Comment calculer les remboursements de kilométrage

Comment calculer les remboursements de kilométrage

La façon la plus simple de calculer les remboursements de kilométrage consiste à multiplier le kilométrage de votre employé pour une période donnée par le taux de remboursement. Le taux de remboursement pourrait être le taux standard de l’IRS, qui est actuellement de 62,5 ¢, ou il pourrait s’agir d’un taux de coûts réels, qui varierait en fonction de votre programme de remboursement de kilométrage.

Que sont les remboursements kilométriques ?

Les remboursements kilométriques sont des programmes de paiement conçus pour rembourser les employés qui conduisent leur propre voiture à des fins professionnelles. Le taux de remboursement du kilométrage peut dépendre de divers facteurs, notamment la région, l’année et le véhicule standard de l’entreprise.

Cardata propose trois programmes de remboursement de kilométrage différents : FAVR, CPM (Cents per Mile) et Tax-Free Car Allowance (TFCA). Bien que les détails du programme varient, ils partagent le même objectif principal : rembourser équitablement les conducteurs et éviter les déductions fiscales. Le programme qui fonctionnera le mieux pour votre entreprise dépend du nombre de conducteurs que vous avez et de leur kilométrage annuel.

Dans ce blog, nous expliquerons comment vous pouvez calculer les remboursements pour chacun de ces trois programmes de remboursement de kilométrage : FAVR, CPM et TFCA.

Comment calculer un remboursement FAVR

Comme son nom l’indique, une allocation FAVR rembourse aux conducteurs les dépenses fixes et variables associées à la conduite d’un véhicule personnel pour le travail. Les dépenses fixes sont stables – le montant généré au cours d’un mois donné n’aura aucun impact sur les dépenses fixes. En revanche, les dépenses variables changent mensuellement en fonction du kilométrage professionnel effectué par un conducteur donné.

Pour calculer un remboursement FAVR, vous devrez déterminer séparément le remboursement fixe et variable et les additionner.

Calcul des dépenses fixes

Pour calculer les dépenses fixes, renseignez-vous sur le coût des éléments énumérés ci-dessous. Assurez-vous que les prix que vous trouvez sont corrects dans votre état et pertinents pour l’année en cours.

• Les frais de licence et d’enregistrement de l’État concerné
• Le plan d’amortissement standard du véhicule de l’entreprise
• Taxes foncières personnelles associées au véhicule standard
• Les tarifs d’assurance de l’État concerné pour le véhicule standard

Une fois que vous avez rassemblé les dépenses indiquées, additionnez-les. Le montant total est ce que vos chauffeurs recevront annuellement pour couvrir les frais fixes. Au lieu d’être payés en totalité, les chauffeurs reçoivent une partie de ce qui leur est dû chaque mois. Pour calculer le remboursement forfaitaire mensuel, divisez le montant total par 12.

Calcul des dépenses variables

Vous devrez déterminer les coûts associés aux frais de kilométrage variable. Assurez-vous de trouver les dépenses récentes et spécifiques à la région.

• Prix du gaz
• Huile
• Entretien
• Pneus

Une fois que vous avez collecté les dépenses, additionnez-les. Ensuite, créez un tarif au kilomètre raisonnable pour chacun de ces éléments. Une façon de le faire est de déterminer le coût par mile de chacun de ces articles. Donc, si vous parcourez 5 000 milles entre les vidanges d’huile et que l’huile coûte 20 $ la bouteille, vous obtenez 0,4 centime par mille. Effectuez ce calcul pour chaque dépense et vous vous retrouverez avec un chiffre variable. La plupart des remboursements de kilométrage variable sur un programme FAVR sont d’environ 15 ¢ à 20 ¢ par mile.

Calcul du remboursement total

Pour calculer le remboursement total, ajoutez le total des dépenses variables à un douzième du total des dépenses fixes.

1. Calculez le remboursement forfaitaire mensuel.

1 200 $ (dépenses fixes annuelles totales)

/ 12 mois

= 100 $ (remboursement fixe mensuel)

2. Additionnez le remboursement fixe mensuel au remboursement variable du mois.

Taux de kilométrage variable de 20 ¢

x 2 800 milles mensuels = 560 $ (variable)

+ 100 (fixe)

= 660 $ (remboursement mensuel total)

Comment calculer un remboursement CPM

Un programme de remboursement de kilométrage CPM est un plan à taux variable qui rembourse les conducteurs pour chaque mile parcouru en entreprise. Le montant qu’un conducteur reçoit par mile dépend du taux de kilométrage standard de l’IRS (Internal Revenue Service), qui change chaque année pour refléter l’évolution constante du coût de la conduite. Chaque mois, les conducteurs sont remboursés du kilométrage professionnel du mois précédent.

Pour calculer un montant de remboursement CPM, multipliez le nombre total de miles parcourus au cours d’un mois donné par le taux IRS actuel (62,5 cents en 2022). Votre calcul devrait ressembler à ceci :

# de miles x taux IRS = remboursement du kilométrage CPM

Supposons qu’un de vos employés ait parcouru 525 miles entre le 1er septembre et le 31 septembre 2022. Votre calcul ressemblerait à ceci :

525 milles x 62,5 ¢

= 328,13 $ de remboursement de kilométrage

Comment calculer un remboursement de kilométrage Tax-Free Car Allowance

Compte tenu de la nature très flexible de l’allocation de voiture hors taxe, la façon dont vous calculeriez un remboursement de kilométrage dépend des détails de votre programme spécifique.

