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Traverser l’augmentation des coûts opérationnels pour les entreprises du point de vue d’un responsable financier

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Par Corey Noyek, vice-président des finances, Cardata

Les hauts et les bas de l’économie et l’augmentation des coûts opérationnels font que mon rôle d’expert en finance d’entreprise est plus important que jamais. Je suis vice-président des finances chez Cardata, une entreprise technologique de remboursement de véhicules en mode SaaS, et j’ai vu de mes propres yeux à quel point il peut être difficile pour les entreprises de rester financièrement stables et de continuer à se développer lorsque les coûts montent en flèche et que les incertitudes sont omniprésentes. Dans cet article, je souhaite partager certaines stratégies et idées qui nous ont aidés à traverser cette période difficile, en mettant l’accent sur l’efficacité, une planification minutieuse et une collaboration étroite avec d’autres départements afin de gérer efficacement notre compte de résultat.

Le paysage économique actuel

Personne ne peut nier que le paysage économique est en train de subir un changement sismique, visible dans la trajectoire ascendante apparemment sans fin des coûts sur la plupart des fronts opérationnels. Cette explosion des dépenses pose des défis importants aux entreprises du monde entier et nécessite une véritable réévaluation stratégique des pratiques de gestion financière. En tant que responsables financiers, notre responsabilité est d’optimiser les ressources et de mettre en œuvre de nouvelles stratégies de gestion des coûts afin de protéger la rentabilité en période d’incertitude majeure. 

La gestion des coûts consiste à trouver des gains d'efficacité et à planifier

La gestion efficace des coûts commence par un examen attentif du compte de résultat. Chaque poste est une occasion de réaliser des économies. Chez Cardata, nous examinons minutieusement nos dépenses, des plus importantes aux plus infimes. Cet examen détaillé nous aide à repérer les domaines dans lesquels nous pouvons être plus efficaces sans pour autant rogner sur la qualité. Une approche méthodique nous permet d’évaluer les implications plus larges des initiatives de réduction des coûts, et donc d’éclairer nos choix lorsque le moment est venu de passer à l’action.

L’un des principaux enseignements que j’ai tirés de ma carrière dans la finance et les opérations est la valeur de la planification des scénarios et des tests de résistance. Lorsque l’économie est chancelante, il est essentiel de prévoir différentes situations et différents scénarios afin de se préparer de manière adéquate à un large éventail de crises. Cette approche proactive nous aide à rester financièrement stables tout en continuant à développer notre activité. En surveillant constamment les indicateurs clés de performance (ICP) et les projections de ventes, nous pouvons ajuster nos stratégies en temps réel afin de rester sur la bonne voie pour atteindre nos objectifs financiers.

Casser les silos grâce à une collaboration interdépartementale

Le manque de transparence et de collaboration entre les départements est un point sensible auquel tous les professionnels de la finance sont confrontés. Chez Cardata, nous avons fait de la promotion d’une culture de collaboration interdépartementale une priorité, en brisant les silos et en encourageant une communication ouverte. Cette approche nous permet de formuler des coûts entre les départements, en veillant à ce que chaque équipe comprenne les implications financières de ses actions.

Par exemple, notre collaboration avec l’équipe des ressources humaines (RH) a été déterminante dans l’optimisation des dépenses liées aux salaires et aux traitements. L’augmentation des coûts de la main-d’œuvre est un défi majeur, avec une hausse d’environ 5 % dans tous les secteurs au cours de l’année écoulée, selon certains rapports. Pour y faire face, nous avons défendu des structures de rémunération basées sur les performances et des programmes de développement collaboratif des employés. En alignant les stratégies de ressources humaines sur les objectifs financiers, nous avons été en mesure d’entretenir une main-d’œuvre motivée tout en faisant preuve de discernement sur le plan fiscal.

Nous avons également donné la priorité à l’efficacité opérationnelle, en utilisant les données pour trouver des possibilités de réduction des coûts. Par exemple, nous avons réduit les dépenses liées aux services publics en adoptant des pratiques économes en énergie et en investissant dans des technologies intelligentes pour surveiller et contrôler l’utilisation de l’énergie. En outre, nous avons réalisé d’importantes économies en rationalisant les processus d’approvisionnement et en négociant de meilleures offres avec les fournisseurs. Ces efforts de collaboration ont renforcé la résilience financière de Cardata et soutenu une croissance durable.

Faire face à l'augmentation des coûts fixes

Les coûts fixes, tels que le loyer, les services publics et les services professionnels, présentent des défis uniques dans le paysage économique actuel. Nous avons adopté plusieurs stratégies innovantes pour gérer ces dépenses tout en maintenant la rentabilité et la croissance exigée par le conseil d’administration.

En ce qui concerne le loyer et les paiements de bail, l’évolution vers le travail à distance nous a obligés à réévaluer nos besoins en matière d’espace de bureau. En renégociant les conditions des baux et en adoptant des modalités de travail flexibles, nous avons pu optimiser le montant que nous consacrons à notre espace commercial sans compromettre nos activités quotidiennes. Cette évolution nous a permis non seulement de réduire nos coûts, mais aussi d’accroître la satisfaction et la productivité de nos employés, ce qui n’est jamais une mauvaise chose.

