6 options pour votre programme de voiture de société : les avantages et les inconvénients de chacune

Chaque fois que l’année fiscale ou l’année d’imposition se termine, l’attention de la direction se tourne vers les dépenses. De nombreuses organisations reconnaissent que leur flotte de véhicules ou leur programme de voitures de société est un domaine où il est possible de réduire les coûts opérationnels ou les taxes, peut-être les deux. Les nouvelles entreprises ou les entreprises envisageant d’ajouter un programme de remboursement des véhicules (VRP) sont dans la même situation. Le dilemme devient de décider quel type de programme de remboursement de véhicule vous permettra de rapporter un meilleur retour sur investissement aux actionnaires et moins d’obligations envers l’IRS.

Du côté positif, vous avez des options – et nous vous aiderons à les trier ! Commençons.

Véhicule de Société, la « Voiture de Société »
Dans cette approche classique, l’entreprise achète le véhicule, couvre tous les coûts et assume tous les risques encourus. C’est l’option la plus chère. C’est aussi une opportunité de branding pour certaines entreprises. Cependant, lorsqu’il s’agit de fournir des voitures de société aux commerciaux ou aux employés qui conduisent dans le cadre de leur fonction, la voiture les accompagne à la maison, ce qui ajoute des risques et des coûts.

Avantages
• L’organisation peut contrôler l’image de l’entreprise en contrôlant le type de véhicule utilisé par ses employés.
• Les employés considèrent les véhicules fournis par l’entreprise comme un avantage.
• L’utilisation d’une carte de service de flotte peut offrir des réductions pour les dépenses d’entretien et de carburant.

Les inconvénients
• C’est le programme le plus cher.
• C’est à haut risque. La société est responsable des dommages survenus lors d’une utilisation personnelle et lorsqu’un conducteur non autorisé est au volant. L’employeur paie les frais d’utilisation professionnelle et personnelle.
• Cela nécessite une importante sortie de trésorerie. Où d’autre pourriez-vous utiliser cet argent pour développer votre entreprise ?oney to grow business?

Véhicule loué par l’entreprise
De toute évidence, la seule différence entre la propriété et la location est de savoir quelle entreprise détient l’actif dans ses livres. Le crédit-bail est la deuxième option la plus chère, c’est donc un avantage pour l’entreprise.

Avantages
• Les employés peuvent voir cette option comme un avantage.
• L’organisation conserve le contrôle de l’image de marque.
• Certaines entreprises facturent aux employés des frais d’utilisation personnelle, ce qui réduit l’impôt total payé.

Les inconvénients
• C’est le deuxième programme le plus cher. L’employeur paie les frais d’utilisation professionnelle et personnelle.
• C’est à haut risque. La société est responsable des dommages survenus lors d’une utilisation personnelle et lorsqu’un conducteur non autorisé est au volant.
• Il existe un risque supplémentaire en raison de la valeur fluctuante des véhicules loués.
• Les baux représentent une quantité importante de ressources de l’entreprise qui affectent le résultat net.

Paiements mensuels fixes, une “allocation”
Avec les programmes de paiement mensuel forfaitaire, l’employé fournit son propre véhicule et reçoit une allocation mensuelle. Les allocations sont faciles à administrer, l’un des plus grands avantages. Cependant, une allocation forfaitaire est de l’argent imposable car elle ne rembourse pas en fonction des miles d’affaires ou des dépenses dans la région de l’employé. Et, lorsque les dépenses d’un employé approchent ou dépassent l’allocation, il est enclin à ne pas conduire, ce qui est mauvais pour les affaires.

Avantages
• Administration facile.
• L’employé assume le risque lorsqu’il n’utilise pas le véhicule à des fins professionnelles.
• Les paiements ont tendance à favoriser l’entreprise.

Les inconvénients
• Les allocations ne tiennent généralement pas compte des variations régionales des taxes, des prix de l’essence et des autres frais associés.
• Les paiements sont assujettis aux impôts sur l’emploi pour les employeurs et les employés.
• Ne reconnaît pas la différence de coûts pour un conducteur qui parcourt 500 miles et un autre qui parcourt 3 000 miles ; la sous-compensation et la surcompensation sont implicites.

Tarif forfaitaire plus une carte carburant
La seule différence par rapport à un plan à taux fixe (allocation mensuelle) est que l’employeur ajoute une exposition en fournissant une carte carburant et, parfois, en payant les frais d’entretien. L’employé est propriétaire de la voiture et est responsable de l’amortissement, du financement, du titre, de l’immatriculation et de l’assurance.

Avantages
• L’employé conserve la valeur nette du véhicule, puisqu’il en est propriétaire.
• Les employés peuvent voir l’obtention de la carte comme un avantage.
• La carte carburant est un moyen facile de suivre les dépenses de carburant.

Les inconvénients
• Les cartes carburant créent un risque de fraude et une exposition à la cybersécurité.
• Il est difficile de fixer un tarif mensuel fixe qui tient compte des ajustements pour les dépenses régionales dépenses variables.
• Les forfaits sont soumis à la taxe sur l’emploi.
• Il peut être difficile de déterminer l’utilisation de la carte carburant pour la conduite personnelle des employés par rapport à la conduite professionnelle. Vous ne pouvez pas appuyer sur “pause” sur un réservoir d’essence.

Cents par mille
Le taux standard de l’IRS est couramment utilisé pour rembourser les employés pour le kilométrage professionnel occasionnel. Souvent appelé remboursement «Cents-per-Mile», il est également connu sous le nom de «conduire pour des dollars». Un programme Cents-per-Mile a du sens lorsqu’un employé n’utilise son véhicule qu’occasionnellement pour le travail. Sinon, ce n’est tout simplement pas exact car il ne tient pas compte des différences de coût de la vie lorsque les employés sont répartis aux États-Unis – il est facile de surpayer et de sous-payer les chauffeurs.

Avantages
• Il est reconnu comme un mode de remboursement non imposable.
• C’est très facile à administrer et à comprendre.

Les inconvénients
• Cette méthode peut être extrêmement coûteuse pour une force de conducteurs réguliers.
• Si un conducteur a peu de kilomètres annuels, ce modèle sous-paye généralement le conducteur. À des kilométrages plus élevés, ce modèle surpaye.

Remboursement fixe et variable
En tant que programme de voitures de société le plus reconnu, le remboursement fixe et variable (FAVR) est pris en charge par l’IRS via Rev Proc 2010-51 et la publication 463. Un programme FAVR sépare le remboursement des véhicules en deux catégories distinctes :
• Dépenses fixes – Coûts qui ne varient pas d’un mois à l’autre, tels que l’immatriculation, l’amortissement et l’assurance, calculés en fonction de l’emplacement du véhicule.
• Dépenses variables – Tout ce qui contribue au coût d’utilisation du véhicule, y compris le carburant, l’entretien et les kilomètres réels parcourus au travail.

À la fin de chaque mois, les coûts récurrents connus sont combinés à l’évolution des dépenses encourues par les chauffeurs dans le cadre de leur travail.

Avantages
• Il s’agit d’un programme non imposable et conforme à l’IRS qui profite aux conducteurs et à l’entreprise.
• C’est flexible. Les conducteurs choisissent le véhicule qu’ils préfèrent et sont rémunérés en fonction d’un profil de véhicule.
• Les employés sont propriétaires du véhicule et réalisent son équité.
• Il tient compte des variations régionales pour toutes les dépenses, il est donc équitable pour les deux parties.
• Les entreprises ne paient que pour les miles et le temps d’affaires.

Les inconvénients
• Bien qu’il n’y ait pas beaucoup d’aspects négatifs dans un plan FAVR, nous ne pouvons pas dire que c’est toujours le meilleur choix tant que nous ne connaissons pas la situation de l’entreprise.

Nous sommes là pour vous aider
Nous sommes convaincus que ce que nous avons expliqué est un bon point de départ, mais nous comprenons également que chaque entreprise a des besoins uniques à prendre en compte lors de la prise d’une décision commerciale très importante. Lorsque vous êtes prêt à explorer davantage vos options, contactez-nous. Avec des décennies d’expérience dans l’évaluation de programmes et au service d’un éventail très diversifié de clients, nous serons heureux de travailler sur tout, du programme de base aux services personnalisés conçus pour réduire les coûts, réduire vos risques et simplifier votre programme de remboursement de véhicule sur mesure.

À propos de Cardata : Cardata propose des programmes de remboursement de véhicules pour la main-d’œuvre mobile. Les services CarDdta permettent d’économiser de l’argent, de réduire les risques et de supprimer l’administration. Les programmes Cardata sont conformes à l’IRS et à l’ARC.

Personne-ressource pour les médias : Megan Dean
Spécialiste Marketing et Ventes | Cardata
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