Voitures de société et régime fiscal des avantages sociaux

Introduction

L’un des moyens les plus efficaces pour les propriétaires d’entreprise de faire en sorte que les employés se sentent valorisés pour leur travail – tout en les encourageant à être plus productifs – est d’offrir un avantage en nature (BIK), comme une voiture de société fiable. Une telle offre n’est pas une mince affaire, bien sûr, car les BIK sont considérés comme un revenu imposable selon l’IRS et d’autres agences du revenu. En tant que BIK, les entreprises aux États-Unis incluent les voitures de société sur le formulaire W-2 lorsque la saison des impôts arrive.

En plus des problèmes liés à la fiscalité, plusieurs politiques écrites sont impliquées que les employeurs et les employés doivent connaître lorsqu’ils fournissent ou reçoivent une voiture de société. Étant donné qu’ils sont taxés différemment, la distinction entre miles professionnels et miles personnels est essentielle. Cet article résume certaines des règles fiscales essentielles et des avantages des voitures de société au Canada et aux États-Unis.

Saviez-vous? La taxation de l’utilisation personnelle des véhicules de société est l’une des principales raisons pour lesquelles les flottes coûtent en moyenne plus cher que les programmes de remboursement. Pour en savoir plus sur la façon dont un programme de remboursement peut réduire le coût de la mobilité des employés, lisez cet article : Véhicules de flotte : combien coûtent-ils vraiment ?

Avantages des véhicules fournis par l'employeur

La valeur de cet avantage est calculée en fonction de deux éléments : un droit d’usage et un avantage sur les dépenses d’exploitation.

• Les frais d’attente décrivent un pourcentage du coût initial ou des paiements de location mensuels de la voiture, selon que l’employeur possède ou loue le véhicule.
• Les avantages liés aux charges d’exploitation correspondent à un tarif forfaitaire par kilomètre pour un usage personnel. Les deux éléments sont ajoutés au revenu de l’employé et sont assujettis à l’impôt sur le revenu et aux retenues sur la paie.

Cependant, il existe des moyens de réduire l’avantage imposable d’une voiture de société pour les employés. Par exemple, tant qu’un véhicule est utilisé plus de 50 % du temps à des fins professionnelles, les employés peuvent réduire les frais pour droit d’usage. Pour ce faire, il suffit de le multiplier par une fraction de ses kilomètres personnels sur le nombre total de kilomètres parcourus dans l’année. Supposons que l’employé rembourse à son employeur une partie ou la totalité des dépenses de fonctionnement de la voiture. Dans ce cas, ils peuvent également réduire l’avantage des frais de fonctionnement de leur montant de remboursement.¹

¹  2023 Publication 15-B 

Taxes sur les voitures de société : sont-elles difficiles à gérer ?

En bref, comprendre les exonérations fiscales, les franchises et autres règles liées aux voitures de société peut être assez complexe – il suffit de savoir où chercher et d’être un peu patient.

Une voiture de société est un avantage imposable pour un employé s’il la conduit à des fins autres que professionnelles.2 Les fins personnelles comprennent :

• Se rendre au travail et en revenir.
• Faire des courses.
• Faire des promenades tranquilles sans rapport avec son rôle dans une entreprise.
• Prendre des vacances ou d’autres longs voyages.

En effet, les avantages sont assez importants jusqu’à ce que vous considériez les implications de l’utilisation personnelle d’un véhicule de société sur les déclarations de revenus potentielles. En règle générale, l’utilisation personnelle d’une voiture de société est un avantage imposable. La valeur de l’avantage doit être incluse dans le revenu de l’employé et les impôts retenus sur chaque chèque de paie. Heureusement, des exceptions et des règles spéciales existent selon le type de véhicule, l’utilisation professionnelle de la voiture et d’autres facteurs. Ces règles varient selon les règles disparates que les gouvernements fédéraux ont mises en place.

² Topic No. 510, Business Use of Car | Internal Revenue Service 

IRS tax rules for company cars in the U.S.

Toutes les règles concernant les avantages sociaux aux États-Unis, y compris les voitures de société, se trouvent dans ce qu’on appelle la “Publication 15-b”. La valeur de l’usage personnel d’une voiture de société et de son kilométrage professionnel est calculée selon plusieurs règles d’évaluation.

