Les flottes de véhicules de société sont-elles une bonne option en 2022 ?

Les flottes sont une bonne option si vos chauffeurs ont une cargaison spécialisée et parcourent plus de 25 000 miles par an. Sinon, il y a de meilleurs choix.

Examinons les avantages et les inconvénients de la flotte et les alternatives à celle-ci. Cela vous aidera à comprendre si une flotte est une bonne option pour votre entreprise en 2022, ou si une autre option (comme un programme de remboursement de véhicule) est préférable.

Qu'est-ce qu'une flotte d'entreprise ?

Une flotte est un groupe de véhicules détenus ou loués par une entreprise. Les flottes étaient historiquement des choix populaires pour les programmes de véhicules d’entreprise; de nombreuses entreprises se tournent maintenant vers des programmes de remboursement des véhicules.

Pour certaines entreprises, les flottes restent nécessaires. Les grandes opérations de transport nécessitent des flottes de camions, car leur travail est spécialisé. Les petits distributeurs ayant des besoins particuliers, tels que le transport pharmaceutique réfrigéré, peuvent également avoir besoin d’une flotte détenue ou louée à perpétuité.

Cependant, pour de nombreuses entreprises (dont les opérations de flotte ne sont pas spécialisées), la flotte est un modèle dépassé. Pour les entreprises dont la flotte a été un “programme de voitures de société” – des voitures pour les vendeurs qui ne transportent rien -, il devient clair qu’une flotte est une extravagance.

Ce tableau présente les avantages, les inconvénients et les alternatives de la flotte. Sous le tableau, vous pouvez lire en détail sur ces points.

Quels sont les avantages de la flotte ?

• L’image de l’entreprise est étroitement contrôlée
• Nécessaire pour les travaux spécialisés
• Offrir un avantage social aux employés

What are the cons of fleet?

• 30% plus cher que les alternatives de remboursement
• Responsabilité à 100% pour tous les véhicules
• Charges administratives lourdes (épuisent de précieuses heures de RH et d’administration)

Quelles sont les alternatives à la flotte ?

• Indemnités forfaitaires de véhicule
• Remboursement CPM “Cents per Mile”
• Remboursements FAVR “taux fixe et variable”

Quels sont les avantages ?

1. L'image de l'entreprise est étroitement contrôlée

Si vous voulez que toutes vos voitures soient identiques, vous pouvez acheter ou louer une flotte. Si vous voulez que chaque membre de l’équipe de vente arrive toujours dans une berline blanche, Fleet peut y parvenir.

Vous êtes également libre de marquer vos voitures. Si vous souhaitez que vos véhicules soient également des publicités mobiles, une flotte peut être un bon choix pour votre entreprise. Cependant, si vos préférences esthétiques se limitent à la couleur du véhicule, vous pouvez vous contenter d’un programme de remboursement du véhicule.

De nombreux propriétaires d’entreprise établissent des politiques d’entreprise concernant l’apparence des véhicules des employés conduits à des fins professionnelles. Ils peuvent demander, par exemple, que seules des voitures blanches soient achetées pour le travail.

2. Les flottes sont nécessaires pour les travaux spécialisés

Les flottes sont une solution nécessaire si votre entreprise effectue des travaux spécialisés (par exemple, transporter des médicaments qui doivent être conservés à une température précise).

Ce type de flotte est cependant différent d’une flotte de voitures de société conduites par des vendeurs. En général, une flotte de camions réfrigérés serait laissée sur le terrain de l’entreprise à la fin de la journée de travail. Cela atténue certains des risques liés aux flottes de voitures de société.

Si une voiture n’est pas utilisée le week-end pour la conduite personnelle d’un employé, la responsabilité de l’entreprise est réduite. Cependant, un véhicule fourni par l’entreprise qui rentre chez lui avec un employé est un risque d’assurance.

3. Une voiture de société est un avantage en nature

Les employés seront généralement heureux de recevoir une voiture de société dans le cadre de leur forfait d’intégration. Payer toutes les dépenses professionnelles et personnelles d’un conducteur est une chose généreuse à faire pour une entreprise.

Cependant, grâce à un programme de remboursement du kilométrage, les employés sont habilités à choisir et à conduire leur propre véhicule. Votre entreprise aide les employés à acheter et à entretenir un véhicule. Ils conservent les capitaux propres s’ils quittent l’entreprise et à la fin de la durée du programme du véhicule.

