Créer une politique d’allocation de voiture efficace en 2023

Si votre entreprise exige que les employés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles, vous devrez créer une politique d’allocation de voiture efficace qui les rembourse équitablement, est conforme à l’IRS et peut faire économiser de l’argent à votre entreprise à long terme.

Les allocations de voiture peuvent devenir compliquées. Du suivi des frais de déplacement liés au travail au respect des directives détaillées de l’IRS, il y a beaucoup de pièces mobiles à prendre en compte. Cependant, la mise en place d’une politique d’allocation de voiture robuste et universelle peut aider à simplifier et à rationaliser le processus de remboursement en mettant tout le monde dans votre entreprise sur la même longueur d’onde.

Avant de rédiger votre propre politique d’allocation de voiture, vous devrez prendre plusieurs décisions, par exemple si vos remboursements seront imposables ou non et qui est éligible pour recevoir une allocation de voiture. Explorons ce qui rend une politique d’allocation de voiture efficace en 2023.

Qu'est-ce qu'une politique d'allocation de voiture?

Une politique d’allocation de voiture établit les lignes directrices de l’entreprise pour les fonds remboursés aux employés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Il décrit les responsabilités de l’employeur et de l’employé lors de la distribution et de la dépense des allocations et comment les aligner sur la législation de l’IRS.

De nombreux facteurs entrent en jeu lorsqu’un employé utilise son véhicule personnel pendant les heures de travail, comme les coûts de carburant, l’assurance et la dépréciation du véhicule. Que vous décidiez ou non de suivre ces dépenses à des fins fiscales, il est important de les surveiller car elles influencent les dépenses de votre entreprise pour faire voyager vos travailleurs.

Le plus souvent, les employeurs finissent par perdre de l’argent de deux manières. Soit leurs allocations de voiture sont taxées parce qu’elles ne sont pas justifiées avec des journaux de kilométrage ou d’autres outils de reporting. Ou, ils ne mesurent pas la distance parcourue par leurs employés ou ce qu’ils dépensent habituellement avec chaque allocation.

C’est pourquoi le type d’allocation de voiture que vous choisissez pour votre police est important. Les allocations de voiture peuvent être imposables ou non :

• Une allocation imposable est un paiement forfaitaire mensuel qui ne nécessite pas de registres de kilométrage ou d’enregistrements de données pour justifier les dépenses. Par conséquent, ils sont inclus dans le revenu brut d’un employé et soumis à l’impôt.
• Les allocations non imposables sont généralement versées en montants fixes et variables et ne sont pas déductibles d’impôt, pour la plupart. L’IRS considère que les allocations de voiture sont exonérées d’impôt tant que vous fournissez un journal de kilométrage détaillé pour prouver que ces fonds ont été utilisés uniquement pour des raisons professionnelles.

Pour plus d’informations sur les différences entre les allocations de voiture imposables et non imposables, veuillez vous référer au Guide ultime de l’allocation de voiture pour 2023.

Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup de nuances dont il faut se méfier qui peuvent avoir un impact sur les finances de votre entreprise et sa capacité globale à envoyer des chauffeurs. Une bonne politique d’allocation de voiture est la voie à suivre pour optimiser votre budget tout en protégeant le salaire de vos employés et leur confiance en votre entreprise.

What are the benefits of having a car allowance policy?

Une politique d’allocation de voiture est importante pour les organisations car elle aide à structurer et à rendre visible le processus de remboursement. Les employés veulent savoir combien ils seront payés et le montant de toute allocation automobile imposable. De même, les employeurs voudront garder une trace de combien les employés dépensent généralement sur la route pour mieux gérer leurs budgets et économiser de l’argent.

Avec un abattement défiscalisé, les entreprises peuvent économiser environ 30% selon leur tranche d’imposition. Ces économies s’appliquent même aux situations où les indemnités ne sont pas vérifiées, tant que vous disposez d’autres types de preuves pour justifier votre utilisation des fonds de remboursement. Par exemple, si vous avez oublié de suivre les kilomètres de travail parcourus, fournir une vérification écrite ou orale des partenaires commerciaux visités est souvent suffisant pour que votre entreprise reste alignée sur les exigences d’exonération d’impôt.