• La règle générale d’évaluation : Elle s’applique lorsqu’une voiture de société est conduite à des fins professionnelles et personnelles. La valeur de l’utilisation personnelle du véhicule est calculée en multipliant la valeur de location annuelle de la voiture par le pourcentage d’utilisation personnelle.
• La règle d’évaluation spéciale : Il s’agit d’une modification de la méthode d’évaluation générale pour les employeurs qui fournissent des véhicules aux employés handicapés. L’imposition spéciale d’évaluation est conçue pour soulager les employés handicapés, en particulier ceux qui ont besoin d’une voiture spécialement équipée pour un usage professionnel et personnel. La valeur de l’utilisation personnelle du véhicule est calculée en multipliant le taux de kilométrage standard, tel que déterminé par l’IRS chaque année, par le nombre de kilomètres parcourus par la voiture pour l’usage personnel de l’employé. Cette valeur est réduite de tout montant que l’employé paie pour une utilisation en dehors de l’horloge.
• La règle de la valeur locative : Cette méthode s’applique si l’employeur fournit la voiture et permet à l’employé de l’utiliser à des fins professionnelles et personnelles. La valeur de l’avantage est basée sur un tableau IRS qui attribue une valeur de location annuelle à différentes voitures en fonction de leur juste valeur marchande. L’employé multiplie ensuite cette valeur par son pourcentage d’utilisation personnelle, qui correspond à ses kilomètres personnels sur le nombre total de kilomètres parcourus au cours de l’année. Les remboursements des employés pour usage personnel réduisent la valeur calculée par cette règle.
• La règle des cents par mile : Cette méthode ne s’applique que si l’employeur fournit ou rembourse à l’employé une voiture qui répond à des exigences spécifiques, comme parcourir au moins 10 000 miles dans l’année et la juste valeur marchande du véhicule en dessous d’une limite particulière. La valeur de l’avantage est basée sur un taux de kilométrage standard fixé par l’IRS pour chaque année, multiplié par le nombre de miles parcourus pour un usage personnel. Les employés peuvent réduire cette valeur par tout remboursement qu’ils font à leur employeur pour leur usage personnel.
• La règle du trajet domicile-travail : Cette méthode s’applique si l’employeur fournit une voiture à un employé qui l’utilise uniquement pour se rendre au travail et en revenir et pour un usage personnel minimal. La valeur de l’avantage est basée sur un taux forfaitaire par aller simple fixé par l’IRS pour chaque année, multiplié par le nombre de jours de trajet dans l’année. Les employés ne peuvent pas réduire cette valeur par les remboursements qu’ils font à leur employeur.

Les employeurs peuvent déduire certaines dépenses professionnelles liées à la fourniture de voitures de société à leurs employés, telles que les paiements de location, l’amortissement, le carburant, l’entretien et l’assurance. Cependant, pour ce faire, des registres très précis de ces dépenses doivent être conservés. De plus, ils déclarent les avantages imposables des voitures de société sur les formulaires W-2 de leurs employés et paient les charges sociales requises à l’IRS. Cependant, vous devrez peut-être également consulter l’article 179 concernant les déductions.

Règles fiscales de l'ARC pour les voitures de société au Canada

L’Agence du revenu du Canada (ARC) a ses propres règles fiscales qui s’appliquent aux voitures de société, et les entreprises doivent se conformer à ces règles pour éviter les pénalités et les amendes. Comme l’IRS, l’ARC oblige les employeurs à calculer la valeur de l’utilisation personnelle d’une voiture de société et à l’inclure dans le revenu de l’employé à des fins fiscales. L’ARC prévoit des règles précises pour déterminer la valeur de l’avantage, qui peuvent varier selon le type de véhicule et l’étendue de l’utilisation personnelle. D’une part, les employeurs peuvent déduire certaines dépenses liées à la fourniture de voitures appartenant à l’entreprise à leurs employés, telles que les paiements de location, le carburant, l’entretien et l’assurance. Cependant, ils doivent tenir des registres précis de ces dépenses et les répartir entre l’utilisation professionnelle et personnelle en fonction des kilomètres parcourus par chaque employé.

Compte tenu de la rigueur des règles d’imposition des voitures de société, selon le contexte géographique, ils doivent également déclarer les avantages imposables des voitures de société sur les feuillets T4 de leurs employés et verser les retenues salariales requises à l’ARC.

Réductions d'impôts et autres règles pour les véhicules électriques

Les entreprises aux États-Unis et au Canada peuvent profiter d’incitations et de déductions fiscales pour acheter des voitures électriques utilisées principalement à des fins professionnelles. En fin de compte, cela réduit le coût global de possession, tout en favorisant l’adoption d’options de transport durable – cela est particulièrement vrai pour les entreprises disposant de grandes flottes. Pourtant, les petites entreprises devraient aussi se sentir bien de prendre l’initiative d’être plus durables !

• États-Unis : les entreprises qui utilisent des voitures électriques comme véhicules de société peuvent bénéficier de crédits et de déductions d’impôt. Le gouvernement fédéral offre un crédit d’impôt pouvant atteindre 7 500 $ pour l’achat de voitures électriques, que l’entreprise peut réclamer si elle est propriétaire du véhicule. De plus, les entreprises peuvent déduire jusqu’à 100 % du coût du véhicule électrique la première année de possession dans le cadre de la prime d’amortissement. Cette déduction s’applique aux voitures électriques neuves et d’occasion. Il existe également plusieurs incitations fiscales spécifiques à l’État pour les voitures électriques dont les entreprises doivent être conscientes. Par exemple, la Californie offre une remise allant jusqu’à 2 500 $ pour les véhicules électriques achetés ou loués par des entreprises. D’autres États, comme le Colorado et l’Illinois, offrent des crédits d’impôt pour l’achat de voitures électriques.
• Canada : le gouvernement fédéral offre un crédit d’impôt pouvant atteindre 5 000 $ pour l’achat de nouveaux véhicules électriques. De plus, la plupart des entreprises devraient pouvoir réclamer une déduction pour amortissement de 100 % la première année pour cet achat, pourvu que les véhicules soient utilisés 90 % du temps à des fins commerciales. De plus, il existe quelques incitatifs provinciaux pour les voitures électriques, qui varient selon les régions. Québec offre un rabais pouvant atteindre 8 000 $ pour l’achat de véhicules électriques par les entreprises. En comparaison, la Colombie-Britannique offre un rabais pouvant atteindre 2 000 $ pour les voitures électriques utilisées à des fins commerciales.

Conclusion

Fournir ou recevoir une voiture de société peut avoir des répercussions fiscales importantes tant pour les employeurs que pour les employés au Canada et aux États-Unis. Par conséquent, il est crucial de comprendre les règles et les avantages fiscaux des voitures de société et de consulter un fiscaliste si nécessaire.

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