Les conducteurs ont besoin d’une assistance rapide pour le logiciel de remboursement de kilométrage

Les conducteurs sont au cœur des programmes de remboursement des véhicules. Un programme de remboursement de véhicule est comme une flotte appartenant à un chauffeur : les chauffeurs apportent leur propre voiture au travail ; ils utilisent leur véhicule personnel pour les affaires de leur employeur.

Ces programmes sont formidables car les conducteurs peuvent décider quelle voiture ils veulent conduire et être payés pour la conduire. Comparez cela avec les flottes appartenant à l’entreprise, où les vendeurs doivent conduire la voiture qui leur est assignée et payer une rétrofacturation pour usage personnel pouvant aller jusqu’à 300 $ pour démarrer.

De plus, sur un programme de remboursement approprié – comme le taux fixe et variable («FAVR»), l’allocation de voiture hors taxe («TFCA») – les conducteurs sont remboursés hors taxe et conformément aux coûts de conduite dans leur région. Les programmes d’allocation traditionnels sont imposables; Les programmes Cents per Mile (bien qu’ils soient parfois utiles) ne sont pas basés sur des données régionales.

Comment FAVR et TFCA peuvent-ils être basés sur des données régionales ? Eh bien, vous avez besoin d’un logiciel pour le faire. Et c’est la première raison pour laquelle les conducteurs ont besoin de temps de réponse rapides pour les programmes de remboursement.

1. Le logiciel du programme de remboursement du kilométrage est complexe

Comme je l’ai dit, les meilleurs programmes de remboursement de kilométrage utilisent des logiciels. La première raison est que l’utilisation de logiciels et de données permet aux remboursements d’être régionaux.

Portails infonuagiques

Cardata, par exemple, extrait les données sur le carburant des stations-service de tous les États-Unis. Ces données sont ensuite utilisées pour calculer un taux de remboursement variable pour les conducteurs sur les programmes FAVR et TFCA.

Et, pour créer un programme de remboursement de véhicule, vous avez besoin d’un véhicule standard du programme.

Il faut également tenir compte des données d’assurance… toutes ces informations doivent être stockées quelque part. Un portail cloud est la meilleure solution pour ces données de programme de véhicule.

Applications de suivi du kilométrage GPS

Lorsqu’il s’agit de suivre le kilométrage, vous avez besoin d’une application GPS. L’IRS a des normes élevées pour ce qu’il considère comme un kilométrage justifié. Afin de prouver que vos miles sont des miles professionnels légitimes, vous devez passer 3 à 5 minutes par trajet à écrire des informations lorsque vous utilisez des journaux de kilométrage manuels. Les applications de kilométrage GPS éliminent ce besoin.

Une fois que vous êtes familiarisé avec un tracker de kilométrage, ces applications sont super faciles à utiliser. Mais bien configurer son tracker est crucial, car le kilométrage doit être justifié ; et si jamais quelque chose tourne mal, les équipes mobiles doivent savoir qu’elles sont couvertes.

Support logiciel pour la configuration et le dépannage soutenu

Rejoindre un programme de remboursement de véhicule et utiliser le logiciel concomitant, ce n’est pas comme télécharger Candy Crush. Il y a une quantité importante d’informations que vous devez fournir et dont vous devez assumer la responsabilité ; il y a une variété de tâches que vous devez accomplir à certains moments.

Cela ne signifie pas que le fardeau global d’un programme de remboursement de véhicule est lourd. Pourtant, sans assistance, il est difficile de naviguer dans un programme de remboursement de véhicule, y compris de se configurer avec un portail cloud et une application GPS mobile.

La meilleure façon de garantir un excellent support est de sous-traiter votre programme de véhicules au bon fournisseur. Non seulement il est inutilement difficile de concevoir en interne le logiciel nécessaire aux remboursements hors taxes, mais le fait de disposer d’un service client expert rend les programmes de remboursement simples et rentables.

Prise en charge de l'intégration des conducteurs

Les remboursements externalisés sont populaires pour une raison : il est plus rentable pour les entreprises de s’appuyer sur des spécialistes externes pour administrer ces programmes. La gestion de ces programmes en interne n’est pas efficace.

Lorsque de nouveaux conducteurs sont ajoutés au programme, ils ont besoin d’une équipe de soutien compétente pour les aider à comprendre leur nouveau programme. Lorsque vous envisagez des fournisseurs de programmes de remboursement de kilométrage, demandez-leur à quoi ressembleront la mise en œuvre et l’intégration. Votre équipe recevra-t-elle l’aide dont elle a besoin pour s’intégrer correctement et se familiariser avec le logiciel fourni ? Si la réponse n’est pas un oui retentissant, alors ce n’est probablement pas le programme pour vous.

2. Délais de soumission des assurances et du kilométrage

Les conducteurs participant à des programmes de remboursement de kilométrage ont des dates limites et des seuils pour les soumissions d’assurance et de kilométrage. Avoir la bonne équipe de support derrière vous est crucial pour respecter le calendrier, car des informations comme celle-ci sont requises par l’IRS pour la conformité au programme.

