Règles de remboursement des frais de déplacement en Alaska

Employeurs d’Alaska, écoutez bien ! Le remboursement des frais de déplacement n’est peut-être pas le sujet de conversation préféré de tout le monde, mais dans la dernière frontière, il est important de connaître les règles spécifiques. Même si l’Alaska n’oblige pas les employeurs privés à payer les frais de déplacement pour les déplacements professionnels quotidiens, certaines obligations s’appliquent aux employés de l’État et à l’indemnisation des accidents du travail.

Lisez la suite pour savoir comment fonctionne le remboursement des frais de déplacement dans le 49e État.

Remboursement des employés de l'État d'Alaska

Les directives officielles pour les employés de l’État d’Alaska qui utilisent des véhicules privés se trouvent dans la politique AAM 60.140.[1] En gros, si vous voyagez pour le compte de l’État, vous êtes remboursé au taux standard de l’IRS, qui est actuellement de 0,70 $ par mile pour 2025. Ce taux est mis à jour chaque année et suit généralement l’exemple de l’IRS.

En vertu de la section 39.20.130 des statuts de l’Alaska, le kilométrage des employés de l’État ne peut dépasser le montant fixé par le commissaire à l’administration.[2] Cela garantit un système équitable et cohérent pour toute personne conduisant dans le cadre d’une mission officielle de l’État.

Quelques détails supplémentaires à garder à l’esprit :

• Le remboursement de l’État est généralement plafonné si le véhicule personnel finit par coûter plus cher qu’une option plus économique (comme une voiture de location).
• Les trajets domicile-travail (comme le trajet jusqu’à votre bureau habituel) ne sont normalement pas éligibles au remboursement kilométrique.
• Pour les employés qui se déplacent avec un véhicule personnel au lieu d’utiliser les moyens de transport fournis par l’État, la loi peut ne vous rembourser que le mode de transport le moins cher.

Tout cela garantit que les employés de l’État obtiennent un remboursement cohérent pour l’utilisation de leur propre véhicule, sans imposer à l’État des frais de déplacement inutilement élevés.

Indemnisation des travailleurs

L’article 8 AAC 45.084 de la loi sur l’indemnisation des travailleurs de l’Alaska (Workers’ Compensation Act) est la principale obligation en matière de remboursement des frais de déplacement. Cette réglementation stipule que si l’un de vos employés est blessé au travail, vous devez rembourser les frais de déplacement aller-retour pour les rendez-vous médicaux ou de rééducation.[3]

Le tarif de ces déplacements médicaux est le même que celui des employés de l’État, soit 0,70 $ par mile pour 2025. Ainsi, même si vous n’avez pas à rembourser les déplacements professionnels quotidiens (comme les visites commerciales ou le travail sur le terrain), vous devez obligatoirement compenser tout déplacement médical résultant d’un accident du travail.

Remboursement des employeurs privés

Supposons que vous ayez des employés en Alaska qui conduisent régulièrement pour des tâches professionnelles normales et quotidiennes. Devez-vous les rembourser ? En un mot, non. L’État n’oblige pas les employeurs privés à offrir un remboursement des frais de déplacement.

Mais avant de renoncer complètement à cette idée, réfléchissez à ces points :

1. Rembourser les frais de déplacement des employés vous permet de vous démarquer en tant qu’employeur solidaire, ce qui est important dans une économie où les talents se font rares (en particulier dans les régions éloignées de l’Alaska). Compte tenu du coût de la vie élevé dans de nombreuses régions de l’Alaska, un programme de remboursement des frais de déplacement peut faire une réelle différence lorsqu’il s’agit de fidéliser le personnel. Offrir un remboursement pourrait améliorer votre image d’employeur.
2. Actuellement, le salaire minimum en Alaska est de 11,91 $/heure. Si les employés absorbent une partie des frais de véhicule, leur taux horaire effectif peut accidentellement descendre en dessous de ce seuil. Offrir un remboursement kilométrique permet d’éviter les problèmes de salaire, puisque les employés ont droit au salaire minimum de l’État ou au salaire minimum fédéral, selon le plus élevé des deux[4].

Attention : si vous décidez de rembourser plus de 0,70 $/mile pour les déplacements professionnels, ce montant supplémentaire est généralement imposable pour vos employés.

Choisir un programme de remboursement

Lorsque vous souhaitez aller au-delà du taux standard de l’IRS (ou même si vous vous en tenez à celui-ci), vous disposez de quelques options solides. Chaque programme a ses particularités :

Taux fixe et variable (FAVR)

Un « Fixed & Variable Rate (FAVR) plan » sépare les coûts fixes (assurance, amortissement) des coûts variables (carburant, entretien) de vos employés. Vous finissez par payer un montant basé sur des données et adapté aux dépenses réelles de chaque conducteur, et les remboursements peuvent être totalement exonérés d’impôt s’ils sont correctement gérés. C’est parfait pour les conducteurs qui parcourent de grands kilométrages dans les coins reculés de l’Alaska. Il existe cependant des mesures de conformité pour le FAVR dont vous devez tenir compte.

