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Notre pageLe passage à une flotte mixte, qui combine des voitures de fonction et des programmes de remboursement de véhicules (PRV), peut donner l’impression de devoir jongler avec un million de priorités. Mais avec une planification et une collaboration réfléchies, les professionnels de la finance et les gestionnaires de flotte peuvent réellement réaliser des économies, améliorer l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des employés tout en adoptant des solutions de mobilité modernes.
Examinons quelques conseils pratiques pour que ce changement se fasse en douceur et de manière stratégique pour votre organisation.
1. Comprendre pourquoi vous pourriez envisager une flotte mixte
L’époque où l’on s’en tenait uniquement à une flotte appartenant à l’entreprise est révolue. Les PRV tels que le FAVR (Fixed and Variable Rate reimbursement) offrent une solution conforme aux règles de l’IRS pour les travailleurs mobiles, en combinant les coûts fixes (tels que l’assurance et l’amortissement) avec les coûts variables liés au remboursement du kilométrage.
Pourquoi cela fonctionne-t-il ?
- Pour les professionnels de la finance: Une flotte mixte permet d’équilibrer les résultats, les PRV offrant des avantages non imposables et réduisant les dépenses liées à l’achat et à la propriété des véhicules.
- Pour les gestionnaires de flotte: Elle minimise les coûts d’entretien et les problèmes liés à l’utilisation personnelle, en concentrant les véhicules de la flotte là où ils sont le plus nécessaires.
En intégrant les PRP aux véhicules de société, vous pouvez adapter les solutions de mobilité aux rôles et aux modes d’utilisation des employés, tout en veillant à ce que l’utilisation professionnelle des véhicules soit conforme à la réglementation de l’IRS.
2. Élaborer une stratégie qui s'applique à toutes les équipes
Les flottes mixtes prospèrent grâce à la collaboration. Les gestionnaires de flotte, les responsables financiers et les équipes des ressources humaines jouent tous un rôle essentiel dans la réussite de cette transition.
- Lesgestionnaires de flotte: Identifier les rôles non spécialisés ou les conducteurs à faible kilométrage qui pourraient bénéficier du passage à des véhicules personnels dans le cadre d’un PRV tel que FAVR. Les outils télématiques et de suivi du kilométrage peuvent aider à identifier les schémas d’utilisation.
- Professionnels de la finance: Établir des taux de remboursement clairs qui reflètent les taux kilométriques conformes à l’IRS tout en tenant compte du coût réel de la propriété (y compris la dépréciation et les coûts de location).
- Équipes RH: Se concentrer sur la gestion du changement en communiquant sur les avantages des véhicules appartenant aux employés, tels que la flexibilité et une compensation équitable pour les kilomètres parcourus à des fins professionnelles.
Conseil de pro : Organisez un atelier ou un webinaire pour expliquer les avantages d’une flotte mixte. Utilisez les données en temps réel d’outils tels que SAP Concur pour montrer comment cette approche améliore l’efficacité de la gestion de la flotte et favorise la satisfaction des employés.
3. Pilotez la transition en posant des jalons
Le déploiement d’une flotte mixte ne doit pas se faire en une seule fois. Commencez par un programme pilote ciblant un groupe spécifique d’employés, comme les travailleurs mobiles régionaux ou ceux qui parcourent peu de kilomètres.
Les étapes clés de la réussite :
- Tester le modèle de remboursement FAVR dans un environnement contrôlé afin d’évaluer les économies réalisées et la conformité avec les réglementations de l’IRS.
- Contrôler l’exactitude du suivi du kilométrage et s’assurer que les conducteurs comprennent les taux de remboursement et les processus.
- Suivez les étapes importantes, comme la réduction des dépenses liées aux véhicules, les coûts d’entretien et les défis liés à l’utilisation personnelle.
Cette approche progressive donne à votre équipe le temps d’affiner le programme et de résoudre les éventuels problèmes avant de l’étendre à l’ensemble de votre organisation.
4. Communiquer clairement sur le changement
La gestion du changement est extrêmement importante lorsque l’on passe à un parc automobile mixte. Les employés et les parties prenantes doivent comprendre le pourquoi et le comment de la transition pour éviter toute résistance.
- Mettez en avant les économies de coûts et les avantages de l’automatisation pour les équipes financières et de gestion de la flotte.
- Insister sur la flexibilité des PRV pour les employés, en leur montrant comment ils peuvent utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles tout en étant remboursés équitablement.
- Répondez aux inquiétudes concernant l’utilisation des véhicules personnels en communiquant clairement sur le remboursement des FAVR et la conformité des taux kilométriques.
Conseil de pro : Utilisez les podcasts ou les bulletins d’information de l’entreprise pour partager les réussites du programme pilote, en montrant les avantages concrets pour les travailleurs mobiles et les résultats de l’entreprise.
5. Optimiser pour un succès à long terme
Une fois que votre programme de flotte mixte est en place et fonctionne, concentrez-vous sur l’amélioration de l’efficacité et de la croissance.
- Pour les professionnels de la finance: Suivre en permanence les économies réalisées à l’aide d’outils tels que SAP Concur, en veillant à ce que les taux de remboursement soient conformes aux directives de l’IRS et aux tendances en matière de kilométrage de l’entreprise.
- Pour les gestionnaires de flotte: Tirer parti de l’automatisation et de la télématique pour conserver une visibilité sur l’utilisation des véhicules et garantir l’optimisation des véhicules appartenant à l’entreprise et aux employés.
- Pour l’organisation: Utiliser les informations du programme pour mener des initiatives de développement durable, telles que le passage à des véhicules électriques ou l’optimisation des chaînes d’approvisionnement.
En mettant en place une solution de mobilité évolutive et rentable, vous pouvez assurer l’avenir de votre stratégie de gestion de flotte tout en maintenant l’alignement sur les objectifs d’approvisionnement et d’organisation.
Conclusion : Une transition en douceur pour de grandes récompenses
Le passage à une flotte mixte est plus qu’un changement logistique – c’est un changement stratégique qui apporte flexibilité, économies et efficacité moderne à votre organisation. Avec le bon plan, la bonne collaboration et les bons outils, vous pouvez réaliser une transition en douceur qui profitera à tous, des équipes financières aux gestionnaires de flotte, en passant par les travailleurs mobiles et les résultats de l’entreprise.
Si vous cherchez à savoir comment les PRV comme le FAVR pourraient compléter vos programmes de flotte, des partenaires comme Cardata peuvent vous guider à chaque étape du processus. Vous êtes prêt à préparer votre stratégie de mobilité pour l’avenir ? Commençons.
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