Les remboursements TFCA peuvent être totalement fixes (c’est-à-dire un taux forfaitaire simple), totalement variables (c’est-à-dire un taux CPM) ou une combinaison des deux (c’est-à-dire FAVR). La chose la plus rigide à propos de TFCA est que les remboursements doivent rester inférieurs au taux de kilométrage standard de l’IRS. Dans le cas contraire, l’excédent sera taxé.

Si votre remboursement est variable, votre calcul ressemblera au calcul utilisé pour déterminer le remboursement du CPM. S’il est à la fois fixe et variable, il ressemblera à un calcul de remboursement FAVR. Vous pouvez également simplement choisir une somme que vous souhaitez utiliser comme allocation de voiture (par exemple, 500 $) et justifier vos dépenses conformément à la politique de l’IRS afin que ladite allocation soit exonérée d’impôt.

Quand utilise-t-on les remboursements kilométriques ?

Les employés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles peuvent recevoir des remboursements de kilométrage. Les « fins commerciales » peuvent inclure les ramassages, les livraisons et la participation à des réunions ou à des conférences hors site. Les déplacements du domicile au travail ou vice-versa, c’est-à-dire les trajets domicile-travail, ne sont généralement pas éligibles au remboursement du kilométrage.

Dans la plupart des États-Unis et du Canada, les employeurs ne sont pas légalement tenus de rembourser leurs employés pour le kilométrage professionnel, à moins que les dépenses n’entraînent un salaire inférieur au salaire minimum.

Aussi tentant que cela puisse être de sauter les remboursements, les quelques dollars supplémentaires pourraient ne pas en valoir la peine. Offrir un programme de remboursement est attrayant pour les talents, et cela aidera à donner à votre entreprise un avantage lorsqu’il s’agit de recruter et de garder un excellent personnel. C’est aussi un énorme coup de pouce au moral. Les employés travaillent mieux lorsqu’ils sentent que leur employeur se soucie d’eux. Dans l’ensemble, rembourser vos employés est une décision commerciale extrêmement intelligente.

Quel programme de remboursement de kilométrage convient à mon entreprise ?

Différents programmes répondent à différents besoins commerciaux. Une entreprise avec plus de 5 chauffeurs qui parcourent plus de 5 000 miles par an pour le travail bénéficierait probablement le plus du FAVR. CPM est idéal pour les entreprises ayant des chauffeurs occasionnels. TFCA est un programme plus simple avec moins de mesures de conformité, idéal pour les petites entreprises ou les conducteurs très occasionnels.

Les remboursements kilométriques sont-ils meilleurs que les flottes ?

Les flottes sont le programme de véhicules le plus cher du marché, coûtant en moyenne 30 % de plus que les programmes FAVR. En plus d’être coûteux, ils sont très laborieux, à tel point que de nombreuses entreprises embauchent des administrateurs uniquement pour gérer la flotte.

Non seulement les propriétaires de flotte sont responsables de l’achat et de l’entretien des véhicules, mais ils couvrent également les dépenses professionnelles et personnelles. En d’autres termes, les propriétaires de flottes paient pour que leurs chauffeurs déposent leurs enfants au football et fassent des courses.

Et même lorsqu’ils ne couvrent pas les dépenses personnelles, les programmes de flotte ne sont toujours pas idéaux. En effet, les employés devront payer des rétrofacturations pour usage personnel, parfois jusqu’à 300 $ par mois, juste pour conduire une voiture dont ils ne veulent pas.

Les propriétaires de flotte assument également toute la responsabilité de leurs voitures de flotte. Les entreprises sont répertoriées en tant que propriétaire/principal sur les documents d’assurance et sont donc tenues de prendre en charge les dommages causés au véhicule, quelle que soit la nature des dommages ou la personne responsable. Cela rend la propriété de la flotte incroyablement risquée.

En revanche, les remboursements kilométriques sont plus faciles à gérer et peuvent aider à réduire au minimum les dépenses professionnelles. Les conducteurs sont responsables de l’entretien de leurs propres véhicules et ils paient pour leur kilométrage personnel. Dans le cadre des programmes de remboursement du kilométrage, l’employé est responsable de tout dommage au véhicule, et non le propriétaire de l’entreprise. De plus, ce sont des programmes que les employés souhaitent réellement, car ils leur permettent de se faire rembourser la voiture qu’ils aiment.

Les remboursements kilométriques sont-ils meilleurs que les indemnités forfaitaires auto ?

Les allocations automobiles forfaitaires sont considérées comme faisant partie du revenu d’un employé, de sorte que les remboursements sont soumis à l’impôt sur le revenu. Cela conduit à un gaspillage fiscal qui s’accumule considérablement au fil du temps. En moyenne, les entreprises qui utilisent un programme de remboursement du kilométrage hors taxes voient une réduction de 30 % du coût de leur programme d’entretien des véhicules.

Pourquoi Cardata ?

Certains programmes de remboursement de kilométrage (en particulier FAVR) sont difficiles à mettre en place et à maintenir. Les propriétaires d’entreprise ont souvent intérêt à embaucher une entreprise tierce pour le faire à leur place. C’est là qu’intervient Cardata.

Cardata utilise la technologie GPS pour suivre le kilométrage et tient automatiquement un journal de kilométrage, ce qui permet aux conducteurs de gagner du temps et d’assurer des remboursements variables très précis. Nous assurons également le suivi de la conformité afin que vous et vos chauffeurs n’ayez jamais de surprises sur vos déclarations de revenus.

Rendez-vous sur cardata.co/demo pour discuter avec nous des remboursements de kilométrage externalisés.

Avis de non-responsabilité : rien dans cet article de blog n’est un avis juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique.