieurs options disponibles qui offrent des avantages différents en fonction de votre situation exacte.

i. Taux fixe et variable (FAVR)

FAVR, ou taux fixe et variable, signifie qu’une partie du remboursement couvre des frais fixes, comme l’assurance, et d’autres comme variables, comme le carburant. Cela présente de nombreux avantages, notamment un gain de temps et d’argent pour le conducteur et l’entreprise.

Pour une explication détaillée de son fonctionnement, consultez notre guide complet. Ou, si vous voulez en savoir plus sur les taxes FAVR, lisez ceci.

ii. Allocation de voiture hors taxes (TFCA)

Alternativement, vous pouvez envisager un plan d’allocation de voiture hors taxe. Comme le FAVR, un TFCA offre d’importants avantages fiscaux, mais peut être préférable pour le remboursement des véhicules dans certains cas, comme :

Vous souhaitez fonctionner sans mesures de conformité FAVR.

TFCA a une méthode plus simple pour calculer l’imposition, vous n’avez donc pas besoin de vérifier tout ce que vous faites sur FAVR.

Votre équipe compte moins de cinq personnes ou parcourt moins de 8 000 km par an.

Ce sont des mesures de conformité pour FAVR sans lesquelles vous voudrez peut-être choisir TFCA.

Vous ne voulez pas vérifier l’assurance.

TFCA ne vous oblige pas à vérifier l’assurance du conducteur, contrairement à FAVR. Cependant, l’équipe de conformité de Cardata est disponible pour vous aider à vérifier l’assurance, même sur TFCA ! Une telle pratique favorise la sécurité.

iii. Cents par mille (CPM)

Une autre option est Cents per Mile, qui utilise le taux facultatif IRS de 65,5 cents par mile parcouru, ou n’importe quoi jusqu’à ce taux, et est également exonéré d’impôt. Ce n’est pas aussi précis ou personnalisé que le FAVR, mais cela peut bien fonctionner si vos employés n’utilisent qu’occasionnellement des véhicules personnels pour le travail.

Tous ces programmes présentent des avantages et des défis, alors assurez-vous de réserver une démonstration avec Cardata dès aujourd’hui pour voir comment ces programmes approuvés par l’IRS peuvent faire partie d’une politique de remboursement de véhicule sur mesure pour votre entreprise.

Types de frais de véhicule admissibles au remboursement

La possession et l’utilisation d’une voiture s’accompagnent de diverses dépenses, et il est important de comprendre tous les coûts associés à l’utilisation d’un véhicule personnel. Ici, nous décomposerons certaines des dépenses les plus courantes qui pourraient devoir être remboursées en vertu de la section 2802.

a) Frais de carburant :

La dépense la plus évidente et immédiate est le carburant. Il s’agit d’un débours quotidien pour les employés, donc s’assurer qu’ils sont remboursés rapidement et avec précision aidera votre entreprise à fonctionner sans heurts.

b) Entretien et réparations :

La maintenance est moins évidente. Puisque les employés sont susceptibles d’utiliser leur véhicule en dehors du travail, il pourrait être nécessaire de déterminer un pourcentage du temps utilisé au travail et de couvrir ainsi une partie des frais d’entretien.

c) Frais d’assurance et d’inscription :

S’il existe des frais d’assurance et d’immatriculation spécifiques que l’employé est tenu d’avoir pour utiliser son véhicule au travail, alors en vertu de l’article 2082, l’employeur est tenu de les payer.

d) Amortissement :

La dépréciation fait référence à la baisse de la valeur d’un véhicule en raison de son âge et de son kilométrage. Comme l’entretien, la dépréciation du véhicule est une dépense quelque peu cachée et peut être plus difficile à calculer que le carburant. Cependant, documenter correctement le kilométrage peut aider à déterminer un montant de remboursement forfaitaire qui peut être convenu par l’employeur et l’employé pour compenser le coût de la dépréciation du véhicule en raison de l’utilisation liée au travail.

Obligations de l’employeur

En vertu de la section 2082 en Californie, les employeurs ont des obligations essentielles à remplir lorsque les employés utilisent des véhicules personnels pour le travail.

a) Remboursement :

D’abord et avant tout, les employeurs doivent rembourser les employés pour les dépenses liées au travail. Comme mentionné précédemment, cela va au-delà des remboursements de véhicules et inclut des éléments tels que les dépenses de travail à domicile, et ces remboursements doivent être effectués rapidement et sans limites inutiles. En effet, même si un salarié n’a pas présenté de demande de remboursement, l’employeur doit le payer.

b) Remboursement raisonnable :

Les remboursements accordés doivent être conformes aux frais assumés par le salarié. Comme indiqué dans la section précédente, de nombreux coûts différents entrent en jeu lorsqu’un employé utilise son véhicule personnel, et c’est pourquoi il est essentiel d’utiliser un programme de remboursement approuvé par l’IRS et adapté à vos besoins, comme le FAVR ou un TFCA.

c) Documents :

Une documentation appropriée de la part de l’employeur et de l’employé est nécessaire pour tous les remboursements. Les employeurs peuvent exiger que les travailleurs suivent leurs dépenses liées au travail, telles que les uniformes et les dépenses de travail à domicile, et les soumettent pour approbation. Dans le cas de l’utilisation d’un véhicule personnel, cela peut devenir encore plus compliqué, car nous avons déjà évoqué le grand nombre de dépenses possibles, telles que le carburant et l’entretien.

Exceptions et limitations

L’utilisation d’un véhicule personnel ne sera pas entièrement couverte par l’article 2802. Dans certaines situations, comme l’utilisation d’un véhicule de société, aucun remboursement n’est nécessaire. De plus, l’utilisation en dehors du travail, y compris les temps de trajet, n’est pas incluse dans les dépenses professionnelles et n’est donc pas couverte par la section 2802. Il est important de toujours consulter un avocat pour s’assurer que la politique de remboursement de votre entreprise est conforme à la section 2802.

Conclusion:

La section 2802 du Code du travail de Californie est un élément clé du Code du travail que tout employeur doit comprendre et mettre en œuvre. Il énonce les règles relatives à l’indemnisation des salariés pour les frais de travail et couvre une grande variété de situations. Pour nos besoins, il couvre les remboursements de véhicules pour les employés utilisant des véhicules personnels au travail. Les points importants à retenir sont de collecter soigneusement les données sur les trajets et le kilométrage, ce qui peut être facilement fait dans notre application, et d’utiliser un programme conforme à l’IRS pour les remboursements.

Sources:

Code du travail de Californie § 2802

SHRM – Quelles sont les exigences de remboursement des dépenses liées à l’entreprise en vertu de la loi californienne ?

California Workplace Law Blog – Rappel concernant le remboursement des dépenses en Californie et l’augmentation de son taux de kilométrage par l’IRS

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