Aider votre organisation à faire face au changement

Introduction

Lorsqu’il s’agit d’introduire un changement interne dans votre organisation, un peu de préparation suffit. Qu’il s’agisse d’un nouvel outil ou service, d’un nouveau processus ou d’une nouvelle politique, ou même de quelque chose de plus important comme la transition d’un dirigeant ou la fusion avec une autre entreprise, il est important de considérer comment votre base d’employés recevra ces informations et agira en conséquence.

Avec le bon plan en place, vous pouvez atténuer les perturbations de votre main-d’œuvre et contribuer à favoriser une adoption solide, ce qui conduira à un succès à long terme.

Les changements internes sont par pour le cours au travail. Mais aider vos employés à les parcourir (ou ne pas le faire efficacement) peut faire ou défaire votre nouveau programme ou solution. Voici quelques conseils pour vous aider à naviguer efficacement dans le changement.

Ayant travaillé dans de petites et de grandes organisations, je sais certainement que la seule constante au travail est le changement. De l’intégration d’un outil de feedback ouvert à 24 000 employés au changement de nom d’une fonction de support client impactant 10 000 agents, les changements d’entreprise nécessitent une agilité d’entreprise. Afin d’être agiles et de faire des affaires efficacement, les dirigeants et les gestionnaires doivent prendre des décisions stratégiques pour aider à introduire des solutions ou des processus qui produiront de meilleurs résultats.

Communiquer le changement

Les premiers pas

Super! L’approvisionnement vient de vous dire que votre nouvel outil a été approuvé. Et maintenant? Avez-vous réfléchi à la manière dont cette nouvelle solution et ce nouveau processus seront reçus et adoptés en interne ? Selon votre investissement ou l’ampleur du programme, le processus de gestion du changement peut prendre quelques jours, voire quelques mois. Si vous l’avez, tirer parti du luxe du temps pour gérer des changements plus importants afin d’assurer la conformité et la satisfaction des employés est la clé d’une gestion plus fluide du changement.

Constituer une équipe de travail

Rassemblez les acteurs clés et attribuez des rôles et des responsabilités à chacun : RH, I&D, Communications, Informatique ; ces équipes et d’autres équipes de base joueront chacune un rôle crucial dans la réussite de ce projet. Cela signifie également désigner un chef de projet (qui peut ou non être vous). Créez une discussion de groupe, une réunion hebdomadaire et une discussion de lancement pour décrire la situation et les tâches. Tirez parti des outils de gestion de projet pour attribuer des tâches et rester sur la bonne voie. Encouragez les gens à s’exprimer à table et faites appel à ceux dont la voix n’est pas la plus forte. A vous de rallier les troupes !

Comptez sur des enregistrements hebdomadaires et une connexion asynchrone

Vous ne pouvez jamais partager trop lorsque votre groupe de travail se prépare à un changement interne. Veiller à ce que les lignes de communication soient toujours ouvertes, à ce que les informations soient ouvertement partagées avec les acteurs clés et à ce que tout le monde sache qu’il n’est pas nécessaire d’attendre la réunion hebdomadaire de mardi prochain pour faire remonter un problème urgent un jeudi sont d’excellentes tactiques pour définir le règles de base avec.

Soyez empathique envers les employés et voyez-le de leur point de vue

Qu’en penseront réellement les salariés ? À quels défis pourraient-ils être confrontés ? Qu’est-ce qu’ils aimeront le plus ? C’est vous qui connaissez le mieux votre équipe, donc effectuer un exercice ou, mieux encore, demander l’avis de quelques personnes dès le début, vous aidera à vous préparer à ce dont elles ont besoin. Préféreraient-ils être informés en mairie ou par mail ? Auront-ils besoin de formation ou est-ce qu’un simple 1-pager suffira ? Évaluez leurs besoins et construisez en conséquence.

S'appuyer sur des fournisseurs externes, le cas échéant

Si vous intégrez une nouvelle solution, il y a de fortes chances que l’entreprise fournisse des outils et des ressources. Chez Cardata, par exemple, nous assurons l’intégration et la formation des nouveaux utilisateurs, afin que nos clients n’aient pas à consacrer du temps et des ressources à le faire en interne. Nous gérons également les demandes d’assistance et encourageons les utilisateurs à tirer parti de notre site Web d’aide, par exemple. Découvrez quelles ressources de fournisseur sont disponibles (et devraient être gratuites !) pour vous.

Préparez-vous aux ratés après le lancement

Une fois que votre solution ou votre processus a été lancé et qu’il est utilisé par les employés, restez à l’écoute de leurs commentaires. Mettez en place un processus ou une boucle de rétroaction afin de pouvoir recueillir les réflexions des employés après le lancement. Certaines bosses peuvent apparaître en cours de route, comme des problèmes de système ou même des taux d’adoption. Trouvez un moyen de maintenir le message et assurez-vous que vos équipes adoptent le nouveau changement, ne supposez pas qu’un seul message fera l’affaire.

Une fois que vous avez planifié et déployé les changements, pensez à faire un PIR (performance in review) pour évaluer comment les choses se sont déroulées afin de pouvoir appliquer les apprentissages au prochain tour. N’oubliez pas que votre organisation a une culture spécifique, donc tirer parti d’une voix et d’un ton que vos employés connaissent bien contribuera grandement à vos communications. Si cela vous semble naturel, alors faites-le !

Conclusion

Lorsqu’ils sont gérés efficacement, la plupart des changements internes peuvent être considérés comme innovants et même comme une valeur ajoutée pour les employés, ce qui affecte votre marque employeur. S’assurer que vous disposez d’un plan solide, d’une équipe de projet et de livrables clairement définis, et d’une oreille attentive aux commentaires des employés sont toutes des étapes importantes lorsqu’il s’agit d’introduire un changement.

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