Les politiques d’allocation de voiture favorisent également la responsabilisation. Les employeurs et leurs équipes mobiles doivent pouvoir compter les uns sur les autres pour rédiger avec précision les notes de frais et s’acquitter d’autres obligations financières. Fournir des instructions claires sur ce qu’il faut suivre et sur les indemnités à utiliser permet d’éviter les problèmes fiscaux et la surbudgétisation.

En alignant les processus internes sur les directives de l’IRS, les politiques peuvent aider à garantir que, pour les indemnités non imposables, les taux de kilométrage réels ne dépassent pas le taux de kilométrage IRS de 65,5 cents par mile. Ou, s’ils dépassent le taux de l’IRS, cette taxe n’est déduite que de la différence entre la valeur en cents par mile de l’allocation de voiture et le taux de l’IRS.

Par exemple, supposons que vous donniez à un employé mobile 700 $ pour le mois et qu’il parcoure un total de 1 000 miles pour son travail. Si vous divisez leur allocation par le nombre de miles qu’ils ont parcourus, cela coûte 0,70 $ par mile. Étant donné que le taux IRS est de 0,655 $ par mile, vous soustrayez ce montant du taux de kilométrage de votre employé pour obtenir un montant imposable de 0,045 $ par mile.

(Notez que, si vous avez une allocation de voiture FAVR, vous n’avez pas besoin de soustraire la taxe du delta. FAVR est un programme d’allocation spécial !)

La description de ce processus permet aux employés de comprendre comment les allocations et les taxes sont calculées afin qu’ils puissent mieux surveiller la part de leur allocation de voiture qu’ils dépensent et devraient dépenser. Idéalement, si l’indemnité est bien établie, il ne devrait pas y avoir de différence entre les dépenses et le remboursement.

Que doit couvrir une politique globale d'allocation de voiture ?

Maintenant, pour la partie la plus difficile : déterminer ce qu’il faut inclure dans votre politique d’allocation de voiture. Cette étape peut devenir écrasante lorsque vous essayez de penser à tous les composants qui comptent pour vous et vos conducteurs. Étant donné que vous devrez respecter les directives de l’IRS pour comptabiliser tout fonds de remboursement de véhicule, vous pouvez commencer par vous concentrer sur les actions obligatoires, telles que :

Montant et type d’allocation

Votre entreprise proposera-t-elle des remboursements non imposables ou imposables ? Si vous choisissez d’émettre des indemnités de voiture non imposables, les paiements seront-ils structurés sous la forme d’un remboursement en cents par mile (“CPM”) ou d’un remboursement à taux fixe et variable (“FAVR”) ? Consultez nos articles sur CPM et FAVR pour en savoir plus sur les avantages et les inconvénients de chaque programme.

Allocation maximale et répartition

Réfléchissez aux limites maximales pour chaque catégorie de dépenses que vous souhaitez que les conducteurs respectent et envisagez de demander des reçus pour suivre les dépenses supérieures à un certain montant. Par exemple, combien vous attendez-vous à ce que les employés dépensent en essence ? Qu’en est-il des vidanges d’huile ou des pneus neufs ? La ventilation des coûts de cette manière peut aider les conducteurs à surveiller l’utilisation des allocations et à noter l’évolution des prix.

Taux d’indemnité kilométrique

Comme mentionné, le taux de kilométrage IRS 2023 est de 65,5 cents par mile. Vous pouvez décider si votre entreprise souhaite maximiser son taux de kilométrage à 65,5 ou le réduire. Si c’est la première fois que vous créez une politique d’allocation de voiture, il peut être préférable de commencer par le taux de kilométrage et de l’ajuster en conséquence une fois que vous aurez une meilleure idée de la distance parcourue par vos employés pour se rendre au travail.

Ensuite, il est temps d’incorporer des mises en garde spécifiques à l’entreprise. C’est votre chance de réfléchir à ce qui rendrait les opérations internes plus fluides et à ce que vous aimeriez que les employés et la direction comprennent au sujet de votre programme d’allocation de voiture. Au minimum, il est préférable d’inclure des conseils sur les domaines suivants :

Admissibilité des employés

Tout le monde dans votre entreprise n’aura pas besoin de voyager à des fins professionnelles, il est donc préférable d’établir des critères d’admissibilité pour vous assurer que vous ne gaspillez pas les fonds de l’allocation de voiture pour des employés qui n’en ont pas vraiment besoin.