Désavantages

1. Les flottes sont une dépense gratuite

Posséder et exploiter une flotte est le type de programme de véhicules le plus coûteux. En moyenne, une flotte de véhicules coûte 30 % de plus qu’un programme de remboursement FAVR.

Vous payez pour l’utilisation personnelle d’une voiture de société par un employé. Comparez cela avec le système de remboursement, dans lequel le coût est partagé.

Payer pour les affaires et la conduite personnelle est inutile. Il n’est plus attendu par la plupart des conducteurs; alternativement, ne payez que la semaine de travail, 5 des 7 jours de conduite.

2. Les flottes sont des opérations risquées

Les entreprises assument 100 % de la responsabilité de la flotte, même lorsque les voitures sont conduites par des employés pour un usage personnel. Lorsqu’un véhicule est impliqué dans un accident, le propriétaire ou le principal sur la police d’assurance est tenu responsable. Avec une flotte, cela incombe carrément à l’entreprise.

De plus, lorsqu’ils demandent des dommages-intérêts dans des affaires de responsabilité délictuelle, les plaignants ciblent souvent des entreprises en raison de la théorie des poches profondes. Cette théorie soutient que les ressources disponibles d’une entité doivent être prises en considération lors de l’attribution du blâme dans une affaire délictuelle.

Si un employé ramène une voiture de société chez lui le week-end et qu’il laisse son ami la conduire, et que cet ami plante la voiture après avoir bu quelques verres, la société est néanmoins responsable des dommages. C’est un énorme risque à tolérer pour une entreprise.

Le passage à un programme de remboursement FAVR réduit considérablement ce fardeau de responsabilité.

3. La gestion de flotte est une tâche onéreuse

En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez gérer l’acquisition, l’entretien, l’assurance et le remplacement de tous les véhicules de la flotte. Cela peut être un travail à temps plein pour plusieurs administrateurs si la flotte est importante.

Les entreprises disposant de voitures de société ont souvent des gestionnaires de flotte dédiés parmi leur personnel. Pas étonnant, étant donné la diversité des tâches associées aux opérations de la flotte. Gérer une flotte implique :

• Trouver des voitures à louer ou à acheter, et rechercher les meilleures offres
• Maintenir ces voitures en état de marche et conformes aux règles de sécurité
• Organiser les réparations sur les véhicules à kilométrage élevé, qui ont toujours besoin d’être réparés
• Assurer les voitures
• Veiller à ce que la flotte soit conforme aux lois nationales, étatiques et municipales
• Mettre en place une politique de bonne conduite des conducteurs
• Embaucher et former des chauffeurs conformément à cette politique
• Etc

Le passage à un plan FAVR réduit considérablement le fardeau administratif de la gestion de la flotte.

Il existe également de nombreuses options pour les logiciels de gestion de flotte. Bien que cette option diminue effectivement le fardeau administratif, les autres coûts de la flotte demeurent. Les risques, les coûts et les tracas sont tous réduits lors d’une transition vers le remboursement.

Alternatives (Flotte vs. Remboursement du kilométrage)

Il existe trois alternatives à la possession ou à la location d’une flotte de voitures de société. Tous trois permettent aux employés de conduire leur véhicule personnel pour se rendre au travail.

1. Indemnités forfaitaires de véhicule

Une indemnité de véhicule forfaitaire est une somme arbitraire, versée avec le salaire d’un chauffeur, destinée à couvrir les frais de conduite mensuels. Cardata ne recommande généralement pas d’allocations forfaitaires à nos clients américains.

Offrir une allocation de voiture réduit le risque d’entreprise. L’employé est tenu de fournir et d’assurer son propre véhicule à des fins professionnelles.

Toutefois, une allocation ne réduit pas les dépenses professionnelles. Les allocations sont évaluées à la fois pour les charges sociales FICA et l’impôt sur le revenu, il y a donc une quantité importante de gaspillage fiscal. Les coûts d’un programme d’allocations sont presque aussi élevés que ceux d’une flotte.

Les allocations ne sont pas non plus basées sur des données et ne correspondent pas aux coûts réels de la conduite. Pour ces raisons, Cardata ne recommande pas cette alternative.

