Remboursement des frais kilométriques dans l’État de Washington en 2024

Mileage Reimbursement

Si vous vivez dans l’État de Washington et que vous êtes un employé qui utilise son véhicule personnel pour le travail, ce blog est fait pour vous. Ou peut-être êtes-vous un employeur qui emploie un grand nombre de conducteurs utilisant leur véhicule personnel, auquel cas ce blog est également pour vous.

Dans l’État de Washington, il est très important de comprendre les nuances du remboursement des frais kilométriques, car il y en a beaucoup à connaître. Nous aborderons les bases du remboursement des frais kilométriques, le taux standard de l’IRS, les méthodes de remboursement alternatives au taux standard de l’IRS, ainsi que quelques bonnes pratiques pour une tenue de dossiers intelligente et précise.

Le taux kilométrique standard de l'IRS

Taux kilométrique standard de l’IRS

L’IRS, qui est l’organisme fiscal fédéral américain, fixe chaque année un taux kilométrique standard pour le remboursement des personnes conduisant leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Pour 2024, le taux kilométrique standard est le suivant :

0,67 cents par mile parcouru à des fins professionnelles, soit une augmentation de 1,5 cents par rapport à 2023.
0,21 cents par mile parcouru à des fins médicales ou de déménagement pour les membres actifs qualifiés des forces armées, soit une baisse de 1 cent par rapport à 2023.
0,14 cents par mile parcouru au service d’organisations caritatives ; le taux est fixé par la loi et reste inchangé par rapport à 2023. [1]

Le taux kilométrique standard del’IRS couvre à la fois les éléments fixes et variables, y compris :

la dépréciation
l’assurance

l’essence
l’huile
l’entretien et les réparations
Pneus
Enregistrement et frais

Ce taux signifie que les remboursements ne sont pas imposables, à condition qu’ils ne dépassent pas les directives de l’IRS de 0,67 $ par kilomètre. [2] [3]

Particularités de l'État de Washington

Taux de remboursement au niveau de l’État

L’État de Washington, à l’instar du reste des États-Unis, n’exige pas de taux de remboursement spécifiques pour les employés du secteur privé qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur travail. Toutefois, de nombreux employeurs choisissent d’aligner leur politique sur le taux kilométrique standard de l’IRS. [2] [3]

Cela étant dit, la loi sur les normes du travail (Fair Labor Standards Act – FLSA) stipule que les dépenses encourues par les employés dans le cadre de leur travail ne doivent pas ramener le salaire d’un employé en dessous du salaire minimum fédéral, qui est actuellement de 7,25 dollars. Par conséquent, si un employé encourt suffisamment de frais liés à son travail pour que son salaire horaire soit inférieur au salaire minimum fédéral, l’employeur est tenu, en vertu de la FLSA, de rembourser l’employé pour qu’il récupère au moins la différence[4]. [4]

Autres méthodes de remboursement

Taux fixe et variable (FAVR)

Le taux fixe et variable (FAVR) est un programme de remboursement de véhicules exonéré d’impôt qui combine des éléments fixes et variables de remboursement. Ces éléments comprennent notamment les frais d’immatriculation et de titre de propriété, la dépréciation, l’essence, l’assurance, etc. Ce système offre le remboursement le plus équitable pour les employés et peut être le moins lourd sur le plan administratif lorsqu’il est associé à un fournisseur qui gère le programme FAVR pour vous en externe. [2]

Cents per Mile (CPM)

Le CPM est un programme de base qui rembourse les employés en fonction du nombre de kilomètres parcourus, comme le taux kilométrique standard de l’IRS, mais l’employeur peut le personnaliser à sa guise. Cette méthode surpaye généralement les conducteurs qui parcourent beaucoup de kilomètres et sous-paie les conducteurs qui en parcourent peu, ce qui fait qu’elle n’est pas la plus équitable. Cette méthode est simple, mais elle doit s’aligner sur les directives fédérales et nationales afin de garantir un statut non imposable pour des remboursements optimaux.

463/TFCA

L’indemnité de voiture exonérée d’impôt (TFCA), ou 463 Accountable Allowance, est une méthode de remboursement conforme aux règles de l’IRS qui permet aux entreprises d’offrir un remboursement prédéterminé à leurs conducteurs, potentiellement exonéré d’impôt à 100 % [2] [3].

Meilleures pratiques pour les employeurs

Tenue de registres précis

Pour un remboursement précis des frais kilométriques dans l’État de Washington, il est essentiel de tenir des registres détaillés. Un bon registre de kilométrage doit comprendre les éléments suivants

la date et l’objet professionnel de chaque déplacement
Le relevé du compteur kilométrique de départ et d’arrivée
le nombre de kilomètres parcourus
Les lieux visités

Les registres et les documents qui reflètent avec précision les déplacements remboursables contribuent à garantir la conformité et l’exactitude des remboursements. [2] [3]

Une communication et des politiques claires

Les employeurs doivent toujours veiller à ce que leurs employés comprennent clairement leur politique de remboursement. Il s’agit notamment de la manière de suivre le kilométrage, de soumettre les notes de frais, ainsi que de tous les autres éléments du processus de remboursement. La mise à disposition de formations et de ressources peut aider les employés à se conformer aux politiques de l’entreprise et à recevoir le remboursement dont ils ont besoin.

FAQ sur le remboursement des frais kilométriques dans l'État de Washington

Le remboursement des frais kilométriques est-il imposable dans l’État de Washington ?

Non, le remboursement des frais kilométriques dans la limite du taux standard de l’IRS n’est pas imposable. Les montants dépassant ce taux doivent être déclarés comme revenus imposables [2], sauf s’ils sont accordés dans le cadre d’un plan FAVR.

Les frais de péage et de parking peuvent-ils être remboursés ?

Oui, les frais de péage et de parking encourus lors d’un voyage d’affaires sont remboursables et doivent être inclus dans les notes de frais [2]

Comment les travailleurs indépendants doivent-ils suivre leur kilométrage ?

Les travailleurs indépendants doivent tenir un registre détaillé de leurs frais kilométriques, indiquant les dates, les motifs des déplacements et les kilomètres parcourus, afin d’étayer leurs déductions fiscales.

Que se passe-t-il si le taux de remboursement dépasse le taux kilométrique standard de l‘IRS ?

Tout remboursement dépassant le taux kilométrique standard de l’IRS doit être déclaré comme revenu imposable, à moins que vous n’utilisiez un programme FAVR.

En suivant ces lignes directrices et en conservant des registres précis, les employeurs et les employés de l’État de Washington peuvent gérer efficacement le remboursement des frais kilométriques et garantir la conformité avec les réglementations de l’IRS.

Conclusion

Comprendre les lois sur le remboursement des frais kilométriques dans l’État de Washington est nécessaire tant pour les employés que pour les employeurs. En suivant l’une des méthodes de remboursement approuvées par l’IRS, comme FAVR, 463 ou le taux standard de l’IRS, les deux parties peuvent garantir une compensation équitable pour les voyages d’affaires et maximiser les avantages fiscaux. Pour obtenir des conseils personnalisés, vous pouvez consulter un fiscaliste ou un expert en ressources humaines.

Par ailleurs, si vous cherchez une meilleure façon de gérer les remboursements ou la paie que de soumettre des reçus et des feuilles de temps à votre employeur ou à l’IRS, envisagez de communiquer avec Cardata pour discuter de solutions de remboursement de véhicules plus efficaces.