Processus de remboursement

La conception d’une feuille de route pour la soumission des notes de frais, des formulaires de remboursement et des reçus garantit que toutes les étapes nécessaires sont prises en charge. Dans une politique bien rédigée, toutes les parties doivent connaître la fréquence de remboursement (hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle), leurs rôles et responsabilités spécifiques, la façon dont les indemnités seront versées (par exemple, somme forfaitaire, retenue sur salaire, etc.), et comment les remboursements sont pris en compte dans les chèques de paie.

Articles éligibles au remboursement

Cela comprend le carburant, les péages, les frais de stationnement, l’entretien de la voiture, les frais d’assurance, les articles qui subissent l’usure et les autres dépenses nécessaires à vos opérations mobiles. Soyez le plus explicite possible ici ! Vous ne voulez pas risquer d’être taxé pour des articles dont vous avez oublié de parler à vos employés.

Apparence du véhicule

L’apparence de votre flotte de véhicules, même lorsque les véhicules sont fournis par vos employés, a un effet sur la façon dont votre entreprise est perçue. Vous pouvez inclure des directives dans votre politique d’allocation de voiture sur ce que les employés doivent faire pour s’assurer que leurs véhicules sont conformes aux normes de la marque. Cela pourrait inclure des choses comme demander aux employés de maintenir leurs véhicules en bon état de fonctionnement et de les garder propres.

N’oubliez pas que vous pouvez toujours mettre à jour votre politique si nécessaire si les employés évoquent des coûts supplémentaires qui n’étaient pas mentionnés à l’origine, si vous changez de méthode d’allocation de voiture ou si d’autres facteurs connexes changent. Il n’est pas nécessaire que ce soit une première ébauche parfaite, mais elle doit être suffisamment méticuleuse pour ne pas laisser de questions majeures sans réponse.

Réussir la mise en œuvre de votre politique d'allocation de voiture

Une fois que vous avez rédigé votre politique d’allocation de voiture, vous pouvez la mettre en pratique. Cependant, la gestion manuelle des remboursements peut prendre beaucoup de temps pour vous et votre équipe d’employés. Vous pouvez faciliter cette partie du travail en adoptant un système logiciel automatisé de gestion des dépenses pour rationaliser le processus et réduire le fardeau administratif.

La beauté d’un système automatisé est qu’il rappelle aux employés le montant qu’ils reçoivent en remboursement, la distance qu’ils parcourent et les dépenses qu’ils encourent. Avec le bon logiciel, les employés peuvent facilement saisir leurs frais de déplacement et suivre leur kilométrage, réduisant ainsi le risque d’erreur humaine et garantissant que toutes les dépenses sont enregistrées avec précision. Les employeurs peuvent également bénéficier d’un aperçu granulaire de l’utilisation des allocations, ce qui les aide à identifier les tendances et à prendre des décisions éclairées sur la manière d’allouer les ressources.

Comme je l’ai dit plus haut, vous devez revoir et mettre à jour votre politique au besoin pour refléter les besoins changeants de l’entreprise et les directives de l’IRS. Si la taille des équipes et les distances moyennes de déplacement changent, ou si vous décidez de transférer une partie de vos chauffeurs vers les flottes de l’entreprise, votre politique doit en tenir compte. De plus, à mesure que de nouvelles technologies émergent et que les réglementations changent, vous devez vous tenir au courant des derniers développements afin de vous assurer que votre politique reste conforme et efficace. Ces facteurs peuvent tous avoir un impact significatif sur votre politique d’allocation de voiture, il est donc essentiel d’être flexible, adaptable et vigilant.

Conclusion

Une politique d’allocation de voiture maintient votre entreprise en conformité avec les réglementations de l’IRS tout en garantissant que vous et vos employés utilisez judicieusement les fonds de remboursement des véhicules. Selon la nature du travail mobile de votre entreprise, le suivi des dépenses peut rapidement devenir difficile. Mais avec une communication ouverte et les bons outils d’automatisation, vous n’aurez pas à vous soucier des dépenses excessives ou des taxes surprises.

Si vous avez besoin d’un moyen fiable pour mettre en œuvre votre politique d’allocation de voiture, essayez Cardata. Nos programmes de remboursement sont conçus pour répondre aux besoins de votre entreprise, avec des fonctionnalités intelligentes conçues pour automatiser le suivi du kilométrage, afin que vous puissiez économiser de l’argent et faire le travail. Réservez une démo dès aujourd’hui pour tester nos solutions et découvrir la différence Cardata.