L’augmentation des coûts a rendu nécessaires des opérations durables et efficaces. À cette fin, nous avons, par exemple, réduit les frais de déplacement, afin de contribuer à la fois à la réduction des coûts et à la diminution de notre empreinte carbone. Nous avons investi dans des stratégies de travail à distance pour nous assurer que nous facilitons le même engagement virtuellement lorsque nous choisissons de renoncer à des réunions en personne qui nécessitaient auparavant des déplacements.

La gestion des relations de services professionnels exige également une attention particulière à la rentabilité et à l’alignement sur les indicateurs clés de performance de l’entreprise. Grâce à une sélection rigoureuse des fournisseurs et à une rationalisation des dépenses, nous avons maintenu des résultats de haute qualité tout en protégeant notre résultat net. Cette approche nous a aidés à gérer nos frais juridiques, nos services de conseil et nos dépenses de marketing.

Le rôle de l'analyse prédictive

L’analyse prédictive est plus que jamais un outil utile pour les responsables financiers. En exploitant les données et les analyses avancées, nous pouvons prévoir les changements dans les dépenses et les habitudes d’achat des consommateurs et adapter nos stratégies en conséquence. Cette approche proactive nous permet d’anticiper les tendances du marché et de prendre des décisions éclairées qui favorisent la rentabilité.

Par exemple, notre équipe de marketing utilise des données pour optimiser les budgets de marketing et maximiser le retour sur investissement (ROI). En déplaçant les ressources vers les plateformes en ligne et en utilisant des outils numériques, notre équipe marketing a obtenu des retours sur investissement constants et améliorés. Cette approche ciblée garantit que nos efforts de marketing trouvent un écho auprès de nos publics cibles, soutiennent nos objectifs de vente et nous permettent de maîtriser nos coûts.

Des mesures proactives pour adapter la gestion des coûts

Pour faire face à l’évolution des réalités économiques, les responsables financiers doivent adopter des approches dynamiques et flexibles. Voici quelques mesures proactives que je recommande :

Planification de scénarios

Il s’agit d’exécuter en permanence divers scénarios et d’élaborer des plans d’urgence pour garantir la stabilité financière en cas de fluctuations économiques.

Collaboration interdépartementale

Favorisez la transparence et une communication ouverte entre les départements afin d’aligner les stratégies et d’optimiser les coûts de manière globale. En d’autres termes : plus d’opérations cloisonnées ni de contrôle.

Tirer parti de la technologie

Investir dans la technologie et l’analyse prédictive pour comprendre les tendances du marché et le comportement des consommateurs, ce qui permet de prendre des décisions en connaissance de cause.

Externaliser les fonctions non essentielles

Envisager l’externalisation des fonctions essentielles à l’activité, comme la gestion de la flotte, afin de réduire les coûts fixes et d’accroître la flexibilité opérationnelle.

Rémunération basée sur les performances

Mettre en place des structures de rémunération basées sur les performances afin de motiver les employés tout en maintenant la responsabilité fiscale.

Remboursement équitable

Cardata fournit à ses clients des remboursements précis et équitables par le biais de son logiciel. Les remboursements des véhicules sont basés sur les coûts locaux réels, protégeant ainsi les budgets des employés et des entreprises.

Initiatives en matière de développement durable

Adoptez des pratiques d’efficacité énergétique et des initiatives de développement durable pour réduire les coûts des services publics et améliorer la réputation de votre entreprise.

Conclusion

En tant que responsable financier, il m’incombe de tirer parti de mon expertise et de collaborer avec les différents services pour trouver les meilleurs moyens d’économiser l’argent de l’entreprise tout en évitant les impacts économiques et en favorisant une croissance durable. Chez Cardata, l’accent mis sur les gains d’efficacité et la collaboration transversale nous a permis de maintenir notre stabilité financière et, franchement, de prospérer au milieu des récentes turbulences économiques.

En adoptant des solutions innovantes, telles que la planification de scénarios et l’analyse prédictive, nous avons optimisé les coûts et amélioré l’efficacité opérationnelle. Alors que nous continuons à traverser un paysage économique en constante évolution, notre engagement en faveur d’une gestion proactive des coûts et d’une anticipation stratégique restera la pierre angulaire de notre succès.

À propos de Cardata

Cardata est l’un des principaux partenaires des programmes de remboursement des véhicules et un pionnier des espaces MaaS (mobilité en tant que service) et SaaS (logiciel en tant que service). Nous nous engageons à fournir des solutions innovantes qui rationalisent la gestion des frais de véhicules et optimisent les processus de remboursement. Avec un engagement fort envers la réussite des clients et l’excellence des applications/produits, Cardata permet aux organisations de réaliser des économies et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Ressources

[1] L’inflation semble être là pour rester | Morning Brew | https://www.morningbrew.com/daily/stories/2024/04/11/inflation-looks-like-it-s-here-to-stay 

[2] 16 plus grands défis comptables et solutions en 2024 | Netsuite | https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/accounting/accounting-challenges.shtml 

[3] Les questions clés de la finance : Ce qui préoccupe les dirigeants en 2023 | Hackett Group | https://www.thehackettgroup.com/insights/finance-key-issues-whats-top-of-mind-for-executives-in-2023/ 

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