2. Remboursement CPM "cents par mile"

Un remboursement au tarif standard CPM est un paiement par mile de 0,56 ¢ (2021), suggéré par l’IRS. Encore une fois, parce que l’employé fournit un véhicule pour le travail, il est le principal sur une police d’assurance. Leur assurance couvrira les dommages subis pendant et en dehors des travaux.

Les programmes CPM sont idéaux pour les entreprises dont les employés conduisent occasionnellement. “Occasionnellement” peut être défini comme moins de 5000 miles par an. C’est le nombre minimum de miles qui doivent être parcourus pour bénéficier des remboursements FAVR.

Les programmes CPM présentent plusieurs lacunes; cependant, pour certains clients, Cardata recommande des cents par mile. Vous pouvez programmer un appel d’information avec nous pour déterminer si CPM est le bon programme de remboursement pour votre entreprise.

3. Remboursements FAVR "taux fixe et variable" (le premier choix de Cardata)

Les programmes à taux fixe et variable sont les remboursements de véhicules les plus rentables. En général, ils sont 30% moins chers que la flotte. Compte tenu du coût élevé des programmes de véhicules commerciaux, cela se traduit par des centaines de milliers, voire des millions de dollars d’économies.

Comme l’allocation et le CPM, le FAVR réduit la responsabilité de l’entreprise grâce à une couverture d’assurance fournie par les employés. Contrairement aux allocations forfaitaires, les programmes FAVR sont exonérés d’impôt lorsqu’ils sont conformes.

Lorsqu’il est fourni par Cardata, un programme FAVR est basé sur des bases de données granulaires et robustes sur les dépenses des véhicules. Les prix fluctuants du carburant, les frais de réparation et d’assurance locaux, les tranches de kilométrage annuel, etc. sont tous pris en compte.

La prise en compte des données géographiques permet à vos chauffeurs d’être rémunérés équitablement. Le montant du remboursement correspond à leurs dépenses de conduite réelles.

Pourquoi les remboursements FAVR sont-ils meilleurs que la flotte ?

Les remboursements FAVR sont meilleurs qu’une flotte de voitures de société car les coûts, les risques et les tracas administratifs sont réduits.

Il y a des avantages pour l’employé et pour l’entreprise. Les conducteurs sont habilités à choisir et à conduire leur véhicule préféré pour le travail. Et, avec la suite logicielle de Cardata, les entreprises reçoivent une intelligence économique qu’elles peuvent utiliser pour rationaliser leurs opérations.

Comment puis-je passer de la flotte au FAVR ?

Le passage d’une flotte à un plan de remboursement FAVR est mieux réalisé en partenariat avec Cardata. Il y a plusieurs facteurs à considérer et de nombreuses parties prenantes impliquées dans le processus.

Vous devrez disposer de vos véhicules de flotte si vous en êtes propriétaire. Cardata peut vous conseiller sur la meilleure façon de procéder.

Vous devrez communiquer clairement les avantages du FAVR aux parties prenantes de l’entreprise. Certains seront enthousiastes à propos du changement, tandis que d’autres auront des réserves. L’approche de Cardata en matière de transitions est centrée sur les parties prenantes, ce qui signifie que nous ouvrons des canaux de communication à toutes les parties intéressées de votre entreprise.

Les conducteurs ne voudront pas de conseils et de soutien pendant la transition.

Peut-on avoir une flotte de véhicules électriques ?

La transition vers les véhicules électriques est une tendance naissante dans la programmation des véhicules commerciaux. Étant donné que l’autonomie et la durée de vie des véhicules électriques augmentent considérablement, ils deviennent également une option viable pour les flottes.

EN SAVOIR PLUS SUR LES FLOTTES ÉLECTRIFIÉES.

Pouvez-vous rembourser les employés pour l'utilisation de véhicules électriques ?

L’exploitation d’une flotte de véhicules électriques est sans doute une option plus durable. Les coûts de la flotte sont dégonflés par le moindre fardeau de maintenance des véhicules électriques. Pourtant, encore plus d’économies peuvent être réalisées en instituant un programme de remboursement des véhicules électriques. Cardata est spécialisée dans l’électrification.

Avis de non-responsabilité : cet article ne contient aucun avis juridique. Il est écrit exclusivement pour le divertissement et l’édification. Si vous avez besoin de conseils juridiques concernant quoi que ce soit dans cet article, contactez un avocat.

References & further reading