Les problèmes doivent être résolus immédiatement ou les conducteurs pourraient finir par être redevables des taxes ou inadmissibles à conduire pour le travail en raison du risque d’assurance. Si vous êtes préoccupé par des soumissions de kilométrage incorrectes ou si vous comprenez quelle assurance vous devez conduire pour le travail, votre équipe de service client externalisée est un recours utile.

Mais des délais comme celui-ci peuvent être impitoyables. Un temps de réponse rapide des tickets est nécessaire pour s’assurer qu’aucun délai de conformité n’est manqué. La tranquillité d’esprit occasionnée par des personnes de soutien expertes, qui connaissent votre programme et la politique de l’IRS, n’a pas de prix.

3. Les programmes de kilométrage externalisés doivent être indolores

Le programme de kilométrage d’un conducteur devrait être une réflexion après coup indolore, pas un tracas constant. Le support rapide en fait une réalité. Si vous rencontrez un problème dans votre programme, vous ne voulez pas qu’il persiste.

Le but d’un programme de kilométrage externalisé est de vous redonner du temps. Les équipes commerciales mobiles, avec l’aide d’un logiciel de remboursement kilométrique, gagnent en liberté et en efficacité. Ils passent moins de temps à se soucier de l’enregistrement du kilométrage, de la soumission des journaux aux RH, de la poursuite de leurs remboursements : à la place, ils se concentrent sur l’interaction avec les clients, sur le plaisir de l’emploi pour lequel ils se sont inscrits, sans s’embourber dans les détails frustrants.

Un programme de kilométrage est conçu pour alléger le travail des assiettes de vos employés. Il ne devrait pas y avoir de stress ou de coût excessif lié à un plan de remboursement. Mais les problèmes sont inévitables, vous avez donc besoin de solutions rapides lorsqu’ils surviennent.

4. Un excellent service client signifie une excellente entreprise

Un excellent service client est un indicateur d’une bonne entreprise. En d’autres termes, vous pouvez en dire beaucoup sur une entreprise par le service client qu’elle fournit.

Il en est ainsi parce qu’un excellent service client ne peut pas être mandaté. Un dirigeant ne peut pas dire à son employé de bien traiter les clients s’il ne le fait pas bien.

Ainsi, en tant que client, si vous recevez un service vraiment excellent, vous savez que l’entreprise traite probablement son équipe correctement. Vous savez que les dirigeants montrent à leur équipe comment fournir un service client, pas seulement en leur disant de le faire, tout en ne le soutenant pas.

Un employé correctement traité est plus susceptible de rester dans une entreprise. Cela signifie que vous, le client, êtes plus susceptible d’avoir le même gestionnaire de compte pendant des années à la fois. Si votre chargé de clientèle part, il est plus susceptible de former correctement son remplaçant.

Dépendance excessive à la technologie

Les entreprises technologiques doivent suivre la pratique du Jidoka, qui fait partie intégrante des processus de Toyota et signifie en gros « automatisation avec une touche humaine ».

Sakichi Toyoda, fondateur de Toyota, était à l’origine un inventeur dans le domaine de la fabrication textile. En 1896, il invente un dispositif qui peut être attaché à un métier à tisser et qui empêche la navette de bouger si un fil est cassé. Auparavant, si une ficelle cassait, le produit éventuel serait défectueux, car le métier à tisser automatique continuerait à fonctionner avec le fil défectueux. Avant l’introduction de la navette d’arrêt, même si le métier était automatique, il nécessitait une surveillance constante, les tisserands guettant les fils cassés.

Dans un programme de remboursement de véhicule, la technologie et les gens doivent travailler ensemble. Les erreurs doivent être détectées par un logiciel et traitées par une équipe de service client. Une équipe de service à la clientèle est le premier recours lorsqu’un problème survient. C’est le tisserand qui enlève le fil cassé et remet le métier en marche.

Il y a certaines choses que les humains sont capables de faire mieux que les robots, et certaines choses que les robots sont capables de faire mieux que les humains. Lors de la sélection d’un fournisseur de remboursement de véhicule, recherchez une entreprise qui fournit un service client à tous les clients. Il ne devrait pas y avoir de barrières rigides entre les conducteurs et l’aide dont ils ont besoin.

Comment Cardata se positionne-t-il ?

Cardata surpasse de manière significative les autres entreprises dans le domaine du remboursement. Dans le tableau suivant, nous utilisons les données de G2, 2022, pour démontrer la différence dans notre service client.

Les données changent de façon saisonnière. Voir G2.

Si vous souhaitez constater par vous-même à quel point nous sommes gentils, planifiez un appel avec nous.

Avis de non-responsabilité : rien dans cet article de blog n’est un avis juridique ou comptable. Consultez votre avocat ou votre comptable et ne vous fiez pas aux informations contenues dans ce document pour toute prise de décision commerciale ou personnelle, financière ou juridique.