Allocation de voiture exonérée d'impôt (TFCA)

L’allocation automobile non imposable (TFCA) offre aux employés un paiement forfaitaire (par exemple, une allocation mensuelle) qui peut être exonéré d’impôt à 100 %, à condition qu’il soit conforme aux directives de l’IRS. Il est plus facile à gérer que le FAVR (moins de pièces mobiles), mais il montre tout de même à vos employés que vous les soutenez en ce qui concerne les frais de déplacement.

Cents par mile (CPM)

Un programme classique de cents par mile (CPM) est simple : les employés suivent leur kilométrage et vous leur versez x nombre de cents pour chaque mile parcouru. De nombreuses entreprises utilisent la norme IRS (0,70 $ pour 2025), mais vous pouvez personnaliser le programme. Tout montant inférieur ou égal au taux IRS est exonéré d’impôt. Cette approche est généralement la meilleure pour les conducteurs occasionnels ou à faible kilométrage.

Conseil de pro : une approche hybride, où vous utilisez le CPM pour les conducteurs à temps partiel et le FAVR ou le TFCA pour les conducteurs à temps plein, peut être un bon compromis.

Documentation et bonnes pratiques de paiement

Quelle que soit la méthode choisie (FAVR, TFCA, CPM), vous devrez conserver des documents de référence solides. Tous les programmes ont en commun le fait qu’ils doivent être étayés par des relevés de kilométrage ou d’autres documents commerciaux. Envisagez d’utiliser une application de suivi du kilométrage numérique pour vous faciliter la tâche (et pour garantir l’honnêteté de vos employés !). Une documentation appropriée est également importante si vous êtes confronté à un audit ou à un litige en matière d’indemnisation des accidents du travail.

Conclusion sur le remboursement des frais de déplacement en Alaska

• Employés de l’État : doivent être remboursés au taux de l’IRS (actuellement 0,70 $/mile en 2025) pour les déplacements professionnels officiels. Les politiques de l’Alaska (politique AAM 60.140 et Sec. 39.20.130) fournissent des détails supplémentaires.
• Travailleurs blessés (indemnisation des travailleurs) : ils doivent être indemnisés au même taux de 0,70 $/mile pour les déplacements médicaux liés à des blessures sur le lieu de travail, sans exception.
• Employeurs privés : vous n’êtes pas légalement tenu de rembourser le kilométrage, mais c’est un avantage majeur. Cela peut vous permettre de rester en bons termes avec votre équipe, d’éviter les problèmes de salaire et de montrer que votre entreprise respecte le temps et les dépenses de ses employés.

En fin de compte, clarifier quand vous devez rembourser (règles de l’État, indemnisation des travailleurs) et quand vous pourriez vouloir rembourser (déplacement professionnel privé) peut vous éviter des problèmes juridiques et positionner votre entreprise comme un employeur de choix en Alaska.

Mettre en place correctement le remboursement des frais de déplacement peut changer la donne pour vos employés et vos résultats financiers. Et en Alaska, où les distances peuvent être longues et les routes peu nombreuses, prendre en charge les détails des frais de déplacement est plus qu’une simple question de conformité. C’est une façon de montrer que vous appréciez vos employés et les kilomètres qu’ils parcourent pour développer votre entreprise.

Références et lectures complémentaires

• [1] Politique AAM 60.140 – Guide des véhicules privés (PDF)
• [2] Alaska Stat. § 39.20.130 – Indemnité de kilométrage pour les fonctionnaires et les employés de l’État
• [3] Calculateur de remboursement de kilométrage en Alaska de Ramp – Moyen rapide et facile d’estimer les coûts
• Ibid. – Section 8 AAC 45.084 – Remboursement de kilométrage pour les accidents du travail
• [4] Salaire minimum | Département du travail des États-Unis
• Informations sur le salaire minimum en Alaska – Département du travail et du développement de la main-d’œuvre

Avertissement

Aucun élément de ce blog ne constitue un conseil juridique, comptable ou fiscal. Si vous avez des questions spécifiques sur les implications juridiques ou comptables du remboursement des frais kilométriques, consultez un avocat ou un comptable qualifié. Nous avons fait de notre mieux pour être précis, mais vérifiez toujours les détails auprès des sources étatiques et fédérales compétentes. Pour plus d’informations sur l’IRS, nous vous invitons à lire cet article de Cardata. Pour connaître les conditions de service de Cardata, cliquez